網絡環境下高校檔案信息資源共享探析

徐正輝

摘 要：隨著信息化時代的到來，信息技術在各個領域都得到有效應用，高校檔案資源從傳統紙質文檔開始向信息數字化、現代化方向轉變，高校檔案信息資源共享也得到了一定的重視和發展。本文從高校檔案管理現狀出發，從多個角度探討了檔案信息資源共享的問題，就檔案信息資源共享體系的構建、實現機制、模式類型、適用范圍和具體要求都進行了一一的闡述，希望可以給高校檔案管理人員在實現檔案信息資源共享上提供一些有用的建議。

關鍵詞：網絡環境;高校管理;檔案信息;資源共享

隨著信息化技術的發展，人們的信息獲取渠道更加多元化，人們也逐漸重視起社會公眾信息的知情權。在高校教學管理中，學生和教師以及社會相關人士對獲取當下檔案信息的愿望逐漸加強，而為了更好地推進高校檔案管理改革，傳統檔案管理的神秘性已經不能滿足當前人們對信息獲取的需求。因此，為了更好地推進高校檔案管理，實現現代化檔案管理制度，強化和重視檔案信息資源共享成為當前高校檔案管理中的重要任務之一。筆者結合多年高校檔案管理經驗，從多個角度分析了高校檔案信息資源共享體系的構建，旨在更好的推進高校檔案管理改革，創設更為良好的高校學習管理環境，為廣大師生提供更為優質的檔案信息服務。

一、高校檔案信息資源共享的意義

1.高校信息檔案的具體含義

高校檔案管理是高校校園管理的重要組成部分，它是將高校內部教學、研究、物資管理、財政管理、組織活動等對學校發展有關的文字、視頻、圖片等信息進行保存記錄和整理的工作。根據多年對高校檔案管理工作的研究，高校檔案信息對高校自身發展有著非常重要的指導意義，通過對高校檔案信息的研究，可以對高校發展演變歷程建立有著更為明確的了解，就像閱讀史書一樣來對高校未來發展的工作有著很好的借鑒作用。此外，隨著檔案信息的積累，很多無用信息需要進行及時的去除，傳統的檔案管理方式顯得較為落后，工作效率很難滿足當前高校發展進程，這就需要高校將信息化技術整合到檔案信息管理中，讓高校教學、科研、管理等各個方面進行全面發展。

2.高校信息檔案共享的含義

隨著高校招生規模的不斷擴大，高校內部學生信息總量呈幾何倍數的增長，為了更好地管理校園內部學生信息，實施高校檔案管理信息化、數字化已經成為未來檔案管理的必然方向。而隨著學生和教師對檔案信息了解需要的增加，構建高校信息檔案共享體系就變得尤為重要。

高校信息檔案共享是基于互聯網信息技術，將高校內部各個部門的信息進行有效的整合，讓檔案信息管理更加完善，以此來提升高校檔案管理服務水平。為了更好地實現這一管理目標，學校需要完善校園內部網絡數據庫、搭建良好的信息交流平臺、實施更加人性化的檔案管理服務方式，讓校園內部的檔案信息應用者可以切實接收到高校內部各種知識信息，為校園內部教學、科研提供更為便利的工作條件。

二、網絡環境下高校檔案信息資源共享需要注意的問題

1.進一步完善檔案信息共享模式

現如今，大部分高校實施檔案信息化管理時間尚短，各個學校基本上都屬于自行的摸索階段，通過何種模式來進行高校信息資源的共享，成為當前高校檔案管理者需要重點研究的問題。

高校的綜合管理設計到很多方面，其難度遠遠大于一般的企業管理。對于高校本身來說，學生的個人信息、圖書館內信息、教學科研相關信息、學校的各種活動信息等不同的信息數據，因為所管轄的部門不同，因此對應的信息很難得到有效的整合，且因為缺乏具體的信息收集標準和審核標準，使得各種信息內容顯得較為駁雜，后期如果需要進行精細化整理需要耗費大量的人力物力。所以高校需要大力的推進檔案信息化建設，并根據學校的發展需求建立一套更為完善的檔案管理模式，以此來實現校園內部的檔案信息共享。

2.提升檔案信息的隱私性和保密特性

學生和教師在享受檔案信息共享帶來的便捷性同時，還需要承擔信息泄露所帶來的風險，想要進一步推進檔案信息共享的發展進度，應該將信息的私密性和保密性重視起來。

檔案信息共享和檔案信息保密性聽起來是相互沖突的，但這就是互聯網信息的特點，它是信息共享和信息保密兩種方式的獨特表現，兩者其實是相互依存，共同發展的，校園管理人員應該建立正確的信息價值認知，學習并了解互聯網信息保護技術，以此來構建安全的網絡信息交流平臺。這一點在很多高校都沒有得到有效實施，校園網內部數據漏洞過多，缺乏專人的更新和維護，整體的信息交流顯得滯后，信息安保性能較差等等，這些都是高校檔案管理人員需要重點研究和亟待解決的。

