以利用為導向的科研電子文件管理體系研究與實踐

中國電子科技集團公司第十研究所 朱燁

隨著科研單位信息化水平的不斷提升，近些年眾多科研單位圍繞科研生產主業務建設了許多的業務信息系統，其中產生了大量的電子文件，使得檔案工作的主要管理對象正日益由傳統的紙質文件轉為電子文件。

隨著信息化技術的持續深入應用，用戶對于檔案的利用需求逐漸由紙質檔案借閱向電子文件及電子檔案網絡化利用轉變。利用歸檔的電子文件能夠直接借鑒以往科研項目研究成果，有助于提高研發效率，縮短研發周期，支撐科研生產及科技創新等工作。

一、科研電子文件利用過程中存在的問題

由于部分管控手段的缺失，對科研電子文件的利用也造成了較大的影響，具體表現在以下方面：

（一）可利用的電子文件資源離散

雖然國家相關的檔案管理標準均要求：業務系統中辦理完畢且具有歸檔價值的電子文件，應通過歸檔接口納入檔案管理系統進行管理。但由于種種原因，很多業務系統建設時仍然缺少歸檔接口，使得大部分電子文件未納入歸檔管理。在這種分散管理模式下，電子文件資源處于離散狀態，歸檔率低或沒有歸檔，造成可利用的電子文件資源有限，不僅給用戶查找帶來不便（或不知道文件存儲在哪個系統中，或受限于系統權限無法查詢），也不符合國家檔案管理相關規定的要求，難以真正發揮電子文件價值。

（二）電子文件利用過程缺少安全技術手段保障

由于缺乏有效的防擴散技術手段，現有電子文件資源提供在線服務時受到限制（或下載到本地后無法控制，或不開通下載），難以開展多層次利用服務。各業務系統中的電子文件利用一般受限于項目團隊內的人員權限，缺少針對跨團隊的文件利用賦權，不利于系統間或系統內電子文件的共享利用和知識經驗的借鑒。

由于缺少對電子文件利用的控制手段，也造成了利用服務模式單一的問題，只能被動地提供查詢檢索服務，無法針對用戶需求實現電子文件資源的共享利用與主動推送。

二、以利用為導向的科研電子文件管理體系的構建

為改善科研電子文件離散、利用不足的現狀，充分發揮科研電子文件的價值，應從科研項目全生命周期著眼，分析每個階段形成的文件，根據科研檔案管理的要求對相關的電子文件進行梳理，逐步建立融合化的科研生產電子文件管理體系。

整體建設思路為：明確科研電子文件歸檔范圍，制定科研生產電子文件歸檔管理要求，構建科研生產電子文件集中統一的管理框架；整合各業務系統文件資源，建立基于項目的電子文件數據庫；通過擴展現有檔案系統功能，建立電子文件利用中心，創新利用服務手段，為電子文件的廣泛利用提供資源保障（見圖1）。

圖1 科研電子文件管理體系總體建設思路

（一）科研電子文件管理體系整體框架

基于對科研電子文件特點的分析與研究，建立完整的檔案管理體系，不斷完善規章制度，優化管理方式，提升電子文件的管理效率，有效維護電子文件的完整與安全，保證電子檔案的有效利用，使得檔案管理工作與科研單位各項工作協調發展。通過電子文件管理體系的建設，使得設計人員能夠在項目研究初期便知曉該項目所屬電子文件的歸檔管理范圍與歸檔時機，熟悉電子檔案歸檔管理流程，為管理層提供齊全的歸檔管理視圖與檔案信息資源，支撐科研、生產等各項工作（見圖2）。

圖2 科研生產電子文件管理體系整體框架示意圖

（二）科研電子文件前端控制與全程管理流程梳理

將科研電子文件從形成起就納入檔案管理的視野，把電子文件形成、電子文件處理、電子文件歸檔和電子檔案管理作為一個整體，統一規劃、統一設計、統一流程、統一標準，確保文件機構內部、文件機構之間、文件與檔案機構之間有關電子文件信息的及時流動與管理，實現電子文件和檔案一體化管理的無縫銜接（見圖3）。

圖3 科研電子文件前端控制與全程管理流程圖

以科研文件中的質量數據為例，通過對質量數據類型的分析，開發了結構化的產品質量樹對產品全生命周期的質量數據進行管理，能夠支持多種數據的錄入方式，可以采用結構化、標準化的檢驗模板進行數據記錄，數據記錄支持采用移動式手寫屏幕方式采集數據，也支持自動測試產生的數據，同時兼顧擴展運維階段相關記錄的追加，能夠通過掃描或者導入進行檢驗數據的導入，能夠進行權限或版本控制，并能有效解決數字簽名的可靠性，通過一系列的有效方案解決質量過程數據填寫效率低下、查詢效率低下、數據電子化保存等等問題（見圖4）。

圖4 基于產品分解結構的產品質量文件結構樹

（三）科研電子文件安全利用管控手段

針對用戶需求，對檔案管理系統功能進行優化和擴展，提供“一站式”用戶登錄界面。既方便用戶一站式搜索、快速定位檔案資源和發起流程審批，同時根據用戶個性化需求，定制推送相關目錄、關鍵詞等檔案信息；實現檔案資源的共享利用與主動推送。

檔案管理系統與企業安全防護體系結合，通過引入動態水印、終端控制等技術，實現了電子文件的防擴散、防篡改，使電子文件管理與利用實現全程安全、可控。同時，提出了基于文件密級的利用服務權限控制，為電子檔案的深化應用提供了更為安全的保障（見圖5）。

圖5 科研電子文件安全利用功能框圖

三、結語

科研電子文件管理的興起是大勢所趨，如何能夠有效提升科研電子檔案的利用頻次，是檔案工作價值的重要體現。通過系統構建科研電子文件管理體系，可以實現科研電子文件資源的有效整合與利用，避免資源流失、浪費，減少“電子文件煙囪”，豐富組織資產積累，從而為科研電子檔案的利用“保駕護航”。

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