大數據時代檔案管理模式變化研究

莫庸

[摘 要] 大數據時代的到來，對整個世界的生活和工作方式有非常深刻的影響，給人們的生活和工作提供了便利，人們越來越離不開大數據技術，大數據也給檔案管理工作帶來了比較大的沖擊，檔案管理模式已經發生了較大的變化。為此，文章對大數據時代檔案管理模式的變化進行研究，希望對促進我國檔案管理事業的發展有所助益。

[關鍵詞] 大數據時代 檔案管理模式 研究

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A

隨著大數據時代的到來，檔案管理理論和大數據體系已經發生了比較大的變化，大數據、大方向、大曝光和大平臺等理念得到了快速的更新，數據的來源變得更加廣泛，內容不斷得到豐富，檔案內容和收集方式越來越多樣化。在進入新時代之后，應該針對檔案管理模式的變化，積極尋求各種新的途徑來不斷完善檔案資源的收集和拓寬，認真做好檔案資源的收集工作，提升檔案大數據資源的覆蓋率，建成多位一體的檔案安全防護網絡，真正做好檔案安全保密工作，強化檔案管理的職能，建成務實、高效的檔案行政管理體系。

一、大數據對檔案管理工作的影響

大數據時代的一個主要特征是信息的規模非常龐大，導致許多有效的信息不能完全被我們獲取。為了有效解決這個問題，現在發展出了大數據技術，其可以通過使用一些主流的分析軟件，在有限的時間內對所獲取的信息進行有效的整合，并通過應用數據挖掘技術，對數據背后有價值的信息進行深入提取，這在企業決策當中，可以發揮非常大的作用。過去，企業經常只是看到大數據表面的信息，但對其實質的了解并不是非常多，經常會導致一些誤判情況的出現，隨著大數據時代的發展，人們的認識得到深化。此外，在進入大數據時代之后，檔案存儲的空間不斷增加，數據量呈幾何倍數增加，數據的類型也非常繁多，數據的利用率不斷提升，數據背后的價值逐漸得以展現，各個單位的工作情況均可以得到具體的記錄和歸檔[1]。

在我國發展的過程中，并沒有特別重視檔案管理工作中的不足。然而隨著大數據時代的到來，人們已經開始重新審視檔案管理工作的重要性，這也為檔案管理工作的開展，帶來了難得的契機，只有不斷提升檔案的管理水平，才能促進檔案管理的科學化。在進入大數據時代之后，各種數據顯得越來越重要，檔案管理工作的重要性變得越來越突出。在開展檔案管理的過程中，需要認真做好數據的整理和記錄工作，如果簡單采取傳統的工作方式，難以滿足現代工作的需要。企事業單位應該加強對檔案管理工作的思考，對檔案管理方式進行合理選擇，最大程度利用其中有價值的數據和信息。電子檔案管理方式的應用，給檔案管理工作的開展提供了一條新的途徑，之前落后的管理模式面臨被淘汰的局面，通過將電子計算機技術應用到檔案管理過程中，可以進一步提升檔案管理工作開展的效率，進一步豐富檔案管理工作內容，為時代發展提供更好的服務。

二、大數據時代檔案管理工作所面臨的挑戰

大數據時代的到來既給檔案管理帶來了挑戰，也帶來了機遇，傳統的檔案管理難以滿足時代發展的需要。由于我國科學管理檔案開展的時間還相對較短，檔案管理中產生的數據量增加非常迅速。在傳統檔案管理中，通常是采用紙質材料進行記錄，面對大量的電子數據，往往顯得捉襟見肘，傳統管理模式也出現了各種弊端，這給現代檔案管理帶來了很大的挑戰。在進入大數據時代之后，各種檔案資料采用數字化形式進行記錄的，這給信息的安全性和隱私性帶來了非常大的挑戰。在過去很長一段時間，對檔案采取的安全措施往往沒有做到位，黑客盜取電子數據的現象經常出現，很容易導致重要信息的丟失，給單位和個人造成了非常大的損失，不利于檔案管理的健康發展[2]。

