構建辦公室工作管理模式的探索與實踐

位琳

[摘 要] 文章論述了辦公室工作管理模式的內涵，并分析辦公室工作管理中的難點，分析如何構建科學的辦公室工作管理模式。

[關鍵詞] 辦公室工作 管理模式 內涵 難點 路徑

中圖分類號：C931.2 文獻標志碼：A

辦公室工作是企業運營管理中的重要工作內容，是落實現代化企業管理的重要環節。新時期，企業發展面臨的市場壓力越來越大，因此需要實現高效運轉，而這就需要從辦公室工作入手，進行精細化管理，優化工作環節，創新工作模式，避免不同崗位和部門之間出現相互掣肘的問題。文章將就如何構建辦公室工作管理模式進行簡單分析。

一、辦公室工作管理模式的基本內涵

在現代企業管理理念下，企業實施管理是按照一定管理模式來進行的。這里的管理模式，指的是在相關管理理念下建立的一種管理行為體系結構，具體內容包括管理方法、管理模型、管理制度、管理工具、管理程序等。對于企業來說，一個好的管理模式的核心，就是其對于管理環境的適應性，這樣才能使管理工作成為企業發展的保障。經過多年的發展，企業進行管理時使用的管理模式有多種，而經過多年的運用，很多企業和組織、個人在管理實踐的基礎上進行總結和提煉，形成廣為人知的管理模式。

目前來說，常見的管理模式有對稱管理模式、親情化管理模式、溫情化管理模式、制度化管理模式、系統化管理模式等。在當前社會，企業越來越多的應用以人為本的管理模式，將員工作為管理的核心和主體，圍繞如何調動員工的積極性和創造性來開展管理活動，希望可以用更少的消耗來獲得更多的產出，鍛煉員工的意志、智力、腦力等，營造一種積極競爭性的工作氛圍[1]。

二、辦公室工作管理中的難點分析

（一）崗位職責不明確

作為企業而言，因為部門眾多，且很多部門都有多個辦公室，辦公室崗位設置也較多，然而在不同崗位之間沒有明確具體的職責，所以存在崗位職責交叉、重疊、空置等問題，導致工作人員相互推諉責任，工作效率低下。在實際工作中，辦公室工作管理不規范，不及時，有時出現明顯的人情化現象，管理人員對于跟自己關系好的員工管理比較松散，而對于跟自己關系較差的員工管理更加嚴格，再加上崗位職責劃分不明確，導致員工出現很多意見，工作交流不及時，協調性很受影響。

（二）工作瑣碎性較強

因為辦公室業務本身內容十分復雜，包括企業所有對內、對外的生產經營日常事務，而其中很多內容的重復性較高，這使得進行辦公室工作管理也存在一定難度。辦公室工作內容很多就是日常考勤、信息傳達、發布通知等，看起來很簡單，所以部分工作人員出現僥幸心理，隨意開展工作，沒有嚴格按照管理規范進行，導致出現失誤，影響工作進展和企業運行形象。另外，部分企業進行辦公室工作管理比較嚴格，因此不同辦公室和崗位之間的信息傳遞不夠及時，雖然有新媒體的應用，但因為制度的限制很多人還是喜歡親自跑腿傳達，降低了信息傳遞效率；還有部分工作人員遲到早退、工作消極，導致信息傳遞不及時，一些決策不能及時傳遞，影響企業的運行效率[2]。

（三）管理制度不完善

辦公室工作內容很復雜，而作用地位又比較凸顯，經常出現一些突發事件或重大事件，如果管理不及時，很容易帶來一些損失。而當前辦公室工作管理制度不太完善，內容存在缺失和不足，比如對于突發事件的應對措施就不夠先進，這使得工作人員工作時處于一種茫然無序的狀態，雖然看起來忙忙碌碌，但毫無頭緒，工作的真正價值難以發揮。特別是在遇到突發事件之后，因為管理制度缺失，很多工作人員都難以應對，導致工作混亂，造成損失。

（四）工作人員素質問題

很多企業的辦公室工作人員始終沿用傳統的管理模式開展辦公室工作，一成不變，工作內容比較死板，管理模式單一，相對于社會發展來說比較滯后。很多工作人員素質不高，對于工作內容不能提出自己的看法，只能遵循規定開展工作，創造性不足，一旦工作事項出現變化就無法及時解決；對工作內容的掌握不夠全面，對新出現的工作內容難以第一時間適應，需要較長時間的學習，影響工作成效；心理懈怠問題嚴重，工作不夠認真，對工作不太上心，在工作時間玩游戲、看小說、開小差等，隨意性強，所以容易出現失誤；經驗不足，雖然理論知識豐富，但是實際操作能力不足，無法保證理論聯系實際；態度不端正，不能嚴格遵循規章制度和管理要求，將辦公室當作自己的私人空間；不注意自我提升，信息技術能力不足，不能有效操作辦公室軟件開展工作；滿足現狀，不思進取，導致思想狀態、業務水平停滯不前。

