高校圖書館關于圖書剔舊服務外包需注意的若干問題

徐茵茵 彭絮 齊曉航

摘 要：在總結對外經濟貿易大學圖書館近年圖書剔舊服務外包工作過程中的實踐經驗和教訓的基礎上，詳細介紹了在本館圖書剔舊工作中所采用的宏觀性和微觀性原則及圖書剔舊服務外包的前期準備工作步驟，具體分析了在服務外包的前期準備工作和外聘人員工作安排中需要引起重視的若干問題，并提出了行之有效的解決方案。

關鍵詞：高校圖書館;圖書剔舊;服務外包

近年來，隨著全國各高校圖書館文獻購置費的不斷增加，大部分圖書館在紙質圖書的采購量上逐年增加。大量新書的“涌入”不僅使得圖書館日常上架、倒架壓力過大，甚至導致部分新書由于沒有空位上架，被直接安置在館內密集書庫中。館藏空間的有限性和舊書新書累積的無限性之間的矛盾使得紙質圖書剔舊工作越來越成為各高校圖書館關注的議題。

集中調查關于剔舊服務外包相關文獻信息時，在包括萬方數據知識服務平臺、中國知網等多個國內權威學術數據庫中，無論以“剔舊”和“外包”或“圖書剔舊”和“服務外包”作為關鍵詞進行檢索，均無任何檢索結果。由此可以說明目前國內圖書館學界關于此項內容的研究開展較少，圖書剔舊服務外包工作的實踐和相關研究工作亟待開發。

一、圖書剔舊的原則

1.制定符合本館館藏文獻體系的剔舊原則

雖然國內外圖書館學界的前輩學者們關于圖書剔舊的原則、標準和方法做出過較多總結陳述，但總結來看由于各圖書館的館藏文獻建設體系的不同和時間、空間、人力資源等諸多主客觀因素的限制，關于圖書剔舊，至今依舊沒有統一的國家規范或行業標準可參照。因此，各高校圖書館須按照各自的典藏特色和文獻需求制定出符合本館實際情況、切實可行的圖書剔舊的宏觀性和微觀性原則，并在實際工作中以宏觀性原則為指導，以微觀性原則為方法進行圖書剔舊。

2.我館圖書剔舊的宏觀性原則

對外經濟貿易大學圖書館（以下簡稱為“我館”）是以收集經濟類（F）、政治法律類（D）和外國語言（H）為重點收藏，以哲學（B）、社會科學（C）、數學（O）、計算機（TP）為輔的館藏文獻建設體系。故我館在擬定圖書剔舊原則時，對重點收藏類別圖書要求不僅保證品種，還應保證復本;而對輔助收藏類的圖書，則以保留品種為原則。

3.我館圖書剔舊的微觀性原則

（1）時效性原則

時效性原則即人為劃定某一出版年，在此之前出版的圖書理論上可做剔舊處理。

（2）使用效率原則

比對全館圖書流通率或類別圖書流通率，確定某冊圖書是否可以被做剔舊處理。

（3）收藏范圍原則

依照我館重點收藏和輔助收藏文獻的類別及服務讀者的層次確定某冊圖書是否可以被做剔舊處理。

（4）有否特殊收藏價值

根據我館擬定的藏書建設體系要求，制定相應的實施細則，將符合本館“有特殊收藏價值”的各類情況盡可能窮盡的描述，如知名校友題贈的著作等。

（5）綜合運用上述4項原則

在圖書剔舊工作中，要堅決避免盲目片面的“一刀切”現象，切不可依據上述單一原則就決定某冊圖書的去留，否則極易造成“誤傷”，故應綜合運用上述4項原則進行分析后再做出判斷。

二、圖書剔舊服務外包

目前，觀各高校圖書館之現狀，館員編制不斷收緊，然而工作量卻不斷增加，各部門、各崗位所對應的人員又相對固定。基于以上情況在短時間內集中抽調本館館員自行進行圖書剔舊工作難度較大，因此將該項工作進行服務外包是各館的較優解。采取服務外包符合高校圖書館普遍的發展戰略。首先，保證了有充足的人力資源來確保圖書館核心工作的正常開展;其次，相較正式在編人員，雇傭合同外包人員，可以有效降低整個項目的人力資金成本，也將項目中一些潛在的人員、業務管理風險轉移部分至外包公司。

