談如何進行企業現場費用管理

摘要 本文從健全組織體系、制度流程建設、現場費用的具體管理、加大培訓和獎懲力度這4個方面，加強對現場費用的全面管理，以提升企業管理水平。

關鍵詞 現場費用;預算;全面管理

一、前言及定義

大型企業生產的重型設備一般都需要在業主的現場進行安裝調試，設備才能啟動正式運行，現場安裝調試時間少則半個月多則數月，因此現場費用管理顯得尤為重要。

現場費用指為施工準備、組織施工生產和管理所需的費用，包括現場臨時采購和現場辦公等一系列費用。

二、如何進行現場費用管理

（一）健全職責明確的組織體系

健全組織體系，加強工作領導，明確企業各部門間的協同配合職責。

營銷部是供貨合同現場費用的牽頭管理部門，負責審核現場項目經理制定的現場費用預算表及過程中的變更，在項目執行過程中根據預算對工程現場費用進行監管，負責現場費用的申請、使用及報銷。

生產部是現場的生產管理責任部門、現場拖期扣款的業務管理部門，負責制定生產安裝調試方面的現場費用預算表及過程中的變更，向項目經理報備。

財務部是對現場費用進行報銷賬務處理的業務管理部門，負責對工程現場費用的使用情況進行審批和監管。

質管部是現場費用質量扣款的業務管理部門，負責對工程現場質量管理進行監管，防止發生質量扣款及事故，明確現場費用發生的責任、質量罰款是否屬于供應商責任和是否轉嫁給供應商，明確對供應商進行責任追究和款項轉移的流程。

安環部是現場的安全管理責任部門、現場費用安全扣款的業務管理部門，負責對工程現場安全方面進行監管，防止發生安全扣款及事故。

（二）建立流程清晰的制度流程體系

制定現場費用管理制度工作操作流程，實現有章可循。

1.預算編制

項目經理結合現場實際情況以及經驗編制和審核費用預算，充分考慮現場實際情況，如現場環境的氣候及人文條件。

2.費用預算的審批與調整

項目組成立后由項目經理制定現場費用預算表，經主管領導、財務主管審核后上報總經理審批，審批后將預算表交到財務部備案。相關費用發生前，項目經理要與預算進行對照，如發現費用項目未在預算范圍內、超出預算，由項目經理提出預算調整申請，履行上述審批流程后進行報銷。

3.費用報銷

費用報銷時，項目經理需要填報現場費處置審批表，包含客戶名稱、合同號、產品名稱、合同總金額、合同簽訂人、業務經辦人、處置金額、發生時間、費用分類、費用發生原因說明、費用處理說明等內容，經主管領導簽字，此表原件作為財務記賬原始憑證附件。財務部在費用報銷前要與預算進行對應再給予報銷。

（三）規范有序開展現場費用管理工作

下面分類闡述現場發生的具體費用及管理要點、如何通過全面管理來提升管理水平。

1.租賃辦公用房

在現場需要辦公用房用于辦公及工人住宿，有時是客戶免費提供，大多數是企業自行解決。一般調試安裝現場地理位置比較偏僻，這就需要在成本效益原則的基礎上考慮是自建活動板房還是租賃辦公用房，如租賃辦公用房，要簽訂辦公用房租賃合同，同時索要發票或到當地稅務局代開發票。

2.現場辦公費

辦公設施等要結合現場實際情況進行配置，從降低成本角度考慮，盡量利用其他現場撤場后的剩余物資，避免重復購買造成浪費。現場使用水電費要留存相關憑據。

3.現場招待費

招待費用按照公司相關制度要求，必須履行事前審批手續，符合相關標準，如實列支，不允許費用串項。

4.聘用當地勞務工、代繳社保及考勤管理

現場一般需要聘用當地勞務工，聘用當地勞務工要與當地正規勞務公司簽訂用工合同，并按照規定繳納社保。要對雇傭的勞務工實施考勤管理，最好用電子考勤機，便于管理，工資要與考勤相符。

