試論檔案在后勤管理工作中的作用

王曉芳

摘要：在現階段的學校后勤管理過程當中，相關人員必須要對實際的管理情況進行全面的分析和總結，了解工作開展過程當中存在的問題，結合檔案管理的整體發展趨勢，掌握后勤管理工作和檔案管理工作之間的關聯，科學進行信息化技術和網絡化管理方法的引入，構建適合后勤管理工作開展的全新檔案管理體系。以確保后勤管理工作的效率和質量能夠取得突破性的提升。

關鍵詞：標題檔案;后勤管理;工作;作用

后勤管理工作是學校工作當中的重要組成部分，其包括了圖書館管理、衛生保健管理、膳食管理、總務管理、基本建設管理、后勤隊伍管理等。在實際的工作開展過程當中，管理人員不僅要根據學校的標準和要求來開展各階段的后勤管理工作，同時還必須要利用有效的方式來進行相關數據的采集，科學進行檔案編制，全面提升檔案管理的真實性和及時性。與此同時，還可以參考一些較為成功的后期檔案管理案例和經驗，結合本學校的實際情況來對檔案管理工作進行創新和改革。以確保能最大限度的發揮檔案的應有作用和效果。

一、檔案管理在后勤管理工作中的作用

后勤檔案主要是記錄了學校后勤管理工作各階段所產生的，具有一定的真實性和參考價值的原始信息和數據，根據不同工作的性質和要求，所產生的后勤檔案會以聲音、圖表、文字、視頻等的方式呈現。但相關人員需對這些信息進行收集，需要耗費大量的時間和精力，且所獲取的信息的真實性并不能夠得到保障。且紙質檔案的保存過程中往往會受到溫度、濕度等的變化而發生損壞、風化等的現象。且檔案查閱需要耗費較多的時間，這將會極大程度的提升后勤管理工作的難度。而對檔案管理方式進行創新之后，能夠在較短的時間內完成檔案信息的收集和整理工作，有效提升數據的準確性和實效性，進而能為后續后勤管理工作開展提供有效的依據和參考。因此，全面深入的開展后勤檔案管理工作是十分必要的。

二、檔案在后勤管理工作中應用的有效措施

（一）提升管理人員能力

學校要以檔案為基礎，了解現階段的后勤管理工作人員的儲備情況，遵循擇優和適度的原則，科學進行優質綜合性檔案館人才的引入。所設置的崗前培訓必須充分契合后勤管理工作需求，可在其中進行培訓的新知識、新理論、新方法、新技術的引入，以確保新招聘人員能夠快速的適應學校后勤工作。而在進行現有工作人員管理時，也需充分的以檔案為依據和參考。例如，學校可通過調閱后勤人員檔案的方式來了解其本信息，以及其專業、興趣、能力、層次等的情況，根據工作需求與要求，科學為相關人員設置理論培訓和技能培訓。對整個培訓過程進行全面的監管，將本次培訓的結果和檔案當中上次培訓的結果進行對比，以最終結果為參考來對培訓方式和培訓內容進行調整。

（二）引進信息管理模式

學校需設置專項資金，及時對檔案管理設備或者器械進行維護和更換，引進先進的數字化管理系統，對檔案室的溫度、濕度、空氣、環境等的情況進行全面監測，根據反饋信息來采取有效的人為干預方法來進行檔案管理。也可以建立數字化的檔案管理室，利用相應的設備將紙質檔案傳化電子檔案，并對與檔案有關的音頻、圖片、視頻進行科學處理，利用信息化手段來進行妥善的保管。例如，在進行學校財產管理過程當中，后勤管理人員可充分的引進先進的數字化系統，利用大數據技術來收集學校的各項財務信息和數據，形成具有價格參考價值和應用價值的財務管理檔案。也可利用數字化系統來對每一筆資金有進行動態化的監督，掌握辦學資金的實際利用效率，并根據相應的標準來進行科學管理和規劃。

（三）構建完善管理制度

學校需根據實際工作開的需求來推出全新的崗位責任制，充分將后勤檔案管理工作劃分到相關工作人員頭上，使其更好地明確自身的職責和義務。另外，還需要充分地掌握后勤檔案管理的周期，推出基本建設檔案管理制度、財產管理制度、財產賠償制度、檔案室管理制度、檔案數據庫管理制度、人才招聘管理制度、崗前培訓管理制度等，對各環節檔案管理工作進行定性和定量。此外，為使檔案管理工作能夠得到全面的貫徹和實施，還需建立與績效考核制度相匹配的獎懲機制和薪酬制度，利用精神激勵和物質激勵的方式來全面調動檔案管理人員的工作積極性，并對一些違反要求或違規操作的人員進行嚴肅的處置。

結束語

檔案是學校的寶貴財富和重要信息資源，是高校工作的重要組成部分，是后勤工作的基礎。綜上所述，相關人員必須要對學校的后勤管理工作進行深入透徹的研究，制定具有指導性和參考性的檔案管理制度，要求管理人員以此為參考來開展后勤管理工作。與此同時，還必須要定期的進行后勤管理進行反思和總結，積極的進行檔案信息的升級和更新。另外，還需將一些現代化的方法和手段引入到后勤檔案管理過程當中，推出全新的管理制度，確保各階段的后勤管理工作能有章可循。這樣才能為學校的后勤管理工作和檔案管理工作的同步開展奠定良好的基礎。

參考文獻：

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