基于檔案管理的電子信息化管理模式建設及運用探討

劉敏琦

摘 要：伴隨著時代的不斷發展與進步，電子信息化管理模式逐漸應用到檔案管理之中，不僅可以提高檔案檢索的效率，而且還能夠實現檔案管理共享，提升檔案管理的精準度。鑒于此，本文從理論角度出發，進一步探究了檔案管理中電子信息化管理模式的作用與應用，為檔案管理奠定基礎。

關鍵詞：檔案管理;電子信息化;管理模式;作用;運用

現如今在時代的不斷發展下，電子信息化管理模式誕生，將其應用在檔案管理之中意義重大，特別是在與傳統檔案管理的對比中了解到電子信息化管理模式能夠提高檔案管理的效率，打破時空限制，實現資源共享，并且保存條件方面優勢遠遠高于傳統檔案管理，在此發展背景下，可以實現檔案管理的創新變革，對其研究也具有重大現實意義。

1 檔案管理中應用電子信息化管理模式的作用

將電子信息化管理模式應用在檔案管理之中符合時代發展的要求，簡單來說便是應用信息化技術手段對檔案進行管理，其目的是提高檔案管理與使用的方便性與快捷性，筆者經過歸納與總結，將其作用概述為以下幾個方面。

1.1 提升檔案檢索的效率

眾所周知，在傳統模式下檔案管理方式為人工操作，離不開工作人員的收集、處理、歸納、整合，尤其是在數量較多的時候，檔案無法快速處理，嚴重影響了檔案管理的檢索效果，并且還增加了勞動

力[1]。然而將電子信息化應用其中不僅可以有效改善以上缺陷與不足，而且能夠減輕管理人員的工作量，工作人員只需利用計算機將檔案信息錄入到系統之中即可，人們在查閱檔案的時候也僅僅利用檢索框輸入關鍵詞或關鍵句便可查到想看的資料，這樣一來不僅能夠提高檔案管理的有效性，還能提高檔案檢索的效率。

1.2 實現檔案資源共享

檔案資源共享也是電子信息化管理模式應用中的優勢之一，電子信息化管理模式的應用可以實現檔案管理的優化與升級，應用計算機技術可以對圖像或者文字實施信息化處理，促使電子文件更加方便與快捷，并且還能實現網絡的數據整合，在提高檔案管理效率的同時，滿足資源共享[2]。

1.3 提升檔案管理的實效性

傳統模式下，檔案管理內容繁瑣，且大多數工作內容需要手工抄寫，不僅效率過低，而且還易出現誤差，同時傳統模式下的檔案管理是以紙張為主，長時間下去會出現字跡模糊，甚至還會受到環境因素所帶來的影響，導致眾多檔案信息無從查找。將電子信息系統應用其中可以有效改善檔案管理中所存在的眾多缺陷，進一步提高檔案管理的實效性，并且可以將檔案在第一時間內錄入到數據系統之中，避免因檔案管理失誤而引發工作滯后問題。

1.4 提升檔案管理的精準度

無論是企業還是事業單位，在進行檔案管理的時候需要多角度的分析，并且檔案管理涉及的內容比較多，具有復雜性，需要工作人員具有職業素養與職業操守，特別是在傳統模式下工作人員需要反復核對才能將檔案存入到檔案室，不僅工作效率比較低，而且也無法保證檔案管理的精準度。但是電子信息化管理模式的應用可以進一步解決這些問題，能夠在短時間內將繁瑣且大量的信息錄入到電腦之中，并且所占據的空間比較小，檔案的安全性也比較高，可以提高檔案資源的可靠性。

