做好辦公室文秘綜合管理工作的思考

張愛軍

摘 要：經濟發展對企業提出了更高要求，辦公室文秘工作的重要性愈發體現，對于提高辦公室效率起著關鍵性的作用。新時期，需要重視辦公室管理工作，將文秘管理放在一個突出位置，不斷提升文秘綜合管理水平。基于此，本文對辦公室文秘綜合管理的相關內容進行了詳細分析，以供參考。

關鍵詞：辦公室文秘;綜合管理;工作思考;文秘管理

1 提高文秘工作質量和水平的重要性

在企業日常管理中，辦公室管理是重要的行政工作，在企業發展的過程中，辦公室成為日常的工作場所，不斷增加的工作量涉及多方面的管理內容，進一步凸顯了辦公室工作的重要性。只有把握好辦公室的角色，準確傳達各種信息，才能真正起到上傳下達的作用，做好各項工作的細節部分，強化管理的針對性。辦公室文秘工作者代表著企業和經營者的形象，需要時長與外界溝通和交流，只有不斷強化與內部人員的聯系，理順與合作企業之間的關系，保持經濟往來的暢通性，才能使企業內部的各項事務正常運轉，增強企業的競爭力。在這種情況下，文秘工作者必須具備更高素養和更強的專業技能，才能應對復雜工作。因此，文秘工作者必須認清自身的定位，把握相應的工作原則，才能認真履行好自身的職責，為企業的快速發展做出積極有益的貢獻。同時，需要將大量的工作進行整合，將復雜東西簡單化，樹立良好的職業道德，嚴格遵循企業的內部管理制度，對自身行為進行控制，有效約束自己，不斷強化自身的綜合技能，適應新時期下對文秘工作者的需求。另外，需要鍛煉自身的協調能力，有效傳達各項信息，增強領導與下屬關系的和諧，對崗位職責進行統籌，借助現代化信息技術，提高日常辦公效率，使辦公室工作質量得到有效提升。其次，在工作之余根據自身能力統籌好崗位工作，能夠應用現代化信息手段提高辦公效率與工作質量。

2 文秘工作質量水平的優化策略

2.1 完善綜合辦公室的規章制度

完善的制度能夠對員工行為進行約束，幫助員工樹立正確的職業觀、道德觀和價值觀。因此，在新時代下，需要對已有的管理制度進行創新，找到以往制度中不合理的內容，不斷細化和彌補，在改進的基礎上，增強制度的適應性，起到真正的約束和保障作用，提高綜合辦公室的管理效率。具體來說，必須通過制度規定，對工作崗位和工作職責進行明確，強化員工的思想認知，真正領悟崗位的細節內容，加強相互之間的配合，在溝通互助的過程中，挖掘每位員工的潛力，共同應對面臨的挑戰，實現階段性和預期性目標。同時，應逐步完善工作程序，加深職工對工作內容的理解，優化工作流程，深化辦公室文秘管理的內涵，使管理工作實效得到有效提升。建立健全相應的獎懲制度，獎勵表現好的員工，懲罰表現不好的員工，以此來激發員工的積極性，用更加昂揚的態度投入到日常工作中，為企業穩步發展做出更大的貢獻。

2.2 增強員工的服務意識

在企業日常運營中，綜合辦公室主要起到協調作用，使各個部門之間能夠加強聯系，靈活運轉，共同促進企業的進步。文秘工作者需要正確認識到自身的崗位職責，找到部門之間的矛盾，站在客觀角度，公正有效的進行化解，增進不同部門的理解，減少實際工作中的困難。綜合辦公室具有服務性質，因此，必須強化每位員工的服務意識，可以定期開展專業的職業技能培訓，為員工講解工作細則，使員工能夠明確自身的工作價值，增強員工的職業認同感，更加樂觀自信的面對工作，以此來處理工作中的細小問題，真正領悟綜合辦公室文秘工作的作用，促進企業的進步和發展。在這個過程中，嚴格遵照制定的規章制度，按照新型管理方式，切實履行自身的職責，將個人職業規劃與企業未來發展相統一，增強員工的歸屬感。

