Office辦公軟件在辦公自動(dòng)化中的實(shí)際應(yīng)用技巧研究

彭春美

摘要：為推廣使用技巧、提高辦公效率，提出Office辦公軟件在辦公自動(dòng)化中的實(shí)際應(yīng)用技巧研究。通過(guò)對(duì)Word軟件中著重號(hào)的使用技巧和橫向頁(yè)面的使用技巧分析，完成對(duì)Word軟件應(yīng)用技巧研究;通過(guò)對(duì)Excel軟件中表格標(biāo)題行重復(fù)與數(shù)據(jù)計(jì)算的使用技巧分析，完成Excel軟件應(yīng)用技巧研究;通過(guò)對(duì)PowerPoint軟件中Flash動(dòng)畫(huà)插入技巧分析，完成對(duì)PowerPoint軟件應(yīng)用技巧研究，實(shí)現(xiàn)了Office辦公軟件實(shí)際應(yīng)用技巧的推廣。

關(guān)鍵詞：Office;辦公自動(dòng)化;Word;Excel;PowerPoint

中圖分類號(hào)：TP317.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-9416（2020）07-0068-02

0 引言

Office辦公軟件是典型的組件類型的辦公軟件，是辦公自動(dòng)化中最常見(jiàn)的工具軟件。主要以Word文字編輯軟件、Excel表格編輯軟件以及PowerPoint課件軟件三大組件為主，分別從文字編輯、電子表格編輯以及圖片編輯三個(gè)方向?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)化辦公功能[1]。由于Office辦公軟件使用方便，辦公效率高，目前已廣泛應(yīng)用在辦公自動(dòng)化中，但是在實(shí)際應(yīng)用中還有一些不為人知的使用技巧，了解并熟練掌握后可達(dá)到“事半功倍”的效果，為此提出Office辦公軟件在辦公自動(dòng)化中的實(shí)際應(yīng)用技巧研究，為Office辦公軟件應(yīng)用提供參考。

1 Office辦公軟件在辦公自動(dòng)化中的實(shí)際應(yīng)用技巧

1.1 Word文字編輯軟件在辦公自動(dòng)化中的實(shí)際應(yīng)用技巧

Word文字編輯軟件在辦公自動(dòng)化中經(jīng)常被使用的技巧主要有著重號(hào)和頁(yè)面調(diào)整，以下將從該兩點(diǎn)使用技巧進(jìn)行闡述。

Word文字編輯軟件中著重號(hào)的使用技巧：在利用Word軟件對(duì)文字進(jìn)行編輯時(shí)，若想要著重突出文章中部分個(gè)別詞語(yǔ)，從而引起閱讀者的注意，可以使用Word軟件中的著重號(hào)功能。首先在Word軟件上方找到工具欄，點(diǎn)擊其中“自定義”對(duì)話框，在自定義對(duì)話框中找到“應(yīng)用”選項(xiàng)并點(diǎn)擊，接著返回到工具欄中找到“類別”對(duì)話框，在“類別”對(duì)話框中點(diǎn)擊“命令（M）”選項(xiàng)，在“命令（M）”對(duì)話框中點(diǎn)擊應(yīng)用選項(xiàng)。然后再返回到“自定義”對(duì)話框中點(diǎn)擊ABC選項(xiàng)，在ABC對(duì)話框中找到“Dot Accent”選項(xiàng)并點(diǎn)擊，接著利用鼠標(biāo)右鍵將其拖至工具欄中，將Dot Accent選項(xiàng)成功拖至工具欄后松開(kāi)鼠標(biāo)右鍵。最后選中文檔中想要著重標(biāo)記的句子或者詞語(yǔ)，再點(diǎn)擊工具欄中“Dot Accent”選項(xiàng)即可，以此完成了著重號(hào)的應(yīng)用[2]。

Word文字編輯軟件中橫向頁(yè)面的使用技巧：正常情況下，使用Word軟件對(duì)文字進(jìn)行編輯時(shí)，文檔頁(yè)面都是縱向頁(yè)面。如果想要將縱向頁(yè)面改為橫向頁(yè)面，首選利用鼠標(biāo)右鍵選中所有文字，然后將鼠標(biāo)移動(dòng)到最首行的文字前面，在Word軟件上方的工具欄中找到“頁(yè)面布局”選項(xiàng)并點(diǎn)擊，然后在該對(duì)話框中找到“紙張方向”選項(xiàng)并點(diǎn)擊，下方會(huì)出現(xiàn)“橫向”、“縱向”兩個(gè)選項(xiàng)，點(diǎn)擊其中的“橫向”選項(xiàng)即可將原本的縱向頁(yè)面改為橫向頁(yè)面[3]。通過(guò)以上對(duì)Word文字編輯軟件中著重號(hào)和頁(yè)面調(diào)整兩個(gè)在辦公自動(dòng)化中常用的實(shí)際應(yīng)用技巧分析，實(shí)現(xiàn)了Word文字編輯軟件在辦公自動(dòng)化中的實(shí)際應(yīng)用技巧研究。

