數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用

毛宇輝

摘 要：我國經(jīng)濟建設(shè)自改革開放發(fā)展至今已經(jīng)取得了非常不錯的成就和成果。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化在各行各業(yè)都得到了廣泛應(yīng)用，并取得了顯著成效，極大地推動了我國的建設(shè)和發(fā)展。數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的合理運用，可對檔案信息進行有效的整合和利用，提高了檔案管理的工作效率，是一項符合當前社會發(fā)展的改革創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化技術(shù);檔案管理工作;應(yīng)用

科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展推動我國各行業(yè)發(fā)展迅速，使得我國快速進入現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)發(fā)展階段。新時期，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作中運用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)不是什么新鮮事，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用有助于提高檔案管理的工作效率，有助于實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的整合和處理，可以為篩選和提取信息資料提供科學(xué)的保障，因此，在檔案管理中建立數(shù)字化系統(tǒng)和平臺是十分必要的，也是提高檔案管理工作質(zhì)量的重要途徑之一。

1 數(shù)字化技術(shù)特點分析

數(shù)字化技術(shù)屬于計算機技術(shù)的范疇，目前，數(shù)字化技術(shù)在各個領(lǐng)域的應(yīng)用較為廣泛，數(shù)字化技術(shù)具有較強的優(yōu)點，主要體現(xiàn)在以下幾方面。1）依賴虛擬化載體，數(shù)字化技術(shù)主要利用各類信號進行數(shù)據(jù)和信息的加工、傳輸和存儲，信息和數(shù)據(jù)的載體需要依賴大容量的計算機內(nèi)存，還包括一些服務(wù)器和光盤、磁盤等，數(shù)字化技術(shù)需要依賴計算機設(shè)備進行查閱和處理，從這個角度上講，數(shù)字化技術(shù)也是一種虛擬化技術(shù)，這也是數(shù)字化技術(shù)的重要特點。2）信息處理快速，數(shù)字化技術(shù)的另一個顯著特點是信息處理速度，數(shù)字化技術(shù)以快速的處理和傳遞信息為優(yōu)勢，在短時間內(nèi)，信息和數(shù)據(jù)的傳輸共享由數(shù)字化技術(shù)來完成，計算機高速處理能力十分明顯，對信息數(shù)據(jù)的處理速率決定了數(shù)字化技術(shù)的強大優(yōu)勢，這也十分符合檔案管理信息化的要求。

2 數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用

2.1 有效提供數(shù)字化技術(shù)保障

檔案管理數(shù)字化進程正在不斷加快，顯現(xiàn)出這一良好發(fā)展局面的主要原因是有先進技術(shù)手段的支持，所以說科技進步是促進檔案管理數(shù)字化建設(shè)的根本動力。但是目前受到諸多條件的限制，在檔案管理數(shù)字化實施過程當中，還缺少技術(shù)方面強有力的支撐和先進技術(shù)的保障，在更新管理系統(tǒng)方面仍然存在很大的不足。根據(jù)這一情況，要注意增加技術(shù)方面的投入，完善技術(shù)保障條件。一方面要把先進的計算機技術(shù)作為重要基礎(chǔ)，把引進先進技術(shù)和自主研發(fā)先進技術(shù)進行有效整合，要增加數(shù)字化技術(shù)建設(shè)的經(jīng)費投入，并保證高素質(zhì)信息技術(shù)人才的培養(yǎng)。另一方面，企業(yè)要在國家制定的技術(shù)標準與規(guī)范的約束之下，制定符合企業(yè)實際的檔案數(shù)字化技術(shù)標準與規(guī)范，在此基礎(chǔ)上完善硬件設(shè)施配備，做好對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)設(shè)備的升級和維護，提高檔案管理系統(tǒng)的使用壽命和運轉(zhuǎn)安全性。

2.2 搭建檔案管理云計算信息處理平臺

數(shù)字化技術(shù)與云計算技術(shù)有異曲同工之處，新時期，檔案管理工作要突出數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)點，云計算技術(shù)的應(yīng)用也具有可圈可點之處，云計算技術(shù)主要是根據(jù)用戶的操作指令，采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，運用搜索引擎獲取大量的信息和資料。數(shù)字化技術(shù)和云計算技術(shù)都具有一定的網(wǎng)絡(luò)虛擬性，利用虛擬的語言形式將檔案資料提供給用戶。檔案管理需要建立云計算平臺，實現(xiàn)檔案資料的共享，建立云平臺可以及時更新信息，還可以實現(xiàn)資料的快速共享和傳播，進而提高檔案管理的便利性。

