大數據時代下醫院的建筑工程檔案管理創新探究

摘 要：當前我國正處于信息科技化高速發展的關鍵時期，各類先進的互聯網技術洶涌而至，預示著大數據時代已然來臨。面對這種形式，醫院的建筑工程檔案管理工作必須緊跟時代潮流，融合更為多元化、創新化的工作理念，不斷強化各類建筑檔案的信息存儲與處理能力，應對好新時代帶來的挑戰與機遇。作為醫院建設類信息的重要來源，工程檔案的管理工作如若未能落實到位，則無疑將給醫院的發展帶來難以預估的損失，相關管理者必須認清形勢，在過程中用心探索建筑工程檔案管理的科學發展模式，以此來保障醫院建設事業的長遠發展。

關鍵詞：大數據;醫院;建筑工程檔案

實際上，大數據是一種將各類信息資源、資料進行匯總的綜合性數據庫，運用此類技術可以改善傳統檔案管理的某些弊端，同時還兼具了傳輸與存儲過程的多樣性、高效性。大數據時代下的建筑工程檔案管理，能夠解決海量信息數據資源的存儲與應用事務，對管理者而言無疑是極為有利的一項網絡技術。為了盡可能保障醫院各類建筑檔案的真實性與安全性，必須建立一套更為智能化的大數據檔案資源庫，以此來促進醫院建設事業的穩步前進。筆者結合自身多年來相關的管理工作實踐，就建筑工程檔案展開簡要概述，分析在大數據時代背景下強化建筑工程檔案管理的必要性，并在此基礎上探究當前建筑工程檔案管理存在的問題及其創新路徑。

一、簡述建筑工程檔案管理

1.建筑工程檔案管理的內涵

通常情況下，建筑工程檔案管理屬于建筑行業的一個特殊工種，但是作為醫院的行政后勤管理者，需要站在更為宏遠的角度來對待此項工作，因為建筑工程檔案很多時候幾乎都需要伴隨整個項目，從早期的建筑項目立項到后期竣工，期間需要經歷極為漫長的一個階段。而且建筑工程檔案管理本身涉及到十分廣泛的工作面，如何將建筑工程檔案優化到位，讓各類建筑資料都能夠達成有序管理，這就需要管理者融合大數據優勢，達到化繁為簡的效果。將互聯網當前較為流行的一些技術作為輔助，可以讓醫院的綜合型建筑類檔案管理轉變的更為系統化，最終讓檔案使用者獲得更為人性化的服務，大幅度提高工作效率。

2.大數據背景下建筑工程檔案管理的建設目標

在大數據背景之下的建筑工程檔案管理工作，必須將以往那套較為傳統的模式進行深度改革，要讓所有醫院獲取的建筑檔案、文件、報告等各類資料一律采用信息技術制作為電子檔，然后將所有電子檔案上傳到醫院對應的云平臺實現綜合性管理，將之前使用的紙質等進行革新，之所以要打造數據資料的電子化管理，其本質目的主要是為了讓資料的傳送、統計、分發、查詢等各項事務轉變的更加便利，讓工作效率更為快速。另外，還需要將各類建筑工程檔案能夠基于網絡二維碼完成全流程流傳管理，讓使用者通過APP的方式就可以輕松達成工作指令，最終實現即時推送。與此同時，大數據背景下的建筑工程檔案管理還需要將辦公流程轉變的更為精細化，要讓醫院整體辦公流程都通過O2O的方式來實現，進而在內部建立專業性建筑檔案內網，打造辦公“無紙化”流程。

二、在大數據時代背景下強化建筑工程檔案管理的必要性

作為醫院各類建筑項目竣工驗收的重點核查對象之一，建筑工程檔案可以將建設過程中的質量等級給出最為客觀的正式反映，不僅具備權威法律憑證作用，同時還是優化后續建筑項目的重要基礎依據。在醫院開展全新的建筑工程項目時，都需要一支專門負責檔案管理的行政后勤小組來完成，如何在過程中完成對建筑單位各個流程的監督、協調以及指導等事項，是每一個檔案管理人員都在認真思考的課題。在大數據時代背景下強化建筑工程檔案管理，是為了讓項目推進過程更加科學，讓檔案文件更為標準化、數字化、集中化，而且還可以將工程項目內的各類文件進行有效收集與整合，同時按照歸檔范圍的時間、重要等級納入管理系統中，最終實現全過程質量管理。就目前階段來看，全國各地都在拓展醫院公共事業，對工程檔案管理工作的要求也變的越來越嚴格，在這種大數據時代背景下則必須不斷提高檔案管理人員的技術水平，爭取讓工程檔案更為現代化。對于醫院建筑工程檔案的內部建設，需要從根本上提高行政后勤部門的技術支持，不斷加速大數據檔案管理平臺的建立，這是時代對現代化醫院建設提出的新要求。

