檔案管理價值體系研究初探

張震霖

摘 要：檔案管理的價值是檔案管理工作和活動存在的目的和意義，檔案管理的價值體系是檔案管理價值的系統化和科學化。針對檔案管理的價值進行探討，從理論層面厘清檔案管理價值的有關問題，更加清晰地構建起檔案管理的價值體系，對促進檔案管理的實踐和檔案價值的實現有著重要的現實意義。目前，在檔案管理的理論領域尚缺乏從檔案管理價值體系的視角觀察、分析檔案管理的嘗試。本文力求闡明檔案管理價值體系的基本依據、原則、內容、途徑和手段等問題，就檔案管理價值體系的有關問題進行理論上的初步探索。同時，以期引起檔案學界同仁的進一步研究和探討。

關鍵詞：檔案;檔案管理;檔案管理價值體系

一、相關基本概念

檔案管理，是指以檔案作為主要管理對象，以檔案的價值實現為目的的各項管理工作與活動的總和，有時也叫檔案工作或檔案管理實務。我國有著悠久的檔案管理歷史和專門的文化傳承，在政治、經濟、社會、文化等方面發揮著非常重要作用。

檔案管理的價值，是指在檔案管理過程中，以檔案資源的價值實現為依據，各項相關管理活動所具有的社會價值的總和。它反映了以檔案資源為工作內容、以檔案資源價值的維護和實現為旨歸的一系列管理活動所具有的能夠滿足社會相關檔案需求的關系。

檔案管理的價值體系，是指檔案管理過程中不同階段、不同層次管理工作和活動所具有的價值的有機統一體。按檔案管理過程的不同階段，可劃分為收集前端、收集、鑒定、整理置放、提供服務、編研開發、后期維護與評估等階段性價值;按檔案管理發揮的功能，可劃分為指導、保管、服務、宣傳、教育、研究等價值;按檔案管理活動的服務屬性，可分為自然、人文、科學、社會習俗等價值。

檔案管理是檔案管理價值的源泉，是檔案管理的價值體系賴以建立的基礎。檔案管理的價值是檔案管理存在的目的和意義，檔案管理的價值體系是檔案管理價值的綜合化、系統化、科學化的集中體現。

二、檔案管理價值體系研究的現狀及檔案管理價值體系構建的意義

1.當前檔案管理價值體系研究的現狀

在目前檔案管理學的相關研究中，從檔案管理價值體系的視角觀察、分析檔案管理價值的理論嘗試基本上處于空白。

截至2020年10月，在知網“中國學術期刊數據庫”等主要學術論文數據庫中，無法查到相關主題的研究成果。僅有的幾篇涉及到檔案管理價值的文章，但都沒有論及檔案管理本身的價值問題，而主要是討論 “大數據”“信息化”等科學技術的運用對檔案管理的意義問題。

同時在目前的檔案學理論領域，一般情況下學者們的著作所談論的都是圍繞檔案的價值問題進行的。比如，對檔案管理過程的有關討論，主要集中在原則、要求、方法、意義等方面。同樣，在檔案管理學理論研究中，所做的價值討論主要是“檔案價值的鑒定”等問題。而對于檔案管理工作和活動本身所應有價值的討論，理論上基本處于缺失的狀態。

2.檔案管理價值體系構建的意義

首先，構建檔案管理價值體系，有利于促進檔案管理價值的實現。檔案管理的價值是檔案管理工作和活動的意義所在。通過構建檔案管理價值體系使檔案管理者進一步明確檔案管理活動的價值，幫助檔案管理者在檔案管理活動中更加清晰地意識到檔案工作的意義，更有利于其在實際工作中明確努力的方向，有利于增強檔案管理工作的積極性、自覺性和創造性。

其次，檔案管理價值體系，有利于促進檔案管理工作效能的提升。構建檔案管理價值體系就是要進一步提高檔案管理工作價值的有機聯系，促進檔案管理工作中不同管理活動的系統化運行，基于價值視角對檔案管理工作活動進行考察和度量，激發檔案管理工作中的積極性，運用檔案管理價值體系引領檔案管理工作更加科學、協調、高效，切實提升檔案管理工作的效能。

再次，構建檔案管理價值體系，有利于在理論上促進檔案管理學相關理論的健全和完善。基于價值的視角對檔案管理工作和活動進行理論上的探討，無疑將彌補目前檔案管理價值在理論上缺失的現狀，能夠推動有關討論的開展，促進相關理論的發展和完善，為檔案管理實際工作效能的提升提供理論指導。

最后，檔案管理價值體系的建立和有效運用，有利于進一步促進檔案價值的實現，為社會提供高質量的檔案服務。通過構建檔案管理價值體系，透過價值的理性視角，可以更好地關照檔案的價值，在檔案管理過程中真正樹立起“價值就是生命”的理念，使檔案的價值能夠得到更好的維護和實現，為社會提供高效、便捷、優質的檔案服務。