2.3 提升公文寫作能力

作為辦公室文秘，公文寫作能力是的必備能力，只有記錄和傳遞最準確最有效的信息，才能提升信息的傳遞效率，實現信息內容的豐富化。公文寫作具有一定的技巧，根據領導的意圖，對部門工作進行總結，將工作任務進行細化，結合會議精神，及時準確的下發工作內容，符合領導的指示和企業的發展需求。在公文寫作的過程中，離不開文字的編輯，因此，辦公室文秘必須具備良好的文字能力，加快編輯速度，提高文字整合和語言組織能力，通過合適的文字表達出領導的意思，實現有效的上傳下達。另外，辦公室文秘需要積極學習理論知識，多多搜集和積累公文寫作模板，結合本企業領導的講話風格，認真研究每次會議細節，準確把握會議細則，形成最精確、最合理、最有效的公文內容，加強領導與員工之間的信任與理解，減少日常工作中的誤會。同時，辦公室文秘應結合日常工作經驗，形成具有個人特色的公文模板，在短時間內高效快捷完成公文寫作，保證內容的簡明，并且具有較強的指向性。

2.4 做好細節管理工作

辦公室文秘工作者應注重細節管理，在日常辦公中，管理的內容較為復雜，包含文字、語言、信息、文件等，因此，必須重視細節，捕捉容易忽視的信息，準確傳達信息，避免出現失誤。文秘工作者必須將文字細節作為關鍵對象，尤其重視特定詞和專屬詞，敲定細節，精細謀劃遣詞造句等，用最簡明扼要的文字傳達領導指示，防止出現語法錯誤等現象，減少不必要的矛盾。同時，辦公室文秘工作者必須樹立認真負責的精神，不放過任何一個字句，細致審閱文件信息，重視細節部分的內容，有序管理文件編輯、文件傳輸、文件處理等環節，增強文件整個使用過程的合理性，提高文件管理的質量。同時，可以對文件進行編號，做好相應的編制工作，實時跟蹤文件進度，掌握文件的動態發展狀況，使文件能夠發揮出良好的輔助作用。辦公室文秘工作者必須精細處理職責范圍內的各項工作，樹立精益求精的態度，從細節著手，放大細節，刪繁就簡，高效完成辦公室管理工作。

2.5 提升自身綜合素質

辦公室工作在企業日常經營中具有統領性的作用，文秘工作者需要具備堅定的理想信念，高標準嚴要求對待自己。同時，由于政策性和政治性的影響，文秘工作者必須提升自身的政治素質，以敏銳的政治覺悟，準確判斷工作中的優劣，站在客觀角度，辯證看待工作中的問題，以最合適的方式處理問題。由于辦公室業務具有綜合性與復雜性，涉及較廣的知識面，因此，文秘工作者必須加強日常的知識積累，多多閱讀和學習，了解更多的社會常識和綜合知識，適應工作的需求。不僅需要學習理論知識，還要勇于實踐，深度掌握各類信息，找到理論與實踐的融合點，成為學習型和復合型人才。可以加強文秘工作者的培訓，加快知識更新速度，針對個人實際情況，從寫作、溝通、處事等方面入手，按照“菜單式”的培訓模式，使文秘工作者提筆能寫，開口能講，有事能辦。

3 結語

辦公室文秘綜合管理工作雖然繁瑣，但是對企業正常運行起著比較重要的作用，需要在思想上給予高度重視。文秘工作者不僅需要具備良好的協調能力，還要具備較強的溝通和理解能力，準確傳達各種信息，協助上級領導完成工作，使企業能夠高效靈活運轉。因此，需要強化辦公室管理制度，完善獎懲機制，加強理念創新，嚴格手段方式，積極與各部門進行溝通，真正發揮綜合辦公室的作用。在這個過程中，彌補辦公室日常管理中的弊端，增強企業的綜合競爭力，實現更大的經濟效益。

參考文獻

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