數字化技術在檔案管理工作中的應用

毛宇輝

摘 要：我國經濟建設自改革開放發展至今已經取得了非常不錯的成就和成果。隨著信息技術的不斷發展，數字化在各行各業都得到了廣泛應用，并取得了顯著成效，極大地推動了我國的建設和發展。數字化技術在檔案管理中的合理運用，可對檔案信息進行有效的整合和利用，提高了檔案管理的工作效率，是一項符合當前社會發展的改革創新。

關鍵詞：數字化技術;檔案管理工作;應用

科學技術的快速發展推動我國各行業發展迅速，使得我國快速進入現代化科學技術發展階段。新時期，隨著科學技術的發展，檔案管理工作中運用網絡信息技術已經不是什么新鮮事，數字化技術的應用有助于提高檔案管理的工作效率，有助于實現數據信息的整合和處理，可以為篩選和提取信息資料提供科學的保障，因此，在檔案管理中建立數字化系統和平臺是十分必要的，也是提高檔案管理工作質量的重要途徑之一。

1 數字化技術特點分析

數字化技術屬于計算機技術的范疇，目前，數字化技術在各個領域的應用較為廣泛，數字化技術具有較強的優點，主要體現在以下幾方面。1）依賴虛擬化載體，數字化技術主要利用各類信號進行數據和信息的加工、傳輸和存儲，信息和數據的載體需要依賴大容量的計算機內存，還包括一些服務器和光盤、磁盤等，數字化技術需要依賴計算機設備進行查閱和處理，從這個角度上講，數字化技術也是一種虛擬化技術，這也是數字化技術的重要特點。2）信息處理快速，數字化技術的另一個顯著特點是信息處理速度，數字化技術以快速的處理和傳遞信息為優勢，在短時間內，信息和數據的傳輸共享由數字化技術來完成，計算機高速處理能力十分明顯，對信息數據的處理速率決定了數字化技術的強大優勢，這也十分符合檔案管理信息化的要求。

2 數字化技術在檔案管理工作中的應用

2.1 有效提供數字化技術保障

檔案管理數字化進程正在不斷加快，顯現出這一良好發展局面的主要原因是有先進技術手段的支持，所以說科技進步是促進檔案管理數字化建設的根本動力。但是目前受到諸多條件的限制，在檔案管理數字化實施過程當中，還缺少技術方面強有力的支撐和先進技術的保障，在更新管理系統方面仍然存在很大的不足。根據這一情況，要注意增加技術方面的投入，完善技術保障條件。一方面要把先進的計算機技術作為重要基礎，把引進先進技術和自主研發先進技術進行有效整合，要增加數字化技術建設的經費投入，并保證高素質信息技術人才的培養。另一方面，企業要在國家制定的技術標準與規范的約束之下，制定符合企業實際的檔案數字化技術標準與規范，在此基礎上完善硬件設施配備，做好對數字化檔案管理系統設備的升級和維護，提高檔案管理系統的使用壽命和運轉安全性。

2.2 搭建檔案管理云計算信息處理平臺

數字化技術與云計算技術有異曲同工之處，新時期，檔案管理工作要突出數字化技術的優點，云計算技術的應用也具有可圈可點之處，云計算技術主要是根據用戶的操作指令，采用網絡技術，運用搜索引擎獲取大量的信息和資料。數字化技術和云計算技術都具有一定的網絡虛擬性，利用虛擬的語言形式將檔案資料提供給用戶。檔案管理需要建立云計算平臺，實現檔案資料的共享，建立云平臺可以及時更新信息，還可以實現資料的快速共享和傳播，進而提高檔案管理的便利性。

2.3 增加資金投入，提高數字化檔案工作的管理效率

對于檔案的管理來說，既需要考慮檔案的安全性，又需要保證檔案資料的信息共享性，以便更好地對檔案進行使用和運作，尤其是在數字化時代，高效的檔案管理需要配置各種設備，比如服務器、光盤庫、縮微影像等等，然而這些設備的價格又十分高昂，因此更需要巨大的成本投入，來加強對檔案的管理，只有基礎設施不斷加強，才可以更好地提升數字化檔案管理的工作效率。

2.4 加強各領域之間的交流合作

為了加速檔案管理的數字化進程，企業要加強相關領域之間的信息交流，從而使企業檔案數字化管理能夠獲得更好的發展。企業要在信息查詢接口程序中添加檔案資料查詢功能，將醫院財務系統、認識管理系統、教研管理系統、辦公自動化系統和檔案資料管理系統緊密地結合在一起，這種管理模式不僅有利于收集各部門的數據信息，對于企業進一步完善自身的數據庫大有裨益。此外，企業加強各領域之間的交流合作，也很好地解決紙張儲存與信息儲存同時存在這一問題。管理人員要根據企業的實際情況，在與其他領域管理人員的交流合作過程中，在保障檔案資料安全的前提下，確保紙張儲存與信息儲存的非重疊性和共享性，從而保證企業檔案管理工作的有序進行。

2.5 做好電子文件的收集和整理

檔案管理中有很多電子資料或文件，利用數字化技術比較重點的就體現在對于電子檔案的收集和管理，包括文件、照片、錄音、視頻等資料，檔案管理部門還可以利用專業設備，將紙質檔案資料轉化為電子文件資料，例如利用掃描儀等掃描檔案資料。檔案管理部門要轉變傳統的人為管理模式，實現電子文件的科學歸檔和管理，節約大量的時間和精力。檔案管理部門要制定掃描機技術規范，確定掃描索引信息，對掃描過程環節進行控制，做好掃描監督。

2.6 培養數字化檔案管理人才

檔案管理數字化進程當中，高素質的復合型人才欠缺，無法保障檔案管理的實際質量，是降低檔案管理有效性的主要原因之一。這就需要企業在檔案管理人才培養方面做好分析研究，同時制定完善化的人才培養方案，推動檔案管理團隊的全面化發展。由于企業檔案數字化管理具備很強的專業性與極高的技術含量，所以在教育培訓過程當中要特別注意突出對數字化技術手段和技術應用的培訓與指導，增強檔案管理者的專業素質和技術素養，同時注意增強檔案管理者的職業道德素質，使其以愛崗敬業和全身心投入的態度為檔案管理數字化建設作出積極貢獻。企業也可以從外部引進高素質的檔案管理人才，幫助企業適應全新形勢下的檔案數字化建設環境。

2.7 數字化技術應用

在檔案檢索和查詢中檔案管理數字化建設要突出檔案資料的價值，要重視檔案資料的檢索和查詢，在檔案資料檢索和查詢時，要根據固定的關鍵詞檢索檔案資料。及時確定檔案資料的位置，利用數字化技術在數據庫進行檢索，避免檢索復雜化，提高了檢索的效率。數字化技術的應用可以打破時間和空間的限制，進而提高檔案資料的管理應用效率。

3 結語

綜上所述，檔案管理工作中應用數字化技術是檔案管理工作工作發展的必然趨勢和結果，在新的歷史時期，強化是數字化和信息化技術的應用有助于提高檔案管理的實效性。我國比較重視檔案管理工作，從企業到事業單位皆是如此，要充分展現新技術的優勢和作用，提高檔案管理人員的素質和專業能力，提高檔案資料管理工作的效率，促進檔案管理工作的可持續發展。

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