淺析建立不動產登記檔案管理新模式

陳亮

摘要：隨著時代發展以及不動產相關法律的完善，各級政府以及人民對不動產登記檔案管理工作提出了新要求，進而不斷推動著不動產登記管理模式進行創新與改革。本文從不動產登記檔案管理特點以及現狀出發，就建立不動產登記檔案管理新模式相關問題做了簡要分析。

關鍵詞：不動產檔案管理模式;思考;模式改進

近年來在科技發展和經濟改革的推動下，我國房地產行業蓬勃發展。對房地產登記制度進行統一管理，可以在很大程度上有效提升房地產管理的質量和效率。我國在對檔案管理方面有著更為嚴格的要求，經過多年的不斷發展也有了很大的進步，但是，目前在房地產統一登記檔案管理方面仍有一些問題需要繼續改進，新的方式有利于增強管理整體的質量。

一、不動產登記檔案管理存在的問題

在早期的檔案管理模式上，我國對于檔案管理主要采用紙質的方式，這種方式是較為落后的管理模式，在管理過程中存在著很多不足，因此隨著時代的不斷發展，要對管理模式進行變更，使其從傳統的管理模式上轉化為較為新型的應用型管理模式，在管理模式轉變的過程中，存在諸多房地產管理記錄上的問題。

（一）檔案數據庫問題。在檔案管理方面會使用數據庫的檔案進行存檔，但由于數據庫可能本身功能較為缺失或數據庫不斷更新的原因，導致保存技術沒有與時代緊密結合在一起。這種現象會導致原本已經登記入庫的房地產文件無法被數據庫識別或數據存在丟失。除此之外，如果沒有對已交易的數據進行及時保存，也會造成在信息方面存在漏洞。

（二）平臺數據互通問題。在對房地產登記檔案進行記錄時，主要是由具有登記功能的政府進行錄入信息，其中包括縣、區、市等。但是在對數據進行采集和合成過程中，可能會根據不同的地方采取不同的采集方式，而導致一些問題出現。這些問題包括信息缺失，數據缺失以及數據，無法得到共享。各個區域的數據庫在構建時可能沒有考慮到信息共享的問題，因此地區之間的差異，會使得一些信息互通方面的問題不由自主地產生。這種問題會增加房地產登記檔案工作的工作量，房地產登記檔案管理的效率也因此下降。

（三）不動產數據的真實性問題。在對房地產檔案進行登記時，最主要的特點是要保證房地產登記檔案的完整和真實性，這其中最為重要的一點是真實性的保證，是檔案管理的基礎。在對房地產進行檔案登記時應對各個信息進行嚴格把控，其中包括要對檔案登記程序進行規范，需要對房地產所在地建筑面積，房屋用途和房主信息等進行確定。保證數據的準確性十分重要。數據不夠準確，數據缺失會影響后期對于房地產記錄工作的管理，會對其帶來不必要的工作量。

（四）紙質檔案存放管理問題。部分檔案可能由于特殊性，沒有辦法對其進行電子歸檔，因此只能使用紙張形式進行保存，但這種保存形式存在很大的隱患，保存地如果發生環境變化，會對紙張造成不可逆的損傷和遺失。例如，當儲存環境較為潮濕時，會使得紙質檔案由于潮濕的問題變得沒有辦法識別，字跡不夠清晰，除此之外，紙質檔案的存放處范圍比較廣泛，可能在各個區域都有一定的存放，因此無論在哪個部分出現問題，都可能會對房地產登記檔案管理造成很大的工作量。

二、 建立不動產登記檔案新型管理

（一）理順管理機制，規范操作流程。在對房地產登記檔案管理模式進行優化時應考慮到眾多問題，其中包括要對分工和協調管理機制進行明確。要在房地產登記處配備一定的檔案管理專業人員，專業人員的數量主要是根據工作量來逆行調整。除此之外，要加強對管理人員的配置以及增加搜索窗口，使人員的調動在一定范圍內進行流動，增加緊迫感，除此之外，對專業人員的資歷要有一定的要求。對業務流程進行一定的梳理，首先要從申請驗證出發，其次是要經過審批，最后再進行檢查、認證和歸檔。這一系列的業務流程對于文件歸檔來說十分重要，可以保證在歸檔過程中不會出現問題。將業務處理和歸檔環節緊緊的聯系在一起，更加有利于歸檔工作順利進行，歸檔過程中應該嚴格的按照作業標準和行業統一標準。

