大數據時代檔案管理信息化建設的現狀及路徑研究

丁蕾

關鍵詞：大數據時代;檔案管理;信息化建設

中圖分類號：G270文獻標識碼：A 文章編號：1009 — 2234（2021）06 — 0141 — 03

人的活動是不同社會環境的直觀表現，人活動的軌跡和生活的記錄，都具有不可忽視的社會意義，這些記錄和軌跡，形成了最早的檔案雛形。檔案是人類社會發展過程中必然的產物，記錄著人類社會發展的過程，承載著人類社會發展的歷史〔1〕。我國檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌、保障我國人民群眾根本利益的基礎性事業〔2〕。檔案管理部門是每個單位的重要且必要部門，應該明確自身定位，主動將檔案服務融入到日常管理工作中，利用檔案資源為各項決策提供可靠依據，為各項任務提供基礎性、支撐性及日常性指導。

大數據時代，面對全球信息數據化和網絡化的發展趨勢，傳統的檔案管理模式已無法滿足當今世界對數字化檔案管理工作的安全要求，因而要從提升檔案管理人員素質、優化檔案管理路徑、加強檔案管理立法保護等維度進行切實的改進。

一、大數據背景下檔案管理的嬗變

1.由傳統單一的管理方式轉向智能管理方式

傳統單一紙質化的管理方式受儲存方式及儲存介質的限制具有以下局限性。第一，紙質版的檔案不易存留，尤其是珍貴檔案孤本，例如抗戰期間英雄寫給家人的家書，一旦損毀很難修復，因此檔案管理人員和查詢人員應具有較高的個人素質，具有一定的文物保護專業知識。第二，檔案管理初始階段，檔案管理人員面對的是海量的紙質檔案資料，手動整理更新豎排檔案柜甚至整個庫房〔3〕。傳統檔案管理工作所需人員較多，且隨著檔案數據的擴充，檔案數據體量大與管理人員不足的矛盾日益凸顯。第三，傳統單一紙質化檔案管理方式受時間和空間的限制，具有交叉信息的多個檔案無法同時更新，檔案查閱者無法異地、隨時查閱所需檔案，反映出人工查閱檔案效率低的弊端。

大數據背景下檔案管理方式進一步優化，建立了智能管理模式。檔案管理人員利用現代信息技術，經過搜集數據、整理壓縮數據、數據傳遞、多語言自動翻譯等手段建立檔案，再搭載云技術構建巨量的儲存空間，建立起體量龐大且結構明細的檔案信息資料庫〔4〕。數字檔案信息庫具有體量大、永久儲存、自動處理、不易改變等優勢，可以彌補紙質檔案易損毀、時空有限等局限。大數據技術銜接后，檔案管理人員可以通過簡單的操作即可實現數字檔案資源庫智能自動信息檢索、分析、處理和儲存，同時查閱者只需要得到授權即可實現對檔案信息資源庫進行關鍵字自動檢索、查詢、篩選、分析和使用。

2.由“零散化”檔案儲存形式轉化為“區塊鏈”式儲存新形式

傳統的檔案儲存受檔案管理主體和時空的限制，數據十分分散，人們受制于從零散、無序的數據中尋找線索。大數據時代，檔案數據庫就如計算機科學提出的“區塊鏈”，儲存在數據庫中的數據，具有“全程留痕”“可以追溯”和“集體維護”的特點。例如國家公安系統全國聯網，有利于跨省處理案件。這種儲存方式便利了檔案查閱，擴大了檔案范圍，只需檢索核心內容，相關內容自動輸出，縮短了檢索周期。

二、大數據背景下檔案管理的滯后問題

1.大數據背景下檔案管理的安全問題

新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）于2021年1月1日正式實施，值得注意的是，此次修訂中首次新增了“檔案信息化建設”一章，這一章是新修訂的《檔案法》分量最重且最突出的部分，新增的“檔案信息化建設”的主要內容包括三個方面七條，對電子檔案的合法要件、地位和作用、安全管理要求和信息化系統建設等方面作出了明確規定〔5〕。大數據技術是把雙刃劍，它為檔案管理提供便利的同時也對現代檔案管理提出了挑戰。大數據背景下的檔案數據庫主要以電子檔案為儲存形式，主要通過電子文檔和紙質檔案數字化的方式搜集。紙質版檔案種類繁多，例如文檔、圖片、音像成品等，要歷經不同計算機系統的搜集錄入、程序轉寫、歸檔和儲存，整個過程中易發生數據丟失，重復，替代，或者篡改等問題，因此檔案數據的真實性和有效性具有爭議性。由于外在人為故意破壞攻擊或者系統內部漏洞，用于儲存檔案數據的計算機軟件和硬件系統具有出現故障、病毒植入的危險，導致檔案數據可能被惡意篡改和刪除，造成檔案數據丟失或失效。加之利用檔案數據過程中，檢索過程存在有算法錯誤的風險，同時監督缺位和訪問權限混亂也時有發生，造成檔案數據非法泄露，致使數據安全性與數據共享性之間的平衡關系難以維持〔4〕。

