檔案數(shù)字化建設(shè)中若干問題的研究

李慧博

摘要：隨著當(dāng)下科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，我國的檔案管理也日趨成熟，檔案數(shù)字化已經(jīng)成為各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)行業(yè)、各個(gè)組織檔案建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，檔案管理也越來越信息化、自動(dòng)化，變得越來越復(fù)雜，這就誕生了一系列新的問題，本文對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)中出現(xiàn)的問題進(jìn)行討論和探究。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化;問題;研究

在我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，數(shù)字化的到來為我國增添了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案信息部門也為了迎合這種改變逐漸實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，數(shù)字化管理的應(yīng)用在很大程度上提高了檔案信息管理建設(shè)的質(zhì)量和效率，但是在新興背景下，也會(huì)導(dǎo)致一些問題的出現(xiàn)，這就需要及時(shí)且有效的措施來改進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，本文重點(diǎn)對(duì)數(shù)字化檔案建設(shè)中出現(xiàn)的一些問題進(jìn)行研究，為解決這些問題提供一些有效的幫助。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

（一）傳統(tǒng)檔案建設(shè)的理念落后

傳統(tǒng)的檔案建設(shè)已經(jīng)不再適合當(dāng)下的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，如今各個(gè)領(lǐng)域都需要檔案的建設(shè)來確保文件的儲(chǔ)存，所以我國各個(gè)行業(yè)在檔案建設(shè)的過程中必須兼顧當(dāng)下的時(shí)代發(fā)展，融合時(shí)代意義，認(rèn)清自身的檔案管理和社會(huì)外部因素之間的關(guān)系，保證不落后的同時(shí)再進(jìn)行相應(yīng)的建設(shè)，從這一點(diǎn)看來我國無疑是有一定滯后性的，難以與社會(huì)的發(fā)展進(jìn)行同步的建設(shè)。

（二）沒有完整的檔案建設(shè)管理制度

檔案數(shù)字化應(yīng)用比較廣泛，管理和運(yùn)用卻比較混亂，檔案信息的協(xié)調(diào)無法一直保持穩(wěn)定狀態(tài)，沒有建立明確的檔案管理制度，相關(guān)部門也不重視這個(gè)方面，在檔案建設(shè)工作上只做表面工作，很少可以深入到內(nèi)部，真正地梳理和篩選切實(shí)有用的檔案信息，導(dǎo)致可以使用的檔案信息少之又少，失去了檔案本身的意義和價(jià)值。

（三）檔案信息管理人員綜合能力不高

任何時(shí)候技術(shù)人員都是一個(gè)部門的根本，數(shù)字化的普及對(duì)檔案管理人員的專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)也提出了很高的要求，但是我國的檔案數(shù)字化管理人員很少具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，缺少相關(guān)方面的經(jīng)驗(yàn)，并且也沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)，缺少必要的計(jì)算機(jī)處理數(shù)據(jù)能力，以至于無法進(jìn)行全面的檔案數(shù)字化建設(shè)。

（四）面對(duì)數(shù)字化建設(shè)準(zhǔn)備不充分

數(shù)字化的到來是迅速的，很多單位和部門還沒有準(zhǔn)備好完善的硬件和軟件來面對(duì)數(shù)字化的到來，設(shè)備陳舊、老化，這就導(dǎo)致了檔案信息的處理功能比較弱，很難適應(yīng)當(dāng)下的市場需求，所以檔案管理部門必須加快引進(jìn)新式設(shè)備和技術(shù)來提高檔案信息化管理的質(zhì)量和效率。

（五）數(shù)字化檔案的安全問題

網(wǎng)絡(luò)安全問題是數(shù)字化檔案中非常重要的一個(gè)問題，對(duì)檔案的威脅程度也是致命的，第一點(diǎn)威脅就是來自計(jì)算機(jī)的病毒，這雖然是很普通的很常見的安全隱患，但是一旦計(jì)算機(jī)被病毒造成入侵，那么就會(huì)篡改檔案中的內(nèi)容，這樣就會(huì)讓檔案失去原有的價(jià)值，第二點(diǎn)威脅就是來自黑客的入侵，他們會(huì)竊取檔案內(nèi)容，攻擊計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)從而造成毀滅性的打擊，所以必須提升檔案管理的安全性，網(wǎng)絡(luò)防火墻的安全程度，在絕對(duì)安全的基礎(chǔ)上再進(jìn)行檔案的儲(chǔ)存和提取。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)化措施