3.提升高校檔案信息資源共享的適用性

在信息化時代大背景下，校園內部檔案信息數據量非常龐大，學生和教師如何快速找到自身所需要的信息成為檔案信息共享體系所面臨的關鍵問題。現如今，雖然有了檔案信息資源共享的體系建設理念，并在一定范圍內得以有效實施，但經過實際研究我們可以得出，不是所有的專業和人群都適合檔案信息資源共享的服務，信息之間的交流互動依舊需要專人進行專業的引導。因此，高校檔案信息資源共享體系的建設應該滿足適用性特點，在具體的結構設計和應用上不斷創新，盡可能地做到信息數據的個性化匹配，只有這樣才可以更好地進行檔案信息資源共享的相關工作。

三、網絡環境下高校檔案信息資源共享體系的構建

1.網絡環境下高校檔案信息資源共享體系建立的具體流程

在經過不斷的實踐經驗總結，當前已經可以總結出一套比較完善的檔案信息資源共享的流程，具體地可以分為以下幾個步驟。首先，完善校園內部信息化基礎建設，建立以互聯網技術為基礎的校園內部信息交流網絡，保證校園內部信息交流的便利性，并規范各種信息交流的格式，為今后各個部門信息可以無障礙交流打下良好基礎。其次，建立完善的信息交流規范，劃分好信息共享的具體范圍，做好信息交流的保密工作，完善用戶信息，讓檔案信息資源共享服務更加人性化和個性化。最后，及時更新相關信息，做好日常的維護工作。高校檔案信息資源共享體系是一個不斷變化和完善的過程，這需要組建專門的工作管理隊伍，強化隊伍內部人員的綜合素養，及時地進行共享體系的更新，實現高校檔案信息價值利用的最大化，推進高校檔案信息化建設進程，為教師和學生提供更為優質的檔案信息服務。

2.可共享檔案信息的具體內容和特點

高校檔案信息在網絡環境下實現資源共享首先必須將檔案資料進行數字化信息儲存處理，且信息的存儲格式必須統一，因此，只有實現檔案信息的標準化，才可以更好地推進檔案信息的資源共享。結合高校內部發展的實際需要，具體可以進行共享的檔案信息包括以下幾個部分：

高校內部圖書館館藏檔案的目錄數據。在信息檢索過程中，應該建立一套完整的數據目錄，應該根據高校圖書館館藏的檔案基本情況，通過對原有數據按照科學、有序、完善的方式進行分類整理，將各種檔案數據進行電子圖片保存，并提前建立好相應的編號，以此來構建完善的數字化信息檔案體系。在這個過程中應該對所錄入的電子信息進行多次對比審查，保證數據的完整性和準確性，避免出現錄入錯誤，在整體信息檢索內容完成后，最好再建立一個使用意見反饋體系，讓使用者可以加入到資料審查和完善的工作中。

結合檔案資料的特點，構建多種專題數據庫。通過一定時間的數據反饋，使用者通常局限于自身專業的資料查找，傳統數據庫會降低資料查找的效率，使得具體的數據獲取體驗下降。因此，為了提供更好的資源共享服務，應該構建多種專題數據庫，并結合使用者自身的信息進行個性化的信息推送，有效提升資源的整合利用率。首先，在進入校園共享網絡時應該要求使用人員填寫相關資料，包括但不局限于姓名、年齡、專業、年級等信息，以此來對使用人群的使用偏好進行統計分析。其次，將各類型檔案數據按照不同專業、類型設立專項的數據庫，并實地進行更新，以此來逐漸充實數據庫信息，讓使用者選擇起來更加高效。最后，完善信息搜索引擎，將大數據技術應用其中，通過數據分析和計算來優化資源配置，最大限度地發揮信息共享帶來的收益。

在構架統一格式的電子數據庫同時，還應該建立檔案全文原貌數據庫。其目的有以下幾點：首先，減少傳統紙質檔案的存儲空間，避免不必要的紙質材質保存，讓檔案數據可以更好、更久的進行保存，進一步實現學校資源建設的優化。其次，可以為將來的數據分析和對比提供真實數據，保證檔案數據調整的有效性和真實性。最后，推進校園無紙化辦公和數據化辦公進程，促使校園信息交流更加便捷，便于今后的檔案數據管理。

3.高校檔案信息資源共享的范圍和具體需求

（1）高校檔案信息資源共享的主體。傳統檔案信息利用的主體主要是檔案本身的形成者以及檔案內容相關聯的利用者，但在網絡環境下，這種單一的信息利用主體得到了有效的拓展，它不再僅僅局限于個人或是小團體，可以拓展到企業、組織和個人，且同一個檔案信息可以有多個共享主體，在整個信息資源表現上呈現多樣性特點。

