新時代下提升檔案管理效率方法的幾點思考

梨樹縣機關事務服務中心 王世軍

在政府、黨政機關和事業單位中，人事檔案對人民群眾尤為重要。與干部檔案職能類似，人事檔案是記錄人民的工作經歷、學歷等方面的依據，它與個人財產證明、醫療保障和住房保障等緊緊聯系在一起，具有法律效用，是記錄個人信息資料的最重要的憑證。隨著將“大數據”引入檔案管理建設中，建立檔案管理信息化系統，是很多事業單位用來提升本部門檔案管理效率最重大的戰略措施。而且建立檔案管理信息化系統不僅節約了大量的人力、物力成本，而且使我們的生活方式和生產方式都發生了很大的變化。首先，在當今這個“互聯網+”的時代中，大部分檔案早已脫離了紙張的限制，采用檔案管理信息化系統，可以更簡潔而高效的管理檔案，不僅具有更大的包容性還兼具互通性。其次，目前檔案管理信息化系統具有流暢便捷的管理方式。它不僅可以同時對多個數據進行處理，還可以幫助各個機關領導決策重要事項，提高機關單位的辦公效率，并且降低工作強度。

一、當前檔案管理方式存在的問題

（一）檔案管理人員業務水平較低

相比于采用紙質記錄的傳統檔案管理方式，檔案管理信息化系統要求每一個企事業單位職員能夠掌握基本的計算機和互聯網知識，而且能夠通過電腦辦公自行處理檔案的調用、記錄等工作。就當前的情況來看，一些企事業單位還沒有培訓專門的檔案管理信息管理人才，還有部分檔案管理人員不能適應信息化管理方法，甚至一些檔案管理人員是由辦公室其他人員兼職或從其他辦公室抽調來的，這都影響檔案信息的加工和處理的效率，制約了檔案管理信息化系統的推行。另外，一些單位的檔案管理人員的年紀較大，計算機和互聯網技術應用水平較低，對于檔案管理信息化系統的接受程度不高，影響了檔案管理工作效率的提升。所以，為解決當前檔案管理效率低下、互聯網利用率較低，提高檔案管理人員的素質是十分必要的。

（二）檔案管理信息化制度不健全

隨著將“互聯網+”技術應用到檔案管理信息化系統的背景下，傳統的檔案管理模式由紙質管理模式轉化為電子檔案管理模式，這將大大提升檔案的信息儲存量，但是也存在一些問題。比如，安全問題，具體表現為在一個開放的互聯網環境中，由于部分單位缺乏完善的檔案管理信息化制度，導致檔案管理人員在使用信息化系統的過程中，缺乏信息安全意識，隨意登錄任意信息模塊，造成信息泄露，這使檔案信息很容易受到違法違紀人員通過互聯網盜取。盡管當下一些企業開始使用殺毒軟件，對網絡安全起到一定的保護作用，但是這種維護系統需要及時更新和升級，需要花費大量的資金。另外一部分企業管理者不重視技術安全更新和換代，使得企業檔案資源面臨較大的風險隱患。

（三）檔案管理系統一致性不高

雖然當前使用信息化系統管理檔案已經逐漸在企事業單位發展為一種流行趨勢，但是在電子檔案建檔過程中標準并不統一，使得不同單位之間的電子檔案互通具有極大的困難。如圖1所示為兩種電子檔案信息填寫部分界面，由圖可知，雖然兩種電子檔案填寫的信息相同，但是由于格式的不統一，將造成甲乙兩個單位的系統之間檔案管理信息化系統的電子資源難以銜接，不利于檔案管理信息化系統的進一步推廣，影響了檔案信息的共享和快速發展，還可能會對檔案管理工作造成制約。

圖1 甲乙兩單位電子檔案信息填寫部分界面

二、新時代提升檔案管理效率方法

（一）建立健全檔案管理信息化系統管理制度

為了標準化、系統化的建設檔案管理信息系統，需要使用科學、符合發展規律的方法，制定嚴格又健全的檔案信息化管理系統制度，從而實現檔案信息化管理系統的最大價值，造福于各個企事業單位。首先，在實際使用檔案信息化管理系統時，要準確并及時地做好重要個人信息建檔，做好信息的分類以及合理的立卷分工工作，注意保護重要個人信息不被泄露，而且保證信息的完整性。其次，關于檔案信息化管理，我國制定了各項電子檔案管理制度，但是在實際運行過程中并沒有得到良好的應用，因此，企業領導層必須提升制度建設意識，完善電子檔案管理制度。最后，由于電子文件具備可更改性，這將使得在管理過程中容易因各種原因而丟失或更改信息，因此，各個事業單位要根據自身的實際情況，完善電子檔案安全管理相關法律法規。

