淺析通信設計企業(yè)轉(zhuǎn)型過程中檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建

沈曄

摘 要 對于通信設計企業(yè)而言，傳統(tǒng)的檔案管理主要基于設計類項目，歸檔的內(nèi)容及要求相對比較簡單、粗放。但是，在企業(yè)向總包轉(zhuǎn)型過程中，企業(yè)接觸到的業(yè)務不再是單純的設計，集成、施工等新的業(yè)務類型不斷出現(xiàn)。為使檔案管理工作符合業(yè)務發(fā)展的需要，本文主要從當前存在的問題入手，分析了通信設計企業(yè)轉(zhuǎn)型過程中檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建。

關(guān)鍵詞 通信企業(yè);檔案;信息化建設;管理

引言

正視通信設計企業(yè)從傳統(tǒng)設計業(yè)務向總包業(yè)務轉(zhuǎn)型過程中在檔案管理上存在的問題，不斷探索適合企業(yè)發(fā)展特點的檔案管理方式，將檔案保護納入項目管理和質(zhì)量監(jiān)控工作之中，搭建科學有效的檔案立體防護體系，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范和安全，為企業(yè)在日益激烈的市場競爭中立于不敗之地提供支撐和服務。

1檔案管理工作中存在的問題

①傳統(tǒng)的管理模式不能滿足管理要求。對于通信設計企業(yè)而言，傳統(tǒng)的檔案管理主要基于設計類項目，檔案材料主要以最終的交付文本為主，歸檔的內(nèi)容及要求相對比較簡單、粗放。但是，在企業(yè)向總包轉(zhuǎn)型過程中，企業(yè)接觸到的業(yè)務不再是單純的設計，集成、施工等新的業(yè)務類型不斷出現(xiàn)。新的變化勢必帶來新的管理要求，檔案管理也在其中。②檔案管理技術(shù)落后。當前我國的檔案管理模式還相對落后，大多數(shù)單位都采用傳統(tǒng)的人工管理模式。人工管理相對于智能來說，很多方面都表現(xiàn)出不足，比如信息管理體制不完善、管理模式不健全等。人工管理模式雖然更具人性化，但是在一定程度上，并不利于檔案管理工作的開展，而檔案又多，不可能挨個查看，這就對檔案信息管理工作的展開帶來了一定的阻礙[1]。③檔案保護水平受限。一方面，紙質(zhì)文件檔案的保存對檔案室環(huán)境、溫濕度等有較高的要求，而且紙的特質(zhì)也決定了紙質(zhì)件容易隨時間而老化，容易受到損害。同時，紙質(zhì)文件檔案因為文件體積的原因會占據(jù)較大的空間，也就意味著需要建設更大、更多的檔案室滿足存檔的要求。另一方面，電子化后的文件存檔，盡管規(guī)避了紙質(zhì)件的存檔問題，但隨之而產(chǎn)生的系統(tǒng)防護性問題、檔案的泄密風險等，也成為影響檔案管理工作順利進行的一大要素。④檔案管理工作人員的素質(zhì)有待提高。一是專業(yè)能力方面，很多工作人員對檔案不是很熟悉，檔案的整理隨意、不科學，以及計算機科學技術(shù)和檔案信息檢索工具使用不熟練等。二是職業(yè)素養(yǎng)欠缺，部分工作人員不能較好的秉持著服務態(tài)度，工作態(tài)度不認真，心思不正者甚至違反法律法規(guī)，出于私心向不法分子泄露機密檔案[2]。

2通信設計企業(yè)轉(zhuǎn)型過程中檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建對策

（1）系統(tǒng)梳理檔案內(nèi)容清單。結(jié)合企業(yè)轉(zhuǎn)型特點，特別是新出現(xiàn)的業(yè)務類型，系統(tǒng)梳理檔案內(nèi)容清單，明確歸檔內(nèi)容、歸檔時間、歸檔形式等要求。特別是在以前并不擅長的工程施工領(lǐng)域，充分借鑒通信施工企業(yè)在檔案管理上積累的經(jīng)驗，快速形成一套適合于企業(yè)自身的檔案管理辦法。

