城建檔案數(shù)字化建設(shè)的思考

李曉萍

◆摘? 要：近年來，數(shù)字化技術(shù)取得了飛速發(fā)展，廣泛應(yīng)用到了城建檔案管理中，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用極大的提高了城建檔案管理的質(zhì)量和效率。但是，在城建檔案數(shù)字化管理的發(fā)展過程中，出現(xiàn)了諸多的問題：例如，信息安全、管理效率低等問題，這些問題的出現(xiàn)極大的阻礙了城建檔案管理工作的順利開展。基于此，筆者就城建檔案管理創(chuàng)新的相關(guān)問題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的解決問題的方案，旨在提高城建檔案管理的整體水平。

◆關(guān)鍵詞：城建檔案;數(shù)字化建設(shè)問題;創(chuàng)新管理

一、檔案信息管理的重要性

在傳統(tǒng)的檔案信息管理中，需要使用紙質(zhì)介質(zhì)進(jìn)行信息存儲(chǔ)，這種存儲(chǔ)方式容易使一些重要信息丟失，潛藏著一定的安全隱患。當(dāng)前，數(shù)字化技術(shù)的廣泛應(yīng)用就有效的解決了這一問題。數(shù)字化技術(shù)通過應(yīng)用相關(guān)的信息管理軟件和管理系統(tǒng)可以將檔案信息存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫或者是磁盤、硬盤中，保證信息在存儲(chǔ)的過程中不會(huì)隨著時(shí)間的推移而丟失，從而提升檔案管理工作的安全性和效率。

二、檔案信息管理存在的問題

城建部門開展檔案管理的目的就是保存和管理城市發(fā)展過程中的重要信息資料，為城市的建設(shè)服務(wù)。但是，在城市建設(shè)的不斷推進(jìn)中，需要保存的資料越來越多，過多的紙質(zhì)材料信息無法進(jìn)行很好的保存，而且紙質(zhì)材料容易丟失，這就對(duì)城建檔案信息管理提出了新的挑戰(zhàn)，而數(shù)字化技術(shù)通過應(yīng)用信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理就有效的提升了檔案管理的質(zhì)量和效率。但是，信息技術(shù)的應(yīng)用也對(duì)檔案管理人員提出了新的挑戰(zhàn)：城建檔案管理人員大多對(duì)于軟件管理的應(yīng)用技能方面存在欠缺，這對(duì)開展工作造成一定的困難，并且檔案管理人員的整體素質(zhì)層次不齊，也是影響檔案管理質(zhì)量的原因之一。

第一，城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)需要一定數(shù)量的硬件和軟件系統(tǒng)，這就需要投入大量的資金，但是，很多規(guī)模較小的城建部門無法投入太多的資金用于硬件和軟件系統(tǒng)的購置，這就導(dǎo)致了這些城建部門的檔案管理數(shù)字化建設(shè)停滯不前，甚至一些城建部門目前還停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式上。

第二，城建部門的人員安排和組織結(jié)構(gòu)存在不合理的現(xiàn)象，在對(duì)工作人員進(jìn)行崗位分配的過程中，沒有充分的了解每一個(gè)崗位對(duì)工作人員的知識(shí)程度、工作能力以及工作態(tài)度的要求，而是根據(jù)崗位的空缺情況對(duì)工作人員進(jìn)行隨機(jī)的分配，這就導(dǎo)致工作人員的知識(shí)程度以及工作能力等與工作崗位不匹配的現(xiàn)象出現(xiàn)，造成工作效率低的問題。

第三，城建檔案管理工作人員對(duì)檔案管理的工作流程以及信息管理系統(tǒng)缺乏認(rèn)識(shí)，沒有熟練使用檔案管理系統(tǒng)軟件的技能。檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力有待提高，急需建設(shè)一支專業(yè)素質(zhì)過硬的隊(duì)伍。