（2）高校檔案信息資源共享范圍的限定因素。高校內部檔案信息是非常龐雜的，并不是所有信息都可以進行共享，具體的限定因素有以下幾點：首先，檔案資料內容的限制。這方面主要根據檔案資料的關聯者進行劃分，如果是個人性較強的檔案資料就不易進行共享，如個人病例、心理情況、家庭情況等。其次，有檔案信息的等級進行限定。高校內部檔案信息按照秘密的特性可以分為絕密級、機密級、秘密級等不同的級別，只有不妨礙高校發展的檔案信息才可以進行共享，其他的則需要秘密保存。最后，根據檔案信息的來源進行限定劃分。高校內部信息資源共享體系不僅僅包含校園內部信息，個人也可以上傳一定資料進行共享，根據不同的來源進行信息劃分是非常有必要的。

（3）高校檔案信息資源共享的范圍。不同檔案信息需要按照一定規律限定共享傳播的范圍，具體的可以將限定范圍分為三個層次。首先，校園內部共享。主要指的是校園內部檔案資源的共享，主要依靠與校園內部網絡并不對外開放。其次，學校之間的共享。高校發展離不開信息的交流，因此，為了促進高校共同學習和發展，各個學校檔案管理部門應該構建網絡信息直通車，使得學校之間有效信息進行交流，以此來實現校園之間信息資源的共享，便于教師和學生的學習和教學研究。最后，社會共享。與校園內部共享不同的是，它是基于公共網絡進行的資源共享，其目的是促進高校信息與社會信息之間的交流，便于社會相關人士可以更好地了解校園內部發展情況。

4.高校檔案信息資源共享的主要模式類型

結合實際檔案管理需求，實現檔案信息資源共享主要可以分為以下幾種模式類型：第一，集中式控制模式。即遵循傳統檔案管理模式，對所有檔案信息進行集中管理，其優勢是檔案資源數據齊全，用戶的資源查找更加便捷，整體的資源共享效率非常高。但缺點是管理和維護的成本非常高，需要大量的基礎信息存儲硬件來存儲，不利于后期的拓展和維護。第二，分布式控制模式。這種模式不同于集中式管理，它將所有的檔案信息分散到每個用戶電腦中，降低了數據中心維護的成本，但具體的信息質量和信息管理能力相對較低，并不適用于大規模的信息資源共享。第三，集中式和分布式結合模式。這種模式將兩者的缺點進行有效互補，可以將兩者的優勢最大限度地發揮出來，也是高校檔案信息資源共享的主要形式。

四、網絡環境下高校檔案信息資源共享的實現機制

在網絡環境下，想要實現高校檔案信息資源共享需要解決多種因素的影響，結合實際情況來重新構建完善的檔案信息共享體系，在技術上、管理上、規劃上都進行不斷的研究。因此，實現高校檔案信息資源共享需要注意以下幾點：

建立完善的運行保障機制。完善的檔案信息共享需要一個穩定的網絡環境，因此，高校在建立檔案信息資源共享平臺時應該建立相應的網絡信息保障機制，只有這樣才可以使得檔案信息在網絡內部安全、高效的流通和傳播。另外，完善的運行保障機制需要在技術上和制度上兩方面進行體現。

構建合理的合作激勵機制。學校內部檔案信息資源共享基本上都不是盈利性質的，學校反而每年都需要向其中投入大量的人力、物力、財力，如果沒有進一步的制度完善，則很可能導致檔案信息資源共享難以維系。所以，為了更好地提升共享信息的質量，學校應該積極與校外社會企業進行合作，并在內部建立完善的激勵機制，強化用戶之間的交流，激發內部檔案管理人員的工作積極性，構建良好的共享體系生態環境。

強化信息共享平臺的日常管理。完善的信息資源共享體系并不是一成不變的，管理者需要構建更加專業的管理隊伍，強化對信息資源庫的日常維護，及時回復用戶所反饋的問題，以此來保證整個體系的良性運行。

五、結束語

在網絡環境下，實現高校檔案信息資源的共享已經成為當前各個高校發展的必然趨勢，這對高校自身檔案管理工作提出了新的要求和挑戰。高校管理者應該認識到這一問題的重要性，從制度上、規范上、基礎設施建設等方面不斷的完善，以此來構建更加合理、科學、有效的檔案信息資源共享平臺，更好的滿足高校內部教師和學生的學習教研需要，構建更加自由的學術研討氛圍，有效推進高校現代化管理進程，全面提升高校檔案管理共享工作的服務水平。

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（作者單位：天津機電職業技術學院）