基于內(nèi)控建設(shè)淺談公立醫(yī)院合同管理

胡琳琤 盧媛媛

[摘 要] 為深入推進行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)，根據(jù)《財政部關(guān)于全面推進行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的指導意見》（財會〔2015〕24號）和《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制報告管理制度（試行）》（財會〔2017〕1號）的有關(guān)要求，財政部開展2019年度行政事業(yè)單位內(nèi)部控制報告編報工作。內(nèi)部控制建設(shè)從此納入公立醫(yī)院年度重點任務(wù)清單。合同管理業(yè)務(wù)做為內(nèi)部控制六大業(yè)務(wù)中不可或缺，卻容易被忽視的一項業(yè)務(wù)，開始慢慢進入醫(yī)院管理者的視野中。文章將從內(nèi)部控制建設(shè)角度，分析公立醫(yī)院合同管理現(xiàn)狀，并提出相應(yīng)的建設(shè)意見。

[關(guān)鍵詞] 公立醫(yī)院；內(nèi)部控制；合同管理

中圖分類號：R197.3 文獻標識碼：A

合同管理業(yè)務(wù)內(nèi)部控制主要通過規(guī)范合同管理中的各項具體工作，促進醫(yī)院加強合同管理，以規(guī)避法律風險的發(fā)生，確保醫(yī)院經(jīng)濟活動合法合規(guī)地開展[1]。目前公立醫(yī)院合同主要業(yè)務(wù)類別分為人事勞務(wù)合同、醫(yī)患關(guān)系糾紛處理合同、基建類合同、商業(yè)類合同和其他合同。合同管理業(yè)務(wù)控制存在的問題主要集中在合同訂立、合同履行、合同糾紛處理及合同檔案管理等環(huán)節(jié)。

一、公立醫(yī)院合同管理現(xiàn)狀分析

（一）機構(gòu)設(shè)置不健全，崗位責任不分明

沒有明確合同管理決策機構(gòu)、合同管理歸口部門、合同業(yè)務(wù)執(zhí)行部門和合同監(jiān)督部門的職責。大多數(shù)管理者會混淆合同管理歸口部門和合同業(yè)務(wù)執(zhí)行部門這兩個概念，認為合同誰簽訂，那么就由歸誰來管理，由此造成了職責分工的不明確，協(xié)作不到位，影響合同全過程管理[2]。

（二）合同簽訂過程不完善，缺少會簽流程

合同內(nèi)容審核流于形式，對合同內(nèi)容和條款審核把關(guān)不嚴，審批權(quán)限不清，審批流程模糊，導致醫(yī)院利益受損。例如合同會簽沒有經(jīng)過紀檢監(jiān)察室審核，導致醫(yī)藥產(chǎn)品合同缺少廉潔購銷合同，公款競爭性存放協(xié)議缺少廉政承諾書等。

（三）合同經(jīng)辦人員專業(yè)勝任能力欠缺，審核監(jiān)督不到位

公立醫(yī)院涉及的合同類型多，范圍廣，如果沒有專業(yè)知識的支撐，無法對合同條款進行專業(yè)性的審核，導致審查作用難以發(fā)揮，容易形成合同致命缺陷，導致擬定的合同文本有損醫(yī)院利益。例如業(yè)務(wù)部門不知曉《合同法》相關(guān)內(nèi)容，將“定金”和“訂金”兩個概念混為一談，造成醫(yī)院經(jīng)濟利益損失。

（四）合同信息化建設(shè)滯后，合同全過程管理缺失

在信息量飛速增長的時代，能否快速有效充分掌握信息，將深刻影響醫(yī)院內(nèi)部控制體系的運行效率。而內(nèi)部控制建設(shè)六大業(yè)務(wù)中唯有合同管理的信息化建設(shè)最薄弱。大多數(shù)公立醫(yī)院缺失合同管理軟件，單純地利用EXCLE對合同關(guān)鍵信息進行手工編碼、登記管理，無法做到合同簽訂、審核、付款等全過程監(jiān)控，對后續(xù)履行情況不夠關(guān)注，重簽訂，輕履行。例如沒有信息軟件支持，管理人員無法及時獲取合同執(zhí)行進度及結(jié)算比例[3]。

