淺議施工檔案管理創新發展

徐暢暢

摘? 要：通過從管理的角度分析施工檔案管理的現狀和存在的問題，提出了施工檔案管理在單位發展中的必要性和作用。對于建筑檔案管理，從檔案概念的更新入手，提出了檔案管理創新的基本思想，促進了檔案管理的組織形式，管理體系，管理方法和管理模式的創新。為城市發展提出的“生命線”工程，提供可靠的前提。基于“項目”的“金字塔”“百年項目”和“守護者的記憶與歷史”的檔案管理將是很好的記錄者。

關鍵詞：項目建設? 文件管理? 發展狀況? 改進計劃

中圖分類號：G271???????????????????????????? 文獻標識碼：A?????????????????? 文章編號：1672-3791（2021）01（a）-0120-03

On the Innovation and Development of Construction Archives Management

XU Changchang

（China Railway 22nd Bureau Group Rail Engineering Co.， Ltd.， Chengdu， Sichuan Province， 610000 China）

Abstract： Through analyzing the current situation and existing problems of construction archives management from the perspective of management， the necessity and role of construction archives management in the development of units are put forward. For architectural archives management， starting from the renewal of archives concept， this paper puts forward the basic idea of archives management innovation， which promotes the innovation of organization form， management system， management method and management mode of archives management. It provides a reliable premise for the "lifeline" project of urban development. The archives management based on the "pyramid" of "project" "centennial project" and "guardian's memory and history" will be good recorders.

Key Words： Project construction; Document management; Development status; Improvement plan

隨著當前建設項目的不斷擴大，檔案資料管理在工程建設中的地位和作用日益重要。整個施工過程工程技術資料占據了施工過程50%的比例，在此形勢下，工程資料管理工作等同于現場施工一樣重要。習主席在黨的十八屆三中全會上提出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案。”在全面建設成小康社會進程中，檔案工作顯得越來越重要。施工檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的發展需要，開創檔案管理工作的新局面。項目建立初期，就按照“橫向到邊”“縱向到底”的管理模式建立兩個檔案管理網絡，嚴格落實中華人民共和國《檔案法》、國家檔案局、國家發改委下發[檔發（2006）2號文]《重大建設項目檔案驗收辦法》的規定，準確、齊全、完整、及時歸檔項目檔案，為工程驗收、結算、審計提供了可靠的前置條件，守護好習主席提出的“生命線工程”的“金字塔”基礎，做好“百年工程”“守護記憶、守護歷史”的檔案管理工作。

在施工過程中逐漸形成工程技術數據。這是該項目的原始記錄，并且是整個施工過程中重要的一部分。整個建筑工程技術數據應真實反映施工過程。在整個過程中，根據工程數據的分類，將完整的電子數據與紙質數據結合在一起。專業檢查員可以使用上述兩種類型的數據來完全還原現場施工的整個過程，而不必直接進入施工現場。

1? 新時期施工檔案管理工作現狀及存在的問題

1.1 管理者的理念相對滯后

項目施工生產管理層仍然缺乏對項目檔案管理的基本了解。注重強調現場生產，忽略檔案管理，注重實體生產輕檔案管理。檔案管理意識不足。項目檔案管理任務與公司生產規劃密切相關，但是部分管理層認為僅是簡單的管理任務，忽略了項目檔案管理在項目施工生產和經濟管理活動過程中的重要地位，并且沒有按照實施標準進行科學管理。根據企業信息化文件管理的基本要求，有必要正確處理施工生產與施工檔案的關系。同時，相關人員顯然缺乏檔案管理方面的專業知識和業務水平。

1.2 檔案人員責任心不足，綜合素質不高

許多施工單位沒有專職施工檔案管理工作人員，一般由其他檔案管理人員直接兼職，對于一些規模很小的企業項目由其他檔案管理人員直接兼職也是完全可以的，但實際問題在于不管專職也好、兼職也好，其檔案專業知識跟不上，有的未經受過專業培訓，缺乏專職檔案管理者的專業知識，更有的缺乏對應用計算機、圖像、信息、法律等各種復合型檔案管理知識點的運用能力。并且還有相當一部分施工檔案管理工作人員不熱忱于企業本職工作，導致企業檔案資料收集、整理工作出現混亂、分類不清晰、保管工作粗放、不嚴謹，條理性、系統性、對應性差，文件資料編制整理深度不夠等突出問題，致使部分檔案管理人員失去了檔案原本的價值存在感和意義。

首先，由于施工工程項目相關領導對檔案管理相關工作高度重視不夠，相關單位工作人員職業責任心意識不足，檔案管理意識薄弱，導致整個施工項目檔案管理相關工作也同時存在很多不足。另外，由于部分工程施工單位人員職業責任心明顯不足，在工程檔案管理交接工作中對于交接檔案手續不嚴格，缺乏必要的檔案審批，領導也往往缺乏必要的業務監督與技術指導，容易直接造成由于項目檔案資料交接管理失誤而可能出現的在項目前期檔案管理過程中的檔案資料錯誤，影響后期安全生產監管部門及其他業主對項目檔案資料的合理使用。