三、構建辦公室工作管理模式的路徑

（一）加強基層建設

構建辦公室工作管理模式，首先是做好班子建設和黨組織建設。一是班子建設，落實工作班子的政治建設，帶動思想、組織、作風和紀律建設的強化；明確班子成員的責任分工，建立會議制度，定期開展周會、月度會議、黨組織會議等；加強對企業規章制度的學習和落實，針對辦公室崗位建立工作清單，落實經驗共享等機制。增強大局意識，將辦公室工作放到企業發展的大局中進行思考和定位，統籌企業的發展戰略，在此基礎上建立完善的管理模式機制，充分發揮辦公室“參謀助手、督查催辦、協調服務”的作用。另外還要重視邀請全體員工參與管理模式構建，提出自己對于企業發展和辦公室工作開展的意見，做好調查研究以及督查落實工作。二是做好黨組織建設，加強黨總支建設，配合進行黨支部建設，發揮辦公室中黨員干部的榜樣作用，系統學習十九大精神，習近平新思想等，提高全體員工的政治素養，做好黨建工作的開展。

（二）做好崗位責任落實

辦公室工作管理模式需要聯系工作清單、工作指引和考核來落實崗位責任。一是工作清單，針對辦公室工作內容和特點，進行清單管理，讓工作內容更加具有計劃性和前瞻性，針對企業、辦公室和專項工作制定不同的清單，并在周度和月度會議上進行報告，實現清單管理的動態調整。二是強化工作指引，結合當前的管理制度，分析存在的缺陷和不足，進行制度的完善，編制工作指引，實現對制度建設的有效補充。三是強化考核力度，建立辦公室工作崗位責任考核辦法及評估標準、細則，安排固定時間匯總過去一段時間內的考核意見，評定考核結果，通過對考核結果的反饋，強化崗位責任落實[3]。

（三）突出制度學習和經驗分享

構建辦公室工作管理模式，還要重視對管理制度的學習，以及先進管理模式實踐經驗的分享。一方面，企業要加強工作人員的制度學習，學習上述工作中完善的制度和制度指引，可以安排員工在政治學習、辦公室會議、組織生活會等活動時開展統一集中學習；鼓勵員工自學，在集中會議時提出自己的看法和感悟；重點圍繞工作實踐中遇到問題進行分析和討論，進行補足和優化。另一方面是經驗分享，要求工作人員對辦公室工作中的亮點進行總結和提煉，在開展會議時進行分享，亮點工作有綜合性事務，也有專項工作，還包括得到內外部領導表揚、肯定，得到表彰的事項等。企業組織月度會議進行經驗分享，并形成資料匯總，實現各個部門的共享，同時將經驗分享案例作為評先、推優、激勵性年金評選等的依據。

（四）提高工作人員綜合素質

信息時代背景下，企業面對的市場競爭更加激烈，對于信息技術的應用更加廣泛，這使企業對于辦公室工作人員的要求更高，需要他們提升綜合素質能力。辦公室工作人員需要在掌握辦公室本身工作的基礎上，掌握先進的信息技術，可以借助辦公室自動化系統開展工作，提升工作效率，減少因人為因素帶來的失誤。工作人員要主動對自己的知識與技能進行更新和提升，豐富對辦公室工作管理模式的認識，提高對這項工作的重視，還要進一步提升信息化水平。企業要根據工作人員的實際能力，制定科學的培訓規劃，定期對工作人員進行專項培訓，包括理論知識、辦公室管理知識、辦公室業務工作內容、信息技術等，進行有針對性的提升，不斷提高工作人員的綜合素質。

四、結語

辦公室工作管理模式的應用，可以提高辦公室工作效率，推動黨建與行政工作的融合，提升整體的工作成效。因此企業需要正確認識管理模式的內涵，針對當前辦公室工作管理中存在的問題，構建科學的辦公室工作管理模式，創新管理理念，完善管理制度，加強組織建設，強調責任落實等，進一步提升辦公室工作管理實效，提升辦公室工作水平，進而為企業的發展做出貢獻。

參考文獻：

[1]王雪峰.構建辦公室工作管理模式的探索與實踐[J].石油化工管理干部學院學報，2019，21（4）：42-46.

[2]王麗.“互聯網+”模式下的高校辦公室工作管理模式探析[J].文教資料，2017，（29）：135-136.

[3]王琪.新時期辦公室行政管理工作模式的創新[J].才智，2015，（12）：328.