三、建筑工程檔案管理存在的問題

1.創新意識不夠

在建筑工程檔案的創新化管理過程中，必須要發揮醫院各級主體的創新意識，要讓整個檔案知識資源體系不斷得到內部錘煉，特別是在大數據背景下，檔案管理者自身首先要敢于深入探索，將醫院各類信息化管理體系以及未來的發展格局作為切入點，絕不能停留在過去的工作模式中不能自拔。打造信息化、數字化的建筑工程檔案管理體系，是醫院在市場經濟體制下的必然趨勢。就目前情況來看，很多醫院的建筑工程檔案管理的創新意識都不夠，如在工作培訓中沒有加入大數據時代的創新內容，導致工作人員實際的業務技能不熟練，難以緊跟時代技術潮流，甚至還有技術方面的檔案處理細節還停留在表面，對于建筑工程檔案管理的信息化認知程度不高。諸如此類問題，最終都會制約醫院建筑工程檔案管理的現代化發展進程。

2. 維權意識薄弱

就實際情況來看，當前很多醫院的檔案管理工作都存在維權意識薄弱的情況，一方面在工作中缺乏配套的擔保機制，行業內部的自律機制也不夠到位;另外一方面如若建筑工程檔案的維權工作沒有落實到位，那么后續必然會引發各類信息泄露的問題，這種情況無論是對醫院自身還是工程項目承建單位都有極為負面的影響。工程檔案的行為主體的缺乏保護自身的意識，必然會導致維權制度不夠嚴謹，最終會導致檔案管理維權環境逐漸惡化，制約了檔案管理的長遠發展。

3.安全管理機制落實不到位

事實上，大數據本身的技術優勢就是資源的海量收集與科學分析及處理，此類技術模式不僅具備高效性、共享性以及動態性特點，同時還能夠讓醫院在信息化時代始終占有市場先機，因此必須要落實好對應的安全管理機制。但是目前情況來看，很多醫院對于工程檔案管理的安全管理機制都落實不到位，若工程檔案處于不安全的環境之下，那么前期很多檔案管理工作將變得毫無意義。因為醫院的工程檔案管理若存在漏洞，則很容易被不法分子盯上，黑客破壞檔案系統之后會造成數據泄露，再加上網絡本身的虛擬特性，又會有這種不安全誘因，最終影響醫院檔案管理工作的穩定性。

四、醫院建設工程檔案的全過程管理

1.事前管理

建設工程檔案的事前管理，其實就是在醫院尚未完成全面工程計劃之前開展的各項工作，為了保障各項細節都能夠落實到位，需要在事前管理提前做好預判，將各個階段有可能出現的問題進行標記，確保每個工程文件都能夠發揮應用的作用，同時檔案管理人員還需要在各個細節上做好把關，同時還需要委派專業工程技術人士做好把控，以此推進醫院各項建設工作的順利開展。

2.事中管理

首先，進入到建筑工程檔案管理的事中階段，需要對所有的工程文件、圖紙以及各類音像等檔案資料做好科學采集與歸檔處理，做好科學控制與協調工作，同時還要建立醫院專有的檔案編碼體系。在事中管理過程中，相關檔案管理工作人員必須要將各類資料進行集中收集，其中包括工程會議紀要、院內建設項目重大事件及其要求，同時還要對建筑項目的資料進行詳細核查，為日后的檔案管理工作奠定良好基石。一旦項目開始施行之后，還要對設計方向以及工程目的做好科學計劃，方便所有工作都能夠有條不紊的開展。

其次，還要考慮到建筑工程檔案一旦進入到規劃審批階段后，就會產生相應的各類工程數據資料，此時必須要嚴格依照文件圖紙的性質來做好統籌規劃，做好對應的大數據電子歸檔處理。而且后續的控價階段涉及到的手續十分復雜，工程檔案被借閱的次數也會相應增多，此時必須做好資料的完整性工作，優化好一系列檔案借閱制度，做到資料可追溯到人的嚴格化流程。

最后，由于建筑施工過程畢竟是需要經歷一個漫長的周期，因此必須考慮到在建設過程中的圖紙變更、材料比價等情況，要督促工程施工單位做好資料與各類工程檔案的收集工作，避免后續竣工時發生變更責任人不清晰的問題，凡事都要做到有據可依。

