科研試驗基地工程建設檔案收集與管理

于金柱　李佳凝

摘 要：科研部門需要提高對試驗基地建設檔案的重視，對基地工程檔案類別、范圍、管理等進行分析討論。本文提出了基地建設檔案管理常見問題，應對措施，旨在加強科研試驗基地檔案建設，更好地為科研工作做好服務。

關鍵詞：科研;基地;工程檔案;收集;管理

科研試驗基地是科研部門開展科技創新、技術示范與推廣的重要平臺。試驗基地建設檔案作為建設過程檔案，不僅是試驗基地整體規劃和管理的重要組成部分，更是保證基地建成后的正常運轉和日后改建、擴建的重要憑證和依據。做好試驗基地建設檔案管理工作的目的，就是為了更好地為科研項目服務。

1 科研試驗基地建設工程檔案類別及歸檔分工

科研試驗基地的建設檔案不同于一般單體建筑工程的檔案，它涉及的范圍更為廣泛，內容更為復雜。科研試驗基地歸檔材料包括：工程建設前期文件，由項目法人負責立卷;工程建設管理文件，由項目法人負責立卷;施工文件，由施工單位負責立卷;監理文件，由監理單位負責立卷;科研項目文件，由項目法人負責立卷;財務、器材管理文件，由項目法人負責立卷;竣工驗收文件，由項目法人負責立卷。按照“誰形成，誰編制”的原則各司其職，規范裝訂整理案卷，對于不符合規范的案卷抓緊時間整改。

2 目前科研試驗基地建設檔案管理的基本情況

2.1 檔案管理意識落后

一些科研院所對試驗基地建設檔案管理的認識存在著誤區，始終認為只要實驗基地工程竣工后把施工圖紙和竣工資料存檔就可以了，忽略前期項目準備階段和日常文字資料的收集歸檔，致使許多歸檔材料遺落散失，日后無法查詢項目開始實施到結束的過程材料，給后期的維護和更新改造工作帶來不必要的麻煩和損失。

2.2 檔案收集整理不規范

基地建設每個工程都是獨立的項目。由于沒有及時制訂檔案管理辦法和歸檔范圍，參建單位各自負責歸檔工作，經常出現檔案收集內容和整理方式不統一的問題。造成項目歸檔材料不齊全，嚴重影響了基地檔案的完整性、準確性、原始性。一是歸檔材料收集不及時，資料散亂在個人手中，有的已經遺失或破損。二是形成的歸檔材料不規范，內容記錄不夠完整，有的缺張少頁，有的缺少簽字蓋章等。這些因素也導致檔案案卷質量不高。

3 做好科研試驗基地建設檔案管理工作的對策

3.1 建立基地建設檔案管理體系

試驗基地建設有別于其他建設工程項目，工程建設規模大、參建單位多、建設周期長，檔案資料數量大，傳遞過程復雜，牽涉管理、設計、施工和監理等不同資質的單位。

3.1.1 實行項目法人責任制。設立專門的檔案機構，明確崗位職責，實施規范化管理。項目法人單位依據國家工程檔案管理的有關標準，在監理和施工單位的協作下制定出適合本工程的檔案管理辦法，并發放工程參建單位，督促其做好基地工程建設資料的歸檔工作。

3.1.2 設立專兼職檔案人員。基地建設辦公室要設立專職檔案員，負責基地建設的檔案管理工作，對每個項目或過程進行全程跟蹤。專職檔案員了解和掌握試驗基地整體規劃、工作計劃和工程進度等情況，對基地不同階段產生的檔案有更清晰認識，掌握整個基地檔案形成規律，能制訂出更符合基地建設實際情況的檔案管理辦法。設立專職檔案員等同于在試驗基地建立了檔案存放點，解決了各類檔案、工程項目資料臨時存放的安全問題。為配合基地專職檔案員的工作，每個建設工程都要配備兼職檔案員，聽從專職檔案人員的指導，形成基地建設檔案管理的網絡體系。專職檔案員不要隨意調換，若必須調動則需提前報負責人同意并全面交接，避免對檔案工作造成不利影響。

3.2 完善試驗基地檔案制度建設

3.2.1 建立健全檔案管理制度。包含形成、收集、整理、歸檔、保管、借閱等內容的檔案管理辦法，在項目伊始便要形成，在新項目進場時便印發并及時追蹤。所有參建單位要高度重視，嚴格執行。檔案人員要高度負責，使各項制度付諸實踐。