2.大數據背景下檔案管理的技術問題

大數據背景下，數字檔案成為主流檔案儲存方式，然而一些珍貴歷史檔案僅存紙質版，一些非物質文化遺產的保存則是無形的，為了保證珍貴檔案的真實性與歷史性，將無形化檔案固化利用，檔案管理部門需在圖像識別，數據挖掘，可視化方面引進專業人才，投入研發資本，實現最大程度永久保存珍貴歷史檔案和無形歷史檔案。互聯網騰飛的時代，信息爆炸式增長，所需儲存的檔案數據體量空前擴張，這對檔案檢索系統的檢索能力與精度都有了更高的要求，在信息爆炸式增長的互聯網時代，高效精準的檢索程序是檢索系統發展的未來，也是目前檔案數據管理需要解決的主要問題〔5〕。

3.管理模式無法滿足信息化需求

自2017年起，歷經3年的建設，我國已初步建成了全球最大規模的5G移動網絡。我國高速的信息化建設為檔案管理工作升級提供技術支持，但是部分檔案管理工作仍存在傳統管理模式，與現代化管理系統不匹配，不能滿足檔案管理部門的需求〔6〕，致使檔案信息無法實現共享，信息溝通不暢，數據挖掘不足，忽視了檔案數據本身的重要價值。傳統檔案管理模式以人的主動性為導向，檔案數據管理人員的管理和分析能力決定著數據挖掘深度，現代社會高度發展，檔案數據總量迅速膨脹的同時，對檔案分析效率及深度有了更高的要求，這也是傳統檔案管理模式無法克服的壁壘。

三、大數據背景下檔案管理發展的策略

1.提高檔案管理專業人員素質

教育發展的水平及檔案管理專業人才的數量和質量將很大程度決定我國檔案管理事業的未來〔7〕。國家檔案局、教育部可采取共建、選派優秀師資、專項委托等形式支持未開辦檔案學專業的高校開辦檔案學專業;已開設檔案學專業的高校，可通過調研分析后適當擴大招生規模和構建高質量特色化人才培養體系，培養未來檔案事業發展需要的“檔案整理專家”“檔案修復專家”“檔案信息化專家”等人才群體〔8〕。教學內容方面，更新檔案學專業內容，增設計算機技術課程等。改革檔案管理人員考評機制，不唯論文、不唯學歷、不唯職稱;激勵創新，開拓檔案管理新方法、新技術;攻堅克難，整體提高檔案管理效率與質量。

現階段，部分在崗檔案管理人員水平無法滿足信息化檔案管理工作，各組織和單位需組織專業培訓，評聘專業技術維護人員，組織檔案管理專業比賽，提高專業技術人員福利待遇，激發工作創造力和行動力，補齊專業短板，攻克難題，煥發活力，維護檔案數據的真實性和安全性。

2.優化檔案管理路徑

檔案管理工作的主體性逐漸缺失，主要體現在檔案管理工作中相關管理人員身兼數職且檔案管理監督空位等問題，致使工作效率與質量持續下降，檔案信息泄露問題突出〔9〕，隨著大數據、信息化技術的不斷融入，摒棄了傳統檔案管理工作的弊端，創新檔案儲存形式，管理方法和檢索利用方式，擴大檔案儲存內存，提高工作效率與質量，確實保證檔案信息的安全性，節省檔案查閱時間。

改革傳統人工編碼分類的低效率檔案儲存方式，融合模式識別技術、轉寫技術，多媒體計算機技術，攝影技術和光盤儲存技術，多元儲存檔案數據。經過系統編碼，模式識別，自動分類，系統加密等程序完成檔案數據的搜集和儲存。查閱客戶端僅需經過身份驗證、中心詞檢索等過程獲取目標信息。在培養交叉學科人才的同時，鼓勵計算機專業人才從事檔案管理研究，基于現代信息技術與檔案管理過程，挖掘新方法、新技術，例如湖北大學檔案管理專家趙雪芹教授和信息處理專家陳瑞博士將領域知識圖譜應用于非遺檔案的知識組織揭示非遺檔案豐富的文化內涵，促進非遺檔案資源開發，更好地發揮非遺檔案的價值〔10〕。河北大學軟件開發實驗師孫洪博聯合檔案管理員耿強設計了一種基于二維條碼的數字化檔案信息自動化檢索系統，克服了傳統檔案信息檢索系統存在的檢索完整度低、關鍵詞誤檢率高的問題〔11〕。

