談檔案的憑證作用在日常生活中的運(yùn)用

徐潤(rùn)姣

[摘 要] 檔案在百姓生活中隨處可見(jiàn)，但是多數(shù)人不太了解它的作用，也不重視保管好自己家的檔案讓它發(fā)揮應(yīng)有的作用。通過(guò)作者多年在學(xué)校檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)了日常生活中常見(jiàn)的檔案形式以及檔案的憑證作用在人們?nèi)粘Ｉ钪械倪\(yùn)用，期望人們?cè)谌粘Ｉ钪兄匾暀n案的保管，學(xué)會(huì)利用檔案，讓它發(fā)揮更大的作用。

[關(guān)鍵詞] 檔案 檔案的憑證作用 檔案的運(yùn)用

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

檔案在人們生活中隨處可見(jiàn)，但是多數(shù)人不太了解它的作用，也不重視保管好自己的檔案以及讓它發(fā)揮應(yīng)有的作用。文章通過(guò)檔案的憑證作用在生活中的運(yùn)用的論述，讓人們進(jìn)一步認(rèn)識(shí)檔案的作用并重視對(duì)檔案的保管和利用。

一、檔案的定義

檔案是過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子數(shù)字等形式的歷史記錄，即檔案是有保存價(jià)值的歷史記錄。因此，檔案對(duì)國(guó)家、社會(huì)、團(tuán)體、個(gè)人都具有重要的作用。

二、檔案的分類以及日常生活中常見(jiàn)的檔案種類與形式

按記錄檔案的載體來(lái)分，在中國(guó)古代時(shí)期有大量的甲骨檔案、金石檔案、簡(jiǎn)牘檔案、縑帛檔案；到了中國(guó)近現(xiàn)代，紙質(zhì)檔案成為普遍的、數(shù)量占絕大多數(shù)的檔案形式；現(xiàn)當(dāng)代，以膠片、相紙、磁帶、光盤、硬盤、電子計(jì)算機(jī)等等新型材料為載體而形成的音像檔案、視頻檔案、電子文件檔案等，在日常生活中也大量存在。按檔案內(nèi)容來(lái)分，可分為：文書(shū)檔案、科技檔案、專門檔案，其中，專門檔案包含個(gè)人人事檔案、戶籍檔案、教學(xué)檔案、學(xué)籍檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、醫(yī)療檔案、保險(xiǎn)檔案等。

近年來(lái)，還產(chǎn)生了“家庭檔案”這類檔案，它指是家庭和家庭中的每個(gè)成員在學(xué)習(xí)工作和社會(huì)活動(dòng)過(guò)程中形成并保存起來(lái)以備日后查考使用的各種檔案資料。家庭檔案按載體不同可分為三類：一是紙質(zhì)檔案類，如學(xué)生入學(xué)通知書(shū)、畢業(yè)證書(shū)與成績(jī)單，各種證件、榮譽(yù)證書(shū)，購(gòu)買各種用品的發(fā)票收據(jù)與登記表，健康體檢表與病歷本，經(jīng)濟(jì)方面的投資（借款）協(xié)議、存折、銀行卡、保險(xiǎn)合同等；二是音像、視頻檔案類，如各種照片、錄音錄像帶、電子視頻等；三是實(shí)物檔案類，如一些獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、文物古董等有價(jià)值的物品。

三、檔案的作用

檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，它所提供的信息具有原始性、真實(shí)性。正是由于檔案的歷史真實(shí)性，它成為人類寶貴的文化財(cái)富，具有重要作用。按其作用的性質(zhì)來(lái)分，檔案的作用表現(xiàn)為直接性的憑證作用和間接性的參考作用兩個(gè)方面。一方面由于檔案保留著它形成時(shí)當(dāng)事人的筆跡、簽名等原始的真跡，因而具有憑證作用，另外，有些證書(shū)、證件、合同、協(xié)議書(shū)等檔案文件是專門作憑證用的；另一方面檔案在國(guó)家的政治活動(dòng)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、文化建設(shè)、國(guó)際事務(wù)，以及在單位工作中、個(gè)人的工作生活中，都起到重要的服務(wù)、參考作用，可以推動(dòng)工作順利完成。憑證作用是檔案價(jià)值的核心部分，也是檔案的權(quán)威性所在。

四、檔案的憑證作用在日常生活中的運(yùn)用

由于人們利用檔案的目的不同，它在日常生活中的作用就有憑證作用和參考作用的區(qū)別。例如，有的單位或個(gè)人利用檔案進(jìn)行訴訟、解決爭(zhēng)端糾紛、保險(xiǎn)的理賠等事務(wù)，此時(shí)檔案所起的作用就是憑證作用；有的單位或個(gè)人利用檔案，是為了制定年度計(jì)劃、寫(xiě)工作總結(jié)、制定新決策、從事某些創(chuàng)新活動(dòng)要參考舊資料，這時(shí)檔案起到的作用是參考作用。筆者主要從四個(gè)方面闡述它的憑證作用在日常生活中的運(yùn)用。