三、檔案管理價值體系的基本問題

1.檔案管理價值形成的基本依據

檔案管理價值，首先是一種勞動價值。檔案管理價值形成的基本依據，是檔案管理者在檔案管理工作中所付出的一般社會勞動，它直接形成了檔案的使用價值。正是檔案管理使“歷史記錄”成為檔案，在社會中發揮出檔案所具有的特定功能。

從起源上看，檔案管理價值的產生首先是出于統治者對檔案載錄的需求，主要體現在為統治者提供所需要的傳承歷史、記錄重大歷史活動和借鑒以往活動經驗等檔案服務，為統治者治國理政提供支持和借鑒。其重要性在于有利于維護統治者對國家、社會的統治和管理，客觀上要求檔案管理者忠實于檔案形成時的歷史原貌，為維護歷史活動記錄的原始性和真實性付出必要的社會勞動。所以，“檔案首先是國家機關的產物”，檔案管理的產生體現了統治階級對社會歷史發展傳承的高度價值認同，是社會文化、文明、制度傳承接續的一種重要方式。

從社會文明演進的過程看，檔案管理的價值還在于為社會保存了重要的歷史文化基因，成為文明不斷傳承、發展的重要途徑。在我國從甲骨、金石等檔案，到各類傳記、注錄、史籍等等，為我們留下了豐富的文化寶藏。在世界古文明的發展演化中，大多數古文明都隨著漫漫歷史的煙塵而湮沒、消失，唯獨中華文明歷經數千年跌宕起伏而綿綿不絕。其中，自古形成的史官文化和有關檔案管理制度，發揮了非常重要的作用。

檔案經過了整理、維護、鑒定等一系列工作，包含著檔案管理者付出的勞動成果，與社會中的檔案利用需求構成了一種特定的供需關系。正是在這種特定的供需關系中，檔案管理者的勞動價值得以顯現。換句話講，檔案管理者的勞動價值的實現程度，取決于檔案利用需求的滿足程度。檔案利用的越充分，檔案價值就越能得到充分的體現，檔案管理者的勞動價值就越能得到肯定和實現。相反，如果檔案利用需求得不到滿足，檔案的價值和檔案勞動者的價值就很難體現。

檔案管理的價值和檔案的價值是一個密切聯系而又有區別的整體。檔案的價值中包含著檔案管理的價值，檔案管理價值的最終實現依賴于檔案價值的實現，離開檔案的價值討論檔案管理的價值是沒有意義的。沒有檔案就無所謂檔案管理，沒有檔案管理，也就不會有檔案。但絕不能把檔案管理的價值等同于檔案的價值，檔案管理的價值衡量的是檔案管理活動，檔案的價值衡量的是檔案本身。

2.檔案管理價值體系的基本內容

第一，檔案管理的價值，在于維護檔案的歷史原貌，是其他檔案管理工作與活動價值延伸的基礎。維護檔案的歷史原貌是檔案管理工作的首要任務，所有檔案管理工作都應圍繞這個首要任務展開，任何檔案管理活動都不能改變檔案的歷史原貌和原始信息，所有檔案整理和維護工作都須以此為前提。

第二，檔案管理具有保障檔案管理機制有效運行的價值。檔案管理工作是系統化、多方面、綜合性而又專業化的一系列業務活動過程，檔案管理機制的有效運行是各項檔案管理工作和活動能夠有序開展的保證，是整個檔案管理過程有序性和完整性的保障，直接決定著各個環節上工作職能的發揮狀態，最終影響著檔案價值的實現程度。

第三，檔案管理具有保障檔案實體和檔案信息安全的價值。檔案實體和檔案信息是檔案管理的基本內容，是檔案價值存在和延續的物質條件。任何檔案實體和檔案信息的損毀或失真，都將給檔案的價值帶來實質性的傷害。保障檔案實體和檔案信息的安全，是檔案保管的基本要求，也是檔案管理工作的基本價值之一。

第四，檔案管理還具有確保使社會的檔案需求得到滿足，促進檔案價值的充分實現的價值。作為檔案被保存的依據之一，就是其具有可被社會利用的價值，能夠為社會的發展提供幫助。提供檔案服務，滿足社會檔案需求，實現檔案的價值，是檔案管理工作的出發點和歸宿。

