基于“互聯(lián)網+”背景下的醫(yī)院基建檔案信息化管理策略

摘 要：基建檔案是醫(yī)院檔案管理工作的重要內容，是醫(yī)院開展工程建設竣工驗收必須要使用的資料，對于醫(yī)院今后的日常管理以及對醫(yī)院的改建、擴建都有重要的參考意義。在“互聯(lián)網+”背景下，醫(yī)院基建檔案的管理活動將會更加便捷。本文對當前醫(yī)院基建檔案工作的現(xiàn)狀進行分析，并結合信息化時代的最新特點，探討醫(yī)院基建檔案管理的策略。

關鍵詞：“互聯(lián)網+”;醫(yī)院基建檔案;信息化管理

醫(yī)院是重要的社會公共服務機構，隨著人們生活條件的不斷提升，對醫(yī)療服務有著很高的要求。但是目前醫(yī)院的條件與人們的需求之間還存在很大差距，為了滿足人們多元化的就醫(yī)需要，各級醫(yī)院都在不斷展開工程建設。在工程建設開展過程中會產生大量基建檔案，按照傳統(tǒng)的方法來展開基建檔案管理，已經無法適應當前信息時代檔案管理的需要。為了更好地促進檔案管理活動的開展，需要對基建檔案的信息化管理進行研究，探索“互聯(lián)網+”時代背景下基建檔案工作開展的策略。

一、基建檔案對于醫(yī)院管理工作的作用

1.是竣工驗收必備的條件之一

在醫(yī)院基建工程開展過程中，會形成大量原始檔案，涉及工程建設的設計、審批、招投標以及現(xiàn)場施工工程監(jiān)理和竣工驗收等多方面的內容。這些原始檔案涉及了工程建設的各個方面，有文字資料、圖片資料、視頻資料等多種類型，這些資料都是工程竣工驗收必須要參考的資料。同時，根據(jù)國家建設部門發(fā)布的管理規(guī)定，工程建設單位也需要在日常的管理活動中，及時將工程建設項目各個環(huán)節(jié)產生的文件資料統(tǒng)一收集整理，按照檔案管理規(guī)定來建立健全建設項目檔案，很多地區(qū)都將工程建設檔案作為竣工驗收的重要內容。如果工程建設檔案沒有做好，將會直接影響基建工作的竣工驗收，所以基建檔案管理工作是一項非常重要的管理活動，醫(yī)院必須要對此項工作高度重視。

2.有利于醫(yī)院后期的管理和擴建維護

在工程建設項目完工之后，對基建檔案進行不斷完善和管理是一項非常重要的工作。因為在工程項目竣工投入使用之后，根據(jù)需要，在后期會對工程項目進行擴建和維護，在擴建和維護過程中，都需要參考工程建設項目的資料。這些資料就是基建檔案，基建檔案不僅具有重要的參考價值，也是改建擴建以及后期維護的重要依據(jù)，在工程項目竣工驗收完成之后，如果使用過程中發(fā)現(xiàn)重大問題，借助基建檔案可以幫助人們快速查清是哪一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，對于劃分責任有很大的參考價值。同時，借助基建檔案人們也能制定出工程建設項目維修、維護的方案，這對于促進工程建設質量問題的解決也有很大幫助，也能減少因為責任劃分而產生的矛盾糾紛。基建檔案中記錄了工程建設過程中各個環(huán)節(jié)的重要原始資料，尤其是工程建設的圖紙，對工程建設過程中各項數(shù)據(jù)都有非常明確的記錄，這些都是改建擴建工作開展的依據(jù)，借助這些資料可以加快施工進度，保證施工順利進行，同時醫(yī)院在后期的工程建設過程中，也可以積極吸收和借鑒基建檔案中的數(shù)據(jù)，對工程建設的可行性以及工程費用，施工時間等做出科學的判斷，對于促進醫(yī)院管理工作的開展，有著非常重要的意義。

