新形勢下辦公室保密工作路徑探析

賈悅瓏

摘要：保密工作是辦公室的重要工作之一，近些年來保密工作面臨的新形勢和信息技術的發展，對做好保密工作提出了更高的要求。本文分析了當前辦公室保密工作存在和容易忽視的問題，對如何做好保密工作提出了幾點對策。

關鍵詞：保密;辦公室;新形勢

保密工作無小事。保密工作一直以來都是辦公室的重點工作， 企業的涉密信息很大一部分由辦公室產生、傳輸、保管，辦公室作為企業涉密信息的管理部門，具有知密時間較早、知密內容較多，知密密級較高等特點，因此，辦公室也成為了失泄密最大的風險部門。在當前新形勢下，如何發揮辦公室保密工作管理部門的作用，如何在不影響涉密信息正常流轉的情況下保障涉密信息的安全，都是當前保密工作的難點和重點。

一、新形勢下保密工作的難點

（一）泄密渠道難以控制

隨著信息技術的發展，大數據下的信息獲取主要是依托于人—互聯網的交互記錄。在當今的網絡時代，信息量越來越大，信息傳遞速度越來越快，信息處理的自動化及信息服務突破了地域限制，人們獲取和處理信息的方式日益多樣化，數據共享的程度越來越高，保密工作的難度也隨之加大。這就需要我們對互聯網和大數據有更深的認知，才能尋求解決之道。

（二）涉密信息難以界定

當前，除了有明確標識的密級文件外，很多工作秘密、商業信息、研究成果等沒有定密的信息的泄露，很可能引發一連串的商業危機，給國家和企業帶來無法彌補的損失。但此類信息的界定較難，沒有統一的標準和判斷，需要根據實際工作情況來界定，又不能擅自確定信息的秘密等級，造成亂定密。因此，需要行業或者主管部門對相關涉密信息給出相對明確的界定，并按照密級文件來參照管理。

（三）監管方式難以突破

當前，涉密信息的監管主要靠機要人員和接觸涉密信息的人員通過“自我監管”的模式來進行。此種監督方式完全靠相關人員的保密意識和自覺性。辦公室對于涉密信息的監管只能在流轉的起點、或者親自送文過程中進行提醒和指導，無法做到件件“人盯人”管理，無法實現所有涉密文件的全過程監督。這樣就容易產生對涉密文件的辦理留存部門的監管盲點，全憑相關部門的自我監管。

二、當前保密工作中存在的問題

（一）保密制度流程不健全

保密管理涉及的內容包括組織機構、定密、人員管理、保密設施設備、信息公開、涉密會議等多項內容。缺少其中一項或幾項，都會造成保密工作中無據可依，給涉密信息的管理帶來風險。保密制度是保密工作開展的基礎，制度的不完善直接影響到保密管理各項工作的開展。同時，制度體系中應包括或者配套完整的涉密信息流轉流程，有明確的起點、過程和終點。缺少流程指引，會造成節點混亂，相關人員不知道自己應該做什么、怎么做、做到什么標準，也是造成泄密的關鍵問題。

（二）人員責任意識不強

思想上的松懈是泄密事故發生的根本原因。涉密信息丟失，絕大部分原因都出自于涉密人員的工作疏忽或者麻痹大意，認為保密工作只是機要人員的工作，對涉密信息的管理沒有引起足夠的重視，存在著重業務、輕保密的傾向。例如在公共場合討論涉密話題被他人無意聽到造成泄密;在私人交往和互聯網通信工具中聊天無意識泄露涉密信息;沒有嚴格的文件收發登記，不按照規定傳閱、保存文件而導致文件泄密;不嚴格遵守信息發布審批，造成信息泄密;缺乏系統培訓，對于涉密信息缺乏高度敏感性，隨意管理、處置，無意間給別有用心的人提供了竊取秘密的機會。

