信息化環境下高校檔案管理中的問題及改善策略

摘 要：隨著信息技術的不斷發展，我國教育領域面臨著重大機遇和挑戰。信息技術在高校教育中的進一步融入，傳統的高校檔案管理模式已經逐漸跟不上時代發展步伐。基于此，信息化環境下，高校檔案管理應該尋找新的突破口。現階段，我國高校檔案管理仍然存在諸多問題亟待解決，結合信息發展新趨勢，我們需要不斷找出問題、解決問題，使高校檔案管理質量再邁新臺階。本文基于信息化環境下高校檔案管理中的問題及改善策略進行研究，尋找良好的管理路徑，以期實現高校檔案管理工作的最大效能。

關鍵詞：信息化;高校;檔案管理;問題;策略;互聯網

高校檔案是國家選用人才和社會招聘人才最直觀的參考依據，是記錄全校師生信息的重要資料。當前，我國高校檔案管理模式逐漸向信息化管理轉變。然而，由于各個高校基礎設施建設不同，其檔案管理質量也存在較大差異。基于此，我們只有深入高校檔案管理工作系統之中，在問題中尋找策略，策略下謀求發展，才能實現高校檔案高質量管理。本文圍繞著信息化環境下高校檔案管理中的問題和改善策略，探究當前高校檔案管理存在諸多問題，結合高校檔案管理重要價值內涵，更好的尋找管理新路徑。

一、關于高校檔案的重要價值內涵

1.教學文化重要構成

高校檔案是高校教學文化的重要構成部分。高校檔案記錄著全校學生在校期間的學習活動、學習成績、行為紀律等。學生檔案信息直接體現出學生在校期間的學習表現，學生依據檔案，不斷提高自己學習水平。學生檔案能夠從側面反映出學生所在專業的教師教學質量，高校教師能夠依據學生檔案不斷提高自己的教學本領、專業素養。因此，高校檔案管理對高校教育者和學生有著激勵和鞭策的作用，能夠提高教育工作者的工作水平。此外，高校檔案也記錄著高校教師的教學活動、教學成果，是高校教師教學工作的重要結晶，教師能夠依照檔案信息不斷改善自己的教學質量，鞏固和提高自己的教學成果，推動高校教學文化的不斷前進。

2.教學發展的重要工具

高校檔案不僅僅記錄著學生在校信息，更記錄著教師、輔導員、以及其他教育工作者的重要信息。它是高校歷代教師教學成果的濃縮，也是高校發展的文化資源，是高校教學、科研、管理等必不可少的重要組成部分。高校檔案，記錄著高校歷屆教育工作者的重要教學、科研成果，當前階段的教育工作者能夠充分挖掘歷屆教育工作者的教育心得，將其轉化吸收，在原有的教學成果上不斷創新研究，助推教學水平不斷進步向前。因此，高校檔案是高校教學發展的重要工具，真實有據的材料，為高校的發展提供真實性的參考依據，助推高校不斷邁入新臺階。

3.精神傳承的重要載體

高校檔案是學校和社會的寶貴財富。高校檔案以各種形式記錄學校的發展歷程，我們通過檔案可以很清晰地查閱高校的發展歷史，以及高校在歷史長河中對社會所做出的貢獻。高校檔案是學校先輩們的智慧結晶和精神所在，我們通過檔案，可以看到高校歷代杰出教育工作者的教學精神，有助于高校教育精神的傳承。例如，山西大學是我國創辦最早的3所國立大學之一，發展歷史悠久，建校至今涌現出了一批有卓越貢獻的教育工作者，如李鏡蓉、彭堃墀、馬作楫等等。這些杰出的教育者的在校教學、科研信息等利用檔案形式保存，有助于后代教育者的參考和學習，將高校教育精神傳承下去。

