檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

馬琿

摘 要：隨著時代的發展，我國綜合實力與社會經濟水平的提高，帶動著我國各行各業及其內部企業的快速發展，而在這一過程中，檔案管理及信息化建設等工作占據著極為重要的位置，并對相關企業的運轉與發展造成較大影響，因此，相關企業及人員需要加強現代先進技術與設備的應用，強化提高現代企業內部檔案信息化建設與管理工作的水平與質量，同時解決傳統檔案管理工作中的常見問題，促進企業自身的健康發展。下面主要對現代檔案信息化建設與檔案管理工作進行分析探究。

關鍵詞：檔案;信息化建設;檔案管理

1 檔案管理信息化的具體概念

通常情況下，所謂的檔案管理信息化主要是指借助現代化技術來對檔案資料進行收集、管理、研究及應用等，在這一過程中通過加強檔案管理的信息化建設，能夠將收集到的檔案信息借助互聯網等現代技術對其進行研究應用，委相關企業或單位的運轉與發展提供充足的信息支持;在日常工作過程中，企業單位管理人員需要加強現代先進技術與設備的應用，對檔案管理人員進行培訓教育，以此來創建出一支高效、優質的管理團隊，并根據有關法律政策，對檔案信息進行管理，為相關企業或單位的進一步發展奠定基礎[1]。

2 檔案管理信息化的具體特點

1）網絡化特點。研究表明，在現代檔案管理信息化建設的過程中，網絡化特點占據著極為重要的位置，這主要是由于現代檔案管理過程中，通過網絡傳遞信息能夠在很大程度上提高管理工作的效率，同時便于人們對檔案資料的查閱，并由此而提高了檔案管理工作整體水平與效率的提高，進而推動我國檔案管理工作整體領域的健康發展。

2）簡潔化特點。在過去，由于檔案管理工作存在較大的復雜性，且工作強度較大，工作環境枯燥乏味，導致檔案管理工作的進度與效率都會受到極大影響，進而對企業單位整體的運轉與發展造成影響;而隨著網絡信息技術的應用，現代企業檔案管理網絡平臺的建立，人們在網絡平臺中進行簡單地搜索就會得到自己所需要的信息，極大地提高了人們日常生活與工作的便捷性，為現代檔案管理工作的健康發展奠定了堅實的基礎。

3）數字化特點。相比于傳統紙質檔案資料管理工作，現代檔案管理信息化建設主要是將檔案信息由紙質方式轉換為數字化形式，并將大量的檔案信息整合管理，存放于一個系統數據庫中，而當某些人員需要進行檔案資料的查詢時，僅僅通過簡單地搜索即可，有效的解決了傳統檔案搜索查閱過程的缺陷問題，同時提高了人們日常工作生活的便利性，進而促進了我國社會整體的進步與發展。

4）智能化特點。最后，所謂智能化特點主要是指在現代檔案管理信息化建設的過程中加強人工智能技術的應用，以此來實現當人們在查詢自身所需要的檔案資料時，相關系統能夠根據關鍵詞進行篩選與查找，避免出現查找資料與目標資料不符，同時提高現代檔案管理工作的效率與質量，為企業或單位的后期發展提供充足保障[2]。

3 現代檔案管理信息化建設的常見問題

1）對檔案管理信息化建設缺乏重視。當前時期，由于傳統觀念的影響，大量企業或單位管理人員過于注重經濟效益方面的發展，而對檔案管理等方面的工作缺乏足夠的了解與重視，由此導致在進行檔案管理信息化建設過程中極易出現某些問題，極大的影響著企業或單位自身的運轉與發展，進而影響了檔案管理工作整體領域的進一步發展。

