論電子信息技術在檔案管理中的運用

申宏燕

摘 要：近幾年，我國社會經濟發展十分迅速，科學技術得到了較大的進步，電子信息技術在社會生產及民眾生活中得到了較為廣泛的應用，為民眾提供了極大的便利，在一定程度上推動著社會經濟的發展。隨著大數據時代的來臨，各機關事業單位的日常工作中，電子檔案的熟練呈直線上升趨勢，越來越多的單位也加大對檔案管理工作的重視，但現階段我國檔案管理人員對電子信息技術的了解并不充分，在實際工作中對電子信息技術的應用較少，導致檔案管理工作的信息化水平較低。本文對電子信息技術在檔案管理中的作用進行了詳細的闡述，并提出了幾點運用策略，以期能夠為有關人員開展工作提供一些參考。

關鍵詞：檔案管理;電子信息技術;作用;運用策略

現階段，我國檔案管理工作中電子信息技術的應用水平較低，并沒有發揮出電子信息技術應用的作用，檔案管理工作開展情況并不理想。目前，我國檔案管理人員已經認識到了電子信息技術運用中存在的不足，并積極對檔案管理工作進行改進，也取得了一些成績。但是由于人員、思想等多方面的影響，電子信息技術在檔案管理中應用情況并不理想，電子信息技術的應用水平還有較大的提升空間，工作仍需進一步改進。這種情況下，對電子信息技術在檔案管理中的運用策略進行研究有著較強的現實意義。

一、電子信息技術在檔案管理中的作用

（一）改變了檔案載體

電子信息技術在檔案管理工作中應用能夠改變檔案的載體，減少檔案管理工作對紙張的浪費，降低檔案管理工作的成本。相比紙質檔案，電子檔案有著明顯的優勢，其對保存空間的要求較少，能夠節約大量的空間。而且電力檔案的應用能夠減少檔案管理人員的工作量，為檔案管理人員查找、修改及傳遞文件提供便利，以此提高檔案管理工作的效率及質量。

（二）簡化了檔案分類工作

在紙質檔案管理中，檔案分類工作量較大，工作內容較為復雜，對檔案管理人員有著較高的要求。電子信息技術在檔案管理中的應用能夠對檔案分類工作進行簡化，檔案管理人員可以借助計算機對檔案進行管理，能夠快速高效的完成檔案分類工作，有效避免了人為因素對檔案管理工作的影響[1]。

（三）加快了檔案傳遞速度，提高檔案利用效率

紙質檔案的傳遞難度較大，需要耗費大量的時間及精力，檔案的及時性得不到必要的保障，對檔案管理工作的整體質量造成了較大的影響。在檔案管理工作中利用電子信息技術能夠在一定程度上加快檔案傳遞的速度，避免時間及空間對檔案管理工作的影響，以此為人員利用檔案提供便利，提高檔案的利用效率，確保檔案能夠發揮出自身應有的作用。

（四）保證了檔案的安全

與紙質檔案相比，電子檔案的安全性更高。在檔案管理工作中應用電子信息技術能夠有效避免檔案丟失及損壞對工作的影響，保證檔案的安全，以此提高檔案管理工作的質量。

二、電子信息技術在檔案管理中的運用策略

（一）轉變思想觀念

新形勢下，檔案管理部門應明確時代發展趨勢，積極轉變自身思想觀念，正視以往工作中存在的不足，對電子信息技術給予足夠的關注，積極闡釋在工作中應用電子信息技術，以此提高電子信息技術在檔案管理工作中的應用水平。檔案管理人員應充分認識到電子信息技術在檔案管理工作的積極作用，不斷對自身工作進行改進，確保電子信息技術能夠在實際工作中發揮出自身應有的作用，以此提高檔案管理工作的質量。另外，有關部門應注意宣傳工作的開展，為電子信息技術的應用營造良好的氛圍，以此為電子信息技術在檔案管理工作中應用打下良好的基礎，降低電子信息技術的應用難度[2]。

（二）打造高水平人才隊伍

檔案管理部門應充分認識到專業人才在電子信息技術應用中發揮的積極作用，高度重視高水平人才隊伍的建設，以此為電子信息技術在檔案管理工作中應用提供可靠的人才保障。檔案管理部門在實際工作中應注意對現有工作人員進行系統的培訓，鼓勵和引導現有人員學習和應用電子信息技術，并向人員講解電子信息技術在檔案管理中應用的意義，以此提高現有人員應用電子信息技術的能力，強化人員創新意識。而且檔案管理部門應注意對專業人才的聘用，對人才聘用工作進行規范，提高人才聘用標準，對應聘人員電子信息技術應用能力進行考察，以此為人才隊伍注入新鮮血液，優化人才隊伍的結構，以此提高人才隊伍的綜合素質。另外，檔案管理部門應注意對相關規章制度進行健全，對人員在電子信息技術應用中的表現進行評價，并對人員進行適當的獎懲，以此激發人員的工作熱情，促使人員改進檔案管理工作。

（三）加大資金投入

檔案管理部門在實際工作中應加大對電子信息技術應用方面的資金投入，為電子信息技術在檔案管理工作中的應用提供可靠的物質保障，以此提高電子信息技術在檔案管理工作中的應用水平。穩定可靠的資金保障是電子信息技術在檔案管理工作中高水平應用的基礎和前提，因此，檔案管理部門注意為電子信息技術研發、推廣及應用工作提供充足的資金，加快電子信息技術研發進度，確保電子信息技術在檔案管理工作能夠發揮出自身應有的作用[3]。

三、結論

電子信息技術在檔案管理中的應用能夠在一定程度上減少檔案管理人員的工作量，加快檔案管理工作的進度，提高檔案管理工作的質量。但是目前我國檔案管理工作中電子信息技術的應用情況并不理想，檔案管理工作還需進一步改進。針對這種情況，檔案管理人員應積極轉變思想觀念，打造高水平人才隊伍，加大資金投入，切實提高電子信息技術在檔案管理工作中的應用水平，以此促進檔案管理工作效率及質量的大幅提升。

參考文獻：

[1]楊丹一. 我國數字檔案資源風險管理問題與對策研究[D].河北大學，2019.

[2]康琛笠. 計算機技術在檔案管理中的應用[J]. 晉城職業技術學院學報，2018，11（03）：26-28.

[3]孫月. 信息時代檔案工作者職責探析[D].黑龍江大學，2016.