大數據時代工程企業檔案信息化建設探析

徐浩倫

[摘 要]隨著大數據相關技術的飛速發展，數據技術已經應用到國內各個行業以及各個領域。在大數據時代，工程企業檔案信息化建設受到行業的廣泛關注。一方面，現階段工程企業的數據信息量呈爆炸式增長，以往的紙質檔案管理方法已經無法滿足企業數據信息記錄需要。另一方面，檔案的信息化建設能夠為企業的檔案管理工作提速，有效分析企業檔案建設存在的一些實質性問題。基于此，本文重點闡述現階段工程企業檔案信息化建設中存在的問題，并就其信息化建設提出相應的對策。

[關鍵詞]大數據時代;工程企業;檔案;信息化建設

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.12.089

[中圖分類號]G270.7[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）12-0-02

0 ? ? 引 言

隨著科技的發展，大數據時代已然拉開了帷幕，在全新的時代背景下，各行各業若想抓住時代發展的脈絡，必須不斷探索經濟技術在行業中的應用，以提高企業工作效率。對于工程企業來說，檔案是記錄工程進度、為質檢工作和后期相關工作提供依據的重要載體，檔案管理效率直接關乎企業可持續發展水平。因此，工程企業應該意識到在檔案管理工作中應用信息化的重要性，不僅會極大地提高管理效率，還會徹底改善工程企業的建設局面，拓寬企業的發展空間。

1 ? ? 檔案信息化建設過程中存在的問題

1.1 ? 建設速度緩慢

隨著科學技術的突飛猛進發展，各大工程企業都開始探索檔案信息化的建設進程。結合我國現階段的工程企業檔案信息化建設水準來說，盡管很大一部分工程企業已經為相關建設投入了大量的人力、物力資源，但是客觀來說，我國的工程企業檔案信息化管理進程依舊無法跟上經濟建設的腳步，整體來說，相關建設工作缺乏規范化的行業標準，不具備健全的管理體系。尤其是在工程企業中，企業涉及的相關信息十分龐雜，且信息分散，提高了管理難度。除此以外，很大一部分企業偏重傳統的紙質檔案，對紙質檔案的依賴性較強，沒有將發展重點放在檔案信息化建設方面。

1.2 ? 重視程度不高

近年來，我國數據信息技術開始興起，以數據信息技術為依托的工程企業檔案信息化管理建設處在起步時期，一些發展問題逐漸暴露。比如，工程檔案管理質量不高、搜索效率較慢、缺少高水平的檔案管理人員、管理人員的違規操作頻率較高等，這些都是制約檔案信息化建設的重要因素，側面印證企業檔案改革的重視程度還有待提升。與此同時，國家對工程企業的檔案信息化沒有制定完備的法律制度，無法以法規的形式保障檔案信息的安全。除此之外，結合我國現階段的工程企業發展戰略來說，重施工、輕管理仍是一項共性問題，這種意識觀念若無法根除，那么在后續進行檔案收集、整合、存檔、移交等事項時將存在很多問題，無法真正和工程施工同步開展，導致施工嚴重流于形式主義。

1.3 ? 檔案庫房不足

經過調查顯示，絕大多數的工程企業在進行檔案信息化改革中都存在檔案庫房不足這一現實約束條件，盡管這些企業單位對相關信息化建設工作給予了很高的重視度，并配備了管理檔案的辦公設施，但是面對檔案庫房空間短缺的問題，部分企業可能不得不將特殊的工程方案和公司的行政方案一同存放，增加后期的檔案搜索難度，且無法保證檔案保護與管理的有效性。此外，檔案庫房不足給企業工程檔案的整合與使用帶來比較嚴重的負面效應，制約企業的常規工作開展。

2 ? ? 企業檔案信息化的建設途徑

2.1 ? 強化檔案信息化管理意識

隨著大數據技術以及信息技術等新興技術的逐漸崛起，越來越多的工程企業逐漸意識到工程檔案管理與信息化技術融合的重大戰略意義。首先，開展科學合理的信息化建設能夠在很大程度上幫助檔案管理人員簡化檔案管理程序，減輕相關人員的工作量，降低該項工作對人力資源的依賴性，實現檔案的高效管理。盡管我國現階段檔案管理信息化建設仍處于起始階段，但是各大工程企業的管理層人員應強化企業內部人員的檔案信息化管理意識，培養工作人員正確的思維模式，讓其迅速從傳統的紙質檔案管理切換到信息化檔案錄入與管理工作中。與此同時，工作人員還應借助互聯網技術打造安全高效的檔案管理平臺，加強信息化技術在企業檔案管理工作中的時效性，全面把關，確保不存在可能導致檔案管理工作出現疏漏的問題。除此之外，工程企業要對管理人員的信息化水平進行嚴格審核，確保人員具備創新檔案管理工作的資質。同時，安排人員定期對信息化檔案管理的相關設備進行檢測，確保其能夠以穩定的狀態實現數據信息錄入與檢索，保證信息檔案的完整性和真實性，幫助工程企業早日實現檔案信息化建設的總目標。