1.3 檔案管理制度不夠完備，檔案利用率不高

目前，我們很多工程施工單位雖然已經建立了多個檔案管理工作部門，而且也已經制定了與檔案管理工作相關的各項工作制度規范，但是這些工作制度還不夠完善和全面，沒有隨著工程項目施工規模的不斷擴張、經營管理層面的不斷增加而相應地逐步建立一套檔案管理工作網絡，僅僅依靠一些檔案管理工作人員“孤軍作戰”。有的只是為了應付檢查而必然存在的一種資料形式化，從而直接造成目前檔案資料收集管理效率低、內容重復分散的檔案現象變得比較嚴重，造成檔案人力、物力和信息空間極大程度的浪費，不利于進行檔案資料的高效收集管理和充分利用，對于檔案資料的真實性和資料完整性也達不到其所應有的有效保障。還有一些施工單位在研究制定工程檔案管理相關工作規章制度時，沒有充分聯系其施工單位工程自身的實際工作情況，而完全直接照搬其他施工工程企業制定的檔案管理工作制度，缺乏技術實用性和工作針對性，大大降低了建筑施工過程檔案管理服務工作的技術水平和服務質量，不利于企業滿足這個時代經濟日益發展的要求。另外，部分管理者長期受傳統觀念的影響，對施工檔案管理工作缺乏重視，更多關注的還是工程項目自身的經營和發展，對于工程檔案資源開發上沒引起重視，造成檔案信息資源的利用率不高，不能很好地為施工工程的持續發展服務。

1.4 信息化設施建設不完善

信息化已經成為現代企業、單位等發展的主要趨勢。不少項目由于對檔案管理意識不強，舍不得在檔案管理建設上的投入，檔案室陳舊簡陋，沒有配備必要的設備，包括電腦、數碼相機、攝像機等信息化設施，很難推進檔案管理規范化、科學化、信息化進程。上述幾點制約了檔案工作的信息現代化發展，也就難以滿足項目發展的需要。施工工程的檔案管理工作也應朝著信息化的方向發展，才能更好地為工程建筑事業的發展服務。然而，在現階段，由于建筑相關工作人員還沒有認識到檔案管理工作的重要性，對于檔案管理信息化建設投人力度不足，必要的軟硬件設施也不夠完善。另外，工程建設機構在吸納與培養人才的過程中，只注重工程技術人員的素質提高，而缺乏對檔案管理人員進行必要的培訓，這就導致檔案管理理念落后，不能很好地為我們的工程施工服務。

2? 新時期施工檔案管理工作優化方案

2.1 完善施工檔案管理制度，提高施工過程檔案資料的合理性和利用率

在新的時期，要想提高施工檔案的管理水平，提高檔案資料的使用率，首先要結合自身單位實際情況，建立并完善文件管理體系，實現檔案資料規范、科學化的管理。改變撒手管理和重復管理的落后局面，實現檔案數據的統一集中管理，使整個檔案管理工作系統化、規范化。此外，還要不斷地優化文件收集整理和使用的過程，保證資料收集整理和保存的過程中，各類文件能夠有序地整理和保存，從而提高檔案資源利用率。

2.2 新時期提高檔案管理者的綜合素質

要想與新的社會發展趨勢相適應，檔案管理人員必須具備綜合性的素質，才能適應社會的發展。第一，相關工作人員除掌握文件管理所必需的專業知識外，還要熟練地掌握其他必需的信息處理技術，以滿足日常工程建設檔案管理的需求。第二，要提高檔案管理人員的服務意識。檔案管理人員應具備良好的理論修養和道德修養，更要具備高度敬業和奉獻精神，一心為企業持續發展服務。有關部門要加強宣傳施工企業的檔案管理，讓有關工作者了解檔案管理對我國建筑事業的重要性，提高檔案管理人員的責任感。做好文件資料的填寫、歸檔、收集、整理和移交等環節，使施工檔案部門的人員了解到自己的價值，從而將全身心投入綜合檔案信息化的建設，保證施工檔案的完整和真實，方便有關人員及部門查找，最大限度地發揮檔案的價值。

2.3 加強施工檔案管理信息化建設

隨著信息化技術不斷發展，信息化已成為當前企業、單位發展的一種必然趨勢，建設項目檔案管理水平就必須提高。首先，施工單位要加強檔案管理信息化的重視，加大投入力度，不斷完善所需的軟硬件設備建設工作。其次，新時代的施工檔案管理人員既要具備扎實的文件管理專業知識，又要熟練地掌握計算機的基本操作技巧，并學會建立各種檔案數據庫文件。借助于現代信息技術，檔案管理可以更加便捷、快速和高效地提供服務。總之，在新時期施工單位，要想充分發揮檔案資料對施工項目的發展作用，必須明確認識施工資料在檔案管理中存在的問題，并根據這些問題制定針對性的解決辦法，不斷提高相關檔案管理人員技術水平;同時，加強施工檔案管理的信息化建設，進而提高施工檔案資源的利用率，使檔案管理工作更好地為我國基建事業的持續發展服務。

2.4 嚴格保證竣工驗收檔案資料的質量，保證其能夠發揮其作用

工程實施完畢后，檔案管理人員必須與建設項目經營者一道，按照有關規定對建設項目的所有文件進行全面檢查，確保檔案資料的真實性和完整性，并充分滿足提交文件的要求。此外，必須積極執行相關規定，以確保施工文件的完整性和準確性。

2.5 加強施工管理，強化檔案編制

按照標準、規定編制施工檔案是建筑單位最基本的中標條件。施工單位要明確職責，加強主管工程師的檔案管理培訓，不斷提高檔案編制管理工作水平。上級部門要加強對施工檔案的監督管理，檢查工程檔案的編制，并按標準執行。

3? 結語

施工企業要想充分發揮內業資料在今后發展中的作用，必須明確認識施工項目在文件管理中存在的問題，并根據這些問題制定針對性的解決辦法，不斷提升檔案管理人員綜合素質，完善有關制度的建設;同時加強文件管理信息化的建設，進而增加文件管理資源的建設，從而提高文件管理的質量和利用率，使檔案管理工作變得更好，為我國建筑事業的持續發展服務。總之，建筑工程檔案資料的管理是整個工程的重要環節，建筑工程單位應加強對其的認識，加大對檔案人員的培訓和設施投入，積極使用信息化技術，建立管理系統等，全面保障建筑工程檔案資料的有效管理。

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