檔案管理的基本價值貫穿于檔案管理工作的整個過程，是檔案管理價值體系的基礎內容。此外，檔案管理還應具有對各項管理工作的效益評估、規范指導的價值等等。

在微觀角度上，可以按照檔案管理工作的一般過程，劃分為收集、整理、利用、反饋等階段性價值。檔案管理價值體系的內容則應當包含檔案管理過程中的每一個階段、每一個環節的工作與活動所應具有的價值表現。其構成可依據檔案管理工作和活動的具體過程，做出具體的分析，使其更加符合具體檔案管理工作的實際（可參考圖1）。

3.構建檔案管理價值體系的基本原則

其一，要堅持原生性原則。把維護檔案歷史原貌，作為檔案價值實現優先條件，即檔案管理價值體系的建立，要絕對遵從有利于檔案實體和信息歷史原貌的保護和持續。這是保證檔案價值多次、多重、多維度得到實現的前提。

其二，要堅持系統性原則。就是要從檔案管理工作和活動的全局出發，系統地把握檔案管理的整個過程，把各個階段、各個環節所應具有的價值緊密組合為一個高效的有機整體。既要保證檔案管理價值體系本身的系統結構和功能，又要保證其與檔案管理體系的有效融合。

其三，要堅持科學性原則。檔案管理價值體系只有建立在科學的理論和方法的基礎上，才能經得起實踐的檢驗。檔案管理價值體系中的每一個價值的判定都應經過科學的論證，獲得理論上的支持，又要在實踐中進行檢驗和修正。

其四，要堅持實用性原則。檔案管理價值體系是一個應用體系，是用來為實現高效的檔案管理服務的。所以，應當充分地考察檔案管理中的實際狀況，明確每個階段、每個環節工作價值實現的具體條件，確保體系的有效運行。

其五，要堅持開放性原則。檔案管理價值體系是一個開放的系統，會隨著具體的檔案管理工作發生變化，這就需要吸收先進的理論和方法，在檔案管理實踐的發展中不斷調整，不斷完善。

4.建立檔案管理價值體系的途徑和手段

一是檔案管理者要在思想上，強化管理工作與活動中的價值意識。充分認識檔案管理中各個階段、不同層次工作和活動所應具有的價值，樹立檔案管理工作的價值標準意識，充分理解作為檔案管理者所應付出勞動的意義，切實提高檔案管理主體在檔案具體管理活動中的自覺性。

二是在檔案管理制度、機制中，明確檔案管理價值體系的地位。構建檔案管理價值體系，并把它作為檔案管理制度的基本內容，建立可操作、能運行的檔案管理價值體系動態機制，為之提供制度上的保障。

三是運用檔案管理價值體系，檢測評估檔案管理工作的各個環節。檔案管理價值體系構建的主要實際意義，在于實現對檔案管理工作和活動的價值引領。要實現這個作用，就必須將檔案管理價值體系貫徹于檔案管理工作的整個過程，通過價值評估和檢測使其在實際工作中得到應用，融入到檔案管理過程中的各個環節和各項具體活動。

四是依據檔案管理價值體系建立檔案管理工作價值的考核制度。在檔案管理工作考核中，運用檔案管理價值體系，建立檔案管理價值規范，可以較為明確地對檔案管理中各個階段、不同層次工作和活動做出價值認定，促進檔案管理工作和活動中勞動質量的提升，促進其向精細化、精準化的方向發展。

四、檔案管理價值體系評估

檔案管理價值體系評估是建立和應用檔案管理價值體系的重要組成部分，主要包括檔案管理價值體系本身的評估和運用檔案管理價值體系對檔案管理過程中工作與活動的具體價值的評估兩個方面。其評估的主要目的在于，確保檔案管理價值體系的科學性和合理性，為檔案管理過程中工作與活動提供價值指引，強化檔案管理中的價值效能意識，促進工作效率的提升。

檔案管理價值體系本身的評估，主要是指依據相關科學理論和部門具體工作實際情況，對檔案管理價值體系結構的科學性、合理性、實用性等方面做出判斷，以確保檔案管理價值體系功能的有效發揮。首先，需要針對性地建立檔案管理價值體系評估指標體系，確保能夠對檔案管理過程中檔案管理價值體系的各個部分及其整體做出科學、合理的判斷。其次，要做好評估的分析和總結，從改善和提升檔案管理工作出發，為之提供有效的對策和建議。

運用檔案管理價值體系對檔案管理過程中工作與活動的具體價值進行評估，即用檔案管理價值體系衡量檔案管理的具體工作和活動，引導檔案管理過程更加科學、合理，更加接近應有的勞動價值邊界，有著非常重要的意義。

參考文獻：

[1]周雪恒主編.中國檔案事業史[M].中國人民大學出版社， 1994

[2]王英瑋等編著.檔案管理學[M].中國人民大學出版社，2015

[3]馮惠玲，張輯哲主編.檔案學概論[M].中國人民大學出版社，2006

（作者單位：山西農業大學檔案館）