（五）合同糾紛處理缺少有效機制

經(jīng)辦科室遇到合同糾紛，無處理流程可遵循，無法律顧問可咨詢，處理不當，導致喪失先機，使得醫(yī)院損失經(jīng)濟利益。

（六）缺少有效監(jiān)督機制

沒有成立合同管理內(nèi)部監(jiān)督檢查小組，沒有制定內(nèi)部監(jiān)督檢查方案，沒有實施合同管理監(jiān)督檢查，沒有開展合同管理自我評價及整改，監(jiān)督工作程序不完整，造成合同管理風險不可控。例如沒有對合同的履約方式進行監(jiān)督審核。

（七）合同檔案建立及保管程序混亂，造成合同檔案多口保管

部分公立醫(yī)院沒有設(shè)置專門的合同檔案管理部門，由各個業(yè)務(wù)科室自行保管合同，容易造成合同丟失，重要合同內(nèi)容泄露等。

二、合同業(yè)務(wù)控制方法

為了能更好地實現(xiàn)各項合同業(yè)務(wù)控制目標，公立醫(yī)院可采取以下控制方法：

（一）加強和完善內(nèi)控制度建設(shè)

加強和完善公立醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制制度建設(shè)，實行“決策機構(gòu)、管理機構(gòu)、執(zhí)行機構(gòu)、監(jiān)督機構(gòu)”分離的方法設(shè)計。明確決策機構(gòu)的職責，主要包括審議合同管理內(nèi)部控制制度體系及相關(guān)政策、審議合同糾紛調(diào)處的意見、審議合同風險管理措施及實施結(jié)果、按照權(quán)限對合同進行審議。制定具體的崗位職責說明書，明確合同歸口管理部門和合同業(yè)務(wù)執(zhí)行部門的職責、權(quán)限，使得不相容崗位相互分離、相互制約、相互監(jiān)督，確保合同全面有效履行。

（二）實行合同會簽制度

醫(yī)院對外發(fā)生的經(jīng)濟往來，應(yīng)當簽訂書面合同。醫(yī)院應(yīng)設(shè)定合同會簽啟動條件，制定合同會簽工作程序，明確合同會簽主體及審核內(nèi)容。合同經(jīng)辦部門主要審查合同對方資信情況、對方委托人或代理人身份資格、合同標的物數(shù)量與質(zhì)量、價款或報酬、履行期限及方式、合同爭議解決方式等。財務(wù)科主要審查是否納入年度專項預(yù)算、結(jié)算方式及付款周期。紀檢監(jiān)察室主要審查資金使用和資產(chǎn)動用的審批手續(xù)、使用方式合規(guī)性等。法務(wù)部門主要審查合同標的合法性、合同條款嚴密性、違約責任條款等。涉及重要經(jīng)濟事項的合同還需提交總會計師審簽。各個科室對合同內(nèi)容予以把關(guān)，保證合同審核的質(zhì)量。

（三）重視專業(yè)隊伍建設(shè)

定期開展專業(yè)能力培訓，對合同管理相關(guān)人員進行財務(wù)、采購、審計、招標、法律等專題知識宣講，使得管理人員不僅要了解經(jīng)濟管理的相關(guān)知識，還要熟知經(jīng)濟合同相關(guān)規(guī)定，從而創(chuàng)造一支復合型人才專業(yè)隊伍。另外聘請專業(yè)的法律顧問，充分發(fā)揮法律顧問的專業(yè)能力。合同經(jīng)辦部門人員在法律顧問的引領(lǐng)下，提高法律素養(yǎng)，在合同管理過程中避免“踩雷”。

（四）推進信息化建設(shè)，去除“信息孤島”現(xiàn)象

公立醫(yī)院應(yīng)該引進或自主開發(fā)合同管理軟件，并且與財務(wù)預(yù)算系統(tǒng)、核算系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)、辦公軟件等各系統(tǒng)對接，采用信息化手段對合同簽訂、審核、履行、付款、歸檔等全過程進行跟蹤管理，形成合同全過程閉環(huán)式動態(tài)監(jiān)管，確保控制手段能在合同管理全過程中得到有效的執(zhí)行。同時，利用信息化技術(shù)，實時反饋數(shù)據(jù)信息，提供決策數(shù)據(jù)分析支持，保障公立醫(yī)院資金安全。