5.租賃辦公用車

為提高現場工作效率，現場一般需要租賃辦公用車，這時必須簽訂租賃用車協議，明確是否配司機、租賃有效期等信息，租賃協議必須經相關領導審批，超過協議有效期的不允許報銷，油費報銷時要注明里程數及用車用途。

6.租賃吊車

現場承租吊車時要與吊車的出租方簽訂租賃框架協議。租賃雙方每天要在“吊裝工單”小票上對使用日期、車型、工時、加班情況及作業內容等進行簽字確認，租賃結束后根據此小票形成吊車臺班登記表進行最終結算，結算時要核對小票與登記表，兩者必須保持一致。

7.現場使用的設備及工裝

現場安裝調試使用的設備及工裝通常是單位發運過來，設備及工裝在這個現場完成后要運往下一個現場或返回單位，是循環使用的，因此在現場要做好對設備及工裝的臺賬登記管理，在領用前履行相關申請審批手續，做到不遺漏不丟失，現場使用后發運需要做好交接工作。

8.從單位發運現場的增補件流程

現場項目經理要對營銷部下屬的服務科下發申請工作聯絡單，由服務科再把所需的增補件通過工作聯絡單的形式反映給設計、采購等部門，重新設計制造加工或采購補發。

9.現場零星采購物資

生產急需或臨時增加可采購小額物資，如金額不足1萬元的，可在現場進行零星采購。

10.材料出入庫管理

建立材料的庫房管理臺賬，現場物資出庫需要領用人簽字，對應入庫物資進行出庫，實時查詢、動態掌握庫房物資余額。避免現場物資入庫時由多人管理，職責不清，防范未按照計劃到貨而未及時發現、影響調試安裝進度的風險。

11.領用甲方物資

現場領用甲方物資要做好備查登記，與甲方共用庫房，要簽訂協議，注明看護保管責任，對物資的數量盤點清晰。

12.繳納的安全保證金、車輛押金、設備使用押金

要留存繳納收據，注意保證金和押金的用途及時間，便于及時結算和清理。

13.現場發生的安全罰款、質量扣款、拖期罰款及對現場單位或人員損失的賠償

現場施工過程中，發生的各種扣款問題，要由甲方及本單位項目經理簽字認可，并提供相關依據，再最終結算。

14.撤場物資的管理

項目現場撤離時，項目經理按材料庫房的物資臺賬盤點相關物資，明確物品名稱、數量、型號、規格等內容，提出處置建議，經主管領導審批后，將可用物資及設備轉移至新開工施工現場，或者對外處置，并將處置結果報財務部，財務部進行賬務處理。

15.現場發生的其他成本費用

必須履行相關審批手續，并保存相關憑據，以便財務部門進行賬務處理。

16.現場檔案管理

現場會議紀要、施工記錄日志、與各部門工作聯絡單、與用戶往來傳真、庫房管理臺賬、現場費處置審批表復印件等資料必須留存，以便存檔備查。

（四）加大培訓和考核力度

1.加強培訓

在現場較多的情況下，共享和利用前期現場成熟的管控經驗。要針對現場出現的主要問題，制定規范的項目現場管理模板，照章執行，加強對相關人員的培訓，提升項目經理的現場管理水平。

2.加大獎懲力度

對發現的現場問題，舉一反三，加強督辦整改。如項目經理超出預算額較大的要進行考核、出現質量及拖期扣款問題對責任人進行考核罰款等，而針對現場管理較好、大大降低預算的項目經理，要給予獎勵，做到獎罰分明。

三、結語

通過對現場費用的全面管理，可嚴格把控現場費用的合理支出，減少現場費用的發生，同時實施必要的現場管理，使現場施工順利有序進行，大大降低成本，進而提高企業效益。

（作者單位為大連華銳重工集團股份有限公司）

[作者簡介：邊欣（1970—），女，遼寧昌圖人，本科，高級會計師，研究方向：企業經營管理的提升、風險防控及降本增效等。]

參考文獻

[1] 李文，王偉.談施工現場的費用管理[J].齊魯糧食，2000（10）：49.

[2] 馬進.淺談施工企業現場成本管理[J].時代金融，2018（35）：108+113.