3.能夠促進醫(yī)院檔案工作管理水平的不斷提升

基建檔案是醫(yī)院檔案工作的重要組成部分，但是由于基建檔案涉及很多工程建設項目的內容，具有非常強的專業(yè)性，因此很多醫(yī)院的檔案管理人員對于基建檔案都存在不熟悉的現(xiàn)象。在醫(yī)院的檔案管理工作中，涉及到很多方面的檔案，具有傳統(tǒng)的人事檔案、會計檔案、病歷檔案，同時還有醫(yī)院的醫(yī)療器械以及教學科研工作開展過程中形成的檔案，這些檔案都具有非常強的專業(yè)性，對醫(yī)院檔案管理人員的管理水平提出了很高要求。在這種新的形勢下，借助醫(yī)院基建檔案管理工作的開展，可以使醫(yī)院檔案管理人員加深對基建檔案的認識，這對于快速提升醫(yī)院檔案管理人員的管理水平有很大幫助，當工作人員的管理水平不斷提升之后，也能很好地促進醫(yī)院檔案管理水平的不斷提升和改善。

二、目前醫(yī)院基建檔案管理的現(xiàn)狀

1.管理效率低下

盡管基建檔案是醫(yī)院一項重要的管理活動，但是在基建檔案的日常管理與維護過程中。由于檔案管理人員缺乏對工程建設活動的認識，對基建檔案的重要性也存在很大的不足，導致他們在檔案管理工作中，無法有針對性的開展檔案管理活動，大多以應付的心態(tài)來展開對此項檔案的管理。工程項目在建設過程中涉及的檔案資料眾多，按照傳統(tǒng)的檔案管理思路和方法，很難對基建檔案進行系統(tǒng)化的管理，同時由于檔案管理人員缺乏對工程項目資料的全面認識，在檔案收集的過程中，很容易出現(xiàn)檔案的缺失，這在很大程度上也影響了基建檔案工作管理的質量。在實際的管理活動中，很多醫(yī)院的基建檔案都存在關鍵內容的缺失，由于基建檔案內容多，在管理工作中缺乏信息化檔案管理設備的應用，導致醫(yī)院的基建檔案，大多不能有采取信息化手段來展開管理，這對醫(yī)院基建檔案的應用造成了很大影響和不便，集中體現(xiàn)在后期的使用過程中很難快速查找到所需要的資料。這就是當前醫(yī)院檔案管理效率低下的重要原因，需要醫(yī)院檔案管理部門認真分析并加以改善。

2.無法滿足醫(yī)院后期改建擴建的需要

在醫(yī)院的發(fā)展過程中，為了滿足人民群眾的就醫(yī)需要，各級各類醫(yī)院都需要不斷加強醫(yī)院建設，擴大醫(yī)院規(guī)模，這需要醫(yī)院不斷加大基建力度改善醫(yī)院的各項基礎設施和就醫(yī)條件。在此項工作開展過程中，需要參考醫(yī)院基建檔案，但是目前基建檔案是醫(yī)院管理工作的薄弱環(huán)節(jié)，一直沒有得到醫(yī)院檔案管理部門的重視，導致在醫(yī)院的改建、擴建工作開展過程中，很難系統(tǒng)全面的參考基建檔案。目前的管理現(xiàn)狀很難滿足醫(yī)院的基建需要，這對醫(yī)院檔案管理人員提出了很高的要求，需要不斷加強學習，借助信息化手段來完善醫(yī)院的檔案管理工作。

3.無法滿足醫(yī)院基建決策的需要

在醫(yī)院發(fā)展的過程中，基建工作是必不可少的一項管理工作，對于醫(yī)院未來的發(fā)展具有十分重要的意義，這項管理活動的開展，需要醫(yī)院管理層進行科學決策。在決策的過程中，基建檔案是決策工作開展的重要依據(jù)，在目前的檔案管理模式下，醫(yī)院的基建檔案管理活動很難滿足決策活動的需要。因為在目前的管理體制下，由于缺乏信息技術的應用，很多原始的基建檔案都無法得到有效應用。對于一些重要的基建原始檔案資料，檔案管理部門并未重視，導致領導在決策的過程中很難參考到有價值的檔案內容，這些嚴重影響醫(yī)院管理層的決策活動。

