互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案館推進(jìn)信息化建設(shè)思考

郭紅曉

摘要：基層檔案館是收藏保存各類(lèi)檔案材料的重要單位，近年來(lái)檔案館所接待查閱檔案的人員數(shù)量不斷增加，過(guò)去的檔案管理工作模式難以符合新時(shí)期的實(shí)際需求。因此縣級(jí)檔案館必須要進(jìn)一步促進(jìn)信息化建設(shè)工作，不斷優(yōu)化革新檔案管理工作模式，樹(shù)立較強(qiáng)的責(zé)任感和使命感，確保檔案資源得以科學(xué)高效地開(kāi)發(fā)利用，結(jié)合檔案使用者的實(shí)際需求，為社會(huì)帶來(lái)更加規(guī)范高效的檔案服務(wù)。本文結(jié)合筆者實(shí)際工作研究，探討了互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案館推進(jìn)信息化建設(shè)的思考。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng);檔案館;信息化建設(shè);對(duì)策建議

當(dāng)前信息技術(shù)已經(jīng)在各個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域中得以廣泛應(yīng)用，將其運(yùn)用到檔案館工作中來(lái)，能夠有效推動(dòng)檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展。檔案館信息化建設(shè)可以進(jìn)一步提升檔案資源的開(kāi)發(fā)利用效率，確保各項(xiàng)工作任務(wù)目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)，推動(dòng)基層檔案事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展做出更多貢獻(xiàn)。

一、檔案館推進(jìn)信息化建設(shè)的作用與價(jià)值

首先是有利于跨地域的館藏檔案資源的整合。不同地區(qū)基層檔案館借助于信息技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)館藏檔案資源的共享，把各地檔案資源予以整合，能夠推進(jìn)不同檔案館之間的優(yōu)化整合，促進(jìn)地方檔案館特色資源的構(gòu)建。其次是有利于檔案資源開(kāi)發(fā)利用水平的進(jìn)一步提升。依靠信息技術(shù)可以為用戶(hù)帶來(lái)更加便捷高效的服務(wù)，對(duì)檔案資源予以有效過(guò)濾與篩選，結(jié)合用戶(hù)的實(shí)際需求帶來(lái)更為標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的信息檢索與傳遞服務(wù)，在很大程度上優(yōu)化和精簡(jiǎn)了用戶(hù)查閱調(diào)取檔案的步驟，實(shí)現(xiàn)了開(kāi)發(fā)利用率的提升。再次是信息技術(shù)為各地檔案館之間的有效溝通提供了平臺(tái)，各地檔案館的用戶(hù)存在檔案查詢(xún)和使用需求后，能夠直接從云檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中調(diào)取相應(yīng)的檔案資源，促進(jìn)各地檔案館的資源共享和充分溝通[1]。

二、互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案館推進(jìn)信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）科學(xué)規(guī)劃?rùn)n案館信息化建設(shè)

第一，地方檔案館應(yīng)當(dāng)以國(guó)家長(zhǎng)期戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃為指引，積極推進(jìn)落實(shí)信息化建設(shè)工作，結(jié)合檔案館實(shí)際情況為信息化建設(shè)工作制定有針對(duì)性的計(jì)劃和方案，對(duì)工作方案不斷細(xì)化，不單單要明確檔案館信息化建設(shè)工作的總目標(biāo)和具體實(shí)施步驟，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)對(duì)各個(gè)細(xì)節(jié)予以明確規(guī)定，對(duì)相關(guān)崗位人員的具體職責(zé)進(jìn)行清楚規(guī)定，從而為檔案館各部門(mén)各崗位人員積極配合與落實(shí)信息化建設(shè)工作帶來(lái)科學(xué)指導(dǎo)。第二，縣級(jí)檔案館屬于檔案事業(yè)信息化發(fā)展的重要基層陣地，必須要始終堅(jiān)持實(shí)事求是、因地制宜的基本原則，對(duì)信息化建設(shè)總體工作予以合理分解，確保各項(xiàng)方案措施得以貫徹落實(shí)。如此一來(lái)不但可以為檔案館檔案管理科學(xué)化和規(guī)范化水平提升帶來(lái)充分保障，同時(shí)也可以保證檔案管理服務(wù)工作符合實(shí)際需求，最關(guān)鍵的一點(diǎn)即能夠和地方社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平以及檔案管理服務(wù)需求相契合。第三，縣級(jí)檔案館在推進(jìn)信息化建設(shè)的過(guò)程中必須要主動(dòng)和上級(jí)、同級(jí)檔案管理展開(kāi)充分溝通交流，避免出現(xiàn)閉門(mén)造車(chē)的現(xiàn)象，主要針對(duì)信息技術(shù)、檔案管理經(jīng)驗(yàn)方法等主題進(jìn)行學(xué)習(xí)研討，從而做到取長(zhǎng)補(bǔ)短，對(duì)先進(jìn)做法予以借鑒，避免普遍性問(wèn)題反復(fù)出現(xiàn)，助力信息化建設(shè)水平的持續(xù)提升，對(duì)檔案信息化建設(shè)成本予以有效管控[2]。

