大數據背景下企業檔案管理工作的創新發展

郎婧

摘 要：基于大數據背景下，企業在發展過程中對于信息資源的需求不斷增長，檔案作為信息資源的重要來源，而且企業檔案是對企業發展過程中各項活動的真實記載，其對于企業的發展具有極為重要的意義，因此做好企業檔案管理工作至關重要。大數據時代對企業檔案管理工作也提出了新的要求，在實際檔案管理工作中，需要加快創新步伐，全面提高企業檔案管理工作的效率和質量，實現企業檔案信息資源的有效利用。文中分析了大數據背景下企業檔案管理的現狀，并進一步闡述了大數據背景下企業檔案管理工作的創新發展策略。

關鍵詞：大數據;企業;檔案管理;創新發展;采集;推送;安全

在當前信息化時代環境下，各種先進技術手段在檔案工作中的應用，這對于檔案管理工作效率和質量的提升提供了重要的技術保障。檔案作為企業重要的信息資源，其能夠為企業發展提供重要的參考。因此在當前大數據背景下，企業需要積極創新檔案管理模式，充分的利用大數據技術手段來提升企業檔案的現代化水平，使檔案信息能夠更好的服務于企業各項工作，充分發揮出企業檔案的實際效能。

1 大數據對企業檔案管理工作的影響分析

1.1 檔案數據方面發生了改變

隨著大數據技術的廣泛應用，其對各行各業的發展帶來了較大的影響，特別是對檔案管理工作帶來了較大的挑戰。目前檔案由紙質數據轉化為電子數據，檔案數據采集方式更具多樣性，檔案數據量也發生了較大的變化。企業檔案不僅數量增長速度較快，而且檔案信息涉及較多的網絡上的信息，這也對檔案數據收集提出了更高的要求。

1.2 檔案管理理論方面的改變

基于大數據背景下，傳統的檔案管理理論已無法適應當前檔案工作發展需求，而且檔案數據源和檔案收集方式發生了較大的改變。這就需要檔案管理理論迫切需要變革和創新，以便于能夠更好的適應當前檔案工作發展需求。特別是企業檔案管理工作中，更需要轉變檔案管理理念，并重視對自身知識體系的更新，在實際工作中能夠靈活運用先進的檔案理念和技術，以此來提高檔案生理工作的效率和質量。

1.3 檔案服務方面的改變

互聯網的普及及大數據技術的廣泛應用，其對人們的工作和生活都帶來了較大的變化。基于這種環境下，企業檔案管理工作也發生了較大的變化，特別是檔案利用需求增加，人們對檔案信息查詢和利用的便捷性有了更高的要求。這也迫切要求企業要積極轉變檔案服務理念，并能夠提供網上檔案信息服務，為檔案利用者查詢和利用檔案信息提供更多的便利，更好的促進檔案價值的實現。

1.4 檔案管理安全的創新

相較于傳統的紙質檔案，電子檔案的安全風險更高。在實際檔案管理工作中，更重視檔案的完整性。大數據技術在企業檔案管理工作中的廣泛應用，其對檔案的安全帶來了較大的挑戰。因此需要積極采取有效的安全策略，進一步保障企業檔案信息的完整性和安全性。

2 大數據背景下企業檔案管理工作的創新策略

2.1 利用人工智能開展信息采集

檔案信息采集是檔案工作開展的基礎，基于大數據環境下，人們獲取信息的方式發生了較大的變化，為了能夠及時收集檔案信息，需要重視大數據技術的應用，并通過運用現代信息技術和人工智能技術來采集檔案信息，做好檔案信息篩選和整合工作，全面提高檔案整理和保存的水平。而且人工智能設備的使用，不僅能夠提高數據采集的效率，還能夠及時補充檔案信息，為檔案管理工作水平的提升起到了積極的促進作用。

2.2 構建完善的檔案信息管理系統

為了能夠更好的提高企業檔案管理工作的水平，宜引進信息技術，建立檔案信息管理系統，針對檔案信息進行集中和統一管理，同時依托于大數據技術來打造檔案信息數據庫，及時對檔案信息進行處理和補充，不斷可以豐富檔案信息內容，而且能夠為檔案信息的高效利用奠定良好的基礎。借助于檔案管理信息系統和數據庫，可以實現檔案信息的網上發布、在線咨詢和利用，使檔案更好的服務于企業的發展。另外，企業還應將檔案信息系統與業務系統和公文系統等進行有效銜接，加大數據整合的力度，從而實現檔案信息的高效利用，使檔案能夠為企業創造出更大化的價值。

2.3 改進企業內部文件的管理流程

文件作為檔案的前身和基礎，因此在企業檔案管理工作中，需要重視對文件的管理和前端控制，及時處理流轉階段的文檔。在當前企業業務不斷擴展的新形勢下，文件數量十分龐大，這也對文件管理工作帶來了較大的挑戰，在實際工作中大部分文件都需要分發流轉。特別是在信息化環境下，宜通過利用大數據來構建一個與數據關聯的分析模型，基根據文件的分發信息來對文件進行分析和預測性流轉，這可以在一定程度上提高文件管理工作的效率和水平，為檔案管理工作的順利開展打下良好的基礎。

2.4 檔案信息的主動推送

一直以來企業檔案管理工作中都存在重藏輕用的情況，檔案服務具有較強的被動性，一般都是檔案管理者根據檔案用戶需要來提供服務，不僅檔案服務較為被動，而且檔案用戶對于企業檔案的變動情況也不會主動關注。但隨著企業的不斷發展壯大，檔案數量也不斷增加，在這種情況下，為了能夠實現檔案信息的有效利用，宜借助于大數據技術來對檔案用戶的潛在需求進行分析，及時為檔案用戶進行檔案信息的推送。同時，也可以根據用戶的具體工作職責來為其推送相關的檔案信息，以此來為檔案用戶提供具有針對性的檔案服務。在實際檔案信息推送過程中，要求所推送的檔案信息要滿足企業檔案保密管理要求，一般情況下給出標題和關鍵詞等重要信息，不會將電子文件直接推送到用戶手中。同時還要建立良好的反饋機制，針對用戶主動推送信息的實用性進行評估和反饋，以此來不斷的完善檔案數據信息主動推送服務功能。

2.5 加強對檔案信息安全的管控

在企業檔案管理工作中，需要加快推進技術革新，重視先進技術手段的應用，以此來提高檔案管理工作的水平，并進一步保證檔案信息的安全。在當前企業檔案管理工作中，檔案信息安全形勢仍較為嚴峻，特別是一些十分珍貴的文獻資料，一旦出現疏忽易被損壞或是遺失，再加之網絡技術的應用，檔案信息還會受到病毒、黑客等的威脅，增加了檔案信息泄露和被盜的可能性。因此需要重視網絡安全技術的應用，強化企業網絡安全管理，有效的保證檔案信息的安全。

3 結束語

大數據對企業檔案管理工作帶來了較大的挑戰，但同時也帶來了良好的機遇。檔案在企業發展過程中具有極為重要的意義，為了實現企業檔案信息的高效利用，需要重充分的借助于大數據技術的優勢，深入挖掘企業檔案信息的潛在價值，從而在檔案發展建設過程中更好的發揮出檔案的利用價值。

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