大數據時代醫院文書檔案管理及信息化應用措施研究

仲薇

摘要：隨著電子信息技術的不斷發展，互聯網的廣泛應用，將醫院的文書檔案進行系統化管理是當前各大醫院開展檔案管理工作的新形式和新手段，同時也是時代變遷的必然產物。在醫療體制改革的驅使下，各大醫院為實現管理水平的穩步提升，緊抓基礎工作，而基礎中的基礎就是醫院文書檔案的管理。如今信息技術發展迅速，將醫院的文書檔案管理與互聯網結為有機體，通過發達的信息技術手段，建立醫院文書檔案大數據，實現檔案管理的信息化、數據化。本文立足總結當前醫院文書檔案管理工作中存在的問題，結合大數據時代的檔案信息化管理的特點和優勢分析，從而尋求若干適用醫院文書檔案信息管理的舉措，為醫院實現現代化管理提供參考。

關鍵詞：醫院文書檔案;信息化管理;應用

過去，我國醫院文書檔案管理以傳統的方式進行記載，用筆和紙做為記載工具記錄醫院內部、各醫務部門和醫療科室的各項工作，包括上級下達的政策，本級領導的決策、醫學研究和醫療問題處理等各項工作。而現如今信息時代的來臨，改變了我國文書檔案管理的方式，取而代之的是醫院內部各項工作的信息化管理，并且逐步發展為我國醫院文書檔案管理的主要手段。將互聯網與信息技術相結合，應用于醫院文書檔案管理，使檔案分類更加清晰明了，查閱更加方便，節約大量的時間，同時最大限度的發揮檔案的作用，為醫療研究工作提供準確的數據參考，實現醫療數據信息共享，因此說將醫院文書檔案管理信息化是一項具有劃時代意義的創新技術。

1.我國醫院文書檔案管理的現狀

在我國，醫院文書檔案多年來一直以傳統的方式進行收集、歸整和存儲。經過長期對傳統文書檔案管理工作的實踐與摸索，歸納總結如下若干問題：

第一，文書檔案管理不被重視，主要表現為上級領導的不重視，沒有建立有效的文書檔案管理制度和監督檢查機制，下級文書檔案管理人員工作態度消極怠慢，對文書檔案收集歸檔不及時，未建立準確的檔案存儲目錄，造成文書檔案的混亂、缺失。

第二，文書檔案管理制度推行困難，落實不到位。醫院文書檔案涵蓋的范圍比較廣，涉及的學科比較復雜，現行的醫院文書檔案管理缺乏全面而細仔的歸檔細則，因此造成檔案管理失去系統性與科學性。

第三，缺乏專業的檔案管理人員。因為自上而下的忽視文書檔案的管理，所以往往在各醫院沒有配備專業的檔案管理人員，通常是由其他崗位人員兼職檔案管理工作，無形中弱化了檔案管理工作的質量。

第四，文書檔案管理配套硬件設施落后。因為對文書檔案管理的不重視，造成了醫院對檔案管理硬件設施投入不足，當前在各大醫院的檔案室硬件設施都達不到相應的檔案管理標準，缺乏對檔案信息化管理的設備配置，造成檔案歸集的不及時、混亂和缺失。

第五，信息化程度低。我國各大醫院的文書檔案缺乏信息化管理系統，沒有建立系統化的檔案體系，使檔案收集困難，甚至檔案歸集延遲，檔案收集不全的現象經常發生，造成文書檔案混亂的局面。

2.文書檔案信息化管理的特點及作用

文書檔案信息化管理通過采用計算機的技術手段，對文書檔案資料進行數字化收集與存儲，以互聯網為媒介實現檔案信息的共享。文書檔案的現代化管理，使文書檔案充分發揮作用，擴大利用率，同時還可以提升服務水平，提高文書檔案的安全性。

2.1實現文書檔案信息共享

傳統的文書檔案管理主要依靠人工操作進行檔案歸整與存儲，無法滿足所有文書的充分利用，給查閱增添了難度，占用大量的人力，耗費時間成本。此外，傳統的文書檔案管理造成大量文書檔案的閑置，形成不必要的資源浪費。將文書檔案進行信息化管理，擴大了檔案管理范籌，形成對內、對外的共同管理模式。檔案信息化管理之后，使檔案信息不再僅僅依托傳統的紙張為載體，而是使檔案與信息融會貫通，同時運用互聯網媒介，將檔案信息進行傳遞，并加以利用，發揮檔案作用的同時，提高了檔案信息的共享。將傳統的文書檔案管理向現代信息化管理轉變，對文書檔案進行動態管理，大大提高了檔案的利用率，實現檔案信息的共享。