1.服務外包的前期準備工作

將該項看似簡單機械，實則耗時長，工作量巨大的圖書剔舊工作做到保質保量（無投訴、禁受得住各種考核、檢查、審計）和按進度完成，勢必要做好前期的必要準備工作。

（1）制定完整詳細的圖書剔舊規則

根據我館圖書剔舊的宏觀和微觀性原則，召集館內采編部、流通閱覽部、信息咨詢部等部門負責人，針對圖書剔舊規則充分聽取各部門負責人的意見建議后，對已擬定的規則內容進行進一步的加工完善，力求集思廣益后制定出符合本館現階段情況的完整詳細的圖書剔舊操作細則。

（2）制定具體的圖書剔舊流程

按照批處理或逐冊審核的整體辦法，制定出圖書剔舊的具體業務流程，其中可包括密集書庫中基于4項微觀性原則進行的存剔初步篩選;搬運書車定量統計;剔舊圖書的后續處理操作，留存圖書的后續處理操作等。在制定具體的剔舊流程的同時還要注意保證各個環節都是可查、可控的。

（3）聘請業內專家鑒定實施方案

將在本館范圍內討論通過了的，包括圖書剔舊細則、操作流程、工作計劃等在內的“實施方案”呈請業內專家鑒定并提出修改意見。如此，不僅可以借助專家的經驗和專業水平修正實施方案中各部分內容可能存在的疏漏，也可作為日后免責的依據。

2. 招標方式和招標文件

（1）采用競爭性磋商方式招標

由于圖書剔舊的工作程序復雜、對專業水平要求高，且操作時自由裁量權相對較大，如出現剔舊結果錯誤則是無法改正或追償的。服務外包公司質量的好壞與其員工能力素質的高低會直接關系到外包目標工作的結果。單一性的以價格高低作為判斷標準進行招標，難以保證服務質量和人員能力可以滿足工作需求。故建議與學校相關單位或招標公司協商，以競爭性磋商方式招標，勿用比價方式采購。

（2）招標文件中的技術（業務）部份

在撰寫招標文件中的技術（業務）部份時，要將本項目實施的目標、標準、細則、操作流程等內容描述清楚。讓服務外包提供商通過技術（業務）部分的描述，對此項目所需的人員數量、知識技能、從業經歷等先進行內部篩選，優化其競標團隊。相較盲目參與競標，“量體裁衣”后的競標團隊有助于提高甲方（圖書館）在招標過程中的篩選效率。

（3）在招標文件中重點把控評分標準

在上文中強調采用“競爭性磋商”方式招標的另一理由是在該種招標過程中的“評分”環節，通常可由甲方設計評分比重。把握住此關鍵環節，是在招標過程中掌握主動權，可有效評判出最符合甲方標準要求的服務外包提供商。

下表是我館設計的圖書剔舊項目的招標評分表，其中“價格部分”的10分，甲方是不可以調整的。

1 價格部分（滿分10分） 價格部分 價格分統一采用低價優先法計算即滿足磋商文件要求且響應價格最低的有效響應報價（即除低于成本報價以外的所有報價）為評標基準價，其價格分為滿分。有效響應報價必須不高于本采購項目的預算價，否則為無效報價。

其他服務商的價格分統一按照以下公式計算：

響應報價得分=（評標基準價/響應報價）×10。 10分

2 商務部分（滿分20分） 服務商服務能力 綜合比較磋商人的履約能力、綜合實力第一名得5分、第二名3分、第三名1分、第四名及以后得0分。 5分

3 同類業績 磋商人近三年（2016年1月1日起至遞交首次磋商響應文件日止，以合同簽訂日期為準）所承擔的類似項目業績（需同時提供合同主要內容復印件算1個有效業績。如被核實為提供虛假合同，將直接取消報價資格）。每提供一個有效業績得3分，滿分15分。 15分

4 技術及服務部分（滿分70分） 服務響應? 滿足磋商文件中詳細服務要求、針對本項目有非常詳細的服務方案、合理且清晰的得15-20分;

針對本項目有基本的服務方案、基本合理且基本清晰的得8-14分針對本項目的服務方案不夠詳細、不夠合理或不夠清晰的得1-7分;未應答的得0分。 20分

現場述標 應標單位項目經理現場述標時間不超過5分鐘，并接受采購人對應標單位派出的技術人員進行現場問答，將涉及圖書典藏、分類、編目等專業范圍，測試應標單位人員的業務水平和能力。優秀者15-20分，一般者8-14分，較差者1-7分，極差者0分。 20分

