基于B/S架構(gòu)的合同電子文檔審批系統(tǒng)設(shè)計(jì)

黃海 譚晗凌 黃桂燁

摘? 要：為實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)合同的全周期動(dòng)態(tài)化管理，避免因合同簽訂不及時(shí)或繁多無(wú)序影響項(xiàng)目執(zhí)行期間的跟進(jìn)和調(diào)用，基于B/S架構(gòu)在Windows操作系統(tǒng)上設(shè)計(jì)了合同簽訂與審批系統(tǒng)，采用HTML PHP語(yǔ)言，MySQL數(shù)據(jù)庫(kù)，結(jié)合行業(yè)的特殊性，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同的擬稿、簽批、統(tǒng)一歸檔及后期執(zhí)行支付情況記錄等過(guò)程進(jìn)行全周期動(dòng)態(tài)化管理，提高了業(yè)務(wù)工作效率，方便業(yè)務(wù)互動(dòng)交流，同時(shí)也有效地加強(qiáng)了內(nèi)控管理。

關(guān)鍵詞：B/S;合同管理;全周期;動(dòng)態(tài)管理;內(nèi)控

中圖分類(lèi)號(hào)：TP311.5;TP317.1 ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-4706（2020）03-0076-05

Abstract：In order to realize the full-cycle dynamic management of the business contract of the meteorological department，and to avoid the follow-up and invocation of the project during the execution of the project due to the inconsistency or excessive disorder of the contract signing，a contract signing and approval system was designed on the Windows operating system based on the B/S architecture. Using Html PHP language，MySQL database，combined with the specificity of the industry，to achieve full-cycle dynamic management of contract drafting，signing and approval，unified archiving，and later execution of payment records，improving business work efficiency and facilitating business interactive communication. At the same time，it also effectively strengthened internal control management.

Keywords：B/S;contract management;full cycle;dynamic management;internal control

0? 引? 言

近年來(lái)，隨著國(guó)家對(duì)氣象現(xiàn)代化建設(shè)越來(lái)越重視，業(yè)務(wù)建設(shè)項(xiàng)目不斷增加，對(duì)各種硬件和軟件的采購(gòu)量不斷增加，合同文檔的數(shù)量也相應(yīng)地有所增加，如何進(jìn)行規(guī)范化、制度化、系統(tǒng)化管理已經(jīng)被提到了重要位置。作為項(xiàng)目建設(shè)啟動(dòng)期的重要環(huán)節(jié)之一，合同在完成簽訂的過(guò)程中需要各部門(mén)相關(guān)人員會(huì)簽形成意見(jiàn)，合理有序歸檔以備項(xiàng)目執(zhí)行時(shí)跟進(jìn)、調(diào)用。由于合同數(shù)目多，在遵守各單位辦公室與業(yè)務(wù)、法規(guī)、財(cái)務(wù)、審計(jì)等相關(guān)部門(mén)建立溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，加強(qiáng)合同全過(guò)程管理，降低履約風(fēng)險(xiǎn)的內(nèi)控管理制度的同時(shí)，因?yàn)閭鬟f不到位、相關(guān)人員出差或處理不及時(shí)等原因，無(wú)形中會(huì)延長(zhǎng)簽批過(guò)程，拖慢合同的生效時(shí)間以致后續(xù)工作無(wú)法按計(jì)劃實(shí)施。基于B/S架構(gòu)設(shè)計(jì)的合同簽訂審批系統(tǒng)，可以對(duì)合同的擬稿、簽批、統(tǒng)一歸檔及后期執(zhí)行支付情況記錄等過(guò)程進(jìn)行科學(xué)管理。同時(shí)，對(duì)合同電子文檔進(jìn)行有效的全過(guò)程動(dòng)態(tài)管理，避免因合同雜亂繁多而影響后續(xù)的使用，可以加快項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度，同時(shí)也可以規(guī)范內(nèi)部控制管理。

