事業單位檔案管理工作規范化、標準化研究

郝亮

摘要：目前，我國事業單位檔案管理的規范化、規范化建設已成為檔案管理的重要組成部分，是保證檔案管理科學性、合理性的有效途徑。在提高事業單位檔案管理規范化、規范化的過程中，要摒棄舊的管理方式，突破制度在檔案管理上的局限性，改進管理模式，做好保密檔案的規范化管理，提高檔案管理的規范化和專業化，從而有效提升事業單位的檔案管理能力。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;規范化;標準化;方法策略

引言

雖然事業單位重視檔案管理工作，但是檔案管理的數量龐大、管理難度也不斷加大，事業單位檔案管理存在很多的問題。再加上一些事業單位由于檔案管理方法陳舊，對檔案管理認識不高，使得當前事業單位的檔案管理面臨著困境，要想有效解決這類問題，必須深入研究檔案管理的有效途徑，推動事業單位檔案管理規范化。

一、機關事業單位檔案管理工作中的主要問題

（一）檔案管理相對落后。

目前，一些政府部門和事業單位仍使用紙質檔案開展管理工作。紙質檔案存放起來容易丟失，并且查找起來也比較困難，需要耗費一定的人力，這樣對檔案工作人員的要求也比較高，對檔案管理存在一定的影響。

（二）缺乏科學的檔案管理制度。

一般情況下，事業單位的檔案由專人負責。但是，由于缺乏檔案管理系統，檔案信息容易混亂，導致管理效果差，工作效率不高。同時。沒有一個科學有效的管理制度，相關的檔案室管理人員也沒有有效的制度約束，這就使得他們的工作態度不夠積極，影響檔案管理工作的規范化。

（三）檔案管理的重要性還不夠。

有些管理者認為，檔案管理并沒有實質性作用，他們在思想層面重視度不夠，宣傳不到位，對檔案管理部門的支持力度不夠，導致檔案管理水平長期未能提高，相關管理制度尚未落實，不利于檔案管理規范化、規范化目標的實現。

（四）事業單位對檔案管理的認識程度較低

在事業單位檔案管理工作中，認識水平低的現象也是影響工作有效開展的問題之一。一些事業單位的管理部門和工作人員認為，檔案管理的知識和后勤工作是工作的一個組成部分。造成這一問題的主要原因是檔案管理不能反映工作績效，也不能給事業單位帶來相應的經濟效益。這些問題也直接導致從事事業單位檔案管理工作的人員大多是即將退休或專業水平較差的人員。他們在檔案管理過程中熱情不高，填寫檔案不夠認真。因此，事業單位檔案管理的規范化、規范化難以有效實施。

（五）目前，管理人員的規范化、規范化能力還不夠

機關事業單位檔案管理工作，以規范化、規范化的內容為指導思想，實施檔案管理。但由于管理者對這項業務不是很熟悉，沒有認真研究規范標準的內容，沒有充分發揮規范標準在具體檔案管理工作中的指導意義，檔案管理的安全性也受到影響。一些管理者往往忽視檔案管理的重要性，沒有意識到檔案管理不當對整個事業單位的影響，工作質量不高。在當前的檔案管理工作中，檔案管理人員往往認為標準化建設是一項附加工作，不會認真開展。此外，一些單位還存在檔案管理不專業的問題，這會導致檔案管理安全意識不強、專業化程度不高，影響檔案管理的安全性。

二、解決機關事業單位檔案管理工作問題的有效策略

（一）建立和完善事業單位檔案管理工作模式

有效推進事業單位檔案管理規范化、規范化建設，首先要注重改進管理模式，創新現行檔案管理使用模式，有效改善傳統工作方式對檔案管理效能的阻礙。現代檔案管理需要利用信息技術實現檔案數字化管理，做到檔案分類清晰，管理流程精細化。利用現代辦公模式開展事業單位檔案管理，要求減少紙質文件的數量，利用計算機和相應的檔案管理軟件，使管理流程更加規范，提高檔案的完整性，有效避免檔案數據錯誤等問題同時，檔案保管的安全性得到了顯著提高，減少了檔案存儲的使用，提高檔案管理的質量和效率。

（二）從規范化管理的角度看檔案管理工作的規范化和制度化

要實現檔案管理的規范化、規范化，檔案管理要發揮規范、標準的導向作用，根據實際情況對檔案管理實行系統化管理，使檔案管理按相關制度進行。在檔案管理工作中，要建立檔案管理系統，發揮網絡技術的作用，收集資料，優化檔案信息。必要時可以利用大數據技術對檔案信息進行篩選，提高檔案管理的質量。

（三）推進事業單位生產檔案管理規范化建設

由于目前我國事業單位生產檔案管理中相關數據記錄不規范的現狀，給檔案管理工作帶來了更高的難度，相關數據信息的統計比較混亂。要提高事業單位檔案管理的規范化程度，形成規范化的生產檔案管理體系，首先要統一事業單位各單位的資料記錄和保存。通過以相同的格式記錄信息，可以降低數據統計中出錯的概率。針對產品設計、加工制造、質量檢驗、工作監督等工作建立統一的標準或流程，在提高生產檔案管理效率的同時，推動標準化體系的進一步落實。

（四）著力規范事業單位保密檔案管理和變更

事業單位保管的檔案包括一些保密檔案，檔案的保密程度并不是一成不變的。隨著本單位工作的不斷推進，一些具有保密等級的檔案的保密等級會發生變化，如等級的升降或檔案的解密等。一般來說，升級的情況比較少見。在大多數情況下，機密文件都會經過級別還原和解密。這是因為文件涉及的保密范圍發生變化，保密內容發生變化，或者原文件不再適用于當前工作的實際情況，保密等級將自動消除。在這種文件管理中，還可以結合信息技術規范文件保密等級的管理，自動屏蔽不同保密等級的文件，通過權限設置提高文件管理的安全性。

（五）推進事業單位檔案管理制度規范化建設

事業單位要進一步提高檔案管理的規范化水平，首先要實現部門之間的良好合作，通過提高檔案管理人員的綜合素質來提升檔案管理工作水平。事業單位可以加強對員工檔案管理知識的培訓，確保從事檔案管理的相關人員能夠掌握現代檔案管理工作模式，切實提高事業單位全體員工對檔案管理工作的重視程度，使各部門能積極配合檔案管理過程的規范化和標準化建設，用統一的標準實施檔案管理，使工作過程更加順暢，提高檔案管理的效率

三、結論

綜上所述，推動檔案管理的規范化、專業化發展，這樣可以有效提高事業單位檔案管理能力，使保存下來的檔案在事業單位發展過程中發揮更大的價值，體現檔案的導向作用。所以，事業單位的管理要不斷的向規范化、標準化方向發展，提高事業單位的工作效率。

參考文獻：

[1]王 閣 . 事業單 位 檔 案 管 理 工作中存 在 的 問 題 與 解 決 措 施[J].勞動保障世界，2018，502（18）：53.