1.2 Excel表格編輯軟件在辦公自動(dòng)化中的實(shí)際應(yīng)用技巧

Excel表格編輯軟件在實(shí)際應(yīng)用中常用的辦公技巧有表格標(biāo)題行重復(fù)與數(shù)據(jù)計(jì)算兩種，Excel表格編輯軟件中表格標(biāo)題行重復(fù)技巧：當(dāng)對(duì)大量數(shù)據(jù)進(jìn)行表格編輯時(shí)，由于表格編輯長(zhǎng)度超出一頁(yè)，表格頁(yè)數(shù)達(dá)到幾頁(yè)或者幾十頁(yè)，而表格的表頭正常情況下只在表格的第一頁(yè)顯示，編輯者通常會(huì)忘記表頭內(nèi)容，需要往回翻到第一頁(yè)查看表頭，這樣會(huì)影響到辦公效率，重要的是還會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)編、誤編問(wèn)題。為了解決以上問(wèn)題，此時(shí)就需要用到表格標(biāo)題行重復(fù)技巧，首先打開(kāi)Excel表格編輯軟件，在軟件中利用鼠標(biāo)右鍵選中Excel表格首行，然后在軟件上方工具欄中選中“頁(yè)面設(shè)置”選項(xiàng)，在“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框中找到“工作表”選項(xiàng)并點(diǎn)擊，最后點(diǎn)擊“頂端標(biāo)題行”選項(xiàng)即可實(shí)現(xiàn)表格標(biāo)題行重復(fù)[4]。

Excel表格編輯軟件中數(shù)據(jù)計(jì)算技巧：Excel表格編輯軟件最常用也是最重要的一個(gè)技巧就是數(shù)據(jù)計(jì)算技巧，尤其是對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表進(jìn)行編輯時(shí)，需要進(jìn)行大量的數(shù)據(jù)計(jì)算工作，在軟件實(shí)際應(yīng)用中，可以在軟件上方工具欄中找到“Excel公式”對(duì)話框，該對(duì)話框具有多種計(jì)算公式，在表格編輯時(shí)選中相應(yīng)的 Excel公式即可實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的計(jì)算。如果“Excel公式”對(duì)話框中沒(méi)有合適的計(jì)算公式，可以在“Excel公式”對(duì)話框中選中自定義，編輯者自行對(duì)計(jì)算公式進(jìn)行編輯，然后再使用，如果經(jīng)常用到該公式，還可以將自定義的公式保存到“Excel公式”對(duì)話框中，方便下次使用。通過(guò)以上兩個(gè)技巧分析，實(shí)現(xiàn)了Excel表格編輯軟件在辦公自動(dòng)化中的實(shí)際應(yīng)用技巧研究。

1.3 PowerPoint軟件在辦公自動(dòng)化中的實(shí)際應(yīng)用技巧

PowerPoint軟件在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中經(jīng)常需要插入Flash動(dòng)畫(huà)，最簡(jiǎn)單、最便捷的Flash動(dòng)畫(huà)插入技巧為：首先打開(kāi)演示文稿，利用鼠標(biāo)左鍵雙擊想要插入Flash動(dòng)畫(huà)的幻燈片，此時(shí)進(jìn)入到TTP幻燈片視圖方式，在該頁(yè)面工具欄中選中“控件工具箱”，單擊鼠標(biāo)左鍵會(huì)在左下角出現(xiàn)“幻燈片控件”工具按鈕，點(diǎn)擊該按鈕會(huì)在幻燈片控件列表中出現(xiàn)“Obiect”選項(xiàng)，此時(shí)頁(yè)面中鼠標(biāo)變成“十”字形狀，利用鼠標(biāo)在想要插入Flash動(dòng)畫(huà)的幻燈片拖出一個(gè)矩形區(qū)域。然后在PowerPoint軟件快捷菜單中選中“屬性”，在“屬性”對(duì)話框中點(diǎn)擊“Movie”后手動(dòng)輸入Flash動(dòng)畫(huà)的文件名以及擴(kuò)展名，最后關(guān)閉“屬性”對(duì)話框，此時(shí)會(huì)在矩形區(qū)域內(nèi)出現(xiàn)Flash動(dòng)畫(huà)，以此完成Flash動(dòng)畫(huà)插入，從而實(shí)現(xiàn)PowerPoint軟件在辦公自動(dòng)化中的實(shí)際應(yīng)用技巧研究。

2 結(jié)語(yǔ)

此次對(duì)Office辦公軟件在辦公自動(dòng)化中的實(shí)際應(yīng)用技巧進(jìn)行了研究，為Office辦公軟件的使用具有重要的參考價(jià)值，同時(shí)也對(duì)Office辦公軟件在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用具有一定的推廣作用，有助于辦公效率和辦公質(zhì)量的提高。由于此次研究時(shí)間和個(gè)人能力有限，雖然取得了一定的研究成果，但此次僅對(duì)Word文檔和Excel電子表格在辦公自動(dòng)化中的實(shí)際應(yīng)用技巧進(jìn)行了研究，今后還需在Office辦公軟件的PowerPoint圖片編輯軟件方面進(jìn)行研究，為Office辦公軟件的應(yīng)用提供有利依據(jù)。

參考文獻(xiàn)

[1] 秦玉海，劉路強(qiáng)，柳樹(shù)旺，等.基于OOXML的Office文檔編輯過(guò)程恢復(fù)方法研究[J].河南科技，2018，67（35）：10-13.

[2] 馮愛(ài)花，段振華.office辦公軟件應(yīng)用在管理學(xué)生日常事務(wù)的研究[J].衛(wèi)星電視與寬帶多媒體，2019，45（22）：58-59.

[3] 張佳豪.Office辦公軟件在辦公自動(dòng)化中的實(shí)際應(yīng)用[J].數(shù)字技術(shù)與應(yīng)用，2019，37（5）：235-236.

[4] 劉剛，孟娟娟.關(guān)于Office辦公軟件的操作技術(shù)探析[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2020，28（7）：33-34.