（二）數(shù)字信息共享平臺(tái)的搭建

首先是利用信息技術(shù)對(duì)檔案信息資源予以發(fā)布。對(duì)縣級(jí)檔案館而言，能夠借助于互聯(lián)網(wǎng)和檔案數(shù)字信息共享平臺(tái)，把自身館藏資源、檔案數(shù)據(jù)信息、檔案管理工作動(dòng)態(tài)、檔案知識(shí)講座、檔案知識(shí)等上傳其中，用戶(hù)能夠利用智能手機(jī)終端進(jìn)行訪(fǎng)問(wèn)，亦或是借助于微信公眾號(hào)來(lái)推送相關(guān)信息，讓用戶(hù)可以第一時(shí)間了解檔案服務(wù)內(nèi)容，促進(jìn)檔案服務(wù)效率的提升。

其次是檔案數(shù)字信息共享平臺(tái)的構(gòu)建有助于深化檔案開(kāi)發(fā)利用服務(wù)。唯有確保檔案資源能夠得以充分開(kāi)發(fā)利用，才可以真正發(fā)揮出自身價(jià)值。通過(guò)該平臺(tái)的搭建可以為檔案使用者帶來(lái)更多便利，用戶(hù)可以打破時(shí)間和空間的限制從該平臺(tái)中搜索下載自己需要的檔案信息，也能夠通過(guò)文字或者語(yǔ)音等方式直接和檔案館工作人員對(duì)話(huà)，咨詢(xún)檔案服務(wù)相關(guān)問(wèn)題。與此同時(shí)還能夠讓檔案館與用戶(hù)直接對(duì)接，促進(jìn)館藏檔案資源開(kāi)發(fā)利用率的提升，進(jìn)一步提高檔案管理服務(wù)水平，促進(jìn)檔案館影響力的提高。

再次是檔案數(shù)字信息共享平臺(tái)搭建過(guò)程中應(yīng)當(dāng)推進(jìn)以計(jì)算機(jī)設(shè)備和檔案數(shù)據(jù)庫(kù)為主的信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作，要盡快把檔案館目前已有的各類(lèi)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將各種數(shù)據(jù)資料掃描存入計(jì)算機(jī)，建立專(zhuān)門(mén)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，推動(dòng)數(shù)字化檔案館建設(shè)。在這一基礎(chǔ)上應(yīng)當(dāng)落實(shí)好數(shù)字檔案資源的管理工作，根據(jù)統(tǒng)一規(guī)范、便于利用和安全保密的基本要求，貫徹落實(shí)《電子文件管理辦法》，對(duì)數(shù)字檔案資源的管理工作予以規(guī)范，建設(shè)更加完善的數(shù)字檔案管理體系，同時(shí)重視開(kāi)展好安全管理工作，通過(guò)設(shè)置防火墻和備份中心的方式避免數(shù)字檔案被竊取或遺漏。

最后，檔案數(shù)字信息共享平臺(tái)屬于交互式的系統(tǒng)平臺(tái)，縣級(jí)檔案館在為廣大用戶(hù)帶來(lái)更加便捷的檔案咨詢(xún)和開(kāi)發(fā)利用服務(wù)的基礎(chǔ)上，還需要主動(dòng)與用戶(hù)進(jìn)行溝通，了解他們的反饋信息，從而對(duì)檔案管理工作予以不斷優(yōu)化，促進(jìn)檔案管理科學(xué)化水平的不斷提升。