（2）加快檔案管理信息化進程?；诮鹾Ａ康男畔⒓靶枰獨w檔的內(nèi)容，出于提高管理效率、方便后期查閱等方面的考慮，通過信息化手段逐步實現(xiàn)檔案從紙質(zhì)化向電子化的轉(zhuǎn)變。一是對傳統(tǒng)的紙質(zhì)件檔案進行電子化處理，逐步減少紙質(zhì)檔案歸檔的數(shù)量;二是引入檔案管理系統(tǒng)，方便歸檔及后期的查閱;三是借助信息化手段，將傳統(tǒng)的人工管理工作，如臺賬登記、借閱登記等工作逐步從人工轉(zhuǎn)為智能，提高效率。

（3）加強檔案保護工作。①加大檔案保護資金投入。在資金投入方面，一是公司要按照《檔案館建筑設計規(guī)范》（JGJ25-2010）要求對檔案室進行改造，確保“十防”措施落地。二是對因年代久遠或管理不善已經(jīng)損壞的檔案進行修復處理。三是加大紙張、光盤、硬盤等檔案載體的購置投入，按照長久保存檔案標準進行配置，避免使用假冒偽劣產(chǎn)品，從源頭提高檔案質(zhì)量，延長檔案壽命。②實施考核確保管理有效。關(guān)注重點，通過引入檔案完好率、當期關(guān)鍵檔案借出未歸還率等指標來評價企業(yè)檔案管理的成效，并納入到交付單元的考核中。具體考核指標如下：立檔完成率=考核季累計項目立檔數(shù)/當期累計立項項目立檔數(shù)預算目標×100%;檔案完好率=1-（考核累計項目檔案缺失數(shù)/當期累計檔案數(shù)）×100%;當期關(guān)鍵檔案借出未歸還率=1-（當期關(guān)鍵檔案歸還數(shù)量/當期累計借出檔案數(shù)）×100%;完全閉環(huán)檔案=該檔案已全額回款且已過項目質(zhì)保期。③提供檔案保護技術(shù)支撐。隨著技術(shù)進步和市場競爭加劇，傳統(tǒng)的檔案保護手段和方式難以達到預期效果，檔案的保護離不開先進技術(shù)的支撐。為此，應采取如下措施：a.購置保密檔案柜、安裝室內(nèi)屏蔽信號器、多功能探測儀以及堡壘機，防止重要檔案信息的泄露和傳播;b.建立防御機制，定期升級檔案管理系統(tǒng)殺毒包、加強漏掃、入侵檢測，同時實施漏洞查找、木馬查找和云端的上傳加密措施;c.利用多媒體技術(shù)（高清攝像機，矩陣以及保真配音形式）對失去技術(shù)價值的檔案進行數(shù)字化處理，保存可以傳承的技術(shù)經(jīng)驗，建設項目案例智庫;④電子化檔案保管應防泄密、防假冒、防篡改和防銷毀，系統(tǒng)具有容災、訪問控制等特性，同時對電子化檔案進行安全存儲和備份。

（4）提高檔案管理信息的人才素質(zhì)。隨著檔案管理的信息化建設，對高素質(zhì)人才的需求就顯得更為迫切。一支高效運轉(zhuǎn)的檔案管理系統(tǒng)必須要有相應的人才在其中發(fā)光發(fā)熱，必須要有對當前各行業(yè)精通了解且會計算機知識的人才能勝任檔案信息化建設的要求。對于一個能夠勝任信息化檔案管理的人員來說，應該具備豐富的理論知識、豐富的實踐經(jīng)驗，專業(yè)化的定向?qū)W習和扎實的社科知識。但最重要的是，必須掌握檔案的存儲接收等方面的基本知識，這樣才能勝任前期的工作要求。在人才不足時，應面向社會招聘技術(shù)人員。

3結(jié)束語

企業(yè)轉(zhuǎn)型不易，在轉(zhuǎn)型過程中加強檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全，對內(nèi)有利于反映企業(yè)基礎管理水平，提高工作效率、節(jié)省成本;對外有利于反映企業(yè)綜合治理能力和治理水平，提升企業(yè)核心競爭力，展示企業(yè)良好形象。

參考文獻

[1] 田煜.建設施工檔案合同化管理模式的探索[J].檔案管理，2013（4）：30-31.

[2] 鄭潔瓊.建設工程領(lǐng)域“黑白合同”及其效力[D].杭州：浙江大學，2019.