機關辦公室文秘工作質量和水平提高策略

鄭祥安

摘 要：作為機關辦公室中的關鍵性崗位，辦公室文秘對機關辦公室的工作效率和質量有著極其重要的影響。本文首先闡述了機關辦公室文秘應具備的專業精神，提出了要從重視機關辦公室文秘專業素養的提升、定期開展機關辦公室文秘人員培訓、適當調整機關辦公室文秘人員數量、培養機關辦公室文秘人員的創新意識四點入手，提高機關辦公室文秘工作質量和水平，促進機關單位長遠發展。

關鍵詞：機關辦公室文秘;工作質量;工作水平

通過對機關辦公室文秘的日常工作進行分析，我們可以發現，其工作種類和工作量都比辦公室其他崗位多，這也加大了機關辦公室文秘的工作壓力與難度。為了做好機關辦公室文秘工作，不僅需要上級的指導，更需要機關辦公室文秘從業者不斷學習，提高自身專業知識、專業素養，為工作質量和水平的提高提供保障。與此同時，機關辦公室文秘還要學會如何調整自己的情緒，避免由于自身問題影響工作，促進機關辦公室文秘工作水平的進一步提升。

1 機關辦公室文秘應具備的專業精神

專業精神是做好機關辦公室文秘工作的前提和基礎，這不僅表現在對單位規章制度的遵守上，更體現在對工作細節的把控和對風險的規避上。具體來說，機關辦公室文秘應具備的專業精神主要包括以下幾點：1）對時間的規劃。機關辦公室文秘需要借助空閑時間，不斷學習專業知識，以此來充實和武裝自己。除此以外，當工作中出現意外情況時，機關辦公室文秘還要抓緊時間，及時找出相應的解決對策，降低意外情況給單位帶來的損失;2）對工作的分工。由于機關辦公室文秘的工作量較大、工作范疇較廣，因此常常會使機關辦公室文秘人員感覺力不從心。為了避免出現工作上的混亂，機關辦公室文秘就應學會如何對工作進行分工，確保機關辦公室文秘工作質量的同時提高機關辦公室文秘工作效率;3）對全局的統籌。機關辦公室文秘應秉承顧全大局的原則，做好相應工作的統籌，規避自身工作給單位帶來的風險，保證單位的社會效益和經濟效益。

2 機關辦公室文秘工作質量和水平的提高策略

2.1 重視機關辦公室文秘專業素養的提升

雖然機關辦公室文秘工作較為繁重，但這并不是其忽視單位紀律的理由。機關辦公室文秘應以遵守單位規章制度為前提，做到不遲到、不早退、不利用工作時間開小差，提高自身的工作熱情，以積極、飽滿的態度全身心投入到日常工作中。除此以外，對于針對機關辦公室工作的制度，文秘人員也要堅決服從，重視工作中的細節，確保機關辦公室文秘工作的順利開展。

機關辦公室文秘每天都會接到新的工作任務，因此要做好工作的分類，明白工作的輕重緩急，使工作可以有序進行。機關辦公室文秘還需具備良好的速記和歸納能力，降低工作中出現遺漏的概率。當一件工作完成后，要在第一時間做好總結和記錄，對相應工作資料進行存檔，為今后工作的審核奠定堅實基礎。

2.2 定期開展機關辦公室文秘人員培訓

很多機關辦公室文秘人員的工作較忙，并沒有多少空閑時間學習專業知識。為了給機關辦公室文秘人員提供更好的學習機會和平臺，單位應當定期開展相關培訓，使機關辦公室文秘人員可以學習到新的工作理念和方法，學會如何應對各種工作難度，從而降低機關辦公室文秘工作難度，提高工作的科學性和合理性。同時，通過一段時間的培訓，機關辦公室文秘還會更加明確自身工作的重要性，提高自身的責任心和事業心，使機關辦公室文秘人員激發自身學習意識，將工作做到最好，為機關單位創造更多的效益和價值。

2.3 適當調整機關辦公室文秘人員數量

有的機關單位辦公室工作效率較低，其根本原因就是辦公室文秘人員數量較少，導致少量機關辦公室文秘人員與繁重的工作之間出現失衡。此外，機關辦公室文秘人員數量不足，還會造成工作任務的堆積，讓機關辦公室文秘工作愈發困難，更別提提高機關辦公室文秘工作質量和水平了。所以，在日常的機關辦公室文秘工作中，應當結合單位實際情況和工作需要，適當調整機關辦公室文秘人員數量。值得注意的是，這種調整并不是一味的增加機關辦公室文秘人員數量，而是要掌握每個機關辦公室文秘人員的工作能力，做好人員的配置，避免因為機關辦公室文秘人員過多，出現工作推諉和懈怠的情況，

2.4 培養機關辦公室文秘人員的創新意識

創新是時代發展的動力，在機關辦公室文秘工作中也是如此。在以往的機關辦公室文秘工作中，很多文秘人員缺少創新意識、默守陳規，使機關辦公室文秘工作難以取得新的突破。為此，應重視對機關辦公室文秘人員創新意識的培養，讓機關辦公室文秘可以學好變通，避免受到陳舊理念的約束，影響機關辦公室文秘工作質量和水平。同時，要培養機關辦公室文秘人員推陳出新的勇氣，使每個機關辦公室文秘人員都能“以單位為家”，靈活的探尋工作方法，實現機關辦公室文秘工作的高效化。

3 結語

機關辦公室文秘工作質量和水平，關系著機關單位的運行和發展。為此應當不斷探索機關辦公室文秘工作質量和水平的提高策略，培養機關辦公室文秘人員的工作創新意識和責任心，使其更好的勝任機關辦公室文秘工作，實現機關辦公室文秘工作的全面發展。

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