二、基于信息化環境下高校檔案管理特點

互聯網背景下，信息技術已經逐漸應用于社會各個領域，并且掀起了一股信息化管理熱潮。當前階段，高校檔案管理的智能化、數字化、實效化是高校檔案管理信息化主要特點。首先，高校檔案管理智能化方面。傳統的高校檔案管理大多依靠人工實現，檔案的收集、錄入、借出等環節上，強調人工操作。巨量的檔案信息和工作任務，極其容易造成檔案在管理過程中的丟失和信息收集不完整等問題。而信息化環境下，互聯網技術的介入，能夠精簡檔案管理繁瑣環節，實現智能自動化管理。通過計算機技術創建起的電子檔案，可以改變傳統的紙質借閱模式，大大提高檔案的利用率。其次，高校檔案數字化方面。傳統高校檔案一般呈現為紙質化，然而隨著信息技術不斷發展，人們對檔案借閱的需求已經從傳統的紙質化向數字化轉變。對此，高校檔案管理數字化能夠解除空間、時間上的限制，使得各種檔案都能夠長期有效的保存于平臺，不用再受傳統環境因素所制約，滿足社會大眾對電子檔案的需求。最后，高校檔案管理實效化方面。傳統高校檔案管理模式過于依賴人工，工作人員進行檔案信息錄入和信息整合時，受個人工作能力、主觀情緒、環境因素等影響，檔案管理過程中很容易出現工作上的失誤，而信息化環境下，計算機能夠幫助人們自動篩選和處理檔案信息，提高檔案管理的實效性。

三、信息化環境下高校檔案管理存在的問題

1.檔案數字化建設遭受制約

傳統的檔案管理，一直比較重視檔案的收藏，輕視檔案的借出和應用，導致高校檔案成為了一座“沉睡的寶庫”，檔案本身的價值無法呈現。信息化環境下，隨著互聯網技術在高校檔案管理中的進一步融入，這種傳統的“重藏輕用”不良管理觀念負面效果日漸顯現出來，最典型的體現就是數字化檔案建設受阻。數字化檔案建設最終目的就是滿足人們對電子檔案的借閱需求，方便人們對檔案利用。由于檔案管理人員受“重藏輕用”的工作觀念影響，網絡數字化檔案建設過程中，仍然偏重于檔案的藏而忽視檔案的用，造成數字化檔案建設與社會大眾需求背道而馳，導致數字化檔案建設緩慢，一直止步不前。

2.缺少信息化標準，安全建設不到位

互聯網背景下，信息技術的不斷發展，很多依托于大數據和計算機技術的網絡平臺、app、網上管理系統被人們大力開發。新形勢下，高校檔案管理信息化，各個高校將檔案信息化建設看作重要任務。但是，目前階段我國高校檔案管理信息化建設質量卻止步不前，一直卡在固有水平線上。一部分高校為了響應號召，將檔案管理信息化建設看作簡單的工作任務，存在盲目跟風現象，信息化建設缺少標準。高校檔案信息化建設缺少科學的參考標準，檔案管理中必然漏洞百出，檔案安全問題頻頻發生。高校檔案記載著全校師生重要信息，檔案信息一旦遭受破壞，信息的完整性就無法得到保障，會造成不可估量的損失。

3.檔案信息化管理硬軟件設施短缺

信息化環境下，高校檔案管理前提是具備完善的信息化管理設施，信息化管理設施是檔案管理的硬件基礎，只有保證硬件的完整，檔案管理工作才能穩中有進、持續進步。據調查發現，當前我國部分高校仍然缺少信息化管理設施，原先的檔案管理設備陳舊落后，不能滿足現代化檔案管理工作需求。檔案信息化管理是依靠計算機和信息技術發展起來的，如網絡掃描設備、復印設備、計算機管理設備，以及網上管理系統、計算機輔助軟件等網絡設施，這些都是檔案管理信息化建設必不可少的基礎硬件。各個地區發展情況的不同，當地高校檔案管理建設質量也有所差異，并且目前全國各個高校檔案管理信息設施并不能實現共享，因此，檔案信息化管理設施短缺問題已經成為了當下高校檔案管理重要問題之一。

4.檔案管理人員專業素養偏低

當前，高校檔案管理人員專業知識匱乏、綜合素養不高是常見現象。一方面由于檔案管理人員任用方法不同于教學老師，另一方面檔案管理人員受傳統觀念影響，工作觀念無法跟上時代發展步伐。根據調查發現，我國高校檔案管理人員的專業背景，很多都與檔案管理無關，由于檔案管理人員沒有受過專業性的學習，所以檔案管理工作很難達到新時代高校發展的要求。一些高校甚至出現崗位互相調用情況，缺少固定的專業性檔案管理人才，導致高校檔案管理過程中出現各種問題。信息化環境下，互聯網高速發展，高校檔案管理已經從傳統的管理模式向信息化管理模式轉變，檔案管理理念的轉變也對高校檔案管理人員提出了新的要求，然而一些檔案管理人員并不能適應這一變化，檔案管理人員信息素養偏低，成為當今高校檔案管理不良現狀。