4.工作人員的管理水平和技術很難滿足管理需要

在信息化時代，醫(yī)院基建檔案工作的順利開展，需要借助專業(yè)的人員，但是目前很多醫(yī)院的檔案管理工作人員在管理水平和技術上都很難滿足基建檔案管理的需要，大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理工作都是由非專業(yè)人員開展的，導致他們無法按照規(guī)范的要求來做好檔案的收集與整理。基建檔案涉及的內容很多，具有非常強的專業(yè)性，各項檔案的收集都需要按照建設部門的有關要求來開展，但是大多數(shù)醫(yī)院檔案管理人員都缺乏對此項工作的認識，對于工程建設項目的各個環(huán)節(jié)都不熟悉。很多檔案管理人員在實際工作開展過程中，也缺乏深入工程建設一線進行學習和了解，導致他們在開展基建檔案管理活動過程中無法系統(tǒng)全面地收集到工程建設項目施工過程中產生的基建檔案。重要的資料都出現(xiàn)收集不全面的問題，這需要檔案管理部門認真研究和反思，盡快拿出改善的策略和方法。

5.缺乏專業(yè)的人員

基建檔案的管理是醫(yī)院一項重要的檔案管理工作，盡管這項工作具有十分重要的意義。但是在醫(yī)院體檢檔案管理工作開展過程中，普遍面臨缺乏專業(yè)人員的現(xiàn)象，這導致此項工作的開展無法有效進行，大多數(shù)檔案管理人員不具有工程專業(yè)背景。因此在這件檔案管理工作中，很難系統(tǒng)全面的將施工過程中產生的各種基建檔案進行全面記錄和收集，在很大程度上也影響了基建檔案管理工作的有序開展。

三、“互聯(lián)網+”背景下醫(yī)院基建檔案信息化管理的策略

1.積極使用信息化檔案管理系統(tǒng)

為了更好地促進醫(yī)院基建檔案管理工作的開展，在信息化時代，要借助互聯(lián)網的優(yōu)勢，積極使用信息化檔案管理系統(tǒng)來開展基建檔案管理工作。醫(yī)院的檔案管理部門要不斷加強最新檔案管理設備的引進，對基建檔案進行數(shù)字化處理，及時將相關資料上傳到檔案管理系統(tǒng)中，按照統(tǒng)一的規(guī)范對檔案資料進行命名和圖片處理，借助專業(yè)的檔案管理軟件來實現(xiàn)對基建檔案的在線檢索和使用。在基建檔案管理過程中，能夠借助專業(yè)的管理系統(tǒng)和軟件，不斷優(yōu)化檔案管理活動，就能很好的促進檔案管理工作的正常開展，不斷提高醫(yī)院基建檔案的管理效率，為后期基建檔案的使用創(chuàng)造有利條件，這需要醫(yī)院不斷加大對檔案工作的重視程度，認真做好專業(yè)設備軟件的引進，使基建檔案信息化管理工作得到有效開展。

2.管理層提高認識

基建檔案管理工作是一項專業(yè)性非常強的工作，為了使此項工作取得理想效果，需要醫(yī)院管理層不斷提高對基建檔案管理工作的認識。在“互聯(lián)網+”時代背景下，醫(yī)院基建檔案管理工作將會面臨更多挑戰(zhàn)，按照傳統(tǒng)的檔案管理思路，已經很難適應時代發(fā)展的需要。這就需要醫(yī)院管理層不斷加強對新形勢下檔案工作開展思路的學習，積極學習和借鑒其它醫(yī)院的先進經驗，從思想上改變對基建檔案管理工作的認識。基建檔案管理工作與傳統(tǒng)的檔案管理工作有很大不同，既有相同點，也有不同點，要根據(jù)基建檔案管理工作的特點和當前信息化時代的特殊要求，利用先進的信息技術，來更好地促進此項管理工作的開展。只有醫(yī)院管理層提高了對基建檔案管理工作的認識，才能更好的領導檔案管理部門來開展基建檔案管理活動。

