高校圖書館檔案資源管理研究

許鶴平　孟良榮

摘 要：本文以蘇州大學圖書館檔案資源管理工作為例，闡述了高校圖書館檔案資源管理的重要性。通過對1991年1月至2020年12月間高校圖書館檔案資源管理研究現狀進行的綜合分析，指出在實際工作中存在的問題以及產生的原因，最后就完善高校圖書館檔案資源管理提出一些建議。

關鍵詞：檔案;高校圖書館;管理

引言

檔案資源是重現歷史的文獻證據，是事業創新和發展的重要參考[1 ]。高校圖書館的檔案資源記載了高校圖書館各個時期的發展、變化軌跡，見證著圖書館歷史發展和業務水平的提升[2 ]，從某種意義上說，是圖書館的“歷史文明之母”，也是高校的“文化建設之源”[3 ]。透過檔案資源我們能夠明確和理解高校圖書館綿延不斷的演變路徑。通過分析高校圖書館檔案資源管理現狀、問題原因，可以促進圖書館檔案資源管理水平的提高。

1 蘇州大學圖書館檔案資源管理概況

蘇州大學圖書館歷史悠久。其前身是創辦于1901年的“東吳大學堂藏書樓”。先后經歷“新圖書館運動”、抗戰分遷、1952年全國院系大調整，以及近年來的多校合并。從曾經的東吳大學林堂一室發展到如今擁有多校區學科分館的現代化大館，在蘇州大學百廿發展史上有著舉足輕重的作用，為蘇州大學“國內一流，國際知名”目標的實現，“雙一流”建設發展做出了重大貢獻，現為蘇南地區文獻中心[4-5 ]。2020年是蘇州大學建校120周年，圖書館舉辦特展，其中涉及大量的圖書館館史信息，并在9月份新生入館教育中增加了圖書館歷史沿革暨人文精神教育。在梳理圖書館館史資料的過程中發現，圖書館在20世紀的大多數檔案資料沒有館藏記錄，年代久遠的資料必須去學校檔案館查詢、核對。為此，安排館員多次去學校檔案館查閱，耗費人力，也嚴重影響展覽的進度，妨礙正常工作。本文作者由此想到：為什么圖書館自己沒有完整的檔案記錄和保存？

高校圖書館的檔案資源是相對于圖書、報刊等文獻信息資源的重要隱性資源，是高校圖書館現代化建設進程中不可或缺的重要組成部分。雖然我館現在十分重視檔案資源的管理，但因年代久遠，經歷過諸多變故，圖書館只保存了近30年的檔案資料。隨著事業的發展和諸多工作的展開，檔案資源管理工作中存在的諸多問題（有歷史原因也有人為因素）也漸漸表露出來，在圖書館重大事件回溯或整理館史時，往往需要去學校檔案館查證資料，影響了圖書館工作的順利開展。很顯然，不僅僅是蘇州大學圖書館一家存在上述問題。針對這些問題，如何結合現實狀況和發展趨勢提出有效的方法措施，是擺放在許多高校圖書館面前的一個值得探討和研究的課題[6 ]。

2 我國高校圖書館檔案資源管理研究現狀

2.1 數據來源

筆者通過CNKI中國知網文獻數據庫對高校圖書館檔案資源管理研究進行檢索，檢索年度從1991年1月至2020年12月，檢索條件為：主題詞=“高校”or“大學”and“圖書館檔案”and“管理”，經篩選，有249篇關于高校圖書館檔案資源管理研究的中文文獻（論文）。其發文總體趨勢詳見圖1。從圖1可以看出，自1991年起至2003年，每年高校圖書館檔案資源管理方面的研究成果只有1篇，甚至有的年份0篇。2004年以后，論文數量有所增加，2019年達到高點24篇，其次2016年23篇、2014年22篇。

筆者又通過CNKI中國知網文獻數據庫對高校圖書館研究進行檢索，檢索年度相同，檢索條件為：主題詞=“高校”or“大學”and“圖書館”，檢索到的中文文獻（論文）則多達159245篇。二者對比發現，“高校圖書館檔案資源管理”方面的研究成果與同時期對“高校圖書館”的研究成果相差巨大，前者只有后者的0.16%。可見，高校圖書館在檔案資源管理方面的研究嚴重落后于高校圖書館對其他業務工作方面的研究。

