醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及解決措施

王靜

摘要：檔案在醫(yī)院管理中占據(jù)關(guān)鍵地位，尤其隨著現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展，每天都會(huì)產(chǎn)生大量檔案資源，如何對檔案開展有效管理，需要醫(yī)院管理者和檔案人員轉(zhuǎn)變思想認(rèn)知，針對存在的問題和不足，采取有效措施進(jìn)行優(yōu)化，進(jìn)而發(fā)揮檔案資源的指導(dǎo)價(jià)值和借鑒意義。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;現(xiàn)狀;解決措施

醫(yī)院作為為人民提供醫(yī)療服務(wù)的公益性機(jī)構(gòu)，其在長期發(fā)展和服務(wù)中積累了大量的檔案資源，其涉及醫(yī)院資料、管理經(jīng)驗(yàn)、醫(yī)療檔案以及患者檔案等方面，具有內(nèi)容多、分類廣以及工作量大等特點(diǎn)。檔案作為寶貴資源具有較強(qiáng)的指導(dǎo)價(jià)值，但是當(dāng)前醫(yī)院在開展檔案管理中依然存在一定問題，不利于檔案的安全保存和價(jià)值利用，因此，醫(yī)院管理層要認(rèn)識到檔案的價(jià)值，積極轉(zhuǎn)變管理思路，采取科學(xué)的措施優(yōu)化管理模式，發(fā)揮檔案的優(yōu)勢和價(jià)值。

一、檔案管理對醫(yī)院發(fā)展的重要性

檔案屬于一種珍稀資源，在醫(yī)院在長期發(fā)展中不斷積累，具有較強(qiáng)的參考價(jià)值和借鑒作用。加強(qiáng)檔案管理能夠幫助醫(yī)院更好的積累經(jīng)驗(yàn)，提升自身的管理水平、醫(yī)療水平以及服務(wù)水平，為廣大患者提供優(yōu)質(zhì)的治療服務(wù)，擴(kuò)大醫(yī)院的社會(huì)影響力和知名度，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院更好的發(fā)展。

二、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

（一）重視程度不夠

現(xiàn)代醫(yī)院面臨的競爭更加激烈，想要獲得行業(yè)競爭優(yōu)勢，醫(yī)院管理層將重心更多的置于優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量、提升醫(yī)療水平和改善醫(yī)療環(huán)境中，對檔案管理缺乏必要的重視，在資金、人才以及軟硬件方面投入不夠，雖然部分醫(yī)院已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，但是信息化程度不深，難以起到顯著的管理作用[1]。

（二）分類界定模糊

醫(yī)院在日常運(yùn)營中會(huì)產(chǎn)生大量檔案資源，包括病理報(bào)告、醫(yī)療文件、科研資料以及會(huì)議記錄等，在保管中要做到分類保管，明確檔案的使用頻率、使用價(jià)值以及使用性質(zhì)。同時(shí)，在醫(yī)療科技快速發(fā)展的背景下，檔案也逐漸從以往的靜態(tài)模式轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)模式，對管理也提出新要求。當(dāng)前，醫(yī)院對檔案形式和檔案內(nèi)容沒有科學(xué)劃分，經(jīng)常出現(xiàn)信息數(shù)據(jù)遺漏的情況，對檔案價(jià)值體現(xiàn)帶來一定影響。

（三）人員能力不足

檔案工作具有較強(qiáng)的繁瑣性和專業(yè)性，對人員的基礎(chǔ)知識、各項(xiàng)能力以及職業(yè)素養(yǎng)具有嚴(yán)格要求，當(dāng)前醫(yī)院受到固化思維的影響，對檔案管理的專業(yè)性缺乏認(rèn)知，人員配備方面不合理，管理人員無論在信息技術(shù)操作能力、基礎(chǔ)知識以及崗位能力方面都有所不足，并且存在較大的流動(dòng)性，頻繁更換管理人員也對管理工作的開展帶來制約和阻礙。