2.2提升辦公效率，節約時間成本

文書檔案的管理要求資料必須完整、齊全，尤其是對醫院文書檔案的管理工作更加需要精細準確，在確保檔案資料完整齊全的前提條件下，書寫必須清晰規范。在過去傳統的文書檔案管理工作中，檔案歸整主要是依靠人工的操作手段，耗費了大量的人力成本，但是采用信息化管理之后，解決了過去費時費力的困擾，降低了檔案管理人員的勞動強度，檔案管理人員只需要借助計算機信息技術，對文書檔案進行收集、存儲、分類、統計和查閱，使檔案管理工作不再繁雜，而是變得更加簡單便捷，使各類檔案更加有序，大大節約人力成本，提升文書檔案管理的工作效率。

2.3提高文書檔案保管的安全性

傳統的紙質文書檔案保管難度非常大，對保管環境，保管方式要求較高，因為文書檔案主要以紙張為載體，壽命受保管條件的限制，文書檔案不能存儲在高溫、高濕，存在酸、酶、氧化劑的條件下，否則會造成檔案變霉或氧化，導致文書檔案毀損，給文書檔案管理工作帶來不可估量的損失。將文書檔案進行信息化管理，大大提高了文書檔案的安全性，在電子信息技術迅猛發展的今天，電子文件的存儲、讀取技術越來越成熟，存儲載體渠道多種多樣，存儲容量越來越大，使得存儲的文檔信息內容更多，存儲時間越來越長，查閱更加方便快速，大大提高文書檔案的安全與穩定性。

2.4提高文書檔案查閱的便捷性和安全性

在過去以傳統手工形式對文書檔案進行管理時，主要是通過人工傳遞查閱，十分容易造成文書檔案的丟失、毀損，甚至可能會延長查閱周期，無形是增加了人工成本。運用計算機信息技術對文書檔案進行信息化管理，則可以通過互聯網媒介進行傳遞查閱，一方面縮減了繁瑣的檔案傳遞查閱手續，使查閱更便捷，大大提高辦公效率，另一方面降低了文書檔案丟失毀損的機率，提高文書檔案的安全性。

3.醫院文書檔案信息化管理的對策

3.1建立完善的醫院文書檔案管理網絡

醫院文書檔案的收歸來源廣泛，縱向包括上級主管部門的文書資料，橫向有來自醫院各科室的資料，量大類多，這是醫院文書檔案的顯著特征。建立并完善醫院文書檔案管理體系，組建綜合檔案室，形成醫院、檔案室、科室三級網絡管理機制，統一領導，統一操作，統一保管，明確各級檔案信息化管理的職責和義務，明晰各級信息化管理的權限，通過醫院文書檔案網絡化管理，提高檔案保管的安全性、完整性和規范性，優化檔案信息的共享功能。

3.2制定科學的文書檔案信息化管理制度

在醫院內部，制定完善、科學的文書檔案信息化管理制度，一方面強化文書檔案管理人員的工作責任心，另一方面可以推動醫院文書檔案信息化向規范化與科學化邁進。任何一項工作的健康發展的前提就是制度的建立，因此建立醫院文書檔案信息化管理的基本制度的同時，融入檔案管理績效考核機制，還可以調動檔案管理人員的工作積極性。

3.3加強文書檔案管理人員業務培訓

因為醫院的特殊性，對從事醫院文書檔案管理的工作人員提出了特殊要求，在學習基本的檔案管理相關知識的基礎上，還要進一步了解醫療工作流程，強化信息技術的應用和網絡安全等知識。不斷提高基層科室檔案管理人員對文書檔案信息化的認知和理解，及時更新知識儲備量，才能有效融入醫院文書檔案信息化管理。

3.4加大醫院文書檔案信息化建設的投入

為了提高醫院文書檔案信息化管理的質量，實現檔案信息的充分共享，需要各大醫院加大對文書檔案信息化建設的投入，一方面改善檔案管理的硬件設施，另一方面還需配置高性能的信息化的網絡安全軟件，確保文書檔案信息化的正常有序運行。

綜上所述，在信息化技術與互聯網高速發展的今天，醫院文書檔案進行信息化管理是大數據時代的必然產物。在加強醫院基層檔案管理人員業務培訓和對信息化認知度的同時，還要加大對醫院文書檔案信息化建設的投入，使文書檔案管理工作更好地順應信息時代的發展，為醫院發展和醫療服務水平的提升推波助瀾。

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