2 電子信息化檔案管理的要點

在檔案管理當中，要想發揮出電子信息化檔案管理的作用，那么則需對其要點加以重視。其一是做好收集工作，在該階段工作人員需要利用儲存載體進行檔案信息的收集，并且應用計算機做好數據的篩選，必要的時候要構建相應的數據庫。其二要進行整理，在整理過程當中，工作人員需要進行編號處理，提高檔案管理的邏輯性，制作出相應的目錄，以便后期進行查看。其三是加以鑒定，需要應用計算機設備對檔案的實際管理情況與存儲現狀加以鑒定，特別是要對病毒侵害、介質情況等進行分析，避免后期在檔案管理中出現問題。其四是做好儲存工作，檔案管理人員需要按照不同的媒介選擇相應的儲存位置，并且在儲存之前還要做好磁干擾、灰塵等預防工作。其五是進行統計，統計過程當中，工作人員需要應用計算機技術自動統計的功能加以統計，以此減輕工作量。其六是進行運行，在運行階段，管理人員要按照實際的情況制定網絡檔案，并且還要選擇多種檢索方式，為后期檔案檢索與閱讀提供條件。其七是編排，在編排過程當中，主要以編排目錄為主，借助于計算機設備進行編排，提高編排的效率。其八是保密，保密工作至關重要，電子信息化檔案管理過程當中會受到病毒等因素所帶來的影響，所以相對于傳統檔案其保密難度比較高，對此在檔案管理中要采取分級保存的方式，并且還要設置人員服務權限，采取軟件加密的方式做好數據保存。

3 檔案管理中電子信息化管理模式的應用

3.1 做好檔案收集與整理工作

要想真正發揮出電子信息化管理模式的作用與價值，那么則需做好前期準備工作，而檔案收集與整理則是不容或缺的一部分，是檔案管理活動當中最為主要的內容。其中傳統的紙質檔案管理對外部環境、空間等要求比較高，但是電子信息化管理模式可以改善這種現象，將檔案轉變為信息化電子文件，通過計算機實現檔案的管理與處理，提高邏輯性與系統性。

3.2 提升信息化意識

積極提升信息化意識是信息化管理模式應用中極其重要的一部分，對于檔案管理人員而言，如果在新時期仍舊采取傳統的方式，應用傳統觀念，那么無法做到檔案電子信息化管理，對此在新時期，要從檔案管理人員入手，不斷提高信息化意識，使其從本質上認識到電子信息化管理的重要性，明確電子信息化管理的優勢。其中單位還需根據檔案管理人員的實際情況加以培訓與教育，通過教育的方式提高檔案管理人員的信息化水平，這樣才能更好的將人工檔案管理轉變為信息化檔案管理。

3.3 做好信息化管理的標準化建設工作

無論從宏觀角度還是微觀角度分析均可以清楚的了解到，要想實現檔案的信息化管理，需要從多個角度出發，且這項工作具有復雜性，涉及的內容比較多，容易出現遺漏以及其他問題，所以在新時期需要積極做好信息化管理的標準化建設，單位相關部門要加以重視，制定完善的規章制度，明確法律條文，嚴格按照標準做好信息化管理建設，真正提高檔案管理的安全性與保密性。

3.4 增強檔案管理的安全性

雖然計算機的應用改變了人們的生活方式與生活習慣，人們可以利用網絡及時查閱相關的信息，但是不可否認的一點是計算機應用過程當中會受到外部因素所帶來的影響，從而會出現不安全現象，對此在檔案管理過程當中要制定完善的規章制度，提高檔案資料的整體利用率，減少檔案資料被盜現象。另外，還要依據計算機的基本特點構建完善的管理體系，對工作人員進行專業化的培訓，提高計算機的使用水平，增強工作人員的安全意識，另外還要派相關人員定期對計算機進行殺毒與清理，保證計算機應用的通暢性，避免受病毒所帶來的影響。

總而言之，在檔案管理過程當中，應用電子信息化管理模式意義重大，可以提高檔案管理的有效性與精準性，在應用過程當中需要遵循基本的原則，發揮電子信息化管理的作用與優勢，提高檔案管理的有效性。

參考文獻

[1]王玉玲.信息化技術在工程檔案管理中的應用[J].城建檔案，2018（01）：12-13.

[2]王艷春.企業人事檔案電子信息化管理的思考[J].蘭臺世界，2018（S1）：138-140.