3.事后管理

工程進入竣工階段之后，承建單位必然要將各類竣工資料推進到資料編制階段，此時醫院的工程檔案管理人員必須要將檔案管理工作做到同步處理，除開施工單位涉及到的竣工編制材料之外，還需要根據醫院的實際情況來推動工程檔案的科學化管理，要將前期的一些工程會議紀要、材料批價、重要工程決策以及各類工程往來文函進行完整化歸檔，以便于日后醫院在維修階段可以及時參考檔案。同時，還需要做好工程檔案在移交、轉接以及數據化分析等過程中的科學處理，必須保障資料存儲的真實可靠性，所有文件都需要經對應責任人簽字確認，同時要保證簽字蓋章齊全。

五、探究大數據時代下建筑工程檔案管理的創新路徑

1.大力培養具備創新意識的建筑工程檔案管理團隊

首先，大力培養具備創新意識的建筑工程檔案管理團隊，其中有很多工作都需要不斷細化，這不僅是為了滿足大數據時代的技術性要求，同時更是為了促進醫院各項建筑事業的可持續發展。醫院檔案管理部門責任人必須要將人力資源格局進行科學調整，將各類大數據技術融合到日常工程檔案管理工作之中，做好創新化指引，同時還可以向社會層面招聘更多具備專業素養的創新型人才。對于內部工作人員的意識強化工作同樣也要持續落實，讓每一名基層員工都能夠理解大數據蘊含的發展優勢，力爭將創新意識內化于心。

其次，醫院也要做好定期員工培訓活動，將大數據相關的專業理論知識進行宣導，用心將相關檔案管理工作人員的綜合素質提高到新層次，讓他們能夠在日常工作中融入到大數據潮流中。同時，對于醫院的建筑檔案管理工作，還需要為整個部門營造良好的信息化環境，不斷加強信息化建設，補足各類專業化的硬件設備與軟件設施。對于員工自身而言，同樣需要將自身主觀能動性發揮出來，用心學習與大數據相關的各類信息技術，避免不良風氣在醫院內部傳播。

最后，由于全國各地都存在一些老齡化的檔案管理工作人員，對于這些人員的培訓機制要適當做到人性化管理，按級別劃分老齡化員工的信息技術能力培訓等級，爭取讓醫院各級員工都能夠參與到建筑工程檔案管理的創新實踐中。

2.構建貼合大數據潮流的建筑工程檔案管理體系

在大數據潮流之下，醫院的建筑工程檔案管理體系必須緊跟步伐，要不斷提升檔案管理工作的信息化價值。考慮到醫院在未來建設過程中產生越來越多的工程數據，因此相關管理者一定要制定一套科學的規范機制，逐步引導檔案管理的標準化、權威性建設。對于建筑工程檔案的準入機制，要盡量提高工作標準，打造智能型檔案存儲體系，同時還需要將醫院各類檔案管理部分的內容納入到法律建設范圍中，做好相應的維權處理。與此同時，還要考慮到工程檔案管理的各方面漏洞彌補，要健全建筑工程檔案的各項科學規章體系。

3.打造安全的檔案管理環境

首先，要將安全性內容歸入到醫院日常運營管理體系之中，要將其作為重點工作項目之一。由于大數據本身的海量數據優勢，因此醫院的工程檔案所能發揮的市場價值是難以預估的，若檔案管理工作未能落實好安全管理，則無疑會給醫院未來的建設工作留下發展隱患。具體而言，檔案管理部門要將當前的網絡信息平臺作為基礎，建立一套明確的信息提交者、檔案管理人員的職責以及權力與義務，要讓各方面工作都能夠在第一時間找到安全責任人。

其次，對于醫院不同工作群體的信息處理權限，要根據醫院各個部門的實際情況來進行科學劃分，規范好檔案日常管理的科學使用行為，以此來維護檔案信息數據的安全性。檔案管理部門還可以選擇與市面上有成功運營經驗的大數據公司達成合作協議，雙方共同來為醫院建筑工程檔案工作出謀劃策。同時要加強檔案管理推進中對各個流程化細分處理，將檔案管理業務與大數據平臺之間做好平衡，為其制定一套極具創新價值的工作計劃。考慮到檔案管理工作畢竟涉及到多項內容，因此還要大力夯實內部管控體系，節約醫院人力、物力以及財力，必要時甚至可以與社會上知名信息安全管理企業合作，以此來避免檔案信息產生泄漏。

六、結束語

總而言之，隨著信息技術的不斷迭代更新，未來的大數據技術形勢必將發展的愈發多元化、創新化，身擔醫院建設任務的建筑工程檔案管理者，必須在平時多給自己充電，不斷夯實大數據時代背景下的業務技能，同時要敢于跳脫原有工作模式的舒適圈，用獨具一格的創新思路來優化建筑工程檔案管理工作，為醫院未來的發展提供強有力的信息數據支撐，保障醫院的可持續發展。

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（作者單位：桂林市人民醫院）

作者簡介：石勝軍（1967—），男，苗族，貴州松桃縣人，館員，本科學歷，從事檔案管理方面的研究。