試論當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題及對策

賈遵民

摘要：檔案管理是我國事業(yè)單位工作極其重要的一項內(nèi)容。我國事業(yè)單位在檔案管理工作方面雖然具有一定的基礎(chǔ)，然而在當(dāng)前時代背景下，很多原有的檔案管理實施制度已經(jīng)很難適應(yīng)當(dāng)前時代變化的需要，隨著當(dāng)前我國科技的快速發(fā)展，各種先進(jìn)的現(xiàn)代辦公技術(shù)在各個領(lǐng)域中開始得到廣泛的應(yīng)用。在此背景下，事業(yè)單位也必須積極探索更加高效、便捷的檔案管理方式，從而更好的適應(yīng)快速發(fā)展的社會環(huán)境。基于此，本文對當(dāng)前我國事業(yè)單位檔案管理工作中存在的主要問題進(jìn)行分析，并有針對性的提出了相應(yīng)解決對策。

關(guān)鍵詞：檔案管理;問題現(xiàn)狀;對策建議

前言

在新時代背景下，事業(yè)單位檔案管理工作呈現(xiàn)出很多新的問題和挑戰(zhàn)，這些都對事業(yè)單位檔案管理工作的進(jìn)步造成了阻礙。如員工隊伍、工作理念、工作方法、專業(yè)技術(shù)等都會對檔案管理工作的開產(chǎn)生影響。因此，檔案管理人員必須緊隨時代發(fā)展，不斷更新檔案管理理念，提高專業(yè)工作水平，以此更好的推動事業(yè)單位檔案管理發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理問題分析

（一）基層檔案管理工作不足

一直以來，檔案工作都是隨著事業(yè)的發(fā)展而發(fā)展的，如果缺乏前人留下的檔案資料，就難以開展歷史研究工作。上級檔案管理部門一直對檔案的價值非常高重視，但是在一些基層單位，對于檔案工作的重要性卻缺乏足夠的認(rèn)識，從而導(dǎo)致很多基層單位檔案管理制度不健全，管理人員綜合素質(zhì)不高，缺乏設(shè)施設(shè)備等問題。通常來說，檔案和事業(yè)可以分為兩個部分，根據(jù)不同的分類方法會對事業(yè)資料進(jìn)行收集、保存和管理[1]。然而由于管轄范圍的不同，基層單位檔案管理中經(jīng)常出現(xiàn)“兩張皮”的問題，在當(dāng)前時代背景下，全國各地都在積極推動檔案管理工作信息化建設(shè)，這也是將來檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。然而很多基層檔案管理機(jī)構(gòu)并不熟悉信息化檔案管理，也沒有接受過相應(yīng)的指導(dǎo)，因此在工作過程中經(jīng)常會出現(xiàn)檔案管理凌亂，檔案調(diào)用不方便的問題。

（二）管理人員職責(zé)混亂

嚴(yán)格落實檔案管理工作人員職責(zé)才能更好的約束其行為，確保其具有明確的工作方向和目的，并且能夠在工作過程中按照相應(yīng)的職責(zé)范圍進(jìn)行，進(jìn)而更好的完成檔案管理工作。然而在“局館合一”這一管理模式下，管理人員在事業(yè)單位檔案行政管理工作的職責(zé)一直沒有得到有效的明確，很多工作人員對自己的工作崗位都缺乏充分的認(rèn)識。在日常檔案管理工作開展過程中，由于沒有明確工作人員職責(zé)范圍，工作中經(jīng)常會出現(xiàn)各種錯誤，并且在出現(xiàn)問題的時候很可能出現(xiàn)相互推諉的情況，這些都會在一定程度上影響事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量。

（三）人才隊伍有待加強(qiáng)