四、信息化環境下高校檔案管理改善路徑

1.轉變傳統工作觀念，加快數字化檔案建設

信息技術與高校教育進一步的融合，高校檔案信息化建設刻不容緩。基于此。高校應將檔案數字化建設看作一個重要、長期、系統的工作任務。管理改進，理念先行。信息化環境下，高校檔案管理人員應轉變傳統的管理理念，更新檔案管理思維，主動學習管理新技術，采用創新的管理模式，打破傳統因素對數字化檔案建設的制約，從根本上解決數字化檔案建設難題。高校檔案管理人員要徹底消除“重藏輕用”這一不良觀念。高校應組建專業性的數字化檔案建設隊伍，引用計算機專業性人才，在高校網絡平臺創建起高質量的數字化檔案庫，完善數字化檔案管理模塊，依托于信息技術創建起多個管理功能，如檔案信息收集功能、檔案檢索功能、檔案借閱功能、檔案跟蹤功能等等，其中在模塊創建的過程中，要以“用”為重點，突出檔案的應用，強調檔案數字化應用價值，從而滿足大眾對檔案的借閱需求、滿足國家選用人才對檔案信息參考的要求，最大限度提升數字化檔案的價值意義。

2.堅持信息化管理，安全建設找標桿

教育工作需要高質量的標準體系作支撐，高校檔案管理也需要標準體系作參考。首先，高校檔案信息化建設上，應該認真貫徹落實國家的相關要求和精神號召。高校檔案管理人員應走出校門，參加高校聯合交流會議，吸收他人經驗，結合本校檔案管理現狀，建立起信息化檔案管理新標準。高校檔案管理人員應該定時參加培訓，學習其它高校先進的檔案管理理念與模式，在業界找標桿，借鑒同行的豐富研究成果，提高自身水平。高校引進專業性信息技術人才，對高校檔案管理人員進行“幫、扶、帶”，建立起完善的安全防范系統，創建后臺信息備份、數據找回等板塊功能，減少檔案信息丟失帶來的損失。

3.完善檔案管理設施，豐富信息化管理軟件

基礎設施是檔案管理工作開展的前提和基礎保障。基于信息化環境下，高校檔案管理質量的再提高，高校應將基礎設施建設提上日程，提高在檔案領域的基礎設施建設力量，加大投入成本，完善檔案管理基礎設施。硬件設備方面，高校應引進先進的管理設備，更替原有的舊設備。軟件設備方面，應該豐富信息化管理軟件，增設信息化管理模塊，完善檔案管理信息系統。結合學校檔案管理工作開展的需要，應該建立起專項基金，提供足夠的物力、財力、人力。信息化管理軟件與系統方面，應該由專業信息技術人才對其完善和更新，檔案管理人員在管理過程中，應做到管理系統的定時更新和維護，保持管理系統跟隨著信息變化而變化，進一步提高檔案管理信息化建設質量。

4.完善工作培訓機制，提高管理人員素養

高校檔案管理工作是一個持續前進的過程，高校檔案管理人員需要加強專業知識學習，提高內力、豐富頭腦，更好的適應現代化高校檔案管理新需求。高校應建立起專業培訓系統，完善高校檔案管理培訓機制，通過對檔案管理人員的培訓，使檔案管理質量再邁新臺階。信息化環境下，高校應該認識到檔案管理這一環節的重要性，加強重視檔案管理工作，完善檔案管理培訓機制，號召學校檔案管理人員進行相關內容的學習。檔案管理人員要增加實踐經驗。走出校門參加高校聯合培訓，向優秀的高校檔案管理老師學習先進的管理經驗，要加大學習力度，不斷提高自身的管理水平和專業素養，更好的在崗位上發光發熱，實現自身價值。此外，高校檔案本身是一種學習資源，高校檔案管理人員應該學習先輩們的工作精神，認真貫徹落實國家的教育管理理念，認真負責、忠于職守、實事求是，自覺的樹立起當代高校檔案管理教師模范，為學校發展做出更大貢獻。

五、結束語

綜上所述，信息化環境下，高校檔案作為學校的文化寶庫、社會的知識財富。應該加強檔案管理質量，提高檔案的價值意義。新形勢下，只有不斷提高檔案管理人員管理水平、加快數字化檔案建設、完善檔案管理設施、轉變傳統工作觀念、堅持信息化管理理念，才能實現檔案管理工作的最大效能。高校檔案管理人員應緊跟時代發展步伐，與時俱進、勇于創新，在檔案管理過程中不斷尋找問題，問題中不斷尋找策略，策略下謀求新發展，推動高校檔案管理高質量發展。

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（作者單位：山西大學）

作者簡介：楊金梅（1970-），女，漢族，山西太原人，大專，研究方向：檔案管理。