（五）健全合同糾紛處理的有效機制

在合同執(zhí)行過程中，如發(fā)生糾紛，應(yīng)當根據(jù)國家相關(guān)法律規(guī)定及合同爭議解決條款，在法律顧問的幫助下，在規(guī)定時效內(nèi)與對方協(xié)商，提出解決方案，或通過簽訂補充合同的形式解決就糾紛。如協(xié)商不一致，則通過法律途徑解決糾紛，保證醫(yī)院經(jīng)濟利益不受損。

（六）建立實施內(nèi)部監(jiān)督

對于設(shè)立內(nèi)審室的公立醫(yī)院，應(yīng)由內(nèi)審室作為內(nèi)部監(jiān)督實施主體，承擔日常監(jiān)督任務(wù)；對于沒有設(shè)立內(nèi)審的醫(yī)院，可以成立內(nèi)部控制檢查小組，由紀檢監(jiān)察室人員做為成員，履行相應(yīng)職責。其次制定內(nèi)部監(jiān)督檢查方案，確定合同管理監(jiān)督檢查的范圍和重點，明確組內(nèi)職責分工，明確各個階段監(jiān)督工作落實和進度安排，對合同各個流程實施現(xiàn)場監(jiān)督檢查，記錄結(jié)果，分析合同管理中存在的缺陷，并提出改進意見或建議。對于合同管理檢查中發(fā)現(xiàn)的重大缺陷，及時向分管領(lǐng)導報告，并提出解決方案。

（七）重視檔案管理

合同業(yè)務(wù)執(zhí)行部門將簽訂完畢的合同及時上交到合同檔案管理部門。合同檔案管理部門統(tǒng)一合同編碼管理，可根據(jù)“經(jīng)辦部門+合同年份+合同類型+合同序號”的規(guī)則進行合同分類編碼，方便對合同進行統(tǒng)計、分類和歸檔，避免合同遺漏等問題發(fā)生。嚴格限定合同文本借閱、傳遞，規(guī)范合同外借手續(xù)，防止合同泄密。如有合同管理系統(tǒng)的醫(yī)院，可借用信息化技術(shù)，制定合同檔案管理制度[4]。

三、結(jié)語

合同管理從合同談判擬定，到合同合規(guī)性審查、簽訂，再到合同執(zhí)行，最后到合同歸檔，中間穿插著合同監(jiān)督，是一個全過程動態(tài)管理。在新醫(yī)改不斷推進的大背景下，合同管理業(yè)務(wù)對于公立醫(yī)院越來越重要。合同管理業(yè)務(wù)是連接其他業(yè)務(wù)的重要橋梁之一。在內(nèi)部控制建設(shè)中，公立醫(yī)院管理者應(yīng)該將合同管理業(yè)務(wù)與其他五大業(yè)務(wù)置于同樣重要的位置。而合同管理的最終目標就是優(yōu)化合同管理流程，規(guī)范合同過程管理，降低合同履行風險，提高合同執(zhí)行效率，保障醫(yī)院合法權(quán)益，促進醫(yī)院經(jīng)濟、學術(shù)研究、醫(yī)療等各項合作活動的順利開展，推進公立醫(yī)院可持續(xù)健康發(fā)展。

參考文獻：

[1]金玲，池文瑛，蔡占英，等.醫(yī)院內(nèi)部控制體系設(shè)計及應(yīng)用[M].北京：中國財政經(jīng)濟出版社，2018.

[2]王振.基于內(nèi)部控制視角的公立醫(yī)院經(jīng)濟合同管理研究》[J].財經(jīng)界，2020（19）：177-178

[3]林立.研究內(nèi)部控制下公立醫(yī)院經(jīng)濟合同管理[J].商情，2020（20）：155.

[4]李珊珊.淺談公立醫(yī)院內(nèi)部控制建設(shè)合同管理[J].經(jīng)濟研究導刊，2019（31）：136-137.