在檔案管理工作中，人才的作用極其重要，是影響事業(yè)單位檔案管理工作效能的關(guān)鍵因素。然而從實際情況上來看，目前我國事業(yè)但聞檔案管理工作中最明顯的短板就是人才方面。雖然近年來上級部門對于檔案工作的重視程度不斷提高，但仍然有一些單位還沒有認(rèn)識到做好檔案管理工作的重要性，甚至存在認(rèn)為檔案管理部門是養(yǎng)老圣地的觀念，這種觀念在一定程度上反映了基層事業(yè)單位不認(rèn)可檔案工作人員的現(xiàn)狀[2]。當(dāng)前很少有青年員工愿意主動進(jìn)入檔案管理部門工作，而已經(jīng)在檔案管理部門工作的人員往往也存在晉升困難的尷尬局面。盡管目前很多檔案管理人員的學(xué)歷較高，但其工作實踐經(jīng)驗不夠豐富，檔案管理人員隊伍結(jié)構(gòu)還有待優(yōu)化，教育培訓(xùn)工作也需要進(jìn)一步加強(qiáng)。目前的檔案管理工作人員很多都表現(xiàn)出專業(yè)不對口的問題，導(dǎo)致檔案管理工作效率難以提升，由于沒有進(jìn)行系統(tǒng)化的培訓(xùn)，檔案管理人員只具備一些粗淺的理論知識與技能，專業(yè)素質(zhì)還需要提升。

二、事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化路徑探究

從根本上來說，檔案管理即是對檔案資料進(jìn)行建設(shè)、管理、開發(fā)利用。根據(jù)事業(yè)單位檔案管理目前存在的問題，本文提出應(yīng)當(dāng)從以下幾方面予以優(yōu)化。

（一）更新檔案管理理念

盡快更新過去的檔案管理模式，要結(jié)合新形勢下事業(yè)單位檔案管理的實際要求，第一時間更新管理理念[3]。站在領(lǐng)導(dǎo)角度來說必須要提高對檔案管理的重視，真正意識到開展好檔案管理工作對事業(yè)單位各項工作的推動性作用，同時還需要針對檔案管理工作人員進(jìn)行宣傳教育，真正從思想認(rèn)識上引起重視，進(jìn)而更加主動的規(guī)范檔案管理。另外，在新形勢下，檔案管理工作對事業(yè)單位發(fā)展具有更大的推動作用，還需要合理提高資金投入，健全相關(guān)的軟硬件設(shè)施，為檔案管理工作的科學(xué)高效開展創(chuàng)設(shè)良好環(huán)境，結(jié)合信息化要求配置完善相關(guān)設(shè)備設(shè)施，助力事業(yè)單位檔案管理智能化、信息化、規(guī)范化建設(shè)的推進(jìn)落實。

（二）明確檔案管理責(zé)任

從現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理實際情況來看，其中難題之一便是“政事不分”的問題，這樣一來檔案管理人員職責(zé)不明確，可能存在權(quán)責(zé)混亂的問題。所以應(yīng)當(dāng)展開全面深入的分析調(diào)查，理解檔案管理的重要意義，進(jìn)一步明確相關(guān)職責(zé)，完善事業(yè)單位檔案管理機(jī)制。另外上級檔案管理部門也需要對基層檔案管理崗位的具體責(zé)任予以清楚規(guī)定，給予檔案管理部門更多的權(quán)力，確保其能夠獨立開展工作。在日常工作中必須要貫徹執(zhí)行檔案管理工作制度，真正發(fā)揮出檔案管理職能作用，明確管理人員的權(quán)責(zé)義務(wù)，對崗位職責(zé)予以細(xì)化完善，確保檔案管理工作的有序開展。

（三）加強(qiáng)檔案人才培養(yǎng)

對于當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理人員數(shù)量缺乏，檔案管理隊伍結(jié)構(gòu)不合理等問題，應(yīng)當(dāng)堅持從加強(qiáng)培訓(xùn)教育出發(fā)，對檔案管理隊伍予以優(yōu)化。所以應(yīng)當(dāng)盡快建立檔案管理人才培養(yǎng)機(jī)制，積極尋求教育機(jī)構(gòu)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的合作，打造更加系統(tǒng)化的培訓(xùn)教育體系，借助于集中授課等各種方式來提高檔案管理工作者的專業(yè)素質(zhì)能力，培養(yǎng)出更多優(yōu)秀的檔案管理人才，對檔案管理的理論知識和專業(yè)技能展開全面深入的教育[4]。本文認(rèn)為可選擇MOOC的形式實施授課，聯(lián)系繼續(xù)教育形式，借助信息化技術(shù)提升培訓(xùn)教育效果，另外要依靠網(wǎng)絡(luò)社交平臺構(gòu)建擺脫時空限制的溝通平臺，讓檔案管理人員可以充分交流，相互學(xué)習(xí)，同時提供在線答疑等服務(wù)，促進(jìn)其檔案管理專業(yè)化水平的提升。