（三）確保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范統(tǒng)一

首先，統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是有序推進(jìn)檔案館信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵是對(duì)各類(lèi)電子檔案數(shù)據(jù)的科學(xué)管理，進(jìn)入新世紀(jì)之后我國(guó)電子政務(wù)建設(shè)步伐持續(xù)推進(jìn)，各級(jí)政府部門(mén)都逐步落實(shí)了無(wú)紙辦公以及高效信息傳輸，進(jìn)而形成了海量的電子檔案數(shù)據(jù)，其中涉及到文書(shū)檔案、音視頻檔案、照片檔案等。數(shù)字文件表現(xiàn)出極強(qiáng)的便利性，同時(shí)也具有非人工識(shí)別性以及易操作性等特征，因此對(duì)這部分?jǐn)?shù)字檔案材料的管理必須要遵循全面監(jiān)督以及前端管控的要求，從而確保數(shù)字檔案資源的完整性、準(zhǔn)確性。從這一角度來(lái)說(shuō)，對(duì)數(shù)字檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行統(tǒng)一非常關(guān)鍵，若沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范則很容易導(dǎo)致各環(huán)節(jié)工作出現(xiàn)混亂，不利于數(shù)字檔案的搜集、整理和有效歸檔。其次，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是實(shí)現(xiàn)檔案資源充分整合的前提。檔案館信息化建設(shè)的重點(diǎn)目標(biāo)是促進(jìn)檔案資源信息共享，提升檔案開(kāi)發(fā)利用效率，唯有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，才可以更好地與各地檔案館數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行有效對(duì)接，實(shí)現(xiàn)某地區(qū)乃至全國(guó)數(shù)字檔案管理規(guī)范的統(tǒng)一[3]。

（四）信息化人才的引進(jìn)和培養(yǎng)

首先應(yīng)當(dāng)做好專(zhuān)業(yè)人才引進(jìn)工作。打造一支專(zhuān)業(yè)化的數(shù)字檔案管理人員隊(duì)伍是確保信息化建設(shè)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)保障。因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)自身表現(xiàn)出的專(zhuān)業(yè)性需求，僅僅依靠目前已有管理人員難以符合信息化建設(shè)的要求，所以要積極引入專(zhuān)業(yè)人才，制定人才招聘計(jì)劃方案，將更多信息技術(shù)人才充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍中來(lái)。其次應(yīng)當(dāng)開(kāi)展好培訓(xùn)教育活動(dòng)。對(duì)已有檔案管理人員和新入職人員實(shí)施定期培訓(xùn)教育，組織開(kāi)展講座交流活動(dòng)，主要針對(duì)信息技術(shù)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)著手培訓(xùn)，促進(jìn)檔案管理人員實(shí)踐能力與專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平的提升。最后要結(jié)合檔案館內(nèi)部不同科室的具體需求，堅(jiān)持每年有組織有步驟地從不同科室選拔優(yōu)秀的青年人才，給予其外出學(xué)習(xí)深造的機(jī)會(huì)，同時(shí)注重對(duì)他們綜合素質(zhì)能力的培養(yǎng)，為檔案館信息化建設(shè)工作提供人才儲(chǔ)備。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，檔案材料屬于重要的基礎(chǔ)信息資料，在當(dāng)前這樣一個(gè)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下發(fā)揮著十分重要的作用。檔案館必須要始終堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，基于實(shí)際需求著手，靈活運(yùn)用各種現(xiàn)代技術(shù)，對(duì)檔案管理和開(kāi)發(fā)利用工作模式予以?xún)?yōu)化創(chuàng)新，不斷推動(dòng)檔案館信息化建設(shè)水平的提升，確保各項(xiàng)工作能夠有序推進(jìn)，為社會(huì)和群眾提供更加科學(xué)高效的檔案服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]安輝.信息化對(duì)檔案館管理模式的影響[J].黑龍江科學(xué)，2019，10（21）：110-111.

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[3]劉國(guó)偉.對(duì)縣級(jí)綜合檔案館信息化建設(shè)的若干思考[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（21）：37.