（三）保密技術不到位

當前，隨著信息技術的發展和互聯網的普及，企業辦公越來越依賴于信息化設備，確保設備的保密安全是當前保密工作需要監管的重點。部分涉密工作人員對辦公設備的使用安全不了解，對辦公設備管理不善形成了重要的泄密渠道。例如不知道一些復印機在掃描和復印過程中會保存文件副本，甚至不清楚涉密和非涉密計算機的區別，在涉密和非涉密計算機上交叉使用可移動存儲介質，造成泄密;在設備維修維護上沒有嚴格執行規定，由未簽訂保密協議的非合同單位人員維修設備造成泄密等。

三、當前辦公室保密工作的路徑探析

以高質量發展促進保密工作轉型升級。

（一）加強質量管理，完善閉環管理流程

套用PDCA循環從計劃、執行、檢查、處理4個環節對保密工作進行檢查和提高。從閉環管理的角度來看，涉密文件的產生應包含擬稿人起草、部門負責人審核、辦公室秘書審核、辦公室主任審核、領導簽批、編號排版、擬稿人校對、印發等環節;涉密文件的流轉應包含接收、登記、批示、辦理、回收、保管、清退等多個環節。所有環節環環相扣，必不可少，才能構成保密管理的閉環流程。同時，通過PDCA循環不斷發現問題，改進和提高檢查工作的能力和水平，不斷發現漏項、缺項等，以推進保密管理流程不斷完善和提升。

（二）加強制度建設，打造夯實基礎體系

辦公室作為保密主管部門，必須高度重視制度建設，依據保密法和相應的規章，在分析本單位實際情況的基礎上，認真進行泄密風險排查識別，針對性地制定出符合本單位實際情況的保密制度。保密制度不僅應包括對涉密文件以及信息化涉密設備、人員、機構等的管理，還應設立保密工作檢查和監督制度以及相應的獎懲制度等內容。通過定期檢查以及不定期突擊檢查相結合的方式，對辦公室保密工作開展情況進行了解，并對出現的一些問題進行及時整改，不僅有助于提升辦公室工作人員的保密意識，也可以將辦公室各項保密制度落實到位，而且科學的保密工作監督和檢查制度，也有助于發現辦公室保密工作中存在的不足，從而對辦公室保密規章制度進行改進和完善。同時，保密制度中更應根據行業或者上級主管部門對涉密信息的界定，明確本單位的涉密文件和應參照涉密文件管理的其他涉密信息，使相關工作人員可以清晰明確的開展工作。

（三）加強溝通協作，構筑命運共同體

要加強和各個科室之間的聯系、協調和溝通。保密工作需要單位的全體員工積極參與、群防群治，有了全員的積極參與，才會筑牢防線，夯實保密的基礎。在做好日常工作部署的同時，辦公室要加強對各職能科室保密工作的檢查和指導工作。要及時召集各個科室的負責人及業務人員做好保密知識的學習和保密理念的灌輸，讓全體干部都能夠提高保密工作的思想認識，同時也要定期或者不定期重點抓好全面檢查指導，努力消除一切可能發生泄密的因素，切實保障保密工作的有序推進。要把保密要素落實到各個環節當中，各個部門的負責同志必須要嚴格把好保密工作的第一關，并且注意日常工作的檢查和管理，辦公室也要積極履行管理職責，把日常保密工作落到實處。

（四）加強學習教育，提升人員素質能力

辦公室人員保密素質的高低直接影響保密工作質量。辦公室人員作為保密工作的重要參與者，必須加強保密意識，不斷增強新形勢下做好保密工作的緊迫感，要將保密學習和政治學習結合起來，增強政治敏銳性，提高對具體問題的判斷力，從根本上提高保密意識。不但要學習保密形勢、法律法規和規章制度等基本知識，還要學習掌握必要的現代信息防范技術;不但要積極參與保密知識培訓，還要自覺承擔對本單位各職能部門保密工作的管理和指導，以具體案例對相關人員進行警醒，增強其責任心和泄密防范意識。不斷提高涉密人員對保密法規的理解深度和在業務工作中的應用能力，使其對保密的范圍、應該保住的秘密和如何保密有清醒明確的認識，促進保密工作更加規范化。