5 人員配備 本項目配備的總負責人需提供完整的簡歷、勞務合同及所具有書證（上述要求均需要提供復印件）進行綜合對比，較好的7-10分、一般的4-6分、較差的0-3分。 10分

6 應急處理預案

7 有利于本項目的實施條件 磋商人針對本項目提供有利于本項目實施的條件的，每提供一項加2分，滿分10分。 10分

我們特意將“服務響應”和“現場述標”兩項設為占比較高的各20分，其目的在于：從各應標商家標書中的“服務響應”可以看出其對本項目的理解程度和專業水平;而在“現場述標”過程中，甲方代表可以向應標商家的項目經理直接提問有關專業方面的問題，以判斷其是否具有圖書館學專業背景和相關行業從業經歷。此兩項考察可以使甲方較為客觀具體地評判出服務商團隊在圖書剔舊項目上所能發揮的作用，由此選擇實力更加突出的一方。

3.對項目經理任職的要求

（1）對項目經理專業水平和工作經驗的要求

我館在該項目標書中關于項目經理專業水平和能力的要求方面寫明：“具有圖書館學專業知識和相關行業從業經歷。熟練掌握中文圖書分類、編目（機讀格式、CALIS標準）、典藏（剔舊）的基礎知識和專業技能”。這里我們沒有強調項目經理必須具有碩士、博士學歷或高級專業技術職稱，主要原因：一是承擔這類服務的外包公司一般沒有具有這類資質的員工。為應對本項目述標的環節，外包公司或臨時聘用具有上述高學歷、高職稱的外部人員，但項目中標后，此臨時聘用的“高級人員”就會以各種理由脫離本項目。二是上述高學歷、高職稱人員一般在各單位并不是長期從事一線（圖書分編、圖書典藏等）工作的，即便專業水平較高，但實際操作經驗卻未必豐富。此項目經理不僅需要專業知識，更需具備豐富的實際工作經驗。

（2）對項目經理任職的要求

為避免應標公司臨時聘用高學歷、高職稱人員以應付述標環節，我館在該項目標書中寫明：“中標單位的項目經理務必是參與項目實施的負責人”，要求中標單位簽訂承諾書，如違約將處以高額罰款。以此方法確保在競標現場所考察的項目經理與日后圖書剔舊工作中的實際負責人為同一人。

（3）確認項目經理個人信息

我館要求應標單位在表述中出具項目經理的個人信息，包括其身份證復印件、學歷證書、個人簡歷等。待現場開標時，核驗身份證信息并對應標單位項目經理現場拍照，留存以備日后核查。

4.對乙方項目組人員的培訓

在招標環節中主要考察的是外包公司的資質和其項目經理的從業經歷。而乙方項目組其他工作人員作為日后服務外包的重要組成部分，實際承擔著剔舊圖書工作中最日常基礎的工作。在開始正式的剔舊圖書服務外包工作前，應通過以下方式使乙方項目組人員明確工作目標、內容和方法等重要信息。

（1）講座式培訓

甲方項目組負責人，將事先編輯打印好的相關培訓講義發放給乙方項目組人員，并對講義中的各個文件進行現場講座式的培訓和答疑。

（2）現場演示

盡管通過講座式培訓，乙方項目組人員已經對項目實施的目的、流程、標準等有了初步了解，但甲方負責人還應到實際工作現場向乙方項目組人員逐一演示每一個操作步驟，以確保乙方項目組人員能確知如何規范的進行每一步的操作。

三、結束語

圖書剔舊是一項程序復雜、標準靈活的工作，但該項工作卻又是涉及國定資產報廢、館藏數據結構優化等的重大責任事項。如在設計、實施過程中出現重大疏漏，后果難以挽回。在制定符合本館館藏文獻體系的剔舊原則的同時還需要綜合運用多項原則開展剔舊工作。在圖書剔舊服務外包工作上，務必做好前期準備工作，其中包括制定詳盡的圖書剔舊規則和流程，請業內專家幫助改善實施方案。在招標環節建議采用競爭性磋商方式，并在招標文件中重點把控評分標準。相較項目經理的學歷和專業職稱，更應重視其過往的實際工作經驗，并且要確保其為實際參與項目實施的負責人，認真核驗個人信息。確定中標單位后，可通過講座式培訓和現場演示的方式向乙方項目組人員明確剔舊圖書工作的相關重要信息。

參考文獻：

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（作者單位：對外經濟貿易大學圖書館）