2.2 ? 提高人員檔案信息化管理技能

在工程企業檔案管理工作中，信息化改革不僅能夠提升檔案管理工作效率，同時可以大幅度壓縮檔案管理人員的工作量。所以，工程企業方面應該意識到信息化檔案管理工作中專業人才的重要性，即他們是發揮信息化檔案管理價值優勢的核心要素。所以，工程企業方面應該招聘并培訓一批能夠滿足檔案信息化管理要求水準的專業人員，提高他們的專業能力和素質水平，確保其能在工程企業檔案管理信息化建設工作中得心應手。具體來說，工程企業在檔案信息化建設過程中，應該認識到新時代檔案管理的新要求，全面總結傳統紙質檔案管理模式的弊端，并最終以信息化建設為導向制定企業檔案管理規劃。與此同時，企業方面可以對富有檔案管理經驗的人員進行專門的計算機網絡技術培訓，至少要求其掌握檔案管理工作所需要的各項計算機技能。正所謂在其位謀其政，檔案管理工作的相關負責人必須以高度的熱情投身于檔案管理信息化建設工作中，以積極的面貌對待企業檔案管理信息化改革，嚴格履行檔案管理人員的基本職責。加大對檔案管理信息化建設的宣傳力度，確保包括檔案管理人員在內的企業人員形成對檔案信息化管理的精準認知，優化信息化檔案管理團隊的內部結構。除此以外，在經過必要的技能培訓和崗位培訓之后，工程企業應評估檢測從事檔案管理工作的人員進行服務態度和信息技術水平，結合檢測結果合理安排崗位，并根據企業的獎懲制度對其進行激勵。如此一來，企業的檔案管理人員能夠真正意識到檔案信息化管理的大趨勢，自覺提升操作技能和管理技能，提高對現代化檔案信息處理工具的熟練程度。總的來說，檔案管理人員是企業落實檔案信息化改革的直接對象，業務能力的強弱、素質以及工作效率的高低影響企業管理工作的規范化發展，值得工程企業重點把控。

2.3 ? 建設自動化檔案管理模式

想要落實全方面、系統化的信息化檔案管理工作，工程企業就要有健全自動化管理模式，結合企業的實際發展情況，加強自動化檔案管理模式建設。工程企業單位應該初步明確自動化檔案管理建設的總目標，學習借鑒國內外其他領域的自動化檔案管理成果，構建更加先進的自動化檔案管理科技設備，推動檔案管理進程。結合現階段的自動化技術發展情況來說，能夠應用于自動化檔案管理模式建設的技術主要包括數碼掃描識別技術、電子標簽以及光學字符識別技術等。以光學字符識別技術為例，該技術主要以數碼相機或掃描儀等電子設備為載體，通過這些電子設備直接打印書籍或紙質資料上的印刷體字符，通過光學原理確定形狀，并將其轉換為黑白點陣的圖像文件。在光學字符識別技術的作用下，原本的印刷文字可以被翻譯成計算機文字。光學字符識別技術在檔案管理信息化建設中的應用，不僅能夠保證信息識別的正確率，而且還能實現數據信息的自動篩查、自動搜索以及關鍵詞提取等工作，大幅降低了檔案信息管理人員的工作難度。檔案管理人員通過檔案信息管理的自動處理功能，改變傳統的每份檔案信息只能對應一份信息的弊端，真正推動工程企業檔案管理的現代化建設進程，對企業開展管理工作具有不可替代的意義。

2.4 ? 實現檔案網絡化管理

在網絡信息時代，越來越發達的互聯網技術為工程企業檔案信息化改革提供了全新的思路，因此，工程企業在踐行檔案管理改革工作的過程中，應該把握時代脈絡，巧妙構建與檔案管理一致的網絡信息化平臺，提高檔案管理工作的實際效率。在傳統的檔案管理工作中，紙質檔案所占的空間較大，且極易由于一些意外事故發生資料損毀與丟失，但是如果能夠將相關文件數據上傳到網絡信息化平臺中，則能從根源上解決信息損壞與丟失問題，提高文件信息管理的安全性。比如，在工程企業單位中，為了使檔案存儲與管理更加便捷，企業可以通過掃描或錄入的方式將傳統的紙質工程文件資料上傳到計算機設備中，讓其以圖像或電子檔案的形式得以在網絡平臺永久性保存。而檔案管理人員只需要在企業的局域網上開展例行工作，通過簡易操作，就能完成檔案管理的各個流程工作，不需要企業額外開辟過多的資料存儲空間，同時能保全信息資料。此外，通過檔案網絡化管理，管理人員只需要檢索關鍵詞，就可以找出工程的具體資料，使檔案調取工作更加便捷，符合新時代的發展需求。

3 ? ? 結 語

大數據時代，檔案管理信息化建設是工程企業發展的必然需求。各大工程企業務必須結合自身的實際發展需求，采取多方面措施推動信息化檔案管理改革，提高檔案管理水平，為企業資料查詢夯實基礎，推動企業信息化建設。

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