三、大數據時代對于檔案管理工作的管理策略

采用更加先進的技術手段。在進入大數據時代之后，面對大量的檔案數據，如果采用手工管理模式、單一的計算機輸入，已經難以跟上檔案數據增長的步伐，可以將云計算應用到檔案管理中。云計算具有規模大、可靠性高、通用性強的特點，通過對大數據計算的應用，可以進一步降低檔案管理中投入的人力和物力。但由于檔案部門人員的技術能力較差，各種IT人才相對比較匱乏，無法靠自身來開發云計算技術，需要尋求與云計算服務商進行合作，開發出適用于檔案管理的云計算系統，這種方式下的安全保障和安全管理只能由服務商提供，雖然雙方的職責分得比較清，但在數據采集、儲存、訪問和傳輸環節，依然存在著各種漏洞，黑客很容易通過這些漏洞發動攻擊，各種檔案的安全性難以得到保證。在未來檔案管理技術的發展過程中，云計算技術必然是重要的發展方向，和網絡服務商進行合作也是必經之路，在這個過程中，需要認真考慮技術的自我主導和研發工作，及時排除各種影響檔案安全的因素。

提升檔案管理隊伍的素質。檔案管理人員的自身素質對檔案信息化建設效果，有著非常直接的影響。在檔案原始數據到數字化的轉化過程中，需要將生產、財務、銷售等方面的人員有效關聯起來。為了提升檔案管理人員的工作素質，需要認真做好檔案管理人員的培訓工作，積極利用業余時間對檔案管理人員開展相關的業務培訓，讓其掌握各種先進的檔案管理技術方法，能夠熟練操作各種檔案管理軟件，及時更新自己的檔案管理理念，具有處理復雜檔案管理環境的能力。

隨著大數據時代的到來，各種電子文件越來越多，各種數字檔案建設變得越來越多，現代信息技術在檔案管理當中的應用越來越多，檔案管理技術也越來越現代化。通過采用集團化的檔案管理平臺，可以實現對檔案數據的統一存儲和管理，為開發其中有價值的信息提供有效的幫助。此外，通過檔案管理平臺的應用，還可以為檔案數據的應用提供便利，相關工作人員可以及時登錄該平臺來獲得相關的數據，并及時應用這些數據，將檔案數據的作用充分發揮出來。這些平臺甚至可以直接放到網絡當中，并給不同檔案管理人員以不同的管理權限，給開展檔案管理提供更大的便利，可以在線開展各種辦公，拓寬檔案管理人員開展工作的空間[3]。

為開展檔案科學化管理建立一個完善的保障體系。為了提升檔案管理系統的保障水平，應該從三個方面入手：首先應該不斷強化管理者的科學發展觀，其應該具有符合科學發展觀的思想，能夠及時面對檔案管理問題，積極深入開展各種檔案調查工作，以服務的態度來面對檔案管理工作，不斷在開展檔案管理中進行創新。此外，還應該建立完善的制度體系。從宏觀立法和微觀運行兩個角度，推進檔案管理走上科學化的軌道，將檔案發展事業納入社會發展規劃當中。各部門應該對檔案管理予以足夠的重視，制定相應的責任制度，不斷提升各種檔案管理工作的規范化，不斷在開展工作中將自身的主動性和創造性發揮出來。最后應該將各種先進的檔案管理技術應用到檔案管理當中。例如，可以將大數據技術應用到檔案管理當中。通過該技術的應用，及時提取出檔案中各種價值的信息，對各種檔案信息的進行有效的分類，方便對這些檔案信息的使用。

四、結語

大數據時代的到來，給檔案的管理提出了更高的要求。傳統檔案管理中出現的問題，應該引起檔案管理人員的足夠重視，認真分析問題發生的原因，及時采取有針對性的措施，建立更加科學的檔案管理體系，將包括大數據在內的各種先進的檔案管理技術應用到檔案管理過程中，認真做好檔案管理人員的培訓工作。

參考文獻：

[1]左平.大數據時代的電子檔案管理與服務[J].通訊世界.2017（03）：22-23.

[2]朱紅艷.醫院電子檔案的優勢分析以及管理策略探討[J].辦公室業務.2019（15）：37-38.

[3]遲永生.新時期關于加強電子檔案管理的建議[J].牡丹江教育學院學報.2019（07）：55-56.