（一）利用檔案的憑證作用，促進(jìn)工作順利進(jìn)行

1.人事檔案在個(gè)人工作中起著重大作用

很多人都知道，要想應(yīng)聘或者調(diào)入新的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位工作，首先必須通過(guò)調(diào)動(dòng)“人事檔案”，還要被新單位的人事部門（或者它的上級(jí)主管部門）審查“人事檔案”合格這兩關(guān)，我們調(diào)動(dòng)工作才有可能順利進(jìn)行，如果“人事檔案”有問(wèn)題或者缺漏不齊，調(diào)動(dòng)就辦不成。這“人事檔案”，只是我們一生的工作活動(dòng)產(chǎn)生的檔案中的很少一部分，只因?yàn)樗涗浟宋覀兊恼嗡枷氡憩F(xiàn)、工作經(jīng)歷、工作業(yè)績(jī)、工資待遇等情況，是政府權(quán)威認(rèn)可的“檔案”（蓋了很多公章的），所以成了我們工作活動(dòng)的重要憑證，因而具有非常重要的作用[1]。

2.學(xué)籍檔案在工作學(xué)習(xí)中起著重大作用

學(xué)歷證書(shū)（即畢業(yè)證），人們都知道它在工作和生活中有重大憑證作用，丟失了它，就會(huì)遇到好多困難和麻煩事，丟失畢業(yè)證書(shū)的本人還會(huì)一輩子遺憾。有什么辦法可以彌補(bǔ)此損失呢？辦法有，就是補(bǔ)辦學(xué)歷證明。我工作的學(xué)校，每年都有20多位校友因高中畢業(yè)證丟失回校找我補(bǔ)辦“高中學(xué)歷證明”，有些校友是正在讀國(guó)內(nèi)大學(xué)要用它來(lái)辦理申請(qǐng)出國(guó)留學(xué)事宜，而很多校友是已經(jīng)獲得了大學(xué)畢業(yè)證、碩士畢業(yè)證，他們?cè)谡{(diào)動(dòng)工作后新單位審查他的人事檔案不完整要求他補(bǔ)交高中學(xué)歷證明（或者高中學(xué)籍檔案）存入檔案。凡是能在我校檔案室保存的檔案中查到他們以前學(xué)籍檔案的校友，我校能迅速幫他們辦好“高中學(xué)歷證明書(shū)”，使他們開(kāi)心地回去辦下一步的事情；而查不到學(xué)籍檔案的校友，就會(huì)要求他去找當(dāng)年教過(guò)他的老師寫(xiě)書(shū)面證明來(lái)證實(shí)他的學(xué)習(xí)經(jīng)歷屬實(shí)，然后才能開(kāi)“高中學(xué)歷證明書(shū)”；有幾個(gè)校友因查到學(xué)籍檔案中記錄他只讀了一兩年就離校了而只給他開(kāi)具高中肄業(yè)證書(shū)。可見(jiàn)，檔案憑證決定著事情能否辦成功。

（二）利用檔案的憑證作用，使個(gè)人利益得到保障

1.人事檔案中的《干部履歷表》發(fā)揮重要作用

近幾年來(lái)，我每年都會(huì)接待好幾次本市公證處的工作人員，來(lái)我單位查閱某某的人事檔案中的《干部履歷表》、并復(fù)印其中記錄家庭成員和社會(huì)關(guān)系信息的檔案材料還要加蓋單位公章。原因是本單位的退休人員或者已故人員某某，他們辦理不動(dòng)產(chǎn)（或遺產(chǎn)）繼承時(shí)無(wú)法提供相關(guān)的戶口本、戶籍登記表來(lái)證明他與他的子女和孫子女是這種親屬關(guān)系，現(xiàn)在政府機(jī)關(guān)認(rèn)可人們?nèi)耸聶n案中《干部履歷表》記錄的家庭成員、社會(huì)關(guān)系信息的真實(shí)可信度，把它視同為戶籍類檔案、作為重要的憑證來(lái)使用。當(dāng)父母和子女的《干部履歷表》中記錄家庭成員、社會(huì)關(guān)系信息一致時(shí)，它就能起到戶籍類檔案的作用，使辦理不動(dòng)產(chǎn)（或遺產(chǎn)）繼承的事項(xiàng)順利完成[2]。

另有兩位我單位在編在崗教師，他們也是因?yàn)闊o(wú)法提供“父母是他的父母”的戶口本、戶籍登記表等證明，而把父母的戶口關(guān)系隨遷入我市的事耽擱了很久，后來(lái)是我為他們提供了加蓋單位公章后的《干部履歷表》中記錄家庭成員、社會(huì)關(guān)系信息的檔案復(fù)印件，才使他們父母的戶口關(guān)系順利遷入。