三、優(yōu)化醫(yī)院檔案管理的相關(guān)舉措

（一）轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識

檔案是促進(jìn)醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展的資源支撐，醫(yī)院管理層要認(rèn)識到檔案的價(jià)值，并且積極轉(zhuǎn)變自身的思想認(rèn)知，給予檔案管理高度重視，加大各項(xiàng)資源的投入。首先，由于醫(yī)院檔案涉及預(yù)防、科研、保健、醫(yī)療以及教學(xué)等多個(gè)領(lǐng)域，具有較強(qiáng)的專業(yè)性和學(xué)術(shù)性，醫(yī)院要設(shè)置具有一定規(guī)模的檔案室，將各種紙質(zhì)檔案妥善保管，通過統(tǒng)一化和集中化的管理，確保檔案保管安全;其次，積極開發(fā)和構(gòu)建數(shù)字化管理平臺(tái)，并且將數(shù)字化建設(shè)作為檔案管理的關(guān)鍵組成內(nèi)容，做好數(shù)據(jù)輸入和檢索系統(tǒng)設(shè)計(jì)，提升檔案資源的利用和輸入效率，為價(jià)值體現(xiàn)搭建平臺(tái);最后，加大資金采購檔案管理所需的各種硬件設(shè)備，包括打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)以及掃描儀等，提升儀器的利用效率和先進(jìn)化程度[2]。

（二）明確分類界定

醫(yī)院在運(yùn)營中會(huì)產(chǎn)生大量檔案，根據(jù)檔案性質(zhì)和功能不同，管理人員需要對檔案進(jìn)行識別分類，進(jìn)而保證管理的規(guī)范性和統(tǒng)一性，因此，在開展具體工作中，要明確檔案分類界定。首先，按照醫(yī)患資料、醫(yī)療科研、內(nèi)部事務(wù)等性質(zhì)，對檔案資源進(jìn)行科學(xué)劃分，分別由不同的人員進(jìn)行管理，及時(shí)做好收集、整理以及歸檔工作，為檔案檢索和調(diào)閱奠定基礎(chǔ);其次，明確具體的崗位責(zé)任和管理權(quán)限，如果發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)追責(zé)，避免出現(xiàn)相互推諉的情況;最后，在動(dòng)態(tài)檔案生成中，要注重轉(zhuǎn)變管理模式，對檔案資源進(jìn)行動(dòng)態(tài)搜集，包括文字資源、音頻資源以及視頻資源等[3]。

（三）提升人員素質(zhì)

在檔案管理信息化進(jìn)程下，對管理人員的知識、素質(zhì)和能力提出更高的要求，因此，醫(yī)院要注重人才隊(duì)伍建設(shè)。首先，提升檔案管理入職門檻，從社會(huì)高校和醫(yī)院內(nèi)部挖掘人才，不斷充實(shí)管理隊(duì)伍，加強(qiáng)后備人才儲(chǔ)備;其次，提升管理人員的檔案服務(wù)意識，通過創(chuàng)新查詢方式，為患者提供更加便捷的服務(wù)，不僅可以緩解不必要的矛盾，還能夠樹立醫(yī)院社會(huì)形象;最后，定期組織管理人員開展崗位技術(shù)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容要涉及檔案收集、檔案整理、檔案保存以及檔案利用等多個(gè)環(huán)節(jié)，突出培訓(xùn)的價(jià)值導(dǎo)向，以培訓(xùn)為優(yōu)化人才隊(duì)伍建設(shè)的關(guān)鍵途徑[4]。

四、結(jié)束語：

總而言之，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展新形勢下，居民對醫(yī)療服務(wù)的需求持續(xù)增加，醫(yī)院作為具有公益性質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu)，每天都產(chǎn)生大量的檔案資源，其具有較強(qiáng)的借鑒價(jià)值和指導(dǎo)意義，醫(yī)院要認(rèn)識到檔案的作用，并且結(jié)合自身實(shí)際探索全新的管理優(yōu)化措施，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，提升醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量和社會(huì)影響力，為人們提供更加優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]孫偉，趙倩.加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020，（15）：127-128.

[2]吳曉春，黎華彪，張小艷.檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的運(yùn)用價(jià)值分析[J].消費(fèi)導(dǎo)刊，2020，（37）：275.

[3]林寫意.論檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的措施[J].傳媒論壇，2020，3（17）：106，108.

[4]蘇菊蕓，林君，朱明珍， 等.數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020，（14）：186，192.