2.2 作者和機構分布

作者發文量排名前10名的見圖2，分別是湖北襄陽職業技術學院副研究館員王秋音3篇、廣西經濟管理干部學院古邕梅館員2篇、青島農業大學姜翠娥館員2篇、浙江越秀外國語學院汪紅影館員2篇、廣西師范大學楊似海館員2篇、江西中醫藥高等專科學校徐榮麗館員2篇、咸陽師范學院劉靜工程師2篇、河南牧業經濟學院湯春香館員2篇、河北聯合大學呂蘊紅館員2篇、山東女子學院金芳助理館員2篇。作者年齡在50歲以上者1人，40-50歲者5人，40歲以下者4人。其中，有9名作者為中級及以下職稱。可見在該領域，專家學者的發文量和影響力顯得落后。

統計的249篇中文文獻（論文）中，發文量排名第一的單位是河南牧業經濟學院、唐山學院，發文量5篇;廣西師范大學、哈爾濱師范大學、湖北襄陽職業技術學院，發文量4篇;河南大學、江西中醫藥高等專科學校、德州職業技術學院、渭南師范學院、齊齊哈爾大學，3篇。見圖3。發文量排名前10名的單位幾乎都是普通高校，沒有985、211高校。

可見，關注高校圖書館檔案資源管理并進行理論和實踐研究的以普通高校的年輕館員居多，而985、211高校和其他研究機構的專家學者參與度不高。可以看出高校圖書館檔案資源管理的研究和發展在國內的圖書情報界沒有引起足夠的重視和廣泛的關注，并沒有提升到一定的高度。

2.3 大基金和文獻來源分布

統計中發現，1991年1月至2020年12月間，我國高校圖書館檔案資源管理研究方面的249篇中文文獻（論文）中，未獲得國家級基金資助，省市、學校基金資助論文21篇，占全部論文的8%。另外，通過對期刊來源進行分析，可以了解高校圖書館檔案資源管理研究文獻的分布特征，這也是科研人員研究該領域的重要資料來源。249篇文獻的期刊來源見圖4。由圖4可見，《辦公室業務》上刊發高校圖書館檔案資源管理類研究論文數量最多，為14篇，占總篇數的5.62%。刊發論文量排名前2～10名的期刊，分別是：《蘭臺世界》、《科技情報開發與經濟》（12篇，占比4.82%），《檔案管理》（8篇，占比3.21%），《內蒙古科技與經濟》（6篇，占比2.41%），《河南圖書館學刊》、《才智》（5篇，占比2.01%），《黑龍江檔案》、《山西檔案》、《蘭臺內外》（4篇，占比1.61%）。排名前十的期刊中未出現核心期刊。

綜上統計分析表明，高校圖書館檔案資源管理工作方面的理論研究還很薄弱，而理論研究的薄弱往往來源于實際工作的薄弱及不重視。

3 高校圖書館檔案資源管理中產生的問題及原因分析

3.1 缺乏檔案資源管理工作認知

多年來，大部分高校圖書館檔案資源意識薄弱，只重視圖書、報刊等文獻的收藏、開發和服務，而忽視了自身檔案資源的收集保存，使許多有利用價值的檔案資源散失，更不用說加以整理和開發利用[7-8 ]。高校圖書館的管理層只是將目光和精力投放在圖書館的基礎建設和服務發展中，忽視了圖書館自身檔案資源的管理工作，而實質上，檔案資源能為高校圖書館基礎建設和服務發展提供信息參考和支撐，它對本館發展起到非常重要的作用[9 ]。

3.2 檔案資源內容不夠全面、完整

高校圖書館檔案資源管理工作中缺乏保障機制，管理不成體系。在圖書館檔案資源歸檔和整理上，不結合圖書館的實際，做法教條，管理混亂，以至于出現斷檔、缺檔等問題，所存檔案資源不能連續、客觀地記載高校圖書館每個歷史時期的發展、變化，檔案資源的信息利用價值與信息傳播功能嚴重下降，難以為圖書館的快速運作提供有效的服務，也對今后的發展產生了嚴重的阻礙和制約[9 ]。