（二）加強電子檔案管理復合型人才建設

檔案信息化管理系統的工作人員需要熟練掌握各種信息技術，并能借助先進的技術建設信息化系統，因此，需培養復合型高素質的檔案信息化管理人力，才是推動大數據時代電子檔案發展的重要措施，才能建立專業性強、高便捷性和高效率的檔案管理信息化體系。一方面，各個企事業單位要對檔案管理人員的電子檔案管理知識進行多次培訓與考核，提升檔案管理人員自身的知識水平和技能素養，并結合各單位自身的檔案信息化管理系統的特點，進行有針對性地軟件升級并及時培訓相關人員。而且，要及時激發檔案管理人員的學習興趣，提高自身積極性，提升電子檔案資源的服務意識，使其能夠應對復雜多變的業務形式。

（三）做好檔案管理信息化系統的測試和維護

在做好檔案管理信息化系統操作人員培訓后，還應做好檔案管理信息化系統的測試和維護工作。對于檔案管理信息化系統的測試來說，一些單位急于求成，為了降低系統開發的成本，刻意的降低檔案管理信息化系統的開發標準與要求，導致系統漏洞百出，無法滿足正常的工作需求。因此，在系統的第一次開發后，要進行多次的測試，保證系統的實用性、流暢性和穩定性，要讓一線的操作人員提前使用系統并說明系統的優缺點，以便于專業人員修改系統框架。對于檔案信息化管理系統的維護來說，在檔案信息化管理系統使用過程中，要定期對該系統進行系統的升級與維護。一般系統的使用年限大概在四年到五年左右，如果在此過程中有過兩次系統維護與升級，那么檔案管理信息化系統的使用年限也隨之增加。而且，雖然我們可以開發設計一些專門的殺毒軟件定期清理軟件病毒，但是這種辦法只能起到預防的作用，不能從根本上提高系統的使用年限，所以還是應該注意做好檔案管理信息化系統的測試、維護和升級。

（四）加強檔案安全管理

加強檔案安全管理，首先應慎重選擇檔案信息化管理系統軟件，優先選擇漏洞少、穩定性強和安全性強的軟件；并采用專家評估的方式，對檔案信息化管理系統的安全性進行評估，測試當前軟件在使用過程中可能出現的各種隱患；而且，在軟件設計過程中要加強技術追蹤功能，有關專業人員定期對系統的安全性能進行檢測和防護，防止某些不法分子竊取機密文件。同時，相關企事業單位要與軟件開發人員簽訂協議，做好相關數據資源的保密協議。這樣，既能保護我方單位的人力資源不受侵害，又能更好的整合與共享檔案信息資源。所以加強檔案管理，是檔案工作的主要內容之一，具有極為重要的意義。

（五）加強技術操作的監督管理

檔案信息化管理系統的管理人員在進行電子檔案管理時，需要監管技術操作中可能存在的問題。其他管理人員也需要互相監督，及時提出并糾正技術操作中存在的問題。在檔案信息化管理系統中若出現電子文檔異常的情況，要對產生的問題進行追溯，發現問題的根源并及時解決。另外，在進行檔案管理時，特別要注意檔案內容的管理，注意不要出現檔案信息的誤刪除情況；在進行檔案保存時，要注意檔案文檔格式與系統能識別的格式相兼容，避免出現信息保存不上的情況。

總的來說，建設檔案信息化管理系統，能夠滿足社會發展的需求，符合當前時代發展需要。檔案信息化管理系統中規模龐大的數據庫里面存儲著個人的重要信息，包括學習經歷、工作經歷和個人履歷，在干部任用等方面具有巨大作用。相比于傳統的檔案管理中存在浪費大量的人力、物力的情況，建設檔案信息化管理系統能夠讓檔案管理工作更加便捷、快速、高效。