三、信息化條件下加強(qiáng)檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新的建議

（一）加強(qiáng)信息系統(tǒng)建設(shè)

新時(shí)期，城建檔案的信息化管理對(duì)工作人員的綜合素質(zhì)提出了新的要求，如何提高城建部門管理人員的綜合素質(zhì)是當(dāng)前面臨的重要問題，構(gòu)建專業(yè)能力過硬的隊(duì)伍是解決問題的重要舉措，提高城建檔案信息化管理人員的綜合素質(zhì)可以從提高專業(yè)素質(zhì)和工作能力兩方面入手。在提高專業(yè)素質(zhì)方面：城建部門可以結(jié)合工作需要來制定合理的員工培養(yǎng)方案，可以定期開展培訓(xùn)活動(dòng)，邀請(qǐng)業(yè)內(nèi)的專業(yè)人士對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)化的培訓(xùn)，提高工作人員的專業(yè)能力，以更好的提高檔案管理效率。

（二）制定合理的考核制度和培養(yǎng)計(jì)劃

為了更好的激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，促進(jìn)信息技術(shù)在城建檔案管理中的應(yīng)用，充分發(fā)揮人力資源部門的作用。城建部門需要根據(jù)工作需要來制定更加人性化和個(gè)性化的考核體系，建立任務(wù)驅(qū)動(dòng)的考核機(jī)制，量化細(xì)化各項(xiàng)考核指標(biāo)，以更好地幫助工作人員發(fā)現(xiàn)自身的不足，提升工作能力和工作效率。城建部門還可以制定完善的培養(yǎng)體系，幫助工作人員樹立終身學(xué)習(xí)的理念，以更好的掌握信息管理系統(tǒng)的相關(guān)知識(shí)。

（三）加強(qiáng)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

系統(tǒng)化是讓流程一體化，用于對(duì)檔案信息進(jìn)行采集、處理、管理、存儲(chǔ)等操作，能夠?yàn)闄n案信息的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)及檔案信息資源的開發(fā)，利用堅(jiān)實(shí)的技術(shù)保障最大程度的提高檔案管理的質(zhì)量和效率。城建檔案管理中需要將自動(dòng)化技術(shù)和局域網(wǎng)技術(shù)的輔助，還需要將掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等融合在一個(gè)系統(tǒng)中。例如：建立數(shù)據(jù)庫，根據(jù)關(guān)鍵詞，進(jìn)行檢索和篩選，提升工作人員效率，擁有基礎(chǔ)技術(shù)的支撐才能促進(jìn)城建檔案數(shù)字化體系的建設(shè)。檔案管理的信息化、自動(dòng)化和智能化，提高檔案管理的質(zhì)量和效率

（四）加強(qiáng)電子信息技術(shù)的應(yīng)用

將信息化技術(shù)應(yīng)用到城建檔案管理工作中，信息系統(tǒng)安全防護(hù)技術(shù)是十分重要的工作，要加強(qiáng)信息系統(tǒng)的安全建設(shè)，可以從以下兩個(gè)方面入手：第一，要對(duì)城建部門的防護(hù)能力和防護(hù)等級(jí)進(jìn)行科學(xué)合理的評(píng)估，對(duì)系統(tǒng)存在的問題進(jìn)行詳細(xì)的排查和修補(bǔ)，建立權(quán)限訪問機(jī)制，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的保護(hù)力度。第二，制定完善的信息服務(wù)管理制度，做好數(shù)據(jù)備份，在必要時(shí)應(yīng)用數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)恢復(fù)重要數(shù)據(jù)。

四、結(jié)語

綜上，數(shù)字化建設(shè)是城建檔案建設(shè)的重要趨勢(shì)，在發(fā)展進(jìn)程中，需要加強(qiáng)管理人員的綜合素質(zhì)，完善管理系統(tǒng)安全性建設(shè)，從而更好的推進(jìn)城建檔案數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)

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