民生檔案利用典型事例視角下的我校民生檔案建設

摘 要：本文從我校民生檔案利用典型事例的視角，闡述了加強民生檔案工作的重要性，并詳細介紹了我校在民生檔案建設方面的經驗與做法。

關鍵詞：民生檔案;利用;典型事例;建設

“些小吾曹州縣吏，一枝一葉總關情。”黨和國家一直非常重視民生問題和民生檔案建設，多次在各種重大會議上做出加強民生檔案建設的莊嚴承諾。高校民生檔案作為民生檔案的一個重要組成部分，它不是一種特定的專門檔案，而是指高校在辦學過程中產生的與教師和學生以及社會大眾切身利益密切相關的各類專門檔案的集合。隨著我國改革開放的不斷深入，民生檔案的利用率越來越高，服務民生已經成為我校檔案工作的一項重要內容。在這個過程中，涌現出了許多感人的典型事例。

一、我校民生檔案利用典型事例

1.歷盡千帆歸來仍是少年——一位老校友的尋親故事。“歷盡千帆歸來仍是少年”，寥寥數語，凝結著一位九旬老人對母校的拳拳深情，蘊含著一個畢業66年的學子尋找母校的曲折故事。

1950年，青春年少的周文哉考入華東工業部同濟高級工業學校機械科。1951年，學校從上海遷到南京中山路。1953年，學校又遷到南京童家山，并由機械科單獨組建為中央第一機械工業部南京機器制造學校。三年學校生活，學校搬了兩次家還更改了校名。1953年，周文哉和同學們畢業了，他們響應祖國的號召“我是祖國的一塊磚，哪里需要哪里搬，到最艱苦的地方去，到祖國最需要的地方去。”就這樣被分配到全國各地。周文哉分配到天津自行車廠，后調到浙江嘉興自行車廠。時值解放初期，百廢待興，信息、交通不便，在當時的歷史環境下，畢業時不搞同學通訊錄，離校之后同學之間失去聯系，周文哉與母校的聯系也斷了，更不知母校的發展和變遷。

“落其實者思其樹，飲其流者懷其源”，周文哉一直深深思念母校，隨著年紀的增長，他的母校情結日益濃烈，幾度查尋卻沒有結果。2019年9月，九十歲的周老先生更加難以抑制母校情懷，試探性地寫信給南京工業大學校長，信件轉到檔案館，認真負責的檔案人發現周老先生找錯了家門，并沒有一推了之，而是聯系到南京工程學院檔案館，將周文哉的信息轉到我的手中，我一刻沒有停留，立即組織檔案館的同事，一起加入了查尋的行列。

六十六載悠悠歲月，當年的南京機器制造學校，幾經變遷，已經成為今天的南京工程學院。1983年，南京機器制造學校升格為南京機械專科學校，1993年更名為南京機械高等專科學校，2000年與原南京電力高等專科學校合并組建為南京工程學院，2001年，原南京工業學校并入。文革期間的一場大火，把很多珍貴的檔案付之一炬，其中包含建國初期的學籍檔案。通過大家的努力，在幸存的檔案中找到了當年的畢業生分配表，確認周文哉是我校1953年機乙三班的畢業生。同時，我聯系學校人事處調閱當年留校學生的相關信息，走訪還健在的老師，找到了周文哉當年留校的校友，并將校友的聯系方式及時告知周老先生。周老先生收到我的電話回復后，激動不已。電話中我還簡單介紹了學校的現狀，熱情歡迎周老先生回母校看看。

歷盡千帆終于找到了根，那份喜悅之情難以言表。為感激母校培育之恩，周老先生親筆寫下了“歷盡千帆歸來仍是少年”的書法豎帖贈與母校，并將珍藏的參加紀念中國人民抗日戰爭暨世界反法西斯戰爭勝利70周年的禮品——“中華人民共和國中央人民政府之印” 限量仿制藏品捐獻給母校留念。