（一）提高檔案管理人員綜合能力

在當(dāng)下數(shù)字化的大環(huán)境下，檔案管理人員必須具備優(yōu)秀的專業(yè)技能和卓越的德育素質(zhì)，檔案管理部門要先對(duì)管理者的責(zé)任意識(shí)進(jìn)行督促和強(qiáng)化，思想政治教育必須要到位，樹立正確的價(jià)值觀才能更好地完善檔案管理工作，其次要對(duì)管理人員的專業(yè)技能進(jìn)行培訓(xùn)，計(jì)算機(jī)技術(shù)和各種需要應(yīng)用的軟件必須要完整的掌握，從而提高檔案服務(wù)管理能力，最后檔案管理部門也需要進(jìn)行定時(shí)的考核，監(jiān)督所有管理人員參與進(jìn)來，督促他們以身作則，時(shí)刻銘記，才能真正提高管理人員的綜合素質(zhì)。

（二）強(qiáng)化檔案管理人員對(duì)數(shù)字化的認(rèn)識(shí)

超前的理念和認(rèn)識(shí)可以幫助管理人員在工作過程中達(dá)到事半功倍的效果，檔案數(shù)字化是一個(gè)漫長的過程，數(shù)字化作為一個(gè)新興的理念，很多管理人員不太了解也不太熟悉數(shù)字化的理念，導(dǎo)致無法發(fā)揮出數(shù)字化所帶來的便捷，數(shù)字化帶來有效的方法來解決檔案管理建設(shè)中的問題時(shí)也是考驗(yàn)管理人員對(duì)現(xiàn)代檔案數(shù)字化的理解，所以必須要強(qiáng)化檔案管理人員的數(shù)字化意識(shí)，不斷磨合，不斷吸收，大力宣傳數(shù)字化理念，讓所有管理人員銘記在心，高度重視，應(yīng)用到工作之中。

（三）建立完善的檔案管理制度

檔案數(shù)字化必須結(jié)合檔案管理部門的發(fā)展情況，融合多方面的角度具體分析，針對(duì)不同的情況來制定適合的管理制度，并且，管理制度必須嚴(yán)格實(shí)施，盡快落實(shí)，這樣才能快速解決數(shù)字化檔案管理內(nèi)的混亂狀態(tài)，還應(yīng)設(shè)置專門的崗位來負(fù)責(zé)檔案管理制度的運(yùn)行，確保檔案管理的正常運(yùn)行，進(jìn)而強(qiáng)化國家檔案管理的強(qiáng)度。

（四）提高數(shù)字化技術(shù)手段

傳統(tǒng)的檔案儲(chǔ)存方法和模式已經(jīng)不再適合數(shù)字化的檔案管理，這就需要提高檔案管理部門的技術(shù)手段，結(jié)合現(xiàn)代科技，應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)，對(duì)檔案管理的儲(chǔ)存和保護(hù)進(jìn)行完善的規(guī)劃和操作，同時(shí)加強(qiáng)技術(shù)水平也可以讓檔案的儲(chǔ)存和提取速度有一個(gè)質(zhì)的提升，節(jié)省了時(shí)間，百分百還原文件的完整度，提高了企業(yè)的效率。

三、結(jié)語

綜合上述分析，檔案管理越來越靠近數(shù)字化的方向發(fā)展，極大地提高了信息建設(shè)的質(zhì)量和效率，同時(shí)也暴露出了一些問題，所以各個(gè)檔案管理部門必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的數(shù)字化意識(shí)，提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，建立起完善全面的數(shù)字化建設(shè)機(jī)制，從而提高檔案數(shù)字化管理的技術(shù)手段，在實(shí)踐和創(chuàng)新過程中不斷改進(jìn)數(shù)字化建設(shè)，促使數(shù)字化建設(shè)普及，為我國的檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

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