新時期加強(qiáng)企業(yè)檔案收集工作的重要性

摘 要：檔案收集工作是整個企業(yè)檔案管理過程的重要前提和基礎(chǔ)，是全面衡量檔案管理工作水平的重要尺度。檔案收集是否齊全、完整直接關(guān)系到檔案室（館）保存檔案質(zhì)量水平，從而影響檔案資源開發(fā)利用。本文通過論述在新時期下企業(yè)檔案收集工作的重要性，并根據(jù)實際情況提出加強(qiáng)此項工作的實踐策略，以最大限度地發(fā)揮檔案的價值。

關(guān)鍵詞：新時期;加強(qiáng);檔案收集;重要性

隨著社會的進(jìn)步和發(fā)展，許多企業(yè)中逐漸意識到檔案工作的重要意義，同時也在挖掘檔案對本企業(yè)的價值，為企業(yè)提供更好檔案服務(wù)。檔案收集工作作為檔案價值體現(xiàn)的基礎(chǔ)工作和檔案管理的第一關(guān)，顯得格外重要。現(xiàn)如今，檔案工作在一些企業(yè)依舊存在一些問題，如檔案管理工作被邊緣化的，領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠;企業(yè)職員的收集和存檔意識依然欠缺;收集的方式方法仍然需要加強(qiáng)改進(jìn)等。因此，在新時期加強(qiáng)檔案收集工作勢在必行。

1 檔案收集的重要性

1.1 檔案收集工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)工作

收集工作是決定檔案管理工作存在和發(fā)展的前提和基礎(chǔ)，沒有“地基”、無法建立完整、有序的檔案管理體系。沒有收集就沒有檔案，材料就始終處于文件的狀態(tài)，信息也無法得到有效整合。只有充足的檔案原始材料作為基礎(chǔ)才能使檔案的其他環(huán)節(jié)有效的進(jìn)行;只有做好收集工作，檔案的整理工作才能更加完善、給資源開發(fā)提供強(qiáng)大的信息資源支持、利用工作才能更加有效。如同建筑，只有打好地基，才能承載住建筑重鋼筋水泥的負(fù)荷。

1.2 檔案收集工作處于檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)

檔案收集工作是整個檔案管理工作中的第一步驟，是檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)。我們強(qiáng)調(diào)，檔案工作要把好“入口關(guān)”，所收集的檔案務(wù)必要保質(zhì)保量、齊全完整、有內(nèi)在的邏輯性、“應(yīng)收盡收”“應(yīng)歸盡歸”才能最大程度地還原一項工作“原貌”，才能有效進(jìn)行后續(xù)工作。

1.3 檔案收集工作是維護(hù)歷史真實面貌的必要手段

由于檔案的本質(zhì)屬性是“原始記錄性”，這就決定了檔案是真實可靠的。檔案不僅記錄了歷史真相，而且記錄了歷史的發(fā)展過程，可以再現(xiàn)歷史真相。檔案的收集，必須包含每一個關(guān)鍵點，涉及每一個重要環(huán)節(jié)，最大程度保留事件的完整性、真實性，否則檔案的價值將不復(fù)存在，如同盲人摸象，為后人留存的“歷史”也將失真。

1.4 檔案收集工作是衡量工作質(zhì)量的最直接也最重要的標(biāo)尺

檔案收集工作是檔案室以及檔案館獲取檔案的手段，檔案管理的工作如何，在很大程度上取決于檔案室（館）藏是否豐富、檔案是否齊全完整。試想企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)如果需要利用庫藏里的檔案來解決企業(yè)實際生產(chǎn)中的問題，如果發(fā)現(xiàn)查閱的檔案不是找不全、就是保存的檔案沒有留存關(guān)鍵點，一定會直接否定檔案部門的管理工作水平。

2 檔案收集工作的特殊性

所有收集到的檔案，都是個人、團(tuán)體、企事業(yè)單位或黨政機(jī)關(guān)等提供的，像人事檔案，企業(yè)、地方政府等在進(jìn)行干部任免前必須查閱其人事檔案，進(jìn)行“三齡兩歷”等種重要信息的核實。《檔案法》：第一章第二條“一切國家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)。”;第二章第六條“國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業(yè)”……因此檔案工作是一項國家級工作，檔案收集作為檔案工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)也具有國家屬性這項重要特性。這就要求我們進(jìn)行檔案工作時不僅要按照檔案相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行收集、整理、開發(fā)、利用等，還要盡可能開發(fā)檔案的內(nèi)在資源，深入挖掘其內(nèi)在的價值，為國家、社會、企業(yè)和個人等的發(fā)展提供最強(qiáng)支持、助力和保障。

3 加強(qiáng)企業(yè)中檔案收集工作的方式

3.1 建立完善的收集制度

“沒有規(guī)矩，不成方圓”。企業(yè)中檔案的收集工作涉及的不僅僅檔案管理部門，它更包含眾多業(yè)務(wù)部門和職工個人。因此檔案收集工作相較于企業(yè)中其他的專業(yè)工作范圍更為廣泛、工作內(nèi)容也更為繁雜。如何把這些繁復(fù)的工作有序進(jìn)行，制度的制定和完善尤其重要。相關(guān)的收集制度不完善，容易導(dǎo)致歸檔材料出現(xiàn)不齊全、不完整的問題，這樣便會嚴(yán)重影響檔案的質(zhì)量及其價值的發(fā)揮。因此，需要根據(jù)本企業(yè)的實際情況制定完善的檔案收集相關(guān)制度。完善收集工作制度是一項長期的、不間斷的、順應(yīng)新時代發(fā)展的系統(tǒng)過程，要認(rèn)真研究、探索、鑒別檔案的收集范圍、收集內(nèi)容和形式，才能制定出適應(yīng)本企業(yè)的收集規(guī)章制度，也才能更好的完成檔案的收集工作。