3.加強立法規范及保護

2002年國家檔案局對檔案信息化建設提出了指導意見，2017 年國家成立了檔案信息化工作領導小組并開展信息化建設試點實踐〔12〕。2020年6月20日，第十三屆全國人民代表大會常務委員會第十九次會議修訂了《檔案法》并于2021年1月1日起實施。新修訂的《檔案法》首次增設“檔案信息化建設”一章，明確了檔案信息化建設的內容，為新技術背景下的檔案工作指明了前進的方向〔12〕。但是不同單位及部門對檔案管理的要求具有特異性，各單位需參照國家檔案局發布各項要求，以本單位及部門的實際情況為出發點，制定出符合本單位及部門的檔案管理規范，完善信息化檔案建設的相關準則、要求，修訂具體的檔案管理職責和內容，改進檔案管理組織結構體系，優化檔案管理和信息檢索流程，完善監督管理機制，提高檔案檢索精度，維護檔案存儲安全等。

4.加大政府及民企的投入

大數據背景下檔案管理需要搭載高效的信息管理平臺，高效的信息管理系統研發周期性長，研發成本高，對科研人員的素質要求高，導致小微企業或者普通檔案管理機構及部門并不能自主研發高效的信息管理系統，同時普通的檔案管理機構及部門在檔案管理方面的預算不高，因此阻礙了他們與專業信息管理系統研發公司的合作，滯后了檔案管理系統的專業化，高效化發展。此時，政府要發揮主導地位，加大對檔案管理方向的投入，包括增加對高校檔案管理專業科學研究和教學研究的經費，優化檔案管理專業課程，增設跨學科專業，培養復合型檔案管理人員，豐富檔案管理人員組成設置;提高對小微企業的扶持，激活創新動力，鼓勵大眾創新;給予政策支持，鼓勵高精尖企業與高校、政府等檔案管理部門及機構合作;完善檔案管理和保密制度，嚴格檔案管理程序，人員選拔及管理制度，獎懲制度等。

各級各類檔案管理機構及部門要發揮主體地位，組建一支高素質的檔案管理隊伍，包括檔案管理專業人員及系統研發人員，這對提高檔案管理的工作效率和保障檔案管理信息安全具有重大意義〔13〕。同時建立健全人員獎懲機制，鼓勵檔案管理一線人員在管理實踐的基礎上創新管理流程及系統。檔案管理系統的研發關乎著政府及國家的數據安全，鼓勵高端軟件開發公司在市場導向的基礎上著重增加檔案管理系統的相關研發，以捍衛國家安全，政治穩定。適當調整檔案管理的開支預算，提高檔案管理人員和技術研發人員的待遇及科研經費，激發工作熱情、科研內動力。

數字檔案的建立及信息化挖掘要基于現代信息技術，盡管我國處于現代信息高速發展階段，但仍與發達國家具有一定差距，且現代信息技術應用于各個領域的歷史都相對滯后，我國檔案信息化發展仍任重而道遠。要想建設高質量、高精度、高安全的檔案數據庫需要國家政府、檔案管理主體單位、檔案管理專家和計算機專家從人員培訓、技術迭代、方法改革等方面系統的變革，最終實現檔案數據信息化、檔案管理標準化、檔案檢索自動化，充分實現檔案的價值。

〔參 考 文 獻〕

〔1〕陳菁.新型方法在醫院檔案管理中的應用發展研究〔J〕.蘭臺內外，2021，（14）：32-34.

〔2〕金波.大數據時代政府治理的“檔案參與”〔J/OL〕.求索，2021，（03）：135-143〔2021-05-20〕.https：//doi.org/10.16059/j.cnki.cn43-1008/c.2021.03.012.

〔3〕張玉蕾.大數據背景下的檔案管理與利用服務研究〔J〕.辦公室業務，2021，（07）：111-112.

〔4〕宋敬榮.大數據背景下檔案管理信息安全問題及對策淺析〔J〕.蘭臺內外，2021，（09）：29+18.

〔5〕孫洪溥，耿強 .基于二維條碼的數字化檔案信息自動檢索系統設計〔J〕.現代電子技術，2021，44（10）：65-68.

〔6〕張玉蕾.大數據背景下的檔案管理與利用服務研究〔J〕.辦公室業務，2021，（07）：111-112.

〔7〕吳寶康.檔案學概論〔M〕.北京：中國人民大學出版社，1988：209.

〔8〕毛章勇.我國檔案專業人員職稱制度變遷：歷程、規律與趨勢〔J〕.檔案學通訊，2021，（03）：40-45.

〔9〕張雪巖.“互聯網+”背景下優化檔案管理路徑〔J〕.黑龍江檔案，2021，（01）：50-51.

〔10〕趙雪芹，路鑫雯，李天娥，陳瑞.領域知識圖譜在非遺檔案資源知識組織中的應用探索〔J〕.檔案學通訊，2021，（03）：55-62.

〔11〕孫洪溥，耿強.基于二維條碼的數字化檔案信息自動檢索系統設計〔J〕.現代電子技術，2021，

44（10）：65-68.

〔12〕王世瀟，張北建，宋寒梅.《檔案法》修訂與檔案信息化建設〔J〕.機電兵船檔案，2021，（02）：36-38.

〔13〕宋敬榮.大數據背景下檔案管理信息安全問題及對策淺析〔J〕.蘭臺內外，2021，（09）：29+18.

〔責任編輯：包 闊〕