周文哉老先生與我校史金飛校長互通書信。周老先生在信中表達了對檔案館工作人員的感激之情，史校長也在回信中高度贊揚了檔案館對工作的認真負責。“有像您一樣的25萬余名校友的鼎力支持，有像莫顯初、薛云起、曹國梁、劉天一、王調江等2000余名教職員工的努力奉獻，有2.5萬在校大學生的勤奮學習、創新創業，我對南京工程學院的未來發展充滿信心，對能擔任南京工程學院院長一職倍感榮幸！”為黨管檔，為校守史，為民解難，我們的工作得到了廣大校友、學校和社會的肯定。

2.檔案為憑，證明房產承租關系。“謝謝你，王老師，聽到這個好消息他們不知道該有多高興呢！”人事處的方老師一遍又一遍地跟我說著謝謝。

方老師口中的“他們”是居住在我校東校區家屬區的一對兄妹。由于特殊的歷史原因，我校東校區家屬區有一批一居室的房子一直沒有房改，只提供給學校教職工租住。2019年，這一片因為舊城改造被列入拆遷改造范圍，拆遷工作小組在調查統計的過程中發現兄妹倆全家都不是我校教職工，也未曾與我校簽訂過公房承租合同。這樣的話，按照規定，他們只能象征性地取得很少的房屋拆遷補償款。如果他們是房屋承租人的話，將取得房屋拆遷補償的80%，也就是200多萬元。兄妹倆說他們的父親潘志烈是我校原南京機械高等專科學校的教職工，這套房子就是當年學校分給潘老先生的承租房，1980年潘老先生病故后，房子就一直由他們兄妹打理。拆遷工作小組聽了兄妹倆的解釋后，認為如果他們能提供潘老先生是我校教職工的證明材料就可以按照房屋承租人的標準給與補償。

于是潘氏兄妹倆找到了學校人事處，申請查詢潘老先生的人事檔案。人事處檔案室的老師查閱了所有的人事檔案也沒有找到潘老先生的任何資料，咨詢原南京機械高等專科學校的老教工們，由于年代久遠，學校變遷，也沒有人認識潘老先生。但潘氏兄妹堅稱潘老先生是我校教職工，一再來人事處查詢，事情陷入了停滯。

無奈之下，方老師打電話向我求助，看看檔案館保存的綜合檔案中有沒有潘老先生的相關記載。原南京機械高等專科學校文書類檔案我們已經全部數字化，我根據方老師提供的潘老先生的名字進入檔案管理軟件搜索，沒有搜到任何關于潘老先生的信息。于是我直接到庫房按照全引目錄從1970年到1980年一本一本地查，還是一無所獲。再往前推10年，依然毫無進展。再往前推5年到1955年，還是外甥打燈籠——照舊。歷時近30年的檔案中都沒有任何的記載，看來潘老先生真的不是我們學校的教職工。這個時候，我真的想放棄了，但一想到潘氏兄妹期盼的目光，又勸說自己耐心地把剩下的2年看查完吧，雖然結果一樣，但至少讓大家心安。突然，我在一份1953年10月的南京機器制造學校《全校教職工花名冊》中看到了三個字——“潘志烈”！這真是“山窮水復疑無路，柳暗花明又一村”啊！我顧不上收拾攤開的全引目錄和檔案，趕緊把這個好消息告訴了方老師，于是有了故事開頭的這感人一幕。

二、民生檔案就在我們身邊

長期以來，人們對民生檔案的認識和重視程度遠遠不夠。我校民生檔案利用的兩個典型事例告訴我們，民生檔案其實就在我們身邊，和我們的日常生活息息相關，只是我們平時沒有意識到，“檔到用時方覺少”，需要用的時候才想起那些泛黃變脆的紙張原來對自己是那么的重要，甚至在我們百年之后還能造福于子孫后代。利用工資發放清單幫助曾經在校工作過的臨時工辦理養老保險;利用教職工住宅樓圖紙等對房屋進行修繕;畢業生畢業后補辦畢業證明書、學位證明書和個人檔案，需要回母校查閱在校期間的新生錄取名冊、畢業生驗印登記表、發放學位證書的清冊、學習成績單等材料;畢業生出國留學或落戶需要核實其在校期間的學籍檔案;校慶活動和校友活動時需要查詢畢業生名單，查閱畢業生的家庭住址、聯系電話及畢業合影等。