3.根據(jù)信息化時代的要求對基建檔案管理流程進行改進

信息化時代，“互聯(lián)網+”技術的出現(xiàn)為檔案管理工作的開展提供了極大的便利，為了使基建檔案管理工作開展的更加順利，需要對基建檔案管理流程進行不斷優(yōu)化和改進，為了使此項工作得到更加有效的開展，檔案管理部門需要將基建檔案管理工作按照接收檔案、審核檔案，根據(jù)審核結果是否符合要求，按照統(tǒng)一的規(guī)范對檔案進行整理和編輯，利用專業(yè)的數(shù)字化檔案處理軟件進行數(shù)字處理從而實現(xiàn)電子化信息管理。在相關資料上傳系統(tǒng)之后，對紙質資料進行裝訂、編號并入庫，并及時借助短信通知相關人員。對于不符合條件的檔案，要及時通知檔案管理人員將檔案取走并補充完善。借助對流程的規(guī)范，可以更好地促進醫(yī)院檔案管理工作的有效開展，只要醫(yī)院檔案管理部門能夠根據(jù)基建檔案信息化工作開展的需要，制定出明確的管理流程和檔案收集內容，就能嚴把檔案審核關，及時高效地對基建檔案進行有效的管理，由于基建檔案內容繁多，所以只有及時對檔案內容進行數(shù)字化處理并及時入庫，這樣才能更好地推進基建檔案管理工作的有效開展。

4.不斷加強對基建檔案管理人員的培訓

基建檔案管理是一項非常專業(yè)性的管理活動，為了使這項管理活動取得理想效果，需要檔案管理部門在平時不斷加強對基建檔案管理人員的培訓力度，為了提高培訓效果，建議醫(yī)院檔案管理部門與工程項目建設單位和建設部門以及檔案管理部門做好溝通，明確檔案管理人員培訓的內容，邀請行業(yè)內的專業(yè)人員來開展對醫(yī)院檔案管理人員的培訓，通過培訓加深檔案管理人員對工程建設各個環(huán)節(jié)的認識。在此基礎上，使相關人員能夠按照工程建設項目檔案管理要求來做好，基建檔案的收集與歸檔，為了加深印象，要積極創(chuàng)造條件讓檔案管理人員深入施工一線，加強對基建工程建設過程中各個環(huán)節(jié)的認識，只有理論聯(lián)系實際才能最大限度的提升醫(yī)院基建檔案管理人員的水平，才能更好地促進“互聯(lián)網+”背景下基建檔案信息化管理工作的有效開展。

5.做好人才引進

醫(yī)院基建檔案管理工作的順利開展，需要借助專業(yè)的人員，為了提升此項管理工作的質量，需要醫(yī)院認真做好人才引進。隨著社會經濟的不斷發(fā)展，未來的醫(yī)院基建力度將會不斷加大，所以引進專業(yè)的工程管理人才也是醫(yī)院一項重要的管理活動。醫(yī)院要將人才引進工作作為管理工作的重點，只有為醫(yī)院基建檔案管理工作配備專業(yè)的人員，才能更好地推進基建檔案信息化管理工作的有效開展，才能使基建檔案真正發(fā)揮出最大的功效。

四、結束語

基建檔案管理是醫(yī)院一項重要的管理內容，為了使此項管理活動得到有效開展，醫(yī)院管理部門要結合基建檔案管理過程中存在的問題，不斷加強學習和培訓，引進專業(yè)的工程管理人才，對基建檔案的管理流程進行重新規(guī)劃和設計，以此來更好地促進基建檔案信息化水平。

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（作者單位：駐馬店市中醫(yī)院）

作者簡介：李琳（1986—），女，漢族，河南駐馬店人，本科，館員，研究方向：檔案管理。