公共服務視角下檔案信息共享與服務研究

摘 要：公共服務視角對檔案管理部門的檔案信息化共享與服務提出了更高要求。但當前我國部分檔案管理部門對于檔案信息化建設重視程度不足，沒有結合廣大受眾的實際需要對檔案信息資源進行合理加工和共享，也沒有創新檔案信息服務模式，在一定程度上影響了檔案信息資源的利用和開發。因此，有必要以問題為導向，從公共服務視角出發，完善檔案信息共享與服務機制，主動地推進檔案信息化建設，進一步提升檔案信息服務能力和服務水平。

關鍵詞：公共服務;信息共享;檔案服務;實施路徑

公共服務是將公共權力和公共資源用在社會服務之上，向社會公眾和特殊群體提供更為多元化的公共服務和公共產品，滿足社會公眾的多元化需求。公共服務背景下，檔案管理部門應該積極推動檔案信息化建設，主動了解社會公眾對于檔案信息共享與服務的現實訴求，并以此作為檔案信息資源開發和利用的指導目標，實現對檔案信息資源的合理開發和利用，更好地實現檔案信息資源的價值和作用[1 ]。

1 公共服務視角下檔案信息共享與服務的現實訴求

隨著網絡信息技術的不斷發展，越來越多的單位所產出檔案都是以數字化的形式存在，這就要求檔案管理部門在服務社會公眾、推動信息資源共享方面，要主動地利用現代信息技術，實現對檔案信息資源的最大化利用，極大地促進檔案信息化建設與經濟社會發展的融合和發展。

1.1 積極應對社會需求，調整檔案信息服務思路

社會公眾對檔案服務的認知不斷加深，對其提出了新的要求;檔案管理部門也應該與時俱進，主動思考如何實現自身發展與經濟社會發展的相適應，進一步提升檔案信息公共服務能力和水平。為此，有必要摒棄因循守舊的落后管理方式，實現思想解放，調整檔案信息服務思路，通過新技術的運用，進一步提升檔案信息資源共享能力和服務效率。隨著網絡信息技術的不斷發展，國家檔案管理部門應從宏觀層面入手，加強頂層設計，構建覆蓋全國的公共檔案信息資源共享平臺，對現有的檔案公共服務系統進行重構，適應時代發展潮流，明確檔案信息共享目標和具體要求，進而更好地滿足社會公眾對檔案信息共享與服務的現實訴求。

1.2 將落實檔案公共服務作為當前檔案工作重點

從公共服務角度看，當前我國強調政府社會公共服務水平的提升，希望通過政府職能轉變，能夠為社會公眾提供更為多元化的公共服務，切實維護社會公眾的合法權益，維護社會的公平正義。檔案管理部門作為政府重要的公共服務部門，也應該將檔案公共服務作為當前檔案工作重點加以落實。一方面，檔案管理部門應主動地運用現代信息技術，構建檔案公共服務平臺，搭建公共服務窗口，借助公共服務平臺向廣大用戶宣傳當前檔案管理部門能夠提供的公共服務以及具體事項，讓用戶對當前檔案管理部門的服務內容有更為全面的了解。用戶可以登錄服務平臺，輸入相關信息獲得相應的查詢權限、預約權限，進而獲取檔案管理部門提供的檔案信息服務。另一方面，要借助公共服務平臺，加強檔案管理部門與社會公眾之間的互動和交流。檔案管理部門在檔案公共服務過程中對用戶的各方面需求以及意見建議進行廣泛收集，通過交流和互動進一步拉近檔案管理部門與用戶之間的距離，并結合用戶的意見建議，對檔案服務內容和服務方式進行優化，提升檔案管理部門公共服務形象。

1.3 檔案公共服務方面存在的問題和不足

一方面，檔案公共服務平臺缺少對用戶深層次分析以及體驗引導，對檔案用戶的信息需求收集得并不全面，所得出的結論并不夠精準，難以實現檔案信息服務與用戶需求的有效契合。檔案管理部門在管理體制和服務體制方面已經進行了創新轉變，但在具體落實過程中由于受到資金、人員、制度、機制等多方面因素限制，還缺乏針對用戶的體驗式服務。另一方面，當前部分檔案管理部門已經建立了檔案信息數據庫，用于檔案信息資源共享和檔案信息服務。但在具體落實過程中由于技術、手段、資金、人才限制，導致檔案數據庫信息資源更新緩慢，缺少靈活性和針對性，難以對檔案數據庫的信息資源進行有效加工和整合[2 ]。

2 公共服務視角下檔案信息共享與服務的基本思路

公共服務視角下，檔案管理部門在檔案信息共享與服務工作開展過程中，一方面，要加大對檔案信息資源的收集力度，為檔案信息資源共享提供先決條件。另一方面，要引入更為多元化的信息技術，推動檔案信息化建設，實現對檔案信息資源的合理開發和利用，完善檔案信息資源共享環境。