1.與教職工切身利益相關的民生檔案

（1）人事相關檔案：學歷學位、人事任免、職稱評審和聘用、轉正定級、教師資格認定、培訓進修、掛職鍛煉、獎懲及考核考評情況等;

（2）教學相關檔案：教學計劃、方案，教學量工作完成情況，教學參考書目、考試題，教學實習材料，教學獎懲情況等;

（3）科研相關檔案：科研課題立項及完成情況、科研成果轉化情況、科研專利、科研論文、科技發明、指導學生在科技競賽中獲獎情況等;

（4）民主政治相關檔案：政治面貌、組織關系、政治評價、政治作為、來信來訪、民主選舉、工齡黨齡、獎懲情況等;

（5）基建相關檔案：涉及個人的征用土地批準文件及紅線圖、拆遷、補償協議書、教職工住宅樓圖紙等;

（6）社會保障相關檔案：工資福利、醫療保險、養老保險、生育保險和津貼、失業保險、住房公積金和住房補貼、婚姻狀況、戶籍等;

（7）其他相關檔案。

2.與學生切身利益相關的民生檔案

（1）個人基本情況相關檔案：姓名、性別、民族、家庭成員及主要社會關系、學習經歷、體檢表等;

（2）學籍相關檔案：高考成績、普通高等學校錄取新生名冊、學籍及學籍變更材料、學歷學位信息等;

（3）政治相關檔案：政治面貌、黨團組織材料等;

（4）成績相關檔案：學習成績單、外語等級考試成績、計算機等級考試成績、普通話等級考試成績、各類從業資格證書成績等;

（5）畢業生相關檔案：實習及就業情況、檔案及黨團關系轉接情況等;

（6）聲像相關檔案：入學照片、畢業照及一些重大活動照片;

（7）其他相關檔案。

三、以人為本做好我校民生檔案建設

“群眾利益無小事，民生問題大于天。”我校高度重視民生檔案建設工作，注重群眾利用民生檔案的需求，不斷創新工作模式，為建設和諧校園、構建和諧社會做出應有的貢獻。

1.大力宣傳民生檔案的相關知識，提高民生檔案意識，嚴格按照《高等學校歸檔范圍和保管期限》，加強民生檔案的收集、整理、歸檔，建立覆蓋民生、覆蓋廣大師生的檔案資源體系。

（1）黨群類：DQ12? ?黨員處分、復查資料;群眾來信來訪及處理意見等;DQ13? 落實政策的有關材料;副處級以上干部任免、調動和離休報告、決定、批復、通知等（包括上級批準的，要附任免呈報表）;副處級以上干部名冊;黨員名冊;表彰先進黨員材料等;DQ15? ?本校各級人大代表、政協委員名單（冊）及審批材料;各民主黨派成員和負責人名冊及有關材料等;DQ16? 表彰工會先進集體個人的材料、名單;處分會員的有關材料;基層工會干部名冊等;DQ17? 表彰和獎勵先進團支部、優秀團員的材料;處分團員的材料及復查材料;團員名冊等。

（2）行政類：XZ12? 人事處權限內的干部任免文件及名冊;表彰和獎勵先進集體、先進教職工的材料;處分教職工的材料和復查、撤銷處分的材料;教師進修計劃、安排、總結;教師工作量的規定及執行情況;教師業務考核的材料;教職工名冊;教職工評定、聘任專業技術職稱材料及上級批復;教職工工資調整材料、名冊;教職工退職、離職和出國的有關材料;教職工福利工作等;XZ13? 處級以上干部離任經濟責任審計材料等;XZ14? 本校師生員工案件的偵察、調查、處分結論材料及上級的批復、判決書;本校師生員工案件的平反、復查處理結論及上級的批復;復員、轉業、退伍軍人、軍烈屬名冊和登記表（卡）等。

