文書檔案電子信息化管理的方法探析

歐陽苔京

摘要：近年來，我國的電子信息技術得到了飛速發展，使得各行各業的工作都發生了翻天覆地的轉變。在文書檔案管理工作中，傳統管理模式耗費的資源、人力都比較多，且工作效率低下，還容易出現人為差錯。而在信息化時代，使得越來越多的單位認識到了使用電子信息技術開展文書檔案管理的優越性。但是要想促使文書檔案電子信息化管理工作質量在更短的時間內得到提升，使工作模式更加完善，還需要從多個方面做出努力。本文主要探討了有效的文書檔案電子信息化管理方法。

關鍵詞：文書檔案;電子信息化管理;有效策略

信息化時代是21世紀的重要標志，在飛速發展的信息技術影響之下，給我們的生活以及各行各業的工作都帶來了巨大變化。目前，各類行業工作的信息化管理已經成為了發展的必然趨勢，因此文書檔案管理工作也應當與時俱進，利用便利的信息技術，使該項功能能夠像信息化管理方向過渡，從而提升工作效率以及工作質量[1]。在從傳統模式向信息化管理模式的過渡過程中，不可能一帆風順，而是需要不斷地探索、實踐，摸索出一條比較有效的改革之路。本文主要從文書檔案管理工作經驗出發，對該項工作的電子信息化管理方法進行了探討。

1文書檔案電子信息化管理優勢分析

1.1促進工作效率提升

傳統的文書檔案管理方法主要是靠人工進行操作，無論是檔案的書寫、歸檔、查找等等，都完全靠人工來完成，這就使得在工作中容易出現遺漏重要信息數據、書寫錯誤等情況，同時工作人員的工作量大，工作效率低。而在新時期，通過實施信息化管理模式，可以方便快捷地將各種文書檔案錄入到計算機系統中，并可以刻光盤保存，這能夠節省大量的文書檔案存儲空間，一張小小的光盤可以存儲的文書檔案數量非常龐大，并且可以隨時調取，不用像傳統模式一樣，查找文書檔案的時候要靠手工方式[2]。這使得該項工作質量以及效率都能夠獲得顯著提升。

1.2能夠實現資源共享

在電子信息管理模式之下，文書檔案的各項工作都從繁瑣變為簡單，能夠很便捷的進行數據的錄入、調取，同時也可以通過快捷的網絡條件進行資源共享，使不同部門之間可以互通信息，提升文書檔案的資源利用率。同時通過信息技術，也能夠對文書檔案進行快捷的分類、整合等，使文書檔案的管理工作更加科學、規范、優質高效[3]。

1.3提升文件信息傳輸安全性

傳統的文書檔案信息主要是靠工作人員手工填寫，另外在文件信息傳輸方面也是通過抄寫、郵寄等方式來完成的，這種形式下，容易造成原始文書檔案資料的流失、損毀，且信息傳遞時間較長，一些重要信息的延遲傳遞發生率較高。而在信息化時代，可以通過電子郵箱等多種方式進行文件信息的傳輸，能夠實現信息的實時共享，方便快捷，且不會造成原始文書檔案的破壞、丟失等現象[4]。并且可以使用計算機快捷的進行文書檔案的復制，進行備份等工作，能夠較好的保存原始資料。

2文書檔案電子信息化管理的方法

2.1更新文書檔案管理觀念，提升工作的科學性

隨著時代的發展進步文書檔案管理工作也應當實現創新發展，而信息技術的快速發展為該項工作的改革創新提供了十分有利的契機。作為文書檔案管理人員，應當與時俱進，樹立正確的工作觀念，能夠對自己的工作有更為全新的認識，不斷思考如何利用現有資源去提升工作效率以及質量。電子信息技術的應用，不但能夠解放更多的人力，減輕工作人員的工作壓力，同時也能夠減少工作差錯，提升工作質量[5]。而只有工作人員更新觀念，推動工作的電子信息化管理，工作改革從被動狀態轉變為主動狀態，才能夠獲得更加優質的工作改革創新效果。

2.2加強文書檔案電子信息管理的安全管理工作

實現文書檔案電子信息化管理模式之后，也面臨著一些安全性問題，如黑客入侵、人為改動等等。因此，需要做好安全管理工作。首先，需要明確文書檔案管理工作的權責，工作人員有其特定的電子工號、密碼，進入系統需要進行身份驗證，同時做好密碼保護工作，定期更改密碼。尤其是對于一些機密性較高的文件，應當實施加密管理。而對于計算機安全方面，需要安裝防火墻，確保計算機安全，避免被黑客入侵。同時還應當定期進行計算機殺毒，避免病毒對文書檔案造成破壞、泄密等。還需要做好備份工作。

2.3提升檔案管理人員的職業素養

對檔案管理人員需要加強業務培訓，使他們具有較高的職業責任感，同時具有豐富的專業知識以及熟練的文書檔案電子化管理技能。制定嚴格的獎懲制度，激勵與約束機制并行，提升工作人員的工作責任感、積極性。另外，檔案管理部門和其他部門應當加強溝通聯系，更好地互通信息，從而不斷改進工作模式以及質量。

2.4各單位應當注重文書檔案管理部門的現代化建設

很多單位對于文書檔案管理工作不夠重視，在其他涉及企業效益的工作方面投入較大，而檔案管理工作的設施、系統等不能與企業的信息化發展同步，導致檔案管理工作發展相對滯后。針對這種現象，各單位應當對文書檔案的管理工作加大投入力度，在辦公設備、系統、檔案管理軟件等的配置方面需要跟上企業發展的步伐，同時可以讓檔案管理人員多學習各類相關管理系統的操作方法，如資源管理系統、信息管理系統、合同系統、檔案系統等等。

3討論

文書檔案不但是記錄各種信息的重要文件，同時很多文書檔案還具有法律效力，當發生糾紛事件的時候可以作為法律文書進行使用。因此，加強文書檔案的管理工作顯得尤為必要。在信息化時代，加強該項工作的信息化建設刻不容緩。這還需要管理人員和相關工作人員革新觀念，能夠與時俱進，引入現代化的管理設備、管理模式，同時加強對工作人員的職業培訓等，促使文書檔案管理工作的效率、質量能夠得到快速提升。

參考文獻

[1]李國源. 文書檔案電子信息化管理探討[J]. 蘭臺內外，2021，（12）：25-26.

[2]黎秀雯. 順應數字時代要求 改進醫院檔案管理工作[J]. 蘭臺內外，2021，（06）：70-71.

[3]李霞. 文書檔案電子信息化管理方法探討[J]. 蘭臺內外，2018，（08）：3-4.

[4]牛佳. 關于文書檔案管理中電子信息化應用的思考[J]. 鐵路采購與物流，2017，12（09）：55-56.

[5]趙敬芳. 探究文書檔案電子信息化管理方法[J]. 辦公室業務，2017，（17）：41-42.

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