淺談高中學校檔案管理與工作效率的提升

馬文利

摘 要：對于高中學校來說，做好檔案管理工作有十分重要的現實意義。本文對高中學校檔案管理存在的問題進行簡要的分析，并針對性的提出提升學校檔案管理工作與工作效率的方法，從而為檔案管理工作的開展盡綿薄之力，希望對一線檔案管理人員來說有一定借鑒意義。

關鍵詞：高中;檔案管理;效率

學校管理工作的重要內容之一就是學校檔案，學校檔案見證了學生在校期間的各方面表現，是學生將來步入社會的寶貴資料和財富。目前傳統的檔案管理理念和方法已經不適用于信息時代的發展要求，所以需要急迫的進行改革，提高高中檔案管理質量，增強校園運行水平，這有利于學校的長期穩定發展。

1 高中學校檔案管理與工作問題

1）對檔案重要性認識有待提升。受傳統教育理念的影響，高中學校的注意力一般都是放在提高學校重點本科升學率方面，而對學生的個性化發展沒有投入太多精力，缺乏對檔案管理作用的認知，對檔案重要性認識有待提升。高中檔案主要是記錄了學生在高中期間的各種表現和成績，例如學生的學業情況和有關思想道德品質方面，這對學校管理和開展教學活動有促進作用。在實際高中學校檔案管理過程中，部分學校并沒有對檔案管理工作給予高度重視，導致整個管理工作處于滯后狀態，人力、物力以及資金投入力度也比較小，這些對于高中檔案管理工作今后順利開展都是十分不利的。

2）缺乏完善的檔案管理制度。高中學校大多都在長期的工作中建立起了基本的工作制度，但一些制度由于沒有及時更新，已經無法滿足工作的需要，與當今的工作實際相脫節。當今對于學校檔案的管理已經基本實現了現代化，因此，就應建立起有關信息化檔案管理的機制和規范。但從實際來看，一些學校還沒有做到與時俱進，沒有跟隨工作的調整來建立相應的制度，因此，一些工作環節仍處在沒有依據的狀態，不能有效地防范一些問題，影響了工作開展的實效性。

3）各部門配合度較低。對高中學校的檔案管理工作進行分析，可以發現大部分學校會將檔案管理工作交給學校的檔案室開展，這在很大程度上，會使學校其他部門人員并不明確檔案管理工作的內容和重要性，還會認為檔案管理工作只是檔案室的問題，一遇到與檔案管理工作相關的任務就會移交給檔案室，從而無法默契配合檔案室完成檔案管理工作，這就使得其他部門人員在工作中對檔案管理工作呈現出漠不關心的態度。從檔管理工作的實際情況來說，這一工作本身就具備了很強的系統性，這一系統性對各部門的配合度有著很高的要求，需要學校的各個部門共同努力做好相互配合，才能保障檔案管理工作的穩定發展。

4）存在管理人員匱乏的問題。在當前由于不少的高中學校并不重視檔案管理工作，因此檔案管理崗位上有很多兼職人員，這些兼職人員的管理專業能力比較差。而兼職人員主要由校外大學生或者校內的任課教師所擔任著，這些兼職人員不僅缺乏專業的管理知識，還難以全身心的投入到管理工作當中，只是簡單的完成一些檔案的挑揀工作，無法做好細致分類工作，從而會影響到檔案管理的效率與質量。

2 高中學校檔案管理與工作效率的提升

1）提高檔案管理工作意識。對高中的檔案管理工作進行分析，可以發現當前有許多檔案管理部門和學校領導以及高中教師本身所具備的檔案管理意識并不高，重視程度也比較低，這在一定程度上成為阻礙檔案管理工作效率和質量提升的重要因素之一。由此可見，學校想要提升檔案管理水平和工作效率，就需要提升教職工的檔案管理意識，而檔案管理意識主要包括了服務意識和進取意識以及開放意識，從這些方面對教職工進行培育，以此來激發教職工對檔案管理工作的支持和熱情，為檔案管理工作的順利開展起到推動作用。對此，學校可以采取宣傳的方式，對檔案管理的意義進行宣傳，讓教職工正確了解檔案管理工作和檔案的重要性，讓教職工認識到檔案如果出現丟失和殘缺的問題后，會對學校和教師以及學生帶來哪些損失，通過普及知識來提升教職工對檔案管理的重視。

