淺談企業合同審批系統

韓捧會

摘要：完善的合同管理系統是企業健康運行的重要標志。合同的簽署關系到整個企業的生產經營情況，合同審批的方便快捷性，在一定程度上影響著企業的經營績效。本文結合筆者工作實際，探討了企業合同審批系統的建立與運行，旨在實現企業的無紙化辦公與高效信息化管理。

關鍵詞：合同管理;審批流程;審批系統

大型企業合同數量巨大、類型多樣，金額大小不一，這就給合同的審批造成了一定困難。傳統的合同審批流程，往往采用合同審批表的形式，公司各級領導層層把關，時間長，流程復雜，已不能滿足現代化企業管理的需要。

一、審批合同的重要性

建設工程合同的簽訂是雙方明確相互權利、義務的協議，是相互履行職責的體現。合同中明確規定了雙方應遵循的法律法規、履行的時間、出現糾紛時的解決方式等。建設工程合同雙方一旦簽字生效，受到法律的保護。因此在合同簽訂之前，進行合同審批，明確甲乙雙方應履行的權利和義務，對合同存在的風險進行評估和防范是非常重要的工作，從源頭上對杜絕合同風險的發生，從而保護合同雙方或一方的利益，減少損失。

工程合同的風險伴隨在整個合同的訂立、履行、變更或轉移、終止的全過程中。按照合同管理的性質，合同管理的風險可分為可控風險和不可控風險、內部管理風險和外部環境風險、直接管理風險和間接管理風險等。根據合同管理風險的不同類型，準確分析風險產生的原因，采取有效的防范與控制措施，是降低合同風險的有效途徑。

降低合同風險的途徑也有很多種，合同是預防風險的有效手段，也是合作雙方明確權利義務及解決爭議的基本依據。合同條款公平與否，直接決定合同簽署的進度，合同中規定的工程項目的進展和項目的效益。合同法賦予了合同雙方平等的法律地位和權力，但在合同履行的過程中，并沒有絕對的公平和平等。在合同審批簽訂過程要有理有據，才能保證自身在合同談判中處于信息對稱的狀態。依據合同條款規避風險，要結合工程項目的實際情況進行風險預測，并采取積極有效的防控措施，簽訂建設工程合同，為之后的合同履行提供合法合理的依據和基礎。

在合同談判簽約階段，主要工作是明確合同的主要條款，即工程項目的范圍、工期要求、需要提供的成果、付款情況、違約責任及爭議解決辦法等，除此之外，還要與對方確認相關的不利條款，盡量做到公平合理，結合工程項目的特點和實際情況進行合同風險預測，采取積極措施簽訂建設工程合同，使合同的風險變得可。

加強對建設工程合同的審批，增強合同管理人員對建設工程合同的審定的重視力度，加強建設工程合同的評審制度的落實，通過各個相關部門審核，保證建設工程合同內容公平、公正、合法、嚴謹。

二、合同審批的內容

（一）合同的效力

合同效力指合同對簽訂雙方產生的法律拘束。其是合同在履行過程中解決問題和歧義、進行結算的依據。只有雙方簽訂的合同有效，才能在此基礎上履行合同義務。

（二）合同的條款

合同條款是雙方權利和義務的具體化表示。合同條款需明確、具體、完整、互不沖突，否則將影響合同的執行，破壞雙方的權利和義務。

（三）合同的內容

包括合同內容的合法性和合理性。合同內容中容易產生誤解和歧義的詞語要定義，用詞要統一。合同用語不確切，不但使合同缺乏可操作性，而且還會導致糾紛的產生。

三、目前合同審批流程存在的問題

（一）時效性差

從合同的起草到審批完成、蓋章生效，時間間隔過長。大型企業合同審批至少需要三級評審，即生產部門負責人、公司經營部門負責人、公司直屬領導。對于合同金額較大或其他特殊合同，還需要法務部門參與。傳統的審批形式則是打印合同審批表，各級負責人逐級簽字生效。由于參與人員多，影響因素復雜，該過程往往復雜而漫長。這期間存在各種不確定性因素，給合同的簽訂帶來風險。

（二）合同審批環節設置不嚴謹

合同審批過程中各環節負責合同內容的不同模塊。由于合同內容是前后緊密相連，相輔相成的，這就要求合同審批環節的設置必須嚴謹合理。目前合同審批過程中，可能會出現合同漏審的情況，存在很大風險。

（三）合同審批表的文檔管理缺乏系統性

合同審批表采用打印手簽的形式，收集整理歸檔比較困難，且容易出現遺失的現象，后期查閱更是不便。如果出現問題，不利于責任追究。采用紙質的合同審批表，也不利于現代化企業所提倡的無紙化辦公。

（四）預警功能缺失

傳統的合同審批表存在簽署環節延遲現象，合同中存在的問題不能及時傳達給參與者，對關鍵節點不能起到預警的作用。且傳統形式回退無痕跡，各環節審批人員無法及時掌控合同目前狀態。極端情況可能出現簽署不全，但合同已蓋章生效的現象，給公司造成不可挽回的損失。

四、合同審批系統的建立

合同的審批涉及合同簽署的生產部門、經營部門、公司主管部門、法務部門及合同管理部門等，各部門在合同審批過程中履行自己的職責。生產部門負責對合同談判、簽訂、執行的全過程管理，將合同的基本信息錄入合同管理系統，啟動合同審批表，進入合同審批流程。經營部門負責審核各生產部門提交的合同文本，主要審核合同的支付條款、雙方責任、賠償條款等內容，確保合同條款切實可行。法務部門負責審核各生產部門提交的合同審批流程，主要審核合同權利、義務、違約責任、爭議解決條款，確保公司的在合同履行過程中的利益。公司主管部門審批經法務審查會簽后的合同文本，確保合同生效。合同管理部門負責合同文本的歸檔、保存、借閱等工作。

合同審批過程涉及的這些部門，環環相扣，發現問題能直接回退到相關環節，且能留下回退原因和痕跡，便于及時溝通解決。

合同審批的具體流程如圖1所示。

五、合同審批系統的運行

合同審批流程由生產部門合同管理人員啟動。如該合同后續發生合同變更、合同中止、合同終止等，都可在原合同基礎上再次啟動表單，進行相關的變更審批。合同審批的各環節如是多人負責，則對該環節涉及到的人員都可見，便于及時處理表單。合同的上級某個審批環節如發現問題，可根據問題的不同，回退給下級任何一個簽署環節。

六、結語

合同審批系統的建立，能大幅節約審批時間。如遇審批負責人外出，也可通過移動設備辦公，大大提高了辦公效率。通過合同審批系統，可及時追蹤合同審批進程，便于合同跟進工作的開展，為領導決策提供及時準確的信息。合同審批系統的建立，能夠實現在不同環節多次退改，可以使合同的審批過程更加嚴謹，很大程度上降低了合同簽訂的風險。通過合同審批系統，能夠方便地對已審批的合同按審批日期、合同類型、生產部門等進行分類，便于查詢，為公司發展積累有用的資料。