（二）建立統一的信息平臺，健全網絡風險防范機制。建立不動產檔案管理系統主要是通過建立信息平臺的方法，對不動產信息進行登記，實現諸多功能為一體的管理模式。其中包括統一歸檔、統一監管、統一查詢與服務。除此之外，也要考慮到網絡平臺可能會帶來的隱患，網絡平臺在對信息進行整理、建檔的同時也可能會導致信息泄露，因此做好網絡風險防范工作十分重要，它可以在最大程度上對建檔信息進行保密，對網絡風險進行評估，有利于為信息化平臺建設打好基礎。

（三）制定目標計劃逐步分步實施。根據房地產登記制度的建立，對房地產登記檔案進行整理，新的管理工作主要通過三個步驟進行建設。第一階段需查明分散檔案，對情況進行摸底，并對檔案最終清理和整合。第二階段是將現有的紙質文檔或其他文檔進行規范，統一為電子文件，建立相應的電子文件數據庫，將文檔導入到數據庫中進行保存，做到統一管理。第三階段是對檔案管理進行規范，需要對數據庫的建立進行完善，使檔案管理的模式逐漸地轉化為信息化管理。數據庫的建立為房地產登記檔案管理提供了保障，除此之外也增加了檔案管理工作的效率，提供了優質的服務。

（四）設立省市不動產登記檔案數據中心。隨著我國網絡信息技術的不斷發展，對于檔案管理也催生出很多新型的模式，其中包括二維代碼和物理網絡信息技術，為檔案管理提供了較大的發展空間。對高科技進行應用有利于構建一個數字化的管理系統。這種管理模式使分散在各個部門的管理文件在很大程度上，可以組合與連接在一起。除此之外，還可以做到數據在電子文檔上的信息共享以及安全傳輸。實現房地產中登記的信息可以在最大限度內，在社會資源共享鏈中進行循環，擁有更大的內在價值和社會價值，為社會提供較為全面和綜合的信息化服務態勢，使房地產檔案信息資源做到利用率最大化。

（五）強化建設電子文檔的安全性。對房地產登記的檔案進行檢索主要通過數據庫，數據庫的建立可以使檔案調取十分容易，因此對數據庫進行建立和規范十分重要。在對電子文檔進行歸檔時，也要做到信息備份，信息備份主要是為了防止網絡風險發生。除此之外，要對檔案做好保密工作，對于檔案登記管理要做好相應的預防和保密，對登記管理制度進行規范化。

（六）做好登記檔案的編研工作。編研工作主要是對記錄進行管理，將靜態的文件資源轉化為動態的文件資源，在基礎上對其進行加工處理。較好地開展編研工作，更加有利于為社會服務。對房地產登記檔案工作進行管理，有利于發揮一定的宣傳效應，使更多的人充分了解房地產登記檔案的價值。

（七）提升不動產登記檔案管理人員的專業素養。房地產登記檔案管理具有一定的復雜性，因此對于專業人員具有較高要求，專業人員只有技能水準達標才可以勝任登記工作，這是保證房地產登記檔案管理工作順利進行的基礎。相關部門可以通過培訓的方式來增加檔案管理人員的專業素養。

三、結束語

新型的房地產登記檔案管理模式與舊的管理模式相比具有諸多優點，可以為管理問題帶來方便的同時更加有利于資源共享，相關部門應該在一定的條件下對檔案管理體系進行改進，使其更好地服務于行業。除此之外，要對管理人員進行一定的專業素養培訓，使專業人員的素養達到標準。房地產登記檔案的標準管理模式，應該適應大數據下的時代發展。

參考文獻：

[1]孫建斌.不動產登記檔案管理新模式[J].住宅與房地產，2018，24（9）：28～29.

[2]李小冉.建立不動產登記檔案管理新模式[J].辦公室業務，2019，56（4）：29～30.

[3]王建軍.不動產登記檔案管理模式的進步[J].浙江國土資源，2018，89（8）：83～84.