針對檔案管理人員隊伍結(jié)構(gòu)不合理的問題，必須要主動樹立可持續(xù)發(fā)展的人才理念，要堅持招聘優(yōu)秀人才、運(yùn)用優(yōu)秀人才、留下優(yōu)秀人才，尤其是專業(yè)化的高端技術(shù)人才。對外來說應(yīng)當(dāng)引入更多優(yōu)秀人才，招募一大批敢于創(chuàng)新且熟悉檔案管理技能和信息化技術(shù)的人才，對內(nèi)來說要合理增加檔案管理工作者的薪酬福利，借助于內(nèi)部培訓(xùn)等方式來讓優(yōu)秀人才脫穎而出，配合完善的績效考核和獎懲機(jī)制來激勵檔案管理人員，給予其更大的晉升空間，讓優(yōu)秀的檔案管理人員能夠在工作中逐漸實現(xiàn)自我價值。

（四）完善檔案管理制度

開展好事業(yè)單位檔案管理工作必須要首先對單位檔案管理機(jī)制予以優(yōu)化和完善，按照相關(guān)政策法規(guī)，結(jié)合單位的具體情況來建立更加系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范的檔案管理制度，編制更加全面的檔案管理工作規(guī)范條例，確保檔案管理工作人員能夠在實際工作中貫徹落實，提升檔案管理的規(guī)范化水平。同時在制定檔案管理制度的過程中必須要清楚規(guī)定檔案管理的基本流程，從檔案材料收集整理、統(tǒng)計分析到分類歸檔等各個環(huán)節(jié)都必須要嚴(yán)格執(zhí)行統(tǒng)一的規(guī)范要求。還應(yīng)當(dāng)建立完善的獎懲機(jī)制來調(diào)動檔案管理人員的工作積極性。事業(yè)單位必須要根據(jù)自身發(fā)展實際來推進(jìn)檔案管理創(chuàng)新，真正發(fā)揮出檔案管理工作的價值與作用。

（五）推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展與普及，各個行業(yè)和領(lǐng)域都越來越重視信息化建設(shè)工作，事業(yè)單位檔案管理也應(yīng)當(dāng)堅持與時俱進(jìn)，積極應(yīng)用信息技術(shù)來提升檔案管理科學(xué)化水平。促進(jìn)數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案之間的轉(zhuǎn)化與融合，重視數(shù)字檔案資源的利用和管理，借助于其存儲方便、占用空間少以及查閱利用便利等優(yōu)勢來填補(bǔ)紙質(zhì)檔案管理保存和開發(fā)利用等方面的缺陷。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對單位內(nèi)部過去的紙質(zhì)檔案盡快進(jìn)行電子歸檔，做好備份管理，讓這些檔案資源更好的為事業(yè)單位各項工作服務(wù)。與此同時還需要建設(shè)統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，開展好網(wǎng)上檔案服務(wù)，對重要的檔案資源第一時間收集歸檔，完善檔案信息管理系統(tǒng)的功能，加強(qiáng)其安全保護(hù)管理，確保檔案資源的保密性和安全性，防止病毒或者木馬的攻擊。

三、結(jié)語

總而言之，事業(yè)單位檔案管理屬于一項長期性系統(tǒng)性的工作，必須要進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，制定完善的管理機(jī)制，充分發(fā)揮出檔案管理工作的價值和作用，避免工作中存在的各種問題，讓檔案資源為事業(yè)單位發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。本文詳細(xì)論述了事業(yè)單位檔案管理目前存在的問題，提出了有針對性的解決對策，以期能夠為促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化水平和規(guī)范化水平的提升帶來一定參考。

參考文獻(xiàn)：

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[3]馬英杰.新時期如何做好檔案管理及利用工作[J].城建檔案，2019（9）：69-70.

[4]李薇.探微新時期檔案信息化建設(shè)與檔案管理思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（1）：60-61.