1? 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

1.1? 系統(tǒng)設(shè)計(jì)原則

（1）安全原則。合同內(nèi)容涉及技術(shù)參數(shù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等，確保系統(tǒng)安全十分重要。

（2）穩(wěn)定原則。運(yùn)行穩(wěn)定，確保工作流程的正常運(yùn)作。

（3）實(shí)用原則。在設(shè)計(jì)時(shí)充分考慮日常業(yè)務(wù)實(shí)際流程以確保切實(shí)可用。

（4）易用原則。界面友好，便于操作。

1.2? 系統(tǒng)開(kāi)發(fā)技術(shù)

本系統(tǒng)采用HTML PHP語(yǔ)言，Windows操作系統(tǒng)，MySQL數(shù)據(jù)庫(kù)，使用虛擬機(jī)進(jìn)行存儲(chǔ)，在此基礎(chǔ)上通過(guò)調(diào)研、討論、優(yōu)化、定制開(kāi)發(fā)的方式建立合同簽訂和審批管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)在網(wǎng)上運(yùn)行，并具備可擴(kuò)展性，易操作，維護(hù)方便。

1.3? 主要功能模塊

合同簽訂審批系統(tǒng)具有合同擬定、合同簽批、合同管理、履約記錄和查詢統(tǒng)計(jì)等主要功能模塊，具體如圖1所示。

1.4? 角色管理

合同簽訂審批系統(tǒng)操作主要設(shè)定4類(lèi)人員：合同經(jīng)辦人員、財(cái)務(wù)人員、管理層人員（業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、單位主要負(fù)責(zé)人）、合同管理人員。以上4類(lèi)人員憑個(gè)人賬戶名稱(chēng)和密碼登錄。系統(tǒng)不對(duì)以上4類(lèi)人員之外的用戶開(kāi)放。

1.4.1? 合同經(jīng)辦人員

合同經(jīng)辦人員是簽訂合同的主體，錄入合同相關(guān)基本信息，草擬、修改合同，對(duì)合同簽批進(jìn)行追蹤，生成合同審批表，填報(bào)支付進(jìn)度。合同經(jīng)辦人員僅可以查詢和下載本人經(jīng)辦的相關(guān)合同。

1.4.2? 財(cái)務(wù)人員

財(cái)務(wù)人員審核并修改合同，可以查詢系統(tǒng)內(nèi)全部合同。

1.4.3? 管理層人員

管理層人員審核并修改合同，簽批合同審批單，可以查詢系統(tǒng)內(nèi)的全部合同。

1.4.4? 合同管理人員

合同管理人員日常管理維護(hù)合同系統(tǒng)，為合同經(jīng)辦人員創(chuàng)建賬號(hào)、存檔管理合同電子版、生成合同臺(tái)賬，可以查詢系統(tǒng)內(nèi)的全部合同。

2? 系統(tǒng)功能

2.1? 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

從合同洽談起到合同失效為止，對(duì)合同進(jìn)行系統(tǒng)性的管理。凡涉及合同條款內(nèi)容的各部門(mén)都應(yīng)介入和管理，我們可以將其理解為單位的內(nèi)部管理控制流程之一。本系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)的業(yè)務(wù)流程如圖2所示，實(shí)現(xiàn)從合同起草到審批、簽章、歸檔的全流程管理，即擬稿人可利用系統(tǒng)提供的合同模版草擬合同，線上與業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)互動(dòng)修改，定稿后再按照中心合同管理規(guī)定，在線上呈財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、單位負(fù)責(zé)人簽批，打印簽章后由合同管理員掃描歸檔，并做后續(xù)的款項(xiàng)支付記錄管理和查詢統(tǒng)計(jì)。

2.2? 數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

2.2.1? 合同簽訂審批系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)主要表格

合同簽訂審批系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)主要表格結(jié)構(gòu)如表1所示。

