“互聯網+”時代事業單位檔案管理優化策略

王秋海

摘要：事業單位的檔案管理工作非常重要，基于“互聯網+”時代，事業單位結合自身實際發展狀況實現檔案管理工作的不斷創新，為事業單位實現順利發展、充分發揮檔案資料的作用具有十分重要的現實意義。在現代計算機技術及信息技術水平不斷提升的前提下，事業單位的檔案管理工作實現了巨大變革。基于信息化技術的支撐，檔案管理工作更加便捷、高效，檔案資料管理的多元化價值得以充分體現。本文對“互聯網+”時代事業單位檔案管理優化策略進行探討。

關鍵詞：“互聯網+”;事業單位;檔案管理

1“互聯網+”時代事業單位檔案管理工作簡述

在當今的社會發展中，檔案資料屬于非常重要的信息資源，檔案資料充分借助文字、聲像、圖片等多元化載體對公民個體、企業、社會組織乃至國家機關的關鍵數據信息進行了詳細、真實記載。檔案數據信息本身具備了較高的史料研究價值。檔案資料管理工作對我國社會經濟及社會主義建設工作開展都有積極的促進作用，在社會發展中體現出重要作用。以檔案管理實踐來看，事業單位檔案管理工作的有序落實，能從根本上保障事業單位檔案資料數據的完整性和數據信息質量，以此為基礎，能真正體現出檔案資料的重要應用價值。在“互聯網+”時代，縱觀事業單位的檔案管理工作實踐可發現，與傳統管理組織形勢下的管理形式相比較，不管是組織還是管理形式都發生了階段性改變。基于“互聯網+”，事業單位的檔案管理工作最鮮明的特征就是數字化和現代化。在檔案資料的數據存儲以及呈現方面，電子媒介得到了大量應用，傳統的紙質檔案數據信息資料局限和落后的形式被打破。“互聯網+”背景下，事業單位以合理的組織形式開展檔案管理工作，將現代化的數據形式引入檔案管理工作實踐中，充分利用檔案管理技術，對事業單位檔案資料各種類型數據信息形成有效支撐，將檔案數據信息的價值充分發揮出來。

2“互聯網+”時代下事業單位檔案管理的優化對策

2.1構建信息化檔案管理平臺，建立檔案數據庫

檔案管理的根本目的在于對檔案信息進行利用，換句話說，檔案管理的本質便是對檔案信息進行資源開發、提高檔案的利用效率與效果。在傳統的檔案管理中，紙質版的檔案提升了檔案管理的難度，也令檔案管理與利用的效率達到了瓶頸，難以再進一步，而“互聯網+”時代的到來則又為事業單位檔案管理注入了新的活力，事業單位應當抓住“互聯網+”這一歷史機遇，不斷加深自身對“互聯網+”的理解，增大人力、資金及技術方面的投入，將人力、資金與技術投入至檔案管理人才培訓培養、軟件硬件設施建設、技術革新之中，繼而對各類信息資源進行有效整合，真正將互聯網融入至檔案管理中，在高端化、科學化的軟件、硬件基礎上搭建完善的信息化檔案管理平臺，實現檔案管理信息化。除了構建信息化檔案管理平臺外，檔案信息數據庫的建立亦是對信息資源進行整合的有效方式，事業單位在構建檔案信息數據庫后應當技術更新數據庫，保證檔案信息的動態更新與實時錄入，以事業單位的實際狀況為根本依據推動單位內檔案的數字化建設，實現檔案信息的科學分類，對檔案信息服務渠道進行積極、有效拓展，為檔案使用者提供便利的檢索、查閱服務，提高檔案利用效率與效果。

2.2提高歸檔質量，優化網絡數據

在當下的“互聯網+”時代下，先進技術爭相涌現，這些先進技術已或多或少地融入了事業單位的檔案管理工作中，同樣隨著信息化建設在事業單位內的落實，日后檔案管理工作的復雜度將會日益提升，專業能力再非從事檔案管理工作的唯一門檻，在這種情況下，事業單位內的檔案管理人員需緊緊跟隨“互聯網+”時代的步伐，對網絡數據進行優化，盡可能地確保網絡數據的歸檔質量。在此過程中，事業單位的檔案管理人員可嘗試與新媒體運營商合作，通過對網絡數據用戶特征進行掌握進行網絡數據的收集及分析，從根源上提升事業單位內檔案的歸檔質量。

2.3打造綜合素質過硬的檔案管理團隊

在“互聯網+”時代下信息資源的獲取已不能成為制約各行各業發展的桎梏，行業、單位間的差距多存在于人力資源的差距，在這種情況下打造高質量工作團隊的重要性可見一斑。對于事業單位而言，要對檔案管理工作進行優化不僅僅需要強大的技術、資金支持，人力支持亦是其中關鍵點，因此在“互聯網+”時代下打造綜合素質過硬的檔案管理團隊應當作為優化檔案管理工作的首要任務對待。在實際實施時，事業單位一來需要對檔案管理人員進行專業能力進行培養與培訓，令檔案管理人員的“專業性”得到有效彌補，二來也需加強檔案管理人員道德素養的培訓，提升事業單位內檔案管理人員的榮譽感與使命感，令其以棲身于檔案管理崗位為榮。

2.4對信息化環境進行優化，提升檔案信息的安全水準

對于信息化檔案管理而言，安全性是保證其得以長久持續與運作的根本保障，通過對我國目前事業單位的信息化檔案管理進行分析發現，目前事業單位檔案管理內的安全隱患多來源于軟件、硬件、人員、信息、社會環境、內容環境等多種方面，在這多方面的內容中，最重要的核心內容便是信息的安全保密，實現信息的安全保密正是提升檔案信息安全水準的要旨所在。為了實現這一目的，事業單位可以自規章制度、運行環境進行落實，舉例而言，在“互聯網+”時代下信息共享與傳播皆具有開放性特征，這無疑給檔案管理的保密工作帶來了巨大的難題，針對這一點，事業單位需要做好信息系統的安全工作，及時對系統進行更新、對漏洞進行修復，定期、不定期地關注計算機病毒的新變化并預先制定好應急措施，以此提升信息化檔案管理的安全;而除了“線上”保密工作外，“線下”保密工作亦是保密工作中的重要內容，針對這一點事業單位應當對單位內部管理制度的建設進行落實，對工作人員進行嚴格管理，以此提升檔案管理安全水平。

結束語

綜上所述，“互聯網+”時代，事業單位檔案管理工作發展依然緩慢，因此需要從管理理念出發進行優化，對技術、管理模式進行不斷創新，這樣才能實現事業單位檔案管理工作的可持續發展。

參考文獻

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