2.消費(fèi)之后的檔案憑證（發(fā)票、收據(jù)等），保障個(gè)人利益

某年某月某日，你到某商場(chǎng)購(gòu)買電器或者美容化妝品等，售貨員為你開(kāi)具的發(fā)票、收據(jù)，就是你的個(gè)人檔案，它記錄了你（你的姓名）在某時(shí)某地做了什么事（購(gòu)買了什么東西），這些發(fā)票收據(jù)檔案能使你的諸多權(quán)益得到保障，如購(gòu)買后七日內(nèi)有質(zhì)量問(wèn)題包換、免費(fèi)保修一年、屬假冒偽劣產(chǎn)品可到消協(xié)投訴并申請(qǐng)賠償?shù)鹊龋l(fā)票收據(jù)丟失了，索賠就不會(huì)成功。

（三）利用檔案憑證作為思想教育的生動(dòng)教材，發(fā)揮教育作用

我工作單位旁邊的孫中山故居紀(jì)念館，利用有關(guān)孫中山先生的大批檔案材料長(zhǎng)期展出，使前來(lái)參觀的人們切身感受孫中山先生的偉大精神，從而達(dá)到愛(ài)國(guó)主義教育的效果，它也成為廣東省著名的“愛(ài)國(guó)主義教育基地”。我校班主任老師每年都會(huì)組織高一、初一新生到那里參觀，接受愛(ài)國(guó)主義思想教育，使學(xué)生獲得豐厚的精神收獲。

教育孩子，是每對(duì)父母的天職，而有些時(shí)候要想讓孩子接受父母的教育，就得拿出些硬材料才能有效果。例如：家長(zhǎng)拿出自己的獲獎(jiǎng)證書(shū)、發(fā)表的論文、編輯出版的書(shū)刊等給孩子看以鼓勵(lì)孩子努力學(xué)習(xí)、爭(zhēng)取好成績(jī)，比光靠口頭勸說(shuō)孩子要努力加油所起到的激勵(lì)作用更大、更持久；給孩子看深受沉迷網(wǎng)絡(luò)之害的少年寫(xiě)的悔過(guò)日記、反思錄，或者觀看某些少年犯懺悔的VCD片、電影，孩子所受到的觸動(dòng)、悔過(guò)自新的行動(dòng)要比單靠理論說(shuō)服教育的大得多、快得多。

（四）利用檔案的憑證作用，解決孩子的入學(xué)問(wèn)題

孩子到了上幼兒園、上小學(xué)的年齡，他們的父母就要操心上什么學(xué)校的事情。如果要讀公立的幼兒園和小學(xué)，本市的政策規(guī)定是“就近入學(xué)”，即按戶籍所在片區(qū)劃定孩子就讀學(xué)校，戶籍是哪個(gè)小區(qū)的只能上該小區(qū)附近的公立小學(xué)和初中。有的人家為了能讓孩子入讀名牌學(xué)校而花高價(jià)錢購(gòu)買“帶有學(xué)位”的該學(xué)校附近的商品房，他們所持有的購(gòu)房協(xié)議上寫(xiě)的“拿到產(chǎn)權(quán)證后孩子就能入讀某某學(xué)校”就是他們孩子能入讀此學(xué)校的最重要憑證。我認(rèn)真看過(guò)2019年度某中心小學(xué)招生章程，它明確寫(xiě)明“XX園小區(qū)的有協(xié)議學(xué)位的家庭戶，房產(chǎn)證出證日期必須是2019年3月底之前”，也就是說(shuō)“帶有學(xué)位”、房產(chǎn)證出證日期在2019年4月之后的業(yè)主的適齡孩子今年是沒(méi)有資格讀該名牌小學(xué)的，只能“就近入學(xué)”讀片區(qū)小學(xué)。

我國(guó)政府目前對(duì)外地戶籍學(xué)生推行“積分入學(xué)”政策，比如中山市的積分入學(xué)申請(qǐng)條件是“父母在中山有穩(wěn)定工作”“父母持有有效的中山居住證（含居住登記）”“提出申請(qǐng)的上月已在中山繳納社保三個(gè)月以上”等等，就是要求家長(zhǎng)提供相關(guān)的工作證明、長(zhǎng)期居住證明以及長(zhǎng)期繳納社保證明的檔案憑證（或者記錄），沒(méi)有這些檔案憑證（或者記錄）的家長(zhǎng)，孩子想“積分入學(xué)”就不可能。

檔案的憑證作用，將會(huì)在人們?nèi)粘Ｉ钪邪l(fā)揮越來(lái)越大的作用和更加廣泛的運(yùn)用。

參考文獻(xiàn)：

[1]任漢中.中國(guó)檔案文化概論[M].北京：中國(guó)檔案出版社，2000：71-76.

[2]楊友秀.檔案人員崗位培訓(xùn)教材 檔案工作基本理論與方法（修訂版）[M].北京：檔案出版社，2004：3-32.