（3）教學類：JX11? 教學檢查、評估和各級優秀教學質量評獎材料;非學歷教育的培訓班、進修班材料等;JX13? 新生錄取材料及新生名單;委培、代培、自費生計劃、合同及名單等;JX14? 新生入學登記表;學生學籍卡片;學生成績總冊;在校學生名冊;學生學籍變更材料; 學生獎勵材料;學生處分材料等;JX15? 教學實習、生產實習計劃、總結及有關材料;社會調查、社會實踐計劃、總結及有關材料等;JX16? 學位委員會授予各層次學位清冊等;JX17? 畢業生正式分配方案及調配派遣名冊;畢業證、派遣證存根領取簽收冊等。

（4）科研類：課題開題報告、調研論證材料、結題報告;申報科學基金及有關批復;科研成果獎勵申報與審批材料;科研成果獲獎材料（獎狀、獎章、證書）原件或影印件;專利證書;轉讓合同、協議書等;

（5）基建類：教職工住宅樓圖紙;涉及個人的征用土地批準文件及紅線圖、拆遷、補償協議書等;

（6）財會類：工資發放名冊、卡片;工資轉移、證明、通知存根;各種獎金、獎學金、貸學金、助學金、名冊、卡片等;

（7）聲像類：入學照、畢業照及一些重大活動照片等;

（8）其他與民生有關的檔案。

2.加強民生檔案方面的編研，將利用率高的民生檔案摘錄出來，編制各類檔案專題匯編，以便更好地滿足教師和學生對民生檔案的利用要求。我校檔案館編制了《南京工程學院校友名錄》《南京工程學院歷屆畢業生統計（分專業統計）》《南京工程學院歷史沿革和大事記》《南京工程學院干部任免文件匯編》《南京工程學院就業情況統計分析》《南京工程學院師資情況統計分析》《南京工程學院科研情況統計分析》《南京工程學院檔案利用效果事例匯編》《南京工程學院檔案工作規章制度匯編》等專題匯編，深受廣大師生的好評。

3.加快民生檔案的數字化，提高利用效率。我校檔案館將師生員工利用率高的民生檔案優先進行數字化，如將新生錄取名冊、畢業生成績單、學籍卡、畢業生驗印名冊、學位授予名冊、教職工任免職文件、職稱評審的文件、科研項目立項、結題材料等紙質檔案進行全文掃描并錄入數據庫，掛接到綜合檔案管理軟件中，實現了民生檔案的全文檢索利用。

4.開拓創新，充分發揮民生檔案的服務功能，建立服務民生、服務廣大師生的檔案利用體系。新冠肺炎疫情發生以來，我校檔案館不斷創新民生檔案工作方式，努力克服疫情期間校園封閉帶來的影響，積極啟動“居家辦公、線上服務”模式，通過電話、傳真、電子郵件、門戶網站、微信公眾號等非接觸式業務受理方式遠程查檔，妥善處理教育部學位與研究生教育發展中心認證處、省高校招生就業指導服務中心等單位及學生在就業應聘、出國留學、考研深造、晉升補檔等檔案需求方面的查檔和信息咨詢工作，確保防疫、工作兩不誤，線上查檔不打烊，為戰疫出力，做到疫情當前，服務有情。

參考文獻：

[1]國家檔案局.關于印發《關于加強民生檔案工作的意見》的通知（檔發〔2007〕12 號）

[2]南京工程學院檔案館http：//dag.njit.edu.cn

（作者單位：南京工程學院檔案館）

作者簡介：王調江（1973-），男，漢族，湖南隆回人，助理研究員，文學士，主要從事檔案管理和年鑒編纂工作。