2）提升檔案管理工作人員的專業技能。在信息化時代下，檔案管理工作也要緊跟時代的腳步，積極將信息化技術應用到檔案管理工作當中，以此來提升檔案管理工作的效率和整體質量。這時學校就需要提升到管理人員的專業技能，只有這樣才能充分的將信息化技術的價值發揮出來，對此，學校要提升重視力度，通過加大培訓和嚴格招聘與定期考核等方式，提升檔案管理人員應用信息化技術的熟練性和專業性，只有這樣才能從整體上提升檔案管理工作的效率和質量。檔案管理工作對工作人員有著多方面的要求，不僅要具備專業的技術應用能力，還要具備縝密的思維和良好的職業道德，在明確要求的基礎上學校才能有方向的培訓和招納工作人員。在信息時代下，通過建立并完善信息管理系統，將這一系統應用到檔案管理工作當中，可以真正實現文件的生成和傳送的一體化管理當中，這在很大程度上大大減少了人工的工作量，省去了文件打印和裝訂以及粘貼的工作環節，還有效降低了紙質資源的浪費，對學校來說有著節省成本的好處。并且應用信息化技術，還能夠隨時隨地的對文件進行操作，實現快速檢索和插入，這對提升工作效率與質量有著很大的幫助。在明確信息化技術應用優勢的基礎上，相關管理人員就需要通過努力學習，來提升自身應用計算機的能力，通過利用計算機技術對文本檔案信息進行電子加密，為學校和用戶提供更好的服務體驗。

3）完善管理制度，提升檔案管理的規范化。管理制度是保障管理工作規范發展的重要依據，通過完善管理制度，讓管理的各項工作能夠有法可依。對此，學校與檔案管理部門要建立在自身實際情況的基礎上，對檔案管理制度進行完善。在完善檔案制度的過程中，還需要根據國家的相關規定，對檔案管理的工作制度和規章制度以及日常管理制度和獎懲制度進行完善，以此來確保管理制度內容的詳細和具體，在檔案管理制度中要明確檔案管理人員的職責范圍與工作目標。除此之外，學校還需要完善歸檔制度和收集制度，更加嚴格化的開展檔案收集工作，以此來確保檔案材料具備利用價值。例如：在檔案管理工作當中，管理人員要做好定期檢查檔案的工作，這一檢查工作主要包括保證管理室的整潔和干凈，對進出人員進行嚴格登記和把控，以此來確保檔案信息的完整性與保密性。學校通過完善檔案管理的規章制度，來提升檔案工作的規范化，只有這樣才能從流程上提升檔案管理工作的科學性與嚴謹性。

4）加強部門之間的聯系，以此來提升檔案的利用率。對檔案管理工作來說，主要包括檔案的收集、分類和裝訂以及后期的管理工作等等，而這些工作都需要學校的多個部門共同完成的，對此，學校要設置相應的專職檔案員，來負責完成各環節的內容。而當前學校的管理工作呈現出部門之間相脫離的現象，這一現象會直接影響檔案管理工作的效率和審核力度。對此，學校要加強部門之間的聯系，通過多個部門的良好配合，提升部門之間的默契度，這樣才能提升檔案管理工作的效率和檔案的利用率。

3 結語

檔案工作在一定程度上直接影響了高中學校的穩定發展，對此學校要提升對檔案管理工作的認識和重視，通過完善管理制度、努力提升檔案管理人員的綜合素質、創新管理方法，來提高檔案管理工作的效率和整體水平。除此之外，還要積極將現代化技術應用到檔案管理工作當中，以此來提升檔案管理工作的信息化和規范化，推動檔案管理工作朝著新方向不斷前進。

參考文獻

[1]徐強.信息技術在高中學校檔案管理中應用[J].管理觀察，2018

（14）：136-137.

[2]許媚.中學檔案管理重要地位及加強檔案管理的途徑[J].蘭臺世界，2018（S2）：208-209.

[3]李桂蓮.高中學校檔案管理與工作效率的提升對策[J].辦公室業務，2018（13）：125.