企業檔案管理信息化建設策略

羅慶美

摘要：在企業中針對檔案管理工作實施信息化，是我國當前發展情況下的必然趨勢，所以，實現企業檔案管理信息化具有重要意義。在本文中，將主要對開展“企業檔案管理信息化建設策略”研究工作的重要性進行分析，并提出相應的策略。

關鍵詞：企業;檔案管理;信息化建設

當今時代，我國互聯網技術高速發展，隨之，檔案管理工作不斷趨于信息化。為了促使企業的管理工作的整體水平得到提升，并對其中的服務建設進行切實強化，需要企業積極對自身的資源配置進行優化，從而促使傳統的檔案管理模式得到改善，并能夠為當代社會及經濟發展奠定基礎。由此，當前我國企業有必要對互聯網技術進行充分應用，以強化企業檔案的管理信息化，并企業資源利用率的提升。

一、當前我國企業檔案信息化建設內容探討

（一）信息化建設的規劃制定

對企業進行檔案管理工作的信息化建設，需要將企業自身所具有的特點以及發展目標作為重要基礎，在開展深入、全面的調查和論證之后，以企業的實際情況為基礎，對總體的建設規劃進行制定，要求規劃能夠與企業的發展戰略相符和，從而對一個大規模的管理網絡進行建立，同時對具有良好可操作性的近期計劃以及遠期規劃進行科學合理的設定，以促使企業檔案管理工作的信息化得到有效落實。

（二）對數據庫管理系統進行建立

數據庫能夠對系統數據信息進行結合，屬于開展檔案管理工作并實現信息化建設的最主要也是最基礎的部分，其中不僅含有檔案自身各方面數據信息，同時也包括在開展管理工作過程中所生成的多方面新的信息，所以，針對數據庫開展設計工作，要求其具有嚴謹、便捷的特點，能夠對檔案管理工作中所涉及的各個環節進行充分體現，以避免出現信息化管理漏洞。并且，在檔案生成之后，相關工作人員應該能夠及時與數據庫之間建立起密切關聯性，并及時對關聯性進行相應的更新，實時登記新檔案生成的時間以及相關的內容維護要求、保密級別等，使其生成唯一的序列號。在對數據庫進行創建的過程中，管理人員應該積極打破傳統、陳舊的管理方式，針對文件進行掃描記錄和數字存儲，以便日后對其進行查閱[1]。

二、企業檔案管理信息化建設策略

（一）制定標準規范

為了促使企業檔案管理工作信息化的有效落實，并不斷提升其質量，則首先應該對基本的制度進行建立，以保障企業信息管理工作的建設具有相應的保障。只有在具有明確標準規范的情況下，才能夠對企業檔案管理工作的信息化建設工作進行落實，才能夠促使相關工作人員的責任感得到提升。所以，在開展實際操作的過程中，要求基層管理體系能夠得到不斷完善，在遇到突發情況以及各種問題時，均能夠按照相應的規章制度進行科學合理的處理，以保障企業檔案管理各項相關工作的開展均能夠實現“有法可依”，以促使企業檔案管理的信息化建設工作能夠得到順利的開展。

（二）信息化建設原則

對企業檔案管理工作進行信息化，要求其必須能夠對各項相關規定進行嚴格執行。首先應遵循“實用性”原則，促使信息化建設的速度以及質量均能夠得到提升，但是從實際來看，企業開展信息化管理的主要目的，在于提升信息的共享能力，進一步實現企業經濟效益的發展，以推動企業自身的健康、可持續發展;其次，企業應堅持遵循“逐步推進”的原則，主要原因在于，企業對信息化建設需要投入一定程度的人力和資金，也就有必要抓住相應的機遇，對企業管理工作和檔案管理工作的同步發展進行落實;最后，企業方面應該堅持遵循“全面發展與經濟效益”的原則，對檔案管理工作實現信息化的主要目的即為提升企業的經營效益，所以在企業開展檔案管理工作的過程中，必然需要對科學合理的管理目標進行設定，并對長遠利益進行充分考慮，也就需要企業各個部門對企業檔案管理工作的信息化進行積極配合，并實現企業發展過程中各方面目標的相互協調，以推動企業實現良好發展[2]。

（三）完善人才培養制度

在各個行業的發展之中，人才均為其中的重要影響因素，對企業檔案管理工作進行信息化，該工作具有專業性較強的特點，所以對于相關工作人員也就提出了較高的要求。以此為基礎，企業方面必須積極提升相關工作人員的綜合素質，從前期招聘至后期開展工作，整個過程中均需進行相應的專業檢查以及培訓工作，以促使員工的專業素養以及綜合素質均能夠滿足企業發展的需求。

三、結語

從總體上來看，當代我國各企業針對檔案管理工作實施信息化，屬于時代發展之下的必然要求，并且因為檔案管理工作相對較為復雜，在工作過程中需要投入大量的人力和資金，所以對其實施信息化管理具有重要意義。但是相對于發達國家，我國的檔案管理信息化仍然存在諸多問題，還需要采用科學合理的措施促使其得到進一步完善。

參考文獻：

[1]趙柏葉.大數據環境中企業文書檔案的信息化管理及利用策略[J].卷宗，2019，9（35）：77.

[2]孫燕.基于信息化管理背景下煤礦企業文書檔案管理的策略[J].卷宗，2019，9（33）：87.