淺談高中干部人事檔案的編號規則

郭文芳

摘 要：隨著時代的進步和信息化技術的不斷推動，干部人事檔案的信息化建設已經成為必然，由于電腦科技的運用，在電腦中進行檢索查找很容易也很方便，但是由于人事檔案的特殊性，實體檔案的保管及日常資料的收集歸檔同樣重要，那么在現有條件下如何能更高效的在檔案柜中找到特定的干部人事檔案也變得更加重要了。本文通過作者所在高中為例，探討如何通過科學的檔案編號編制索引目錄，以便快速的找到人事檔案，從而使干部人事檔案工作不僅能與本單位工作接軌，也能減少檔案管理人員裝檔的時間，極大的提高工作效率以適應現代化社會發展的需要。

關鍵詞：高中;干部人事檔案;編號

2018年11月20日由中共中央辦公廳印發的《干部人事檔案工作條例》規定，干部人事檔案是各級黨委（黨組）和組織人事等有關部門在黨的組織建設、干部人事管理、人才服務等工作中形成的，反映干部個人政治品質、道德品行、思想認識、學習工作經歷、專業素養、工作作風、工作實績、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關系等情況的歷史記錄材料。條例中將干部人事檔案的收集范圍及整理細則規定得很清楚，給我們人事檔案管理人員確定了工作的準則，但是在實際工作中，不光有檔案內容的整理，還有檔案上架時的排列規則，干部人事檔案上架（入柜）排列，是指干部人事檔案入庫保存，在檔案架或檔案柜中貯存組合排列的方式。上架（入柜）排列科學合理，不僅存取檔案方便，還能最大限度地提高工作人員的工作效率以及節省存放空間，如何給每一份干部人事檔案編號成為檔案上架時的非常重要且必要的工作。

1 現有干部人事檔案編號方法

1.1 姓氏編號法

顧名思義是按姓=姓氏的筆畫多少為序進行編號的方法。這種方法簡單、易學，檔案存放位置固定，但是由于姓氏的不均衡，同時也存在有的姓氏過多，新進檔案和原有檔案容易排列混亂，檔案存放也不整齊、查找慢等問題。

1.2 漢語拼音字母編號法

漢語拼音字母編號法是根據漢語“音序檢字法”的原理，按干部姓名的拼音字母次序排列編號的方法。這種方法也比較科學，只要熟悉掌握了漢語拼音方法，編號和使用都很簡便。但同樣存在個別姓氏過多的問題。

1.3 筆形編號法

筆形編號法是按照檔案卷名（即干部姓名）的筆形取角編號的方法（如四角號碼和類似四角號碼法），這種編號具有簡便、易學、編號效率高、誤差少，檔案存放集中、穩定等優點。檢索方法比較科學、只要掌握了取筆形編號的基本規則，就能運用自如。但對于數量較多的檔案材料歸檔時，查找比較困難。

1.4 混合編號法

主要是對姓氏編號法和漢語拼音編號法的混合運用，在實際工作中，同樣存在零散材料歸檔時查找耗時等問題。

2 高中干部人事檔案的現狀

2.1 高中干部人事檔案的組成

高中人事檔案主要是由專任教師和少量的教輔人員組成，每年新增的人事檔案材料主要有年度考核、薪級工資、高級人才考核、職稱崗位晉級聘任、學歷提升等材料。這些材料在形成的時候一般是按照學科備課組的類別來的，并且在提供利用時，教師個人的學科被提及的最多。

2.2 高中干部人事檔案的特點

專任教師占比非常高，以我校為例，專任教師占全校教職工90%左右，結合現在高中的特點，專任教師的學科專業性非常明顯，比如語文專業的老師只能教語文不可能教授其他學科，其他學科同理。同時高中的學科也非常固定，由語文、數學、英語、物理、化學、生物、政治、歷史、地理等9大高考學科及音樂、美術、體育、信息技術、心理等非高考學科組成，這些學科是經過國家多年的實踐最終確定下來的，一般不會更改的，老師的配備也同理，而教輔人員主要是做一些行政工作如辦公室、財務、醫務等工作，為教師服務，數量較少，以我校現在350人的教職工組成來看，教輔只有35人左右，即使學校的規模編制發生變化，但學科教師以及教輔人員的配置不會有太大變化，也就是說比較固定。

2.3 現有的編號規則

我校干部人事檔案現有的編號規則是按進校時間與年齡的大流水規則編號，索引的編制則是以姓氏筆畫和漢語拼音相結合的方法來進行的，這種編號可以比較容易的掌握教職工總人數，上架時也相對簡便，但缺點是不利于后續的檔案管理，尤其是在零散材料歸檔時，因為形成的材料都是批量的，數量比較大，每次檔案管理人員都需要給每份檔案寫上檔號再整理歸檔，耗時耗力，同樣的問題出現在提供利用的時候，尤其是在檔案管理人員更換新人時，不能很快的上手，從而出現錯亂。

3 高中干部人事檔案編號探索

3.1 目的

前面我們提到過，作為一個學校尤其是高中，教師是基礎，教輔人員為教師提供服務，檔案管理人員作為教輔人員同時也是學校的一分子，不但要做好自己的本職工作同時也要掌握學校的動態，充分發揮檔案的作用為學校提供優質服務。而一個科學的檔案編號，不但能提高檔案管理人員日常的工作效率也能節省出時間來開發檔案的其他服務，比如在人員有限的情況下有充足的時間完善干部人事檔案的數字化工作，最終實現干部人事檔案最大化地利用，為學校的發展貢獻一份力量。

3.2 實現方式

高中既然學科和教師配備都比較固定，我們完全可以開發出一套適合學校的干部人事檔案編號規則。

首先，根據學校人事檔案收集材料的特點，我們將學校的教職工分為教師和教輔人員，作為一個單位肯定會有校級干部、中層干部等領導干部，但在實際工作中，學校的領導干部主要也是來源于科任老師，所以我們將如此劃分類別，而教師則按學科來分，教輔人員則統一為一類，因為教輔人員是會根據學校安排有可能在各個科室之間流動的。

其次，再進行二級劃分，按照進校的先后順序來編號上架。

最后，編制索引目錄。編寫規則就是學科-學科順序號-大流水號，學科順序號就是學科內的檔案份數編號，即使有人較少，順序號不變，大流水號是根據全校教職工的總人數來確定的。

3.3 優缺點分析

這種編號規則的缺點很明顯，編號時麻煩耗時，但優點更明顯，一是適應學校的發展，二是檔案管理人員即使作為新手也很容易找到某一份檔案，原因是分散到學科后，每個學科人數相對會較少，查找比較方便，三，因為是按學科分，檔案工作也就與學校的其他工作接軌了，不再是自成一家，我們在收集資料的時候也比較方便，裝檔時會更方便，從而大大的提高工作效率，最后，檔案管理人員可以隨時掌握學科教師的配備情況，拓展檔案的功能，為學校發展建言獻策，從而提高檔案管理人員的地位。

總之，干部人事檔案是黨和國家的重要財富，隨著社會的發展，干部人事檔案的管理在符合規定的前提下，也應該不斷創新，編制一本科學有效的索引目錄不止為檔案管理人員日常的歸檔工作節省了時間提高了工作效率，同時也能更好的為單位提供更優質的服務，從而推動干部人事檔案工作適應現代化發展的需要。