2）相關人員缺乏足夠的專業素質。眾所周知，在任何一項工作的過程中都需要大量高素質專業人才的參與，以此來保障相關工作的水平與質量，而在現代企業或單位檔案管理信息化建設的過程中，由于其對該項工作缺乏足夠的重視，導致企業或單位內部缺乏足夠的管理人才，且現有的工作人員自身也缺乏足夠的專業素質，由此而影響著現代企業或單位檔案管理信息化建設的水平與質量;再加之現代檔案管理人員自身缺乏足夠的專業服務意識，由此導致其在實際工作中缺乏足夠的工作熱情與積極性，極大的影響著檔案管理信息化建設工作的順利進行，進而對相關企業或單位整體的運轉與發展造成影響。

3）信息化建設與管理水平較低。在現代檔案管理信息化建設的過程中，為了對該項工作水平與質量進行保障，相關人員需要具備足夠的專業知識與技術能力;不過，由于傳統觀念等因素的影響，現代企業或單位內部的方案管理工作大多由年齡較大、知識水平較低的人員進行擔任，這些人群對新知識與技術無法做到充分吸收與掌握，極大的影響著檔案管理信息化建設水平的提高，并在另一方面影響著現代企業或單位的進一步發展[3]。

4 加強檔案信息化建設與管理的具體措施

1）加強檔案管理信息化理念的提高。當前時期，為了加強現代企業或單位內部檔案管理信息化建設工作的開展，管理理念發揮著極為重要的作用，為此，相關人員需要引進外界優質理念與資源，以此來加強自身管理理念的提高，同時提高對檔案管理與信息化建設工作的了解與認識，明確檔案管理工作對企業單位運轉與發展的重要意義，以此為基礎加強檔案管理及信息化建設水平的提高，進而為相關企業或單位的進步與發展奠定基礎。

2）加強相關人員專業素質的培養提高。眾所周知，高素質專業人才在任何一項現代工作中都發揮著至關重要的作用，并對工作水平與質量進行充分保障;因此，在現代檔案管理及信息化建設工作進行的過程中，相關企業或單位的管理人員需要加強現代先進技術與設備的應用，以此來對檔案管理人員進行全面、系統、專業化的培養，強化提高其自身的專業素質與技術水平。

3）加強檔案信息化管理制度的完善。通常情況下，為了對現代檔案管理工作的水平與規范性進行保障，還需要具備相應的管理制度，以此來對現代檔案管理人員日常工作進行規范性管理，為了實現這一目標，相關企業或單位需要先對自身經營運轉的狀態與特點進行了解，根據有關部門的政策制度，并結合原有的管理制度，以此來制定出更加科學高效的檔案管理制度，確保在最大程度上避免不良問題的出現，進而促進檔案管理水平與質量的提高。

4）加強檔案信息化管理水平的提高。除了以上措施之外，在現代企業或單位進行檔案管理的過程中，相關人員還需要加強檔案信息化管理水平的提高，為此，相關人員可以借助計算機與網絡信息等現代技術的應用，引進外界優質資源與內容，豐富自身的知識水平，同時加強其對檔案信息化建設等工作的了解，以此來為后期的檔案管理工作奠定基礎，進而推動我國檔案管理與信息化建設領域的健康發展[4]。

5 總結

綜上所述，隨著時間的推移，我國各行各業都得到了極大的發展，而在這一過程中，各個企業或單位在運轉過程中產生了大量的數據信息，這些信息能夠準確反映出企業單位日常運轉與發展的過程，為此，相關人員需要加強檔案管理工作的開展，以此來對檔案信息進行收集管理，并結合現代先進技術與設備的應用，加強檔案信息化建設，確保在最大程度上提高檔案管理的水平與質量，進而推動社會整體的進一步發展。

參考文獻

[1]陳麗娟.淺談新時期人事檔案管理信息化建設的幾點思考[J].當代旅游，2018，000（010）：1-1.

[2]張麗麗.檔案信息化建設與檔案管理的探索與思考[J].人力資源管理，2018，000（003）：P.443-444.

[3]劉丹.對“互聯網+”思維下檔案信息化建設模式的幾點思考[J].河南科技，2019（17）.

[4]蘇兆貝.“互聯網+”思維下環衛檔案信息化建設的幾點思考[J].蘭臺內外，2019（29）：5-7.