3.3 檔案資源開發利用滯后

對檔案資源認知的缺乏，導致圖書館檔案資源管理工作發展步伐明顯滯后。在很多情況下，圖書館的檔案資源無論其翔實、真偽程度和價值大小，所有的檔案文獻資源長期、籠統存放在一起，沒有進行必要的價值鑒定和分類管理，給后續管理和利用帶來很多不便[10 ]。同時，也造成了圖書館檔案資源一定程度上的閑置、浪費。如何深入開發、利用這一具有重要參考價值的資源，至今都還沒有引起高校圖書館管理層的足夠重視[11 ]。

3.4 檔案資源數字化建設進程緩慢

高校圖書館館藏文獻資源電子化、網絡化的同時，其自身的檔案資源管理卻沒有與之同步。許多高校圖書館仍采取傳統模式進行檔案資源的管理，使檔案資源的管理工作難以適應新形勢下高校圖書館的現代化發展進程，更無法滿足當今“互聯網+”背景下檔案資源的管理需求[9 ]。

4 建議與對策

4.1 增強意識，健全制度

高校圖書館必須要提高檔案資源管理思想認識，在深化圖書館檔案資源管理理論研究的基礎上，加大宣傳力度，完善檔案資源管理機制，嚴格規范檔案資源管理，科學合理分工，量化崗位職責要求，防止檔案資源的缺損，維護檔案資源的完整與安全[12 ]。

4.2 優化結構，提高水平

新型載體的出現和現代化管理模式的運用給高校圖書館檔案資源管理人員提出了更高要求。應選擇專業人才來管理圖書館的檔案資源，并保持人員相對固定，以保持圖書館檔案資源管理工作的高效、穩定和連續。高校圖書館檔案資源管理人員不僅要掌握檔案資源管理工作，而且要不斷豐富學識結構，提高專業素養，同時能提出創新思路，變革傳統管理模式，優化檔案資源結構，與時俱進，成為一專多能的檔案資源管理人才，切實提升服務水平[13 ]。

4.3 鑒定價值，開發信息

對需要歸檔的檔案資源進行鑒定，然后根據檔案資源的重要程度和價值分別歸檔，這樣能夠使檔案資源得到合理存放，節省空間、減少成本，同時也便于檔案資源的查找。其次，充分開發檔案資源信息。高校圖書館應該更新檔案資源管理理念，加強對圖書館檔案資源的深度挖掘，重視檔案資源的編研工作，提高檔案資源的利用機會，促使圖書館檔案資源管理工作獲得社會、公眾的認同與支持。

4.4 更新技術，推進管理

高校圖書館檔案資源現代化管理是時代發展的必然要求。實現高校圖書館檔案資源管理手段的現代化，就是以傳統的手工操作過渡到采用計算機為主的現代化管理方法，利用計算機、數據庫、多媒體等現代設備、手段，來對圖書館檔案資源進行收集、整理、存儲、分析、統計、檢索等，最終實現圖書館檔案資源全面的數字化管理。

5 結束語

高校圖書館的檔案資源作為歷史的見證、記憶的載體，文化的遺產，具有“存憑、留史、育人、資政”的珍貴價值，在高校圖書館的變革、發展中意義不凡。所以，高校圖書館必須與時俱進，創建現代數字管理模式結構體系，采取科學的管理手段和方法[1 ]，加強對檔案資源文獻遺產的整理和保護，全面彰顯現代數字管理檔案資源的效用，促進檔案資源文獻遺產的認知和利用，從而進一步擴大高校圖書館檔案資源文獻傳承的社會知名度和影響力。

參考文獻：

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[11]廖志江，廉立軍.網絡環境下高校圖書館檔案工作需求研究[J].蘭臺世界，2007（7）：42—43.

[12]金芳.高校圖書館檔案管理模式探究[J].江西電力職業技術學院學報，2019（6）：114-115+120.

[13]梁甜.加強高校圖書館檔案管理的途徑探究[J].新西部，2015（36）：106+94.

作者簡介：許鶴平（1965— ），蘇州大學圖書館通識教育基地負責人、副研究館員，研究方向：信息管理與閱讀推廣;孟良榮（1976— ），本文通訊作者，蘇州大學圖書館圖書服務部主任、高級工程師，研究方向：信息管理與閱讀推廣。