2.1 借助大眾媒介推進檔案信息共享

檔案管理部門在推動檔案公共服務過程中，要積極運用大眾化的媒介平臺向社會大眾傳播檔案信息，為不同群體提供檔案信息資源服務。在具體實施過程中，檔案管理部門一方面要與大眾化的媒介平臺進行溝通和互動，通過電視、報紙、雜志等多種形式，將大量的檔案信息介紹給社會公眾，讓社會大眾對檔案管理部門的檔案信息不再有陌生感和距離感，拉近檔案管理部門與社會公眾的距離。另一方面，檔案管理部門要充分利用新媒體的特點和優勢，加速推進檔案信息資源共享。檔案管理部門要組成專業的信息服務團隊，對與社會公眾關系密切的檔案信息資源進行有效整合，并將專業的檔案術語用通俗易懂的語言傳播出去，進一步提升檔案信息資源的感染力和親和力。同時要結合不同受眾群體，在內容制作、傳播方式上進行創新，借助新媒體的碎片化傳播特點，以短視頻和小文章的形式讓檔案信息走進社會大眾，進一步提升檔案信息的服務深度和廣度，進而實現檔案公共服務共享效果。

2.2 創新檔案公共服務運營模式

從公共服務視角看，檔案信息共享與服務也是政府公共服務的重要組成部分，為進一步提升檔案信息共享與服務的全面性和多元化，有必要對當前檔案公共服務運營模式進行創新，進一步提升檔案信息共享與服務效能。一是構建檔案公共服務政府主導模式。政府作為公共服務的主要提供者，應充分利用財政補貼和政策引導方式，實現檔案公共服務。政府通過購買檔案信息資源和服務，并將其無償地提供給消費者，從而滿足社會公眾對檔案信息的需求。二是檔案公共服務市場主導模式。從屬性上看，檔案信息資源也可被視作為一種重要的準公共物品，這就為市場化主導模式提供了可能。市場機制作為資源配置最有效的手段，檔案管理部門可以將檔案信息資源以某種方式委托給第三方進行運營，并向公眾提供多元化的檔案信息服務，通過市場化運作進一步提升檔案信息資源服務效能。在服務過程中社會公眾也能夠參與進來，針對服務質量和服務效能提出意見建議。

2.3 完善檔案信息資源共享環境

檔案信息資源共享環境好壞直接會影響檔案信息資源共享效率和結果。因此，有必要從體制機制、法律法規以及重視程度三個層面對檔案信息資源共享環境進行優化。從體制機制的建設角度看，要結合檔案信息資源共享需求，完善檔案信息資源共享制度、檔案信息資源管理制度和檔案信息資源共享監督機制，進而為檔案管理部門檔案信息資源共享提供完善的制度保障和監督保障。從完善檔案信息資源共享的法律政策角度看，要制定更為嚴格的檔案信息資源共享標準，政府部門應給予檔案信息資源共享足夠的政策支持和引導，進而對檔案信息資源共享過程產生積極影響。此外，檔案管理部門也要給予檔案信息資源共享足夠的支持，要打破當前檔案信息資源共享存在的制度機制壁壘，積極引導相關業務部門支持檔案信息資源共享相關工作，進一步提升部門之間的協調性和信任度，進而實現跨部門的檔案信息資源共享。從重視程度角度看，要給予檔案信息資源共享足夠的資金支持，完善檔案信息資源共享基礎設施建設，給予足夠的平臺維護費用和檔案管理人員的培訓費用，確保檔案信息資源共享相關工作能夠順利開展[3 ]。

總之，當前，隨著社會公眾對檔案信息需求越來越多元化，檔案管理部門也應該主動地調整檔案信息服務模式，并從公共服務視角出發對如何提升檔案信息共享效率，提升檔案信息服務能力進行認真思考。要廣泛地深入到人民群眾之間，了解廣大人民群眾對于檔案信息服務的具體要求，并以此作為改革創新思路，對當前的檔案信息共享模式進行創新，主動引進現代化信息技術，積極推進檔案信息化建設。并加大對檔案管理人員的教育和培訓，進一步提升檔案管理人員的服務能力，更好地推進檔案信息共享與服務工作。

參考文獻：

[1]黃夏基，韋雪迪.我國檔案館、圖書館公共服務結果均等比較研究[J].檔案學通訊，2020（4）：20—27.

[2]王運彬，王曉妍，陳淑華，等.公共服務集成視域下檔案部門的協同合作與服務轉型[J].檔案學研究，2020（04）：58—65.

[3]陳扣英.新時期檔案館公共服務職能深化研究[J].檔案管理，2020（03）：61—62.

作者簡介：彭蘭，湖南省婁底市自然資源和規劃局檔案館館員，研究方向：檔案管理。