2.3 增加資金投入，提高數(shù)字化檔案工作的管理效率

對于檔案的管理來說，既需要考慮檔案的安全性，又需要保證檔案資料的信息共享性，以便更好地對檔案進行使用和運作，尤其是在數(shù)字化時代，高效的檔案管理需要配置各種設(shè)備，比如服務(wù)器、光盤庫、縮微影像等等，然而這些設(shè)備的價格又十分高昂，因此更需要巨大的成本投入，來加強對檔案的管理，只有基礎(chǔ)設(shè)施不斷加強，才可以更好地提升數(shù)字化檔案管理的工作效率。

2.4 加強各領(lǐng)域之間的交流合作

為了加速檔案管理的數(shù)字化進程，企業(yè)要加強相關(guān)領(lǐng)域之間的信息交流，從而使企業(yè)檔案數(shù)字化管理能夠獲得更好的發(fā)展。企業(yè)要在信息查詢接口程序中添加檔案資料查詢功能，將醫(yī)院財務(wù)系統(tǒng)、認識管理系統(tǒng)、教研管理系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)和檔案資料管理系統(tǒng)緊密地結(jié)合在一起，這種管理模式不僅有利于收集各部門的數(shù)據(jù)信息，對于企業(yè)進一步完善自身的數(shù)據(jù)庫大有裨益。此外，企業(yè)加強各領(lǐng)域之間的交流合作，也很好地解決紙張儲存與信息儲存同時存在這一問題。管理人員要根據(jù)企業(yè)的實際情況，在與其他領(lǐng)域管理人員的交流合作過程中，在保障檔案資料安全的前提下，確保紙張儲存與信息儲存的非重疊性和共享性，從而保證企業(yè)檔案管理工作的有序進行。

2.5 做好電子文件的收集和整理

檔案管理中有很多電子資料或文件，利用數(shù)字化技術(shù)比較重點的就體現(xiàn)在對于電子檔案的收集和管理，包括文件、照片、錄音、視頻等資料，檔案管理部門還可以利用專業(yè)設(shè)備，將紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文件資料，例如利用掃描儀等掃描檔案資料。檔案管理部門要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的人為管理模式，實現(xiàn)電子文件的科學(xué)歸檔和管理，節(jié)約大量的時間和精力。檔案管理部門要制定掃描機技術(shù)規(guī)范，確定掃描索引信息，對掃描過程環(huán)節(jié)進行控制，做好掃描監(jiān)督。

2.6 培養(yǎng)數(shù)字化檔案管理人才

檔案管理數(shù)字化進程當中，高素質(zhì)的復(fù)合型人才欠缺，無法保障檔案管理的實際質(zhì)量，是降低檔案管理有效性的主要原因之一。這就需要企業(yè)在檔案管理人才培養(yǎng)方面做好分析研究，同時制定完善化的人才培養(yǎng)方案，推動檔案管理團隊的全面化發(fā)展。由于企業(yè)檔案數(shù)字化管理具備很強的專業(yè)性與極高的技術(shù)含量，所以在教育培訓(xùn)過程當中要特別注意突出對數(shù)字化技術(shù)手段和技術(shù)應(yīng)用的培訓(xùn)與指導(dǎo)，增強檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)和技術(shù)素養(yǎng)，同時注意增強檔案管理者的職業(yè)道德素質(zhì)，使其以愛崗敬業(yè)和全身心投入的態(tài)度為檔案管理數(shù)字化建設(shè)作出積極貢獻。企業(yè)也可以從外部引進高素質(zhì)的檔案管理人才，幫助企業(yè)適應(yīng)全新形勢下的檔案數(shù)字化建設(shè)環(huán)境。

2.7 數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用

在檔案檢索和查詢中檔案管理數(shù)字化建設(shè)要突出檔案資料的價值，要重視檔案資料的檢索和查詢，在檔案資料檢索和查詢時，要根據(jù)固定的關(guān)鍵詞檢索檔案資料。及時確定檔案資料的位置，利用數(shù)字化技術(shù)在數(shù)據(jù)庫進行檢索，避免檢索復(fù)雜化，提高了檢索的效率。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用可以打破時間和空間的限制，進而提高檔案資料的管理應(yīng)用效率。

3 結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)是檔案管理工作工作發(fā)展的必然趨勢和結(jié)果，在新的歷史時期，強化是數(shù)字化和信息化技術(shù)的應(yīng)用有助于提高檔案管理的實效性。我國比較重視檔案管理工作，從企業(yè)到事業(yè)單位皆是如此，要充分展現(xiàn)新技術(shù)的優(yōu)勢和作用，提高檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)能力，提高檔案資料管理工作的效率，促進檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

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