淺談做好政府投資項目檔案管理工作

李葳

摘 要：政府投資項目意義重大，目前該類項目檔案工作仍然存在一些問題。本文提出了做好政府投資項目檔案工作建議：強化政府部門和項目參建單位的通力協作，建立檔案管理機制，明確工作責任，規范檔案的標準要求，執行檔案管理登記制度，做好檔案驗收工作。

關鍵詞：政府;投資項目;檔案;管理;工作

政府投資項目檔案既是項目的歷史記錄，也是項目投產后運行、維修、管理、改擴建和技改等工作的重要依據，是項目的重要組成部分，是整個項目管理不可缺少的環節。我們要以對國家和人民負責的態度，本著“對歷史負責、為現實服務、替未來著想”的宗旨，切實加強政府投資項目檔案的管理工作。

1 做好政府投資項目檔案工作的重要意義

隨著經濟社會發展步伐的不斷加快，政府投資項目建設呈現項目數量多、投資規模大、涉及領域廣的特點。這些項目建設關乎國計民生，對促進經濟轉型和經濟社會的發展具有舉足輕重的作用。政府投資項目檔案是項目建設的歷史記錄，也是項目審計、監督、管理、評估、責任追究及項目投入使用后運行、維修、改擴建和技改等工作不可缺少的重要依據和憑證，是項目建設質量和項目合規合法性的主要見證。項目參建單位要從戰略的高度深刻認識做好政府投資項目檔案工作的重要意義，要本著對歷史負責、為現實服務、替未來著想的態度，增強做好政府投資項目檔案工作的責任感和使命感，切實加強領導，把政府投資項目檔案工作納入議事日程，主動自覺地為政府投資項目檔案工作的開展提供有力保障。

2 扎實做好政府投資項目檔案管理工作

2.1 建立政府投資項目檔案管理機制

項目檔案工作應依法依規建立以項目法人為主體的管理機制，實行統一領導、統一制度、統一管理、統一標準。項目法人要將項目檔案工作納入項目建設管理計劃和工作程序，納入項目領導責任制和崗位責任制，并有相應的檢查、控制及考核措施;要明確項目檔案工作職責，制定檔案工作規章制度和業務規范，建立項目檔案工作網絡體系，開展項目檔案培訓工作，強化檔案基礎業務建設，將檔案工作貫穿于項目建設全過程;要在檔案行政管理部門、項目主管部門及參建單位全方位參與下，實施事先介入、事中監管、事后驗收把關的全過程控制的項目檔案管理機制，確保項目檔案管理工作落到實處。

2.2 明確政府投資項目檔案工作責任

項目法人對建設項目檔案工作負總責，在下達項目計劃、檢查項目進度時，要同時部署、檢查檔案工作;在項目驗收時，要把項目檔案和檔案工作納入驗收范圍。各參建單位要按照“誰形成文件材料、誰立卷歸檔”的原則，具體負責所承擔建設項目檔案的形成、積累、整理、歸檔工作;要配備適應項目檔案工作需要的專兼職檔案人員，要將項目檔案工作納入有關部門工作職責和相關人員崗位職責，做到項目文件材料的形成、積累、整理、歸檔與項目工程建設同步進行，保證項目檔案的完整、準確、系統和安全。項目參建單位要配備與項目電子檔案管理相適應的設備和管理軟件，用計算機儲存整個項目的各種檔案，要以電子檔案管理為龍頭，帶動項目檔案信息化與檔案服務體系深度融合，從整體上推進檔案信息化建設發展。

2.3 規范政府投資項目檔案的標準要求

項目法人單位要按照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》等標準的要求，制定本項目文件材料的收集、歸檔、整理和移交等各項標準規范。結合本項目的實際建立歸檔制度，明確歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求及歸檔責任人。編制檔案分類大綱，以指導竣工檔案的編制、整理工作。項目檔案的歸檔范圍應包括從項目籌劃、立項、勘察、設計、招投標、施工、監理、調試、試生產、竣工驗收、交付使用等各個環節工作中形成的有保存價值的的各種門類和各種載體的全部材料。項目文件的整理要遵循項目文件的形成規律和成套性的特點，做到分類科學，組卷合理，保持項目文件的有機聯系。項目文件制成材料和案卷質量及檔案保管條件要符合國家標準要求，項目檔案交接要手續齊全，符合規范。

3 強化政府投資項目檔案工作的監督管理

3.1 嚴格執行政府投資項目檔案管理登記制度

政府投資項目的項目法人應按照項目核準權限，在項目開工前，向同級檔案行政管理部門進行項目檔案登記。對未按規定進行登記的項目單位，檔案行政管理部門要予以通報批評并限期登記。

3.2 切實做好政府投資項目檔案驗收工作

政府投資項目檔案驗收是保證政府投資項目竣工材料齊全完整的重要手段和措施，是項目竣工驗收的前置條件。政府投資項目法人要根據國家發改委、國家檔案局《重大建設項目檔案驗收辦法》的有關規定，按照政府投資項目核準權限，向同級檔案行政管理部門提出驗收申請。檔案行政管理部門要按照權限，認真做好項目檔案專項驗收工作。項目檔案專項驗收合格的，檔案行政管理部門出具驗收意見;不合格的，要限期整改。

3.3 加強政府投資項目檔案工作的指導和檢查

檔案行政管理部門要依據檔案法規開展業務指導工作，對新開工項目的檔案工作人員進行業務知識培訓，對建設中的項目跟蹤業務指導，對建設后期的項目加強監督檢查。督促建設單位、施工單位、監理單位等參建單位建立檔案管理機構，健全檔案管理制度，配備檔案管理人員，把檔案工作納入到項目管理的各個環節，做到與項目建設同步，隨時收集、及時歸檔。對未按有關檔案法規要求建立和規范項目檔案工作或違反檔案法規的項目建設單位，下發整改意見書，責令限期整改。

3.4 強化政府部門和項目參建單位的通力協作

政府投資項目檔案工作涉及單位多、領域廣，做好政府投資項目檔案工作是項目投資主管部門、項目主管單位、項目法人和各級檔案行政管理部門的共同責任，有關部門和單位要與檔案行政管理部門通力協作，齊抓共管，加強溝通，密切配合，形成合力，共同做好政府投資項目檔案工作。政府發改部門要督促有關建設單位對新建、在建、竣工試產的項目檔案進部門登記，以確保項目檔案登記工作正常開展。各建設單位在工程項目竣工驗收前3個月，要認真審查確認檔案資料是否完整、齊全，并按規范做好立卷歸檔工作，同時，向當地檔案行政管理部門提交預驗收和驗收申請報告。項目檔案由檔案行政管理部門組織項目檔案的驗收。

總之，無論是政府管理部門，還是項目參建單位，都要以對國家高度負責的責任心和使命感，確保每一項基本建設項目都有齊全、完整、準確、系統的竣工檔案資料，以便最大限度發揮檔案在經濟建設、社會發展中的巨大作用。

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（作者單位：白城市發展和改革委員會）