3.2 以人為本，提高素質(zhì)

1）提高企業(yè)員工和各部門的收集意識。為使收集工作做的更好，收集到的檔案有價值，為利用者提供更好的服務(wù)，就必須提高收集工作者的意識。有的工作人員對檔案收集工作存在“事不關(guān)己”的態(tài)度，還有部分人員收集意識欠缺，他們認(rèn)為檔案收集工作只是挑選幾樣簡單的材料歸檔即可。正是由于這些態(tài)度不端正現(xiàn)象，造成工作受限，檔案管理質(zhì)量提升不明顯。應(yīng)對這些現(xiàn)狀，我們需要做的是不斷向檔案管理人員及各部門工作人員宣貫收集工作正確的意識，并且保證所有崗位都有專職或者兼職人員負(fù)責(zé)。

2）提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。要落實檔案收集工作，需要全體管理人員共同努力。加強(qiáng)專兼職檔案員的專業(yè)培訓(xùn)，檔案人員要端正心態(tài)，積極主動參與工作，尤其對企業(yè)核心工作通過主動提供研究的檔案資源進(jìn)行助力。通過定期組織培訓(xùn)學(xué)習(xí)并交流工作經(jīng)驗，拓展專兼職檔案人員思路、夯實專兼職檔案人員業(yè)務(wù)知識，并且引導(dǎo)大家要善于理論聯(lián)系實際，在管理工作中善于創(chuàng)新，在工作實踐學(xué)習(xí)中，不斷提高業(yè)務(wù)水平、學(xué)以致用。對于檔案工作不僅知其然、還要知其所以然。

3.3 有完善的軟硬件設(shè)施設(shè)備做保障

在新時期下，我國還是以雙套制歸檔方式為主，正在大力推行單套制歸檔方式。前者不能廢除的原因，依然是基于在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和日常管理中產(chǎn)生大量的紙質(zhì)文件，需要進(jìn)行數(shù)字化，不得已需要龐大的實體庫房，還要有數(shù)字化和其副本電子件的保管軟件和網(wǎng)絡(luò)空間。因此數(shù)字化設(shè)備、庫房的保障、檔案管理系統(tǒng)等軟硬件的保障，要走在檔案開展的前列，有了精良的裝備，才能打好檔案收集工作這場“持久戰(zhàn)”。

3.4 收集工作要懂得宣傳，懂得重點結(jié)合企業(yè)核心工作

檔案收集應(yīng)與宣傳和企業(yè)核心工作緊密相連。檔案收集離不開檔案的“輿論”與引導(dǎo)。我們可以利用新時代多媒體技術(shù)進(jìn)行企業(yè)網(wǎng)頁平臺、手機(jī)客戶端、微信公眾號等多平臺的宣傳，加深企業(yè)對檔案工作的價值和以及告知到家如何更好的檔案收集。這樣不僅能提高各部門工作人員的檔案意識還能營造出良好的檔案文化建設(shè)氛圍。我們還可以從部門領(lǐng)導(dǎo)入手，灌輸檔案收集思想。一個企業(yè)最重要的還是順應(yīng)新時期下本單位當(dāng)前的核心工作，檔案人員要有靈敏嗅覺，如果在企業(yè)精力、人力、財力有限的條件下，積極主動向企業(yè)的核心工作靠攏，把收集的檔案有側(cè)重點的劃分。大力開發(fā)通過檔案收集工作得來的檔案資源，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營能力提升貢獻(xiàn)應(yīng)有的力量，這樣才能有效助力企業(yè)的發(fā)展，領(lǐng)導(dǎo)和各部門也就可以從主觀性出發(fā)，發(fā)現(xiàn)檔案的價值，從而更好的配合檔案收集工作。

4 結(jié)語

新時代下，檔案工作者通過各種多元化的手段加強(qiáng)企業(yè)檔案的收集工作，但由于種種原因，當(dāng)前檔案收集工作形勢依舊不容樂觀，存在許多主觀與客觀問題。筆者結(jié)合歷年來自身與前輩經(jīng)驗，用于實踐強(qiáng)化使得檔案收集的數(shù)量更為充分、質(zhì)量也更加優(yōu)化。有了強(qiáng)大的庫藏做依托，檔案的編研工作也更傾向于企業(yè)的核心，達(dá)到了檔案收集工作的預(yù)期效果。檔案之路漫漫，與同仁并肩前行，共勉之。

參考文獻(xiàn)

[1]張雪.基于檔案收集難原因分析[J].檔案工作，2017（06）.

作者簡介

胡蝶（1986-），女，漢族，湖北武漢，本科，學(xué)士學(xué)位，研究方向：企業(yè)檔案管理，目前主要從事檔案管理和工會管理工作。