2.2.2? 合同簽批管理庫(kù)

合同簽批管理庫(kù)主要包括合同的生成、審批、簽章等信息，其結(jié)構(gòu)表如表2所示。

2.2.3? 合同審批單管理庫(kù)

合同審批單管理庫(kù)包括合同簽批流程各審核部門(mén)的意見(jiàn)信息，其結(jié)構(gòu)表如表3所示。

3? 系統(tǒng)試運(yùn)行

基于B/S架構(gòu)的合同簽訂與審批系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了合同文本擬定、簽批流轉(zhuǎn)及歸檔管理等一系列功能。

3.1? 合同擬定

合同經(jīng)辦人員在擬定合同時(shí)，可選擇合同模板（貨物類(lèi)合同或服務(wù)類(lèi)合同也可直接導(dǎo)入自定義合同），填寫(xiě)合同基礎(chǔ)信息包括合同名稱(chēng)及合同相對(duì)方名稱(chēng)，選擇單位方簽訂合同單位的名稱(chēng)、選擇合同內(nèi)容的采購(gòu)方式。如圖3所示。

3.2? 合同簽批

合同完成初稿后，經(jīng)辦人選擇發(fā)送送審，通過(guò)工作流驅(qū)動(dòng)，工作流節(jié)點(diǎn)上配置的審批人會(huì)依次對(duì)合同進(jìn)行審批（同意或者拒絕，并填寫(xiě)相應(yīng)的審批意見(jiàn)，同意進(jìn)入下一個(gè)審批人，否則退回到開(kāi)始節(jié)點(diǎn)），如圖4～圖6所示。

簽批過(guò)程中如對(duì)合同有重大修改，經(jīng)辦人可將合同導(dǎo)出給合同相對(duì)方確認(rèn)修改后再行導(dǎo)入本系統(tǒng)。

3.3? 合同蓋章

合同通過(guò)最終審批后，定稿及合同審批單將同時(shí)流轉(zhuǎn)至經(jīng)辦人及合同管理員節(jié)點(diǎn)，經(jīng)辦人可以取合同號(hào)后打印紙質(zhì)合同和合同審批表，如圖7所示，合同管理員對(duì)合同電子版進(jìn)行確認(rèn)存檔并對(duì)紙質(zhì)合同蓋章。

3.4? 合同管理

簽章后的紙質(zhì)合同和合同審批表，由合同管理員進(jìn)行掃描后保存PDF版本，并登記合同臺(tái)賬。

3.5? 履約記錄

經(jīng)辦人每次辦理支付款項(xiàng)時(shí)，填寫(xiě)履約事項(xiàng)及付款金額等信息。

3.6? 查詢統(tǒng)計(jì)

合同管理員可對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)計(jì)操作，并且能生成及導(dǎo)出Excel表格，如表4所示。

3.7? 合同歸檔

合同管理員可對(duì)Word格式和PDF格式的合同進(jìn)行歸檔。

4? 結(jié)? 論

基于B/S架構(gòu)的合同簽訂審批系統(tǒng)在設(shè)計(jì)過(guò)程中，不斷規(guī)范和優(yōu)化合同管理業(yè)務(wù)流程，有效地對(duì)合同立項(xiàng)選商、合同審查簽批、合同簽訂、合同履行和合同歸檔等工作實(shí)現(xiàn)了全周期動(dòng)態(tài)化管理，系統(tǒng)流程通過(guò)劃分合同涉及各方的承辦范圍、職責(zé)、權(quán)限等，使管理層次明確，提高了整體工作效率。在實(shí)際應(yīng)用中，形成電子合同管理庫(kù)，不但推進(jìn)了合同擬訂簽批的進(jìn)程，規(guī)范了合同的歸檔存庫(kù)，提高了數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的全面性，還有效地實(shí)現(xiàn)了審計(jì)過(guò)程中的調(diào)閱和使用。

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