3.2.2 制定檔案管理崗位責任制。基地建設立項開始，就組織制訂《試驗基地檔案管理崗位職責》，明確建設單位、監理單位、施工單位工程項目管理人員以及專兼職檔案員在試驗基地建設檔案形成過程中各自所應承擔的職責，明確責任人。明確檔案員對基地建設中生成的總體規劃、設計、勘察材料和有關行政主管部門批準的文件加強收集歸檔和單項工程建設項目檔案管理的責任。

3.3 基地建設檔案實行動態化管理

3.3.1 定期報送基地建設檔案數量。項目法人要求參建單位一個季度報送一次基地建設檔案目錄，并不定期實地檢查檔案管理情況，對檔案分類、編目、完整性等項提出建議。平時加強聯系、溝通，跟蹤基地建設情況，及時調整建設檔案管理模式，從而能夠和專職檔案員協同跟蹤管理整個基地的檔案形成情況。

3.3.2 跟蹤收集檔案工作反饋信息。隨著工程建設進度的推進，項目法人單位專職檔案員要加強與各個單項工程兼職檔案員的溝通聯系，跟蹤了解各工程檔案的進展情況，形成多方有效的信息反饋機制，以適應工程建設對檔案管理的要求。

3.3.3 及時接收已經竣工項目檔案的驗收檔案。要求單體工程兼職檔案員及時移交已經竣工驗收的單體工程建設檔案，驗收一批項目，移交一批檔案。要同時移交紙質檔案、電子檔案和音像檔案，以防時間過長，檔案因各種原因丟失。接收檔案時要嚴格檢查，包括歸檔范圍、案卷質量與數量，紙質檔案和電子檔案是否配套。對不達標者拒絕接收，并責令整改，缺失項目盡快補齊，以免錯過完善檔案的最適時期。

3.4 做好建設過程中檔案收集整理工作

基地項目啟動之初，要依據國家相關檔案標準和規定，制定《基地工程檔案歸檔范圍和保管期限表》和《基地工程檔案整理規則》。結合基地建設工程進展情況，做到“抓住主體，把握細節”，紙質檔案和電子檔案的同步歸檔，紙質檔案要保證一式三套，形成目錄，裝盒保管。電子檔案的收集整理要在檔案管理系統內，按照“收到紙質材料—編目—掃描—錄入信息”的步驟進行，使得紙質檔案轉為電子檔案，并對檔案掃描的分辨率、格式作出要求。同時收集整理基地建設過程中所產生的錄音、攝像、照片檔案。

3.4.1 準備階段檔案的收集整理工作。項目法人單位檔案人員重點收集整理基地立項申報的請示與批復、建設項目可行性研究與批復、規劃設計等材料。兼職檔案員則注重收集整理各單項工程的施工招投標等相關資料。

3.4.2 施工階段檔案的收集整理工作。兼職檔案員重點針對設計變更、工程簽證、檢測報告以及隱蔽工程驗收記錄等技術資料進行收集整理。

3.4.3 竣工驗收階段檔案的收集整理。各單位兼職檔案員負責本單項工程的竣工驗收材料收集整理。

3.4.4 運行階段檔案的收集整理。試驗基地正常運轉之后，建設單位專職檔案員負責收集整個基地建筑維護和更新改造的文件。

3.5 做好基地運行過程中檔案管理工作

3.5.1 設立專門檔案庫房。檔案庫房要具備檔案管理“八防”的要求，安裝足夠的檔案裝具以及安全防盜報警設施。檔案存放符合要求。檔案人員定期打掃庫房衛生，視天氣情況進行通風、除濕、降溫。無關人員不可隨意進出檔案庫房，避免出現檔案破損、遺失等現象。

3.5.2 配備檔案管理設施設備。科研院所要投入專項資金，配備檔案管理專用軟件，配置必要的硬件設施，如打印機、掃描儀、電腦等，提高檔案信息化管理水平。

3.5.3 檔案實施信息化管理。科研院所要開展以局域網為平臺的網絡化建設，實現檔案存儲和檢索的網絡化、自動化，從而更準確、快捷、有效地提供服務。項目專職檔案員根據移交檔案進行核對整理，并將目錄上傳到檔案管理系統，基本實現建設檔案資源數字化和服務網絡化。

科研試驗基地建設是一個龐大而復雜的工程，建設檔案的收集、整理、管理工作也顯得龐大而復雜。項目建設單位應隨時了解基地建設的進度，及時了解基地所反饋的信息，將檔案管理工作落到實處，確保基地建設檔案資料的齊全與完整，切實為基地后續研究項目做好服務工作。

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（作者單位：白城市農業科學院、白城職業技術學院）