電子會計檔案管理的現狀與分析

亓鳳蘭

摘 要：對于會計人員而言，實現會計檔案管理工作的有效落實，能夠在經濟總結工作中，以當前發展為基礎來實現滿足未來各項工作的運轉，因此它能夠有效規避貪污腐敗問題的出現，并且也能為企業的長期發展做好準備。與此同時，在信息時代下，電子技術以及信息技術的普及，使得電子會計檔案管理工作的開展能夠進一步優化會計檔案工作開展的實效性，但是在進行轉變的過程中，必然會使過去的應用模式與現行應用方式存有沖突。對此，本文主要探討了電子會計檔案管理工作開展的現狀，同時對其問題進行分析并給予相應的解決對策，希望能夠以此來提高電子會計檔案應用的有效性。

關鍵詞：電子檔案管理;會計檔案管理;現狀

對于會計檔案工作開展，它是在會計核算工作開展中，以各項工作運行為主所形成的一種數據記錄，它能夠有效反映出企業的經濟業務實際情況，并且能夠以文字保留的形式來實現對會計資料的統計，這時就能夠以現有統計內容為主來滿足企業后期的運行與發展。在當前階段中，電子技術以及信息技術的應用能夠進一步加快對會計檔案管理工作的落實，同時也能在數據整合上，提高數據應用的真實性。對此，對于企業的運行與發展來看，實現優化電子會計檔案管理，就是確保企業正常運行的一種手段。

一、電子會計檔案管理工作的目標與內容

1.電子會計檔案管理工作的目標

對于會計管理工作的開展來看，在各項基本工作運行時，必須按照我國檔案法的內容來實現依法管理，更要以企業發展為重點，實現將各項具體業務進行系統化建設，這樣才能通過信息化建設工作的落實來實現以信息化技術為主進行基本操作，以此通過管理組織體系的建立，并通過財務工作的全面落實，就能加強會計檔案管理工作的開展力度，從而才能保證企業的長久運行。與此同時，在基本工作運行上，也要明確財務部門的內部工作流程，并通過權責機制的有效應用來匹配內控制度，進而才能以管理體系的建設為主來保證為企業的各項經營活動提供全方位的服務。

2.電子會計檔案管理工作的內容

從會計檔案管理工作的開展來看，它包括了基礎會計內容，同時也要以檔案收集模式來實現對所有經濟運行中所產生的數據進行全面應用，這樣通過定期的收集、整理，并通過利用與保管，就能夠為企業的運行做好保障。與此同時，針對企業的會計檔案管理工作開展，也需要通過定期銷毀來實現滿足對數據的更新與保護，所以對于會計檔案管理工作的落實而言，它是會計工作當中的重要組成部分之一，必須要遵循相關準則制度的應用來滿足各項基本工作的運轉。畢竟，對于檔案管理工作的開展而言，需要通過統一執行國家的法律法規來實現滿足基本工作的運轉，更要以企業發展為主來實現結合企業實際情況進行會計檔案的統一整合，這樣才能保證在各項基本業務流轉的過程中，既能夠實現滿足企業的長久運行，又能通過監督、檢查工作的落實來確保會計數據應用的真實性。除此以外，對于可以持有會計檔案資料的單位，也需要對會計檔案的管理工作進行全面落實，并通過信息化建設來滿足電子化發展，這樣才能以全新的技術模式進行會計檔案的利用與分析，并通過妥善保存與應用來避免出現會計檔案泄露的問題。

二、企業電子會計檔案管理的工作流程

對于電子會計檔案工作開展來看，在前期制作流程過程中，必須要實現以下幾點工作的落實：首先，在進行原始憑證確認上，必須要進行統一格式的確認，更要以電子表格進行應用來保證各項工作的流轉可以更具統一性。同時，在進行發票粘貼的過程中，必須要與原始憑證相一致，還要保證發票的重要信息與原始憑證相一致，這樣才能保證數據在應用的過程中，可以避免出現數據不一致的問題。對于紙質發票的應用，必須要保證在體現重要信息的前提下進行原始憑證的粘貼，更要保證在裝訂線區域內進行整理，以此才能規避后續裝訂后產生的視覺影響。除此之外，對于支票存根等一系列粘貼內容，也需要按照既有規定進行裝訂，并以掃描形式進行電子數據儲存，這樣才能確保各項數據的應用具有真實性。其次，檔案管理人員在基本工作完畢后，需要確認會計賬戶信息的完整性，更要將已確認完畢的資料進行流轉，這樣由監管人員進行統一處理，并通過對賬簿的封面來保證數據的真實性與有效性才能進入下一環節工作。與此同時，在此過程中也需要實現電子數據上傳，這樣才能確保電子數據的應用與現實數據相一致。對于已核對完畢的賬簿，要由財務人員進行審核，并在審核之后由專門管理人員實現對內容的確認與裝訂，這樣才能有效避免數據不真實的現象出現。最后，在報表確認與裝訂工作的開展上，必須要確認信息的真實性與準確性，并且也要保證所有記錄內容的數量與名稱相一致，更要以序號對應為主實現對排序的確認，而此時也要實現與電子數據進行同步存儲，這樣才能有效保證數據應用的安全性與保障性。

對于電子會計檔案的后期管理工作開展來看，需要保證在基本工作中，按照現有法律法規內容來實現基本操作的執行。同時，在管理工作開展上，除電子檔案以外，也要實現對紙質檔案的保存，這樣由專人進行看管并收藏，以此才能保證由專人進行負責，并降低由于多人經手而帶來的數據丟失問題。除此以外，對于電子檔案管理與紙質檔案管理工作開展來看，既要保證紙質檔案管理的規范性，也要保證電子管理時要實現權限設置，這樣才能有效避免由于越級查看而帶來的數據丟失等問題出現。值得注意的是，對于財會負責人與管理負責人而言，在會計檔案銷毀工作開展上，必須要實現在各項基本工作運行后進行確認與簽字，這樣才能有效保證在銷毀材料時，可以避免出現對重要文件的銷毀，并且也能實現為追責工作做好保障。

三、當前電子會計檔案管理工作的現狀與問題

1.電子會計檔案管理的現狀

依據我國會計行業當前的發展情況來看，在基本工作開展中，即使實現了現代化信息建設，并通過電子會計檔案管理工作的落實來加快企業的運轉，但是在基本工作開展中，仍然只能夠以過去的模式進行運轉，這就會導致在基本工作開展時，會忽略對電子數據的收集與管理。同時，在各項工作開展上，由于在進行文件資料交接時，需要以數據保存與傳遞來實現向財務部進行轉交，而這時由于財務部在進行工作開展中，只認為此類檔案資料是一些普通的數據資料，這就會導致在基本工作運行中，也忽視了對于數據的管理。因此，這就會導致在后續工作運行上，一旦出現需要閱讀此類資料時，卻無法實現對資料的應用，甚至由于系統設置等問題會導致原始資料的消失。