社會保險業(yè)務(wù)電子檔案管理應(yīng)用研究

魯冰

摘要：社會保險檔案承擔(dān)著為參保人“記錄一生、保障一生、服務(wù)一生”的重要職能，是維護(hù)參保企業(yè)和參保人合法權(quán)益的重要保證，是關(guān)乎民生、保障民生、改善民生的重要內(nèi)容。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的普遍應(yīng)用，傳統(tǒng)的社會保險紙質(zhì)檔案受地域、紙質(zhì)媒介的限制，很難滿足不同地區(qū)、不同群體多樣化的需求，電子檔案具有紙質(zhì)檔案無法比擬的超時空、易保存、易調(diào)取、易查閱等特性，正取代紙質(zhì)檔案成為社會保險檔案的主要構(gòu)成。社保業(yè)務(wù)電子檔案的管理應(yīng)用成為新時期社保檔案管理的新課題。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案;電子檔案;電子檔案管理應(yīng)用

中圖分類號：TP311? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1009-3044（2021）21-0168-02

開放科學(xué)（資源服務(wù)）標(biāo)識碼（OSID）：

“社會保險檔案記錄了參保單位和參保個人申報、登記、續(xù)保補(bǔ)繳、稽核、等級核定、保費的收繳 和撥付情況、社會保險關(guān)系的注銷、轉(zhuǎn)移等工作的過程，這 些文件材料既是社會保險事業(yè)發(fā)展的歷史記錄，又是社會 保險工作的主要依據(jù)，也是社會保險工作重要的基礎(chǔ)工作，是確定參保人員具有享受社會保險待遇資格的重要依據(jù)?！盵1]隨著社會保險事業(yè)的發(fā)展和完善，社會保險覆蓋群體日益擴(kuò)大，社會保險業(yè)務(wù)檔案數(shù)量呈井噴式增長，檔案管理難度加大。同時伴隨著城市化進(jìn)程的加快，社會保險異地轉(zhuǎn)移越來越頻繁，也給檔案的異地調(diào)取、隨時查閱帶來不便。加快和推進(jìn)社會保險紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化，完善社會保險電子檔案的管理應(yīng)用，將極大推動社會保險事業(yè)健康有序發(fā)展，促進(jìn)社會保險經(jīng)辦管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、高效化，充分發(fā)揮檔案在完善國家治理體系、服務(wù)社會民生中的基礎(chǔ)保障作用。

1 傳統(tǒng)社會保險紙質(zhì)檔案管理的弊端

1）檔案數(shù)量龐大、多頭管理，規(guī)范不統(tǒng)一。社會保險涵蓋了養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、工傷保險、生育保險和失業(yè)保險五大險種，每一類險種又有不同的參保群體，社會保險檔案不僅要為每類險種設(shè)置不同的檔案種類，又要針對不同參保群體建立單獨的檔案類別。社會保險檔案按照所屬經(jīng)辦機(jī)構(gòu)不同，秉承“誰經(jīng)辦、誰管理”的原則，一般獨立分布在多個經(jīng)辦機(jī)構(gòu)不同的物理檔案室中管理。由于缺少專門的社會保險檔案行政法規(guī)和部門規(guī)章的指導(dǎo)，這就導(dǎo)致了各省、市及各個部門機(jī)構(gòu)的檔案形成標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、歸檔范圍不一致、管理方法不統(tǒng)一的檔案管理現(xiàn)狀。[2]

2）檔案管理簡單粗放，安全性差。社會保險檔案以紙質(zhì)檔案為主，由于各社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對檔案管理的重視程度不夠、缺乏必要的軟硬件投入，再加上檔案管理人員素質(zhì)較低、業(yè)務(wù)能力較差，面對數(shù)量巨大、種類繁雜的檔案資料，疲于應(yīng)付，缺乏一套完整統(tǒng)一的檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，該入檔的不入檔、該保存的不保存，導(dǎo)致檔案的有序性和完整性無法保障。同時隨著檔案保存年限和使用頻率的增加，社會保險經(jīng)辦機(jī)人力、物力、財力有限，監(jiān)管力度難以達(dá)到其所需要的程度，參保單位和個人查閱使用的過程中很容易造成紙質(zhì)檔案的破損、隱匿、丟失，這將會給檔案信息完整有效安全造成極大地挑戰(zhàn)，也給社會保險事業(yè)帶來巨大風(fēng)險。

3）檔案分散保存，調(diào)閱查詢難。由于社會保險檔案歸口不一、多頭管理，同一地區(qū)的不同險種的參保檔案分散于不同的檔案室分散保管、手工整理，且檔案室相對獨立，紙質(zhì)檔案無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)聯(lián)通、信息共享，參保群眾查詢檔案時往往需要前往隸屬不同部門的多個檔案室，通過人工檢索、人工查找、人工復(fù)印的方式，費時費力，造成群眾多跑腿，滿意度降低。由于人員流動性增強(qiáng)，根據(jù)業(yè)務(wù)需要，不同地區(qū)產(chǎn)生的社會保險業(yè)務(wù)檔案也分散保存在不同地區(qū)甚至不同省份。當(dāng)一個參保群眾在不同地區(qū)、不同省份均有參保歷史時，查詢社保檔案可能就要輾轉(zhuǎn)多地區(qū)多部門才能調(diào)取到個人完整的、全面的社保檔案。傳統(tǒng)的社保紙質(zhì)檔案無法滿足異地調(diào)取、一次辦好的需要，給群眾造成極大的不便。

2 社會保險電子檔案的特點和優(yōu)勢

社會保險電子檔案是將業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中產(chǎn)生的具有保存價值的電子數(shù)據(jù)信息，或是將原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描或拍照，將相應(yīng)的電子數(shù)據(jù)信息和文件影像導(dǎo)入計算機(jī)，并依托專業(yè)的檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行自動歸檔、立卷分類和數(shù)據(jù)處理。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，社保電子檔案具有如下特點和優(yōu)勢：

1）社保電子檔案管理效率高。電子檔案依托信息化設(shè)備，能夠在業(yè)務(wù)辦結(jié)后隨時歸檔，或者通過網(wǎng)絡(luò)在完成記錄的同時進(jìn)行自動傳遞和歸檔，“這樣一來，不僅歸檔速度大大提高，立卷準(zhǔn)確性也能有所保障，不再需要用人工方式進(jìn)行煩瑣費力的歸檔編排”[3]，可以避免文件因長時間不歸檔導(dǎo)致的漏歸、錯歸，保證了歸檔完整率。同時因為不需要人工方式進(jìn)行煩瑣費力地歸檔編排，快速便捷，確保了歸檔正確率，為后期查找利用提供便利。

2）社保電子檔案存儲量大。社保檔案信息進(jìn)行電子數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化后，不再受時間和空間的影響，一個地區(qū)多個經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案館的幾十年的館藏檔案都可以通過數(shù)字化的手段存儲在電腦硬盤里，存儲量大，存儲時間長。紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案后，不會受到物理空間溫度濕度的影響，不會出現(xiàn)發(fā)霉破損蟲咬的情況。同時，電子檔案讀取方便，也不會因人為翻閱出現(xiàn)紙張折損、涂改、丟失的情況，具有較高的穩(wěn)定性。

3）社保電子檔案利用率高。社會保險電子檔案應(yīng)用計算機(jī)軟件技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息的快速傳輸和充分共享，使文件資料在收集、存儲、分類、查閱等環(huán)節(jié)更加方便有序。縮短檔案信息的加工時間，能夠更短的時間內(nèi)完成大量的檔案信息的加工處理，提高檔案信息的時效性;縮短檔案信息的檢索時間，快速定位、準(zhǔn)確查找、自助下載、在線打印，提高檔案信息的利用率;縮短檔案信息的空間距離，實現(xiàn)檔案信息互聯(lián)共享，不同省份、不同地區(qū)、不同經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的檔案信息均可通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)據(jù)互聯(lián)、資源共享，參保人只需要一臺計算機(jī)一條網(wǎng)絡(luò)就可以調(diào)取多個參保地、不同歷史時期的參保檔案，